Vertragsdatenbank: Was ist das und welche Vorteile bietet sie?

Definition: Was ist eine Vertragsdatenbank?

Eine Vertragsdatenbank ist ein digitales System, das Unternehmen dabei unterstützt, sämtliche Verträge zentral zu speichern, zu verwalten und übersichtlich zugänglich zu machen. Statt sich durch Papierstapel oder verschiedene Laufwerke kämpfen zu müssen, können Verträge in einer digitalen Datenbank sicher abgelegt und jederzeit abgerufen werden.

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Dabei werden die Verträge selbst und auch sämtliche Vertragsinformationen wie

• Fristen,
• Vertragsparteien und
• Vertragsarten

übersichtlich erfasst und verwaltet.

Solch ein System ist essenziell, da es im digitalen Unternehmensumfeld kaum anders möglich ist, den Überblick zu behalten. Verträge gehören zu den wichtigsten Dokumenten eines Unternehmens und beeinflussen nicht nur die rechtliche Absicherung, sondern auch die operative Produktivität. Eine Vertragsdatenbank sorgt also dafür, dass all diese Informationen jederzeit griffbereit sind und keine wichtigen Fristen mehr übersehen werden.

Was sind Vertragsdaten?

Vertragsdaten umfassen eine Vielzahl von Informationen, die für die Verwaltung und Überwachung von Verträgen vonnöten sind. Dazu zählen einerseits die eigentlichen Vertragsdokumente, und andererseits viele weitere wichtige Daten, die den Lebenszyklus eines Vertrags betreffen. Um Ihnen einen besseren Überblick zu geben, lassen sich die wichtigsten Vertragsdaten in folgende Kategorien einteilen:

1. Vertragsarten: Jede Vertragsdatenbank erfasst unterschiedliche Vertragsarten. Ob Kaufverträge, Dienstleistungsverträge oder Mietverträge – die Klassifizierung nach Typ hilft, den Überblick zu bewahren und Verträge entsprechend ihrer Bedeutung zu organisieren.
2. Vertragsinformationen: Hierbei handelt es sich um grundlegende Details wie Vertragsnummern, beteiligte Parteien, Vertragslaufzeiten und Fristen. Diese Informationen sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass Verträge rechtzeitig überprüft oder verlängert werden.
3. Vertragsdokumente: Alle Vertragsdokumente sollten digital hinterlegt sein, um jederzeit darauf zugreifen zu können. Dazu gehören natürlich Hauptverträge, aber auch Nachträge, Zusatzvereinbarungen oder Korrespondenz mit den Vertragspartner:innen.

Wie ist eine Vertragsdatenbank aufgebaut?

Eine Vertragsdatenbank erleichtert es Unternehmen, Verträge sicher und strukturiert zu verwalten. Doch wie funktioniert ein solches System überhaupt? Der Schlüssel liegt in der zielführenden Organisation von Daten und der Automatisierung von Prozessen.

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Im Folgenden erläutern wir einige der zentralen Funktionen einer Vertragsdatenbank.

1. Vertragsverwaltung

Eine Vertragsdatenbank ermöglicht die zentrale Verwaltung aller Verträge, egal ob es sich um

• Kundenverträge,
• Lieferantenverträge oder
• interne Vereinbarungen

handelt. Verträge werden in digitalen Ordnern und Kategorien gespeichert, die an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden können. So lassen sich Verträge nach Abteilungen, Projekten oder Fristen sortieren.

2. Zugriffsrechte und Sicherheit

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der Schutz sensibler Daten. Verträge enthalten oft vertrauliche Informationen, nicht jede:r im Unternehmen sollte auf diese zugreifen können. Vertragsdatenbanken bieten daher umfangreiche Möglichkeiten zur Vergabe von Zugriffsrechten. So wird sichergestellt, dass nur berechtigte Mitarbeiter:innen auf bestimmte Vertragsdaten zugreifen können.

3. Fristenmanagement

Eines der größten Risiken im Vertragsmanagement ist das Übersehen von wichtigen Fristen. Vertragsdatenbanken bieten Funktionen, die Fristen automatisch überwachen und rechtzeitig Erinnerungen an die verantwortlichen Personen senden. So können

• Verlängerungen,
• Kündigungen oder
• Vertragsverhandlungen

rechtzeitig eingeleitet werden.

Vorteile einer Vertragsdatenbank

Eine digitale Vertragsdatenbank bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die das Vertragsmanagement in Ihrem Unternehmen deutlich verbessern können.

