Eine beschreibbare PDF zu erstellen, ist heute schnell erledigt. Doch für Unternehmen geht es dabei um mehr als die Frage, wo Kund:innen Text eingeben können. Entscheidend ist der gesamte Prozess: Wie kommt das Formular zu Empfänger:innen? Wie wird es ausgefüllt? Wie kommt es zurück? Und was passiert anschließend mit den erfassten Daten?
Für Unternehmen stellt sich in diesem Zusammenhang oft eine weiterführende Frage: Ist eine beschreibbare PDF für den jeweiligen Prozess tatsächlich die beste Lösung – oder wäre ein digitales Online-Formular sinnvoller?
In diesem Beitrag beschreiben wir Ihnen, wie Sie eine beschreibbare PDF erstellen, welche Möglichkeiten es gibt und wann eine digitale Alternative wie Flixcheck sinnvoll sein kann.
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Eine beschreibbare PDF – häufig auch als ausfüllbare oder interaktive PDF bezeichnet – enthält Felder, in die Nutzer:innen direkt Informationen eintragen können.
Dazu gehören beispielsweise Textfelder, Checkboxen, Optionsfelder, Dropdown-Menüs oder Signaturfelder. Ein klassisches, statisches PDF dient dagegen in erster Linie der Darstellung von Inhalten und besitzt keine interaktiven Eingabefelder.
Adobe unterscheidet entsprechend zwischen interaktiven Formularen mit ausfüllbaren Feldern und sogenannten „Flat Forms“ ohne solche Felder.
Für Unternehmen kann eine solche PDF beispielsweise für Anträge, Kundendaten, Bestellungen, Einwilligungen oder interne Formulare eingesetzt werden.
Der wichtigste Unterschied liegt in der Art der Nutzung:
Ein normales PDF ist primär ein digitales Dokument. Nutzer:innen können es ansehen, speichern oder ausdrucken.
Ein interaktives PDF enthält dagegen definierte Formularfelder, die direkt am Bildschirm ausgefüllt werden können.
Ein einfaches Beispiel:
Normales PDF: „Bitte tragen Sie hier Ihre Telefonnummer ein: __________“
Interaktives PDF: Ein anklickbares Telefonnummer-Feld, in das die Nummer direkt eingegeben wird.
Für Empfänger:innen ist die zweite Variante komfortabler, weil der Umweg über den Ausdruck entfällt.
Für Unternehmen bedeutet ein interaktives PDF gleichzeitig, dass die Formularstruktur bereits bei der Erstellung sorgfältig geplant werden sollte.
Die Frage „Wie kann ich eine beschreibbare PDF erstellen?“ lässt sich auf verschiedene Arten beantworten. Welche Methode sinnvoll ist, hängt davon ab, wie komplex das Formular ist, wie häufig es eingesetzt wird und welche Anforderungen an Datenschutz und Weiterverarbeitung bestehen.
Mit Adobe Acrobat können Sie aus einem bestehenden Dokument oder einer leeren PDF ein ausfüllbares Formular erstellen. Acrobat kann beispielsweise statische Formularfelder erkennen und in ausfüllbare Felder umwandeln. Anschließend lassen sich die Felder bearbeiten, verschieben oder ergänzen.
Der typische Ablauf:
Der Vorteil dieser Methode: Sie haben umfangreiche Gestaltungsmöglichkeiten und können auch komplexere Formulare umsetzen. Je nach Anwendungsfall sind beispielsweise Signaturfelder, Validierungen oder weitere interaktive Elemente möglich.
Für Unternehmen kann das sinnvoll sein, wenn regelmäßig mit bestehenden PDF-Dokumenten gearbeitet wird und die PDF selbst ein zentraler Bestandteil des Prozesses bleiben soll.
Eine weitere Möglichkeit sind kostenlose Online-Tools zur PDF-Bearbeitung. Hier laden Sie ein bestehendes PDF hoch und ergänzen anschließend die gewünschten Formularfelder.
Das kann für einfache Anwendungsfälle praktisch sein. Vor der Nutzung sollten Unternehmen allerdings genau prüfen, wie und wo die hochgeladene Datei verarbeitet wird.
