In jedem Unternehmen gibt es dutzende Verträge. Ob Vereinbarungen zu Dienstleistungen, Verträge mit Mitarbeiter:innen, Wartungsverträge und, und, und – die Übersicht geht schnell verloren. Damit eben das nicht passiert und Verträge zum bestmöglichen Vorteil des Unternehmens geschlossen und verwaltet werden, gibt es das Vertragsmanagement mit seinen Bestandteilen Vertragsverwaltung und Vertragscontrolling.
Im Vertragsmanagement und der Vertragsverwaltung werden die Grundlagen dafür gelegt, dass alle Beteiligten jederzeit mit den vorhandenen Verträgen arbeiten können und nichts verloren geht. Welche Aufgaben in diesem Bereich anfallen, welche Vertragsarten es überhaupt gibt und wie digitale Tools in diesem Bereich unterstützen, erklären wir Ihnen in diesem Artikel.
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Vertragsmanagement beschreibt die ganzheitliche Abwicklung der vertraglichen Vereinbarungen zwischen Geschäftspartner:innen. Dazu zählt neben der reinen Verwaltung von vergangenen, bestehenden und künftigen Verträgen auch die Verhandlung dieser.
Die Vertragsverwaltung hingegen umfasst lediglich das systematische Erfassen und Ablegen von Vertragsdaten. Das Vertragscontrolling hingegen beschäftigt sich mit der Risikobewertung vorhandener Verträge. Beide Bestandteile in Kombination ergeben das Vertragsmanagement, das die Basis für die tägliche Arbeit eines Unternehmens legt.
Schließlich fallen sämtliche Verträge wie Arbeitsverträge mit Angestellten oder Dienstleistungs- und Kundenverträge ins Vertragsmanagement.
Ein Vertrag ist die schriftliche Übereinkunft zweier Parteien, der bestimmte Handlungen folgen. Im geschäftlichen Kontext bedeutet das, vereinfacht formuliert: Zwei Unternehmen oder ein Unternehmen und eine Person unterzeichnen ein Schriftstück mit beid- oder einseitiger Leistungsabsicht.
In jedem Unternehmen gibt es Verträge. Die gängigsten Vertragsarten in einem Betrieb:
Alle Vereinbarungen münden im Vertragsmanagement, das im Englischen als „Contract Lifecyle Management“ (CLM) bezeichnet wird.
Vertragsmanagement ist in den meisten Unternehmen zweigeteilt in die Vertragsverwaltung und das Vertragscontrolling.
Die Vertragsverwaltung zeichnet sich aus durch…
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Das Vertragscontrolling beschäftigt sich mit der Analyse und Auswertung der in der Vertragsverwaltung organisierten Verträge. Zuständige im Vertragscontrolling sorgen dafür, dass…
Ein typischer Arbeitsprozess könnte beispielsweise sein, dass im Vertragscontrolling ein für das Unternehmen „nutzloser“ oder risikoreicher Vertrag identifiziert wird. Die Vertragsverwaltung kümmert sich dann um die Kündigung und Verbreitung dieser Information an alle Beteiligten.
Die anfallenden Aufgaben in beiden Teilgebieten überschneiden sich teilweise. Neben den bereits genannten Bereichen und Aufgaben gehören unter anderem folgende Tätigkeiten zum Vertragsmanagement:
Jeder Vertrag im engeren Sinne ist lediglich gültig, wenn er von beiden Parteien unterschrieben wird. Während früher alle Dokumente analog oder im Auftrag unterschrieben wurden, sind heute digitale Unterschriften üblich.
Es ist ebenso Aufgabe des Vertragsmanagements, die gesamte Vertragsabwicklung so effizient wie möglich zu gestalten. Dazu gehört beispielsweise, dass alle Beteiligten Word-Dokumente digital unterschreiben können oder ohne Umwege eine Unterschrift in ein PDF-Dokument einfügen können.
Für digitales Vertragsmanagement gibt es daher eine Vielzahl von kleinen Helferlein, die vor allem im digitalen Bereich unterstützen. Kaum jemand organisiert seine Vertragsverhandlungen und die Vertragsverwaltung heute mehr analog. Digital ist Trumpf – und viele Tools helfen dabei.
Angefangen von HR-Lösungen, die alle Dokumente vom Personalbogen bis zum Arbeitsvertrag digitalisieren, bis hin zu ganzheitlicher CLM-Software, nehmen sich viele der Herausforderung „digitales Vertragsmanagement“ an.
Viele Tools decken jedoch den Bereich der elektronischen Signatur nicht ab. So müssen Verträge weiterhin analog unterschrieben und eingescannt werden – dabei wäre es doch deutlich einfacher, einen Arbeitsvertrag digital zu unterschreiben. Flixcheck schafft Abhilfe und trägt einen wichtigen Teil zur Prozessoptimierung bei.
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Neben dem Einholen von Kundendaten, SEPA-Lastschriftmandaten oder Bewertungen können Sie auch digitale Unterschriften abwickeln. So vereinfacht Flixcheck Ihr Vertragsmanagement und Sie sparen sich Papier, Drucker, Tinte und jede Menge Nerven bei der Vertragsunterzeichnung.
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Vertragsmanagement bezeichnet sowohl die Vertragsverwaltung als auch das Vertragscontrolling. Dabei nutzen die meisten Unternehmen digitale Tools – zur Ablage und Organisation der Verträge sowie für die Abwicklung digitaler, rechtsgültiger Unterschriften.
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