Branche: Steuerberatung | Standort: Berlin |
Größe: 30 Mitarbeitende | Ansprechperson: Martin Müller-Spickermann |
Branche: Steuerberatung |
Standort: Berlin |
Größe: 30 Mitarbeitende |
Ansprechperson: Martin Müller-Spickermann |
Wir sind 100 % digital.“ Das sagt Martin Müller-Spickermann, Rechtsanwalt und Steuerberater, über seine Kanzlei „aust und partner“ mit Standorten in Berlin und Brandenburg. Gemeinsam mit einem weiteren Partner leitet er ein 30-köpfiges Team, das vollständig digital arbeitet. Der Rechtsanwalt und Steuerberater hat sich der internen Prozessoptimierung und Digitalisierung in seiner Kanzlei verschrieben. Der Fokus seiner Arbeit liegt auf klaren, ortsunabhängigen Prozessen, die jederzeit auch mobil und per Smartphone funktionieren – von der digitalen Buchhaltung bis hin zur elektronischen Unterschrift mit Flixcheck.
Für den Kanzleiinhaber steht fest: Steuerberatung soll nicht mehr in Aktenordnern stattfinden, sondern vollständig digital und ortsunabhängig funktionieren. Ziel ist eine Kanzlei, in der Mitarbeitende von überall aus agieren können, ohne dabei Kontrolle oder Überblick zu verlieren. Prozesse sind dabei aus seiner Sicht der zentrale Erfolgsfaktor und gleichzeitig auch sein Faible. Martin Müller-Spickermanns Anspruch: Strukturen schaffen, die nicht nur intern effizient sind, sondern auch den Mandant:innen maximale Flexibilität bieten. Denn die Kanzlei verfolgt eine klare Digitalstrategie: „Wir brauchen Prozesse, die überall funktionieren.“
In der täglichen Kanzleiarbeit zeigt sich, dass der Wandel von klassischer zu digitaler Steuerberatung mit Tools wie DATEV und Flixcheck viele Hürden mit sich bringt. Statt täglich Kartons mit Pendelordnern zu durchforsten oder Kund:innen zum Versand ihrer Belege auf dem Papierweg aufzufordern, verfolgt seine Kanzlei seit Jahren das Ziel, Abläufe so zu digitalisieren, dass sie vor allem für ihre Mandant:innen so einfach wie möglich sind.
Neue und digitale Arbeitsweisen sowohl intern im Team als auch gegenüber der Kundschaft im Rahmen eines geordneten Change Management zu verankern, ist für Martin Müller-Spickermann eine zentrale Aufgabe in der Prozessdigitalisierung. Erst mit der Zeit habe sich intern wie extern eine Kultur etabliert, in der beispielsweise ohne vollständige digitale Informationen schlicht kein Abschluss entstehen könne: „Wenn die Daten nicht da sind, gibt’s keinen Jahresabschluss – ganz einfach.“
Um diese Herausforderungen zu meistern, setzt aust und partner auf eine konsequent durchdachte Digitalstrategie. So ist die Steuerberatung unter anderem zu einer Kooperationskanzlei der DATEV geworden und gibt ihre Digitalerfahrungen in den Bereichen digitale Buchhaltung, elektronische Steuererklärung und Dokumentenmanagement an Kollegen der Branche weiter. Denn: Diese bewegen sich unterschiedlich schnell, wie Martin Müller-Spickermann erklärt: „Es gibt ein paar Treiber in der Digitalisierung und jene, die da vielleicht ein bisschen intensiver abgeholt werden müssen.“
Neben DATEV ist Flixcheck ein zentraler Teil der Digitalstrategie von aust und partner, wozu auch der strategische KI-Einsatz zählt. Das Tool schließt eine entscheidende Lücke in der Mandantenkommunikation: „Flixcheck beleuchtet unseren bisher blinden Fleck sehr gut: Im Jahresabschluss werden fehlende Daten am Ende über Vollständigkeits-
erklärungen abgefragt. Hierfür haben wir einen 108 Fragen und Schritte
umfassenden Prozess mit Flixcheck gebaut.“
Anstatt wie bisher Informationen manuell oder per E-Mail einzuholen, wird heute ein strukturierter Fragenkatalog direkt über das Tool versendet und von den Mandant:innen digital beantwortet. Durch Abhängigkeiten innerhalb der Formulare sehen diese nur die für sie relevanten Fragen, was die Bedienung vereinfacht und die Rücklaufquote erhöht. Der Einsatz von Flixcheck hat in der Kanzlei zu verbesserten Abläufen geführt.
Vor allem die Datenerhebung rund um die Erstellung von Jahresabschlüssen ist unabhängig von Ordnern voller Papier sowie dem Standort der Mitarbeiter:innen und Mandant:innen geworden. Besonders positiv fiel das Feedback der Kund:innen aus, die den Umstieg auf die digitale Abfrage begrüßen. Martin Müller- Spickermann hat ein Mandantenfeedback sehr präsent vor Augen: „Ich habe nach einem Prozess ganz kurz per E-Mail eine Nachricht bekommen: ‚Na endlich.‘“ Aktuell tüftelt der Rechtsanwalt und Controller an der Digitalisierung eines weiteren Ablaufs: „Wir arbeiten mit Flixcheck gerade daran, dass wir den Schritt weg vom E-Mail-Verkehr machen“, erklärt er. „Für unsere eigene Kommunikation mit den Kund:innen abseits der Ämter möchten wir vollständig von verschlüsselten E-Mails oder dem Postweg auf digitale Wege umstellen.“.
SUCCESS STORIES
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Active Campaign. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr Informationen