In jedem Unternehmen sind Vertragsschlüsse mit Kund:innen und Geschäftspartner:innen relevant. Von der Ausarbeitung bis zur Unterzeichnung gehen Verträge dabei einen ähnlichen und vorhersehbaren Weg. Gerade in Unternehmen, die noch nicht auf das papierlose Büro setzen, gibt es auf diesen Wegen der Vertragsverwaltung Verbesserungspotenzial: Mithilfe von cleveren Webtools und digitalen Unterschriften ließe sich oft viel Zeit einsparen.
Mehr über die wichtigen Phasen der Vertragsverwaltung und die Möglichkeiten, die Produktivität eines Unternehmens rund um das Vertragsmanagement zu steigern, erfahren Sie hier.
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Unter dem Begriff der Vertragsverwaltung werden sämtliche Prozesse zusammengefasst, die sich sowohl mit der Strukturierung als auch mit der Zusammenfassung vertraglicher Inhalte beschäftigen.
Im Rahmen der Vertragsverwaltung werden relevante Inhalte gewonnen und verwaltet. Relevante Inhalte sind etwa:
Die saubere Strukturierung und Verwaltung dieser Inhalte ist in Unternehmen jeder Größe wichtig