Das gilt insbesondere dann, wenn ein Formular personenbezogene oder vertrauliche Kundendaten enthält. Datenschutz, Speicherort, Datenverarbeitung und Löschkonzept sollten deshalb bei der Auswahl eines Tools berücksichtigt werden.
Bei regelmäßig wiederkehrenden Geschäftsprozessen lohnt es sich in der Regel, den gesamten Ablauf zu betrachten – nicht nur die Erstellung des PDFs, wo kostenlose Tools oft ihre Schwächen haben.
Auch Microsoft Word kann für die Vorbereitung von Formularen genutzt werden. Word bietet Inhaltssteuerelemente wie Textfelder, Kontrollkästchen, Datumsauswahl und Dropdownlisten, mit denen sich ausfüllbare Dokumente erstellen lassen.
Anschließend kann das Dokument als PDF exportiert werden. Microsoft beschreibt den PDF-Export als Möglichkeit, eine freizugebende Version des Dokuments zu erstellen und dabei die Formatierung beizubehalten.
Wichtig: Ein Word-Dokument automatisch als interaktives PDF zu exportieren, bedeutet nicht zwangsläufig, dass alle Formularfunktionen in der gewünschten Form erhalten bleiben. Wenn das Dokument als interaktives PDF eingesetzt werden soll, sollte das Ergebnis deshalb anschließend geprüft und getestet werden.
Wer in eine PDF schreiben möchte, sollte zunächst unterscheiden, ob lediglich Text ergänzt oder ein dauerhaft nutzbares Formular erstellt werden soll.
Für ein professionelles Formular sind klar definierte Formularfelder entscheidend. Adobe stellt dafür verschiedene Feldtypen zur Verfügung, mit denen unterschiedliche Informationen strukturiert erfasst werden können.
Dabei gilt: Je einfacher die Eingabe für die Empfänger:innen ist, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Felder übersehen oder falsch ausgefüllt werden.
Nicht jedes Feld eignet sich für jede Information.
Bei der Gestaltung sollte außerdem darauf geachtet werden, dass die Reihenfolge der Felder logisch ist und Pflichtangaben eindeutig erkennbar sind.
Ist ein PDF interaktiv aufgebaut, können Empfänger:innen die vorgesehenen Felder direkt auswählen und ausfüllen.
Der Prozess sieht dann vereinfacht so aus:
PDF öffnen → Formularfelder ausfüllen → Dokument speichern → PDF zurücksenden.
Und genau hier zeigt sich ein entscheidender Unterschied zwischen einem ausfüllbaren PDF und einem digitalen Online-Formular.
Beim PDF bleibt der Empfänger nach dem Ausfüllen in der Regel dafür verantwortlich, das Dokument zu speichern und wieder an das Unternehmen zurückzusenden. Das kann beispielsweise über E-Mail erfolgen.
Bei einem Online-Formular kann die Übermittlung dagegen direkt Bestandteil des digitalen Prozesses sein, so wie bei Flixcheck.
Mit Flixcheck gelingt beispielsweise die Erfassung von Kundendaten, die Sammlung von Dokumenten, die Integration von digitalen Unterschriften oder SEPA-Mandaten sowie die Integration von bestehenden PDF in einem strukturierten Prozess. Bei Bedarf kann dazu ganz einfach der Wunschvorgang beschrieben werden und das digitale Formular durch unsere KI gebaut werden.
Wer eine interaktive PDF erstellen möchte, sollte das Dokument nicht nur auf dem eigenen Rechner testen.
Relevant sind insbesondere folgende Fragen:
Auch die PDF selbst sollte vor dem Versand getestet werden.
Für Unternehmen kommt außerdem die Frage hinzu, was nach dem Rücklauf passiert. Wenn ausgefüllte PDF per E-Mail eingehen, können zusätzliche manuelle Schritte entstehen: Anhänge öffnen, Informationen prüfen, Daten übertragen, Dokumente speichern und Vorgänge weiterleiten.
Welche Methode zur Erstellung einer beschreibbaren PDF am besten passt, hängt vor allem davon ab, wie häufig Formulare eingesetzt werden und wie umfangreich der anschließende Prozess ist.
Für einzelne Dokumente oder gelegentliche Formulare können Adobe Acrobat, Word oder einfache PDF-Tools bereits ausreichen. Müssen Unternehmen dagegen regelmäßig Daten, Dokumente, Fotos oder Unterschriften einholen, kann es sinnvoll sein, die PDF direkt in einen digitalen Formular- und Kundenprozess zu integrieren.
Das betrifft beispielsweise folgende Branchen:
Je häufiger solche Vorgänge stattfinden, desto wichtiger wird der Prozess hinter dem eigentlichen PDF. Statt Dokumente lediglich beschreibbar zu machen und anschließend per E-Mail auszutauschen, können Unternehmen mit digitalen Formularen Informationen strukturiert erfassen und den Rücklauf zentral organisieren.
Mit Flixcheck lassen sich dabei auch bestehende PDFs in digitale Prozesse integrieren. So können Unternehmen die gewohnten Dokumente weiterhin verwenden und gleichzeitig Daten, Dateien und Unterschriften digital einholen.
Eine beschreibbare PDF kann eine sehr gute Lösung sein, wenn ein konkretes Dokument isoliert digital ausgefüllt werden soll.
Ihre Grenzen zeigen sich vor allem dann, wenn aus dem Formular ein wiederkehrender digitaler Prozess wird oder das PDF nur ein Bestandteil eines Prozesses ist.
Beispielsweise:
Kund:in erhält PDF → PDF wird heruntergeladen → PDF wird ausgefüllt → Datei wird gespeichert → E-Mail wird geöffnet → PDF wird angehängt → Unternehmen erhält Datei innerhalb der Mail→ Daten werden manuell weiterverarbeitet.
Je häufiger dieser Ablauf stattfindet, desto interessanter wird die Frage, ob ein PDF tatsächlich der effizienteste Weg ist.
Denn ein Formular ist häufig nur ein Teil eines gesamten Kundenprozesses.
Ein digitales Online-Formular funktioniert nach einem anderen Prinzip: Statt eine Datei herunterzuladen und anschließend wieder hochzuladen oder per E-Mail zurückzusenden, öffnet die Kundin oder der Kunde einen digitalen Prozess mit Flixcheck direkt über einen Link – ganz ohne Download und ohne Zugangsdaten.
Bei Flixcheck sind interaktive digitale Formulare, E-Signaturen, Dateiversand und PDF-Ausfüllen Teil einer gemeinsamen Plattform.
Damit lassen sich unterschiedliche Anforderungen innerhalb eines digitalen Vorgangs kombinieren.
Flixcheck bietet beispielsweise Eingabefelder für Texte, Kontakte, Zahlen, Datum und Uhrzeit sowie Datei-, Bild- und Signaturanfragen. Auch ein PDF-Editor gehört zu den verfügbaren und integrierten Funktionen.
Damit ist das Online-Formular nahezu auf jede Branche und jeden Anwendungsfall anpassbar – mit wenigen Klicks oder der Hilfe unserer KI.
So einfach funktioniert es mit Flixcheck
Mit Flixcheck können Unternehmen bestehende PDF in digitale Kundenprozesse integrieren. Über den PDF-Editor lassen sich PDF-Dokumente innerhalb eines sogenannten Checks (dem digitalen Online-Formular ) einbinden und online bearbeiten. Flixcheck beschreibt außerdem die Möglichkeit, ausfüllbare PDF direkt online durch Kund:innen bearbeiten zu lassen.
Der Ablauf kann dabei beispielsweise so aussehen:
Check erstellen → PDF einbinden → benötigte Felder definieren → an Kund:innen versenden → Angaben online erfassen → Rücklauf zentral erhalten.
Auch verschiedene Versandkanäle wie E-Mail, SMS, WhatsApp, Link oder Website stehen bei Flixcheck zur Verfügung.
Wie der PDF-Editor funktioniert und wie sich beispielsweise Empfänger:innen definieren oder ein Antrag hochladen lässt, zeigt das folgende Video:
PDF-Editor: Mehrere Empfänger definieren und Antrag hochladen
Der entscheidende Vorteil: Das PDF muss nicht zwangsläufig das Ende des Prozesses sein. Es kann Teil eines digitalen Prozesses werden.
Welche Lösung sinnvoll ist, hängt vom konkreten Anwendungsfall ab.
| Beschreibbare PDF | Digitales Online-Formular |
| Sinnvoll, wenn das PDF selbst im Mittelpunkt steht | Sinnvoll, wenn ein gesamter digitaler Prozess im Mittelpunkt steht |
| Gut für einzelne oder einfache Dokumente | Gut für wiederkehrende Kundenprozesse |
| Formularfelder werden im Dokument angelegt | Eingaben können strukturiert erfasst werden |
| Änderungen erfordern häufig eine neue Dokumentversion | Inhalte und Prozesse können zentral angepasst werden |
Die Entscheidung muss allerdings nicht zwangsläufig PDF oder Online-Formular lauten.
Gerade für Unternehmen kann die Kombination interessant sein: Das bestehende PDF bleibt erhalten, wird aber in einen digitalen Ablauf integriert. Flixcheck bietet genau das.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht nur:
„Wie kann ich eine beschreibbare PDF erstellen?“
Sondern auch:
„Wie möchte ich, dass meine Kund:innen diesen Prozess durchlaufen?“
Wenn lediglich ein Dokument digital ausgefüllt werden soll, kann eine beschreibbare PDF völlig ausreichend sein.
Wenn dagegen Daten erfasst, Dokumente angefordert, Unterschriften eingeholt und Rückläufe strukturiert verarbeitet werden sollen, kann ein digitales Formular die passendere Lösung sein.
Wenn es sich um ein interaktives PDF mit Formularfeldern handelt, können Sie die Datei beispielsweise mit einem geeigneten PDF-Reader öffnen und direkt in die vorhandenen Felder schreiben. Adobe Acrobat Reader bietet dafür entsprechende Funktionen zum Ausfüllen und Signieren.
Bei einem statischen PDF gibt es dagegen keine interaktiven Formularfelder. Je nach Software können Sie dann beispielsweise Text über eine Bearbeitungs- oder Kommentarfunktion ergänzen.
Wenn Sie lediglich einen kurzen Text oder eine Anmerkung in einem PDF ergänzen möchten, können je nach Betriebssystem und Programm bereits vorhandene PDF-Funktionen ausreichen.
Wenn Sie dagegen ein vollwertiges ausfüllbares Formular erstellen möchten, benötigen Sie ein entsprechendes PDF- oder Formularwerkzeug. Dafür können beispielsweise Acrobat oder andere PDF-Editoren wie der von Flixcheck eingesetzt werden.
Eine beschreibbare PDF wird meist allgemein für ein PDF verwendet, in das Nutzer:innen Informationen eingeben können.
Ein interaktives PDF enthält dafür konkrete interaktive Elemente wie Textfelder, Checkboxen, Optionsfelder oder Dropdowns. Adobe unterscheidet interaktive Formulare von statischen beziehungsweise „Flat Forms“, die keine solchen ausfüllbaren Felder besitzen.
Die Begriffe werden aber auch häufig synonym verwendet.
Es gibt verschiedene kostenlose PDF- und Online-Tools, mit denen sich PDF bearbeiten oder Formularfelder ergänzen lassen. Bei der Auswahl sollten Unternehmen allerdings nicht nur auf die Kosten achten.
Wichtig sind insbesondere Funktionalität, Datenschutz, Datenverarbeitung, Speicherort und der geplante Einsatzbereich.
Für ein gelegentlich benötigtes Formular kann ein einfaches Tool ausreichend sein. Wenn dagegen regelmäßig Kundendaten erfasst und weiterverarbeitet werden, sollte der gesamte Prozess betrachtet werden. Flixcheck bietet hier eine in Deutschland gehostete und DSGVO-konforme All-in-One-Lösung an.
Für einfache Dokumente können ausfüllbare PDF eine praktische Möglichkeit sein, um Papier und manuelle Eingaben zu reduzieren. Sobald jedoch regelmäßig Kund:innen Formulare ausfüllen, Dokumente hochladen, Daten übermitteln oder Unterschriften leisten sollen, lohnt sich der Blick auf den gesamten digitalen Prozess.
Mit Flixcheck können Unternehmen PDF, digitale Formulare, Datei-Uploads und Signaturen in einem digitalen Vorgang kombinieren. So wird aus einem einzelnen Dokument ein strukturierter digitaler Kundenprozess.
Beitragsbild:
#679279030 – MidnightStudioTH
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