Wenn vertragliche Belange auf den digitalen Raum treffen, kommt es nicht selten zu Ungereimtheiten. Wie auch mit privaten Verträgen wollen Sie auch im geschäftlichen Alltag den Überblick behalten, Fristen einhalten und unerwünschte Konsequenzen vermeiden. Die vielseitigen Hürden innerhalb des Vertragsmanagements sind für Unternehmen häufig so komplex, dass das Risiko einer ungenauen Vertragssituation steigt.
Dann gilt es die systematische Vorgehensweise zu verbessern, sodass das Vertragsmanagement rund läuft und nichts im Wege steht. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen daher das Vertragsmanagement an sich vor, zeigen Hürden und Vertragsmanagement-Tools wie Flixcheck. Diese unterstützen beim digitalen Vertragsmanagement, sodass Kund:innen und Anbieter:innen in allen Vertragsphasen von einem reibungslosen und transparenten Nutzungserlebnis profitieren.
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Digitale Prozesse wie die Vertragsverwaltung sind in vielen Unternehmen hinreichend abgedeckt, doch die Nutzungserfahrungen auf das Notwendigste beschränkt. Mit Flixcheck verleihen Sie Ihrem digitalen Werkzeugkasten mehr Glanz und Einfachheit. Ein All-in-One Webtool für perfektes Vertragsmanagement, das Zeit spart und alle Hürden auf ein Minimum begrenzt.
Vertragsmanagement bezeichnet die systematische Vorgehensweise beim Entwerfen, Untersuchen, Auswerten, Implementieren und der Verwaltung von Verträgen. Ziel ist es, sowohl die finanzielle als auch operative Effizienz zu steigern und Risiken zu reduzieren. Dieser Prozess berücksichtigt alle Phasen, von der Anbahnung der Vertragsbeziehung, der Vertragserstellung und Verhandlung bis hin zur Vertragserfüllung und natürlich auch die Vertragsunterzeichnung.
Kurz gesagt: Vertragsmanagement dient der Organisation von Verträgen zwischen Unternehmen und Dienstleister:innen. Dabei ist es ein verbreiteter Irrglaube, Verträge seien Dokumente, die fest und unveränderlich zu einem bestimmten Zeitpunkt erstellt werden, um Verpflichtungen und Rechte für eine zukünftige Periode zu definieren. Tatsächlich trifft diese Auffassung von Vertragsmanagement nur teilweise zu.
Praktisch handelt es sich bei Verträgen um dynamische Dokumente, die von der Entstehung bis zum Abschluss kontinuierlich gemanagt werden müssen, um sicherzustellen, dass sie ihren beabsichtigten Zweck erfüllen.
Die Verwaltung des Lebenszyklus eines Vertrages ist ein kontinuierlicher Ablauf, der darauf ausgerichtet ist, eine passende Struktur und adäquate Überprüfungen eines Vertrages sicherzustellen, seine Bestimmungen umzusetzen, seine Ziele zu erfüllen und eventuelle Mängel zu identifizieren und zu beheben.
Das Horrorszenario für jedes Unternehmen: Ein bedauerlicher Fehler von Ihnen oder einem Ihrer Mitarbeiter:innen hat leider zu vertraglichen Ungereimtheiten geführt, die Ihren oder Ihre Kund:in in eine schwierige Lage versetzen.
Die Wurzel dieses Problems liegt in einem unzureichenden Vertragsmanagement, das zu erheblichen Produktionsstörungen geführt hat. Sie stehen jetzt vor der Herausforderung, dass diese Fehltritte die Beziehung zu Ihren Kund:innen erheblich belasten.
Zudem haben diese Vorfälle das Vertrauen der Kund:innen stark erschüttert und somit die Geschäftsbeziehungen belastet. Die daraus resultierenden Konflikte und Missverständnisse haben Umsatzeinbußen und Kundenzufriedenheitseinbußen zur Folge gehabt. Die Souveränität und Integrität Ihres Unternehmens sind nun infrage gestellt.
Ein Fehler, der auf schlechtem Vertragsmanagement basiert, hat Ihrem Unternehmensimage einen schweren Schlag versetzt und die Frage aufgeworfen, ob Sie weiterhin professionelle und zuverlässige Dienstleistungen erbringen können. Das Vertrauen Ihrer Kund:innen und die Reputation Ihres Unternehmens stehen auf dem Spiel.
Es ist jetzt an der Zeit, angemessene Maßnahmen zu ergreifen, um die Situation zu korrigieren und das Vertrauen Ihrer Kund:innen wieder aufzubauen. Dieses Szenario unterstreicht die entscheidende Rolle, die ein effektives Vertragsmanagement in Ihrem Geschäftserfolg spielt. Zugegeben: Es ist ein sehr negatives Szenario – doch so oder so ähnlich ist es bereits vielen Unternehmer:innen ergangen. Machen Sie also nicht die gleichen Fehler und setzen Sie auf leistungsstarke Vertragsmanagement-Tools.
Eines dieser Vertragsmanagement-Tools ist Flixcheck. Das SaaS-Webtool deckt verschiedene Geschäftsprozesse im Vertragsmanagement digital ab. Ohne Papierkram und unkompliziert wickeln Sie so Ihre Verträge mit Ihren Kund:innen ab. Neugierig? Testen Sie Flixcheck jetzt unverbindlich und 30 Tage lang kostenlos!
Die Software-Landschaft im Bereich Vertragsmanagement ist sehr vielfältig und umfasst eine breite Palette an Lösungen, die sich auf verschiedene Aspekte des Vertragsmanagements spezialisieren.
Der Grund, warum das Vertragsmanagement zu einer eigenen Branche geworden ist, liegt in der zunehmenden Komplexität und Bedeutung von Verträgen in der Geschäftswelt. Verträge sind das Fundament für eine Vielzahl von Geschäftsbeziehungen und Transaktionen. Fehler oder Versäumnisse im Vertragsmanagement können erhebliche finanzielle und rechtliche Risiken für Sie und andere darstellen.
Unternehmen benötigen derweil Vertragsmanagement-Tools, um den Überblick über zahlreiche, oft komplexe Vertragsstrukturen zu behalten und um sicherzustellen, dass sie die Bedingungen der Verträge erfüllen und alle relevanten Fristen einhalten. Diese Tools tragen dazu bei, dass Vertragsverpflichtungen erfüllt, Risiken reduziert und effiziente Arbeitsabläufe geschaffen werden.
Vertragsmanagement-Tools sind also digitale Lösungen, die den Vertragsmanagement-Prozess effektiver und transparenter gestalten. Sie bieten verschiedene Funktionen an, um den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags zu verwalten und zu überwachen.
Wie bei jedem Tool gilt: Nicht jede Vertragsmanagement-Software ist gleich. Zu den gängigsten Funktionen eines solchen Tools zählen:
Wir stellen Ihnen die Funktionen jeweils kurz im Detail vor.
Diese Funktion ermöglicht das automatische Generieren von Vertragsdokumenten, basierend auf vordefinierten Vorlagen und Bedingungen. Dies spart Zeit und reduziert Fehler. Gerade bei wiederkehrenden Verträgen ein hilfreiches Werkzeug, um Zeit zu sparen und die Rechtsabteilung zu entlasten.
Mit dieser Funktion können Sie Fristen und wichtige Termine verfolgen, um sicherzustellen, dass alle Vertragsverpflichtungen rechtzeitig erfüllt werden. Gerade an der Schnittstelle zwischen Mitarbeiter:innen und der Datenverwaltung werden so Fehler minimiert, die ungewollte Konsequenzen verhindern.
Die Dokumentenarchivierung ist ein zentralisiertes System zum Speichern und Abrufen von Vertragsdokumenten. Es erleichtert die Suche und Verwaltung von Vertragsdokumenten und sorgt für eine bessere Übersichtlichkeit.
Wenn potenziell hunderte Kundenverträge über die Jahre verwaltet werden, ist es eine Notwendigkeit eine sichere und schnelle Ordnung zu gewährleisten, die auch nach Jahren noch nachvollziehbar ist.
Diese Funktion unterstützt die Verwaltung und Nachverfolgung von Genehmigungsprozessen. Sie gewährleistet, dass alle erforderlichen Genehmigungen vorliegen und dokumentiert sind. Gerade bei Genehmigungsprozessen ist ein unsortierter Dokumenten-Dschungel ein Damoklesschwert für effizientes Arbeiten, das es zu vermeiden gilt.
Die Risikoanalyse im Vertragsmanagement ist ein entscheidender Prozess, der dazu beiträgt, potenzielle Risiken und Unsicherheiten in Bezug auf Vertragsbeziehungen zu identifizieren, zu bewerten und zu minimieren. Dies kann eine Vielzahl von Risiken umfassen, einschließlich finanzieller, rechtlicher, operationeller und Reputationsschäden.
Diese Funktion ermöglicht es, die Einhaltung von Vertragsbedingungen, rechtlichen Vorgaben und internen Richtlinien sicherzustellen. Es kann Warnungen ausgeben, wenn eine mögliche Verletzung der Compliance erkannt wird.
Die Nutzung elektronischer Signaturen in Unternehmen fördert die Beschleunigung von Arbeitsabläufen und beseitigt das Erfordernis, Dokumente zu drucken, zu unterschreiben und einzuscannen.
Digitale Vertragsunterzeichnungen ermöglichen eine effizientere Verarbeitung, rechtliche Sicherheit, Nachverfolgung von Dokumenten, reduzierte Kosten und generell einen erhöhten Komfort.
Flixcheck ist in Sachen digitales Vertragsmanagement ein echtes Allroundtalent. Neben der kompletten digitalen Assistenz und den vielfältigen Funktionen rund um das Thema Kundenpflege, Kundenbindung und digitale Kommunikation, unterstützt das Tool alle Schritte des Vertragsmanagements. Einige Beispiele dafür zeigen wir Ihnen in den folgenden Absätzen.
Die für einen Vertrag notwendigen Kundendaten können mit dem Kontaktanfrage-Element über Flixcheck eingeholt werden. Das Element integriert, je nach Auswahl, Anrede, Vor- und Nachname, Adresse, E-Mail, Telefon- und Mobilfunknummer.
Nicht nur lässt sich damit Zeit sparen, Sie können dadurch auch auf andere Software-Lösungen verzichten und alles in einem Tool abarbeiten.
Das Vertragswerk kann Kund:innen mit dem Datei-Element von Flixcheck zuvor zur Verfügung gestellt werden. So ist es möglich, Änderungswünsche digital zu übermitteln und im Vorfeld zu integrieren. Das Änderungsmanagement wird dadurch spielerisch leicht durchgeführt.
Bei der Vertragserstellung bietet Flixcheck den praktischen PDF-Editor. Damit lassen sich nicht nur die Verträge von Ihnen erstellen, es bietet Ihnen außerdem auch die Möglichkeit, die Verträge direkt zu unterschreiben. Tipp: Bestehende Verträge lassen sich so einfach und schnell digital individuell anpassen.
Um Verträge noch einmal mündlich zu besprechen, können Sie Kund:innen über das Termin-Element auch direkt einen Besprechungstermin zukommen lassen und diesen bei Bedarf direkt in deren Kalender eintragen. Vertragsverhandlungen werden dadurch zu einem gut organisiertem Tagespunkt, der keine weitere Aufmerksamkeit benötigt.
Flixcheck ist als Allrounder in der Lage, alle Belange des Vertragsmanagements zu übernehmen, punktet aber auch mit weiteren Features gegenüber anderen Anbietern.
So können nicht nur Verträge sicher abgewickelt werden, sondern Kundenkonversationen aus einer Hand durchgeführt werden. So lassen sich beispielsweise Mietverträge digital unterschreiben oder Kreditverträge online unterschreiben und über verschiedene weitere Elemente andere Funktionen durchführen.
Mit Flixcheck können Sie über sogenannte „Checks“, wie Kundenabfragen genannt werden, beispielsweise:
Das Tool ist also der perfekte digitale Assistent, der Ihre Prozesse in der Kundenkommunikation nachhaltig verbessert – inklusive Vertragsmanagement.
Flixcheck ist dabei:
Vor allem die Funktion digitaler Unterschriften zeichnet das Tool aus – wir erklären Ihnen, wie das funktioniert.
Digitale Unterschriften waren lange Zeit ein Hindernis beim zügigen Vertragsabschluss. Das DSGVO-konforme digitale Unterschriften-Tool von Flixcheck ermöglicht einfache elektronische Signaturen (EES) und fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES), um so Verträge digital unterzeichnen zu lassen.
Unternehmen nutzen Flixcheck, um so ihre digitalen Signaturen rechtssicher, einfach, schnell und unkompliziert abzuwickeln.
Neben Flixcheck haben zahlreiche weitere Software-Anbieter haben Lösungen für das Thema Vertragsmanagement geschaffen. Einige der bekanntesten Lösungen mit den wichtigsten Funktionen im Überblick:
Darüber hinaus gibt es dutzende weitere Tools, die Sie einsetzen können. Jedes Vertragsmanagement-Tool hat dabei andere Stärken und Schwächen – probieren Sie es am besten selbst aus.
Trotz seiner Bedeutung stoßen das Vertragsmanagement und entsprechende Tools oft auf zahlreiche Herausforderungen, da es die Koordination verschiedener Elemente und Stakeholder erfordert. Diese Herausforderungen ergeben sich aus der Komplexität der Verträge, dem Informationsmanagement, regulatorischen Anforderungen und anderen Faktoren wie beispielsweise technischen Erfordernissen.
Hier sind die sechs größten Hürden beim Vertragsmanagement:
In diesem Artikel haben wir Ihnen das Vertragsmanagement nähergebracht. Es wird deutlich: Ein digitales und modernes Vertragsmanagement ist unverzichtbar und muss ernst genommen werden, um mögliche Probleme zu vermeiden.
Verträge sind das Rückgrat jedes Unternehmens und das Management dieser Verträge ist eine kritische Aufgabe. Versäumnisse, Unklarheiten oder Fehler im Vertragsmanagement können zu erheblichen finanziellen Verlusten und Rechtsstreitigkeiten führen.
Es gibt zahlreiche Vertragsmanagement-Tools auf dem Markt, die in ihrer Nische verschiedene Aspekte des Vertragsmanagements sicher und professionell abdecken. Allerdings mangelt es an einer ganzheitlichen Lösung, die nicht nur das Vertragsmanagement effizient gestaltet, sondern auch die Kundenkommunikation parallel dazu vereinfacht.
Viele der bestehenden Tools fokussieren sich auf spezielle Aufgabenbereiche und können nicht das gesamte Spektrum an Anforderungen abdecken, die ein umfassendes Vertragsmanagement innerhalb einer funktionierenden Customer Care mit sich bringt. Denn wer will schon viele verschiedene Software-Lösungen beziehen, wenn es eine gibt, die alles abdeckt?
Flixcheck ermöglicht daher nicht nur ein sicheres und effizientes Vertragsmanagement, das mit Zeit- und Kostenersparnis glänzt – das Tool bietet darüber hinaus eine Vielzahl an nützlichen Features, die die Kundenbedürfnisse vollends befriedigen. Erleben Sie das All-in-One Webtool Flixcheck noch heute und testen Sie es 30 Tage lang kostenlos!