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Durch die zentralisierte und strukturierte Ablage aller relevanten Informationen lassen sich Prozesse optimieren und Risiken reduzieren. Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

• Zentrale Ablage aller Verträge: Statt Verträge auf verschiedenen Laufwerken oder in Papierform zu lagern, ermöglicht eine Vertragsdatenbank die Möglichkeit, alle Verträge an einem zentralen Ort zu speichern. Das erleichtert den Zugriff und sorgt für eine bessere Übersicht über sämtliche Vertragsarten und -inhalte.
• Fristenüberwachung und Automatisierung: Eine der größten Herausforderungen im Vertragsmanagement sind Fristen. Ob es sich um Kündigungsfristen, Vertragsverlängerungen oder Zahlungsfälligkeiten handelt – eine Vertragsdatenbank erinnert automatisch an anstehende Deadlines und minimiert damit das Risiko, wichtige Fristen zu verpassen.
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Durch die digitale Speicherung sämtlicher Vertragsdaten haben Sie jederzeit einen Überblick über den Status Ihrer Verträge. Sie können nachvollziehen, wer welche Änderungen vorgenommen hat und welche Schritte als Nächstes zu tun sind. Das schafft Transparenz und stärkt die Zusammenarbeit im Unternehmen.
• Risikominimierung: Indem Sie alle Verträge zentral speichern und automatisch überwachen lassen, senken Sie das Risiko, kritische Informationen zu übersehen oder Fehler bei der Vertragsverwaltung zu machen. Dadurch lassen sich rechtliche und finanzielle Risiken deutlich verringern.

Wie kann man eine Vertragsdatenbank erstellen?

Eine Vertragsdatenbank ermöglicht Unternehmen, ihre Verträge zentral zu verwalten und jederzeit darauf zuzugreifen. Wie lässt sie sich eigentlich aufbauen?

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Um eine solche Datenbank zu erstellen, gibt es verschiedene Ansätze:

• Excel-Tabellen: Verträge werden manuell erfasst und nach festgelegten Kriterien wie Vertragspartner, Laufzeit und Fristen sortiert.
• Spezialisierte Softwarelösungen: Diese bieten Funktionen wie Volltextsuche, automatische Erinnerungen und eine Benutzeroberfläche, die auf die Verwaltung von Verträgen zugeschnitten ist.
• Maßgeschneiderte digitale Archive: Individuelle Systeme, die speziell auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt werden und eine besonders hohe Flexibilität bei der Datenverwaltung bieten.

Modernes Vertragsmanagement setzt auf digitale Lösungen wie Vertragsmanagement-Software, die den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags zielführend abbilden.

Wie Flixcheck das Management Ihrer Verträge unterstützt

Hier kommt Flixcheck ins Spiel, das im Vertragsmanagement einiges zu bieten hat. Mit Flixcheck lassen sich Dokumente schnell digital erfassen und kategorisieren. Dadurch kann eine Vertragsdatenbank übersichtlich aufgebaut werden, indem Verträge direkt in ein zentrales System integriert und automatisch klassifiziert werden. Flixcheck hilft bereits bei der Erstellung und kann bis zur Archivierung der Verträge unterstützen.

Obwohl der Hauptfokus von Flixcheck auf der Kundenkommunikation liegt, bietet die Plattform Funktionen, die auch in der Verwaltung von Verträgen sinnvoll eingesetzt werden können.

Flixcheck bringt grundlegend einige Vorteile mit:

• Vorlagen: Flixcheck hat mit Flix.Ai eine smarte KI-Lösung entwickelt, mit der Sie Vorlagen erstellen können, die im Vertragsmanagement ihre Anwendung finden. Dazu gehören Vertragsfragen, Rahmenbedingungen oder Verträge selbst.
• Termine: Für die einzelnen Schritte der Vertragsplanung lassen sich Terminabfragen und weitere Abfragen einsetzen, die Ihre Kund:innen ohne Barrieren schnell erreichen.
• SEPA-Mandatsanfragen: Für ein schnelles Rechnungsmanagement.
• Rechtssichere Unterschriften: Selbst die Vertragsunterzeichnung erledigen Sie mit dem integrierten PDF-Editor, so vermeiden Sie ungültige Unterschriften und stellen sicher, dass alle Signaturen entlang der eIDAS-Verordnung korrekt sind.

Flixcheck hat sich besonders durch seine Barrierefreiheit und die einfache Integration in mobile Endgeräte ausgezeichnet. Es ist eine Low-Code-Plattform, die ohne Installation von Software und Tools direkt auf Smartphones und Tablets genutzt werden kann.

Fazit: Smarter Einsatz einer Vertragsdatenbank

Eine gut strukturierte digitale Vertragsdatenbank ist in der heutigen Geschäftswelt der bessere Weg. Natürlich geht es auch mit ein paar aufmerksamen Händen und Augen, aber das eröffnet Raum für Fehler und erhöht ebenso Personalkosten – die klein gehalten werden wollen. Eine moderne Vertragsverwaltung spart Zeit und minimiert rechtliche Risiken, beides essenzielle Aspekte für den Erfolg moderner Unternehmen.

Der Einsatz digitaler Lösungen wie Flixcheck spielt dabei eine Schlüsselrolle. Mit der Möglichkeit, digitale Unterschriften einzuholen, Vertragsdatenbanken zu verwalten und Prozesse zu automatisieren, bietet Flixcheck eine umfassende Plattform, die nicht nur die Kundenkommunikation, sondern auch das Vertragsmanagement unterstützt.

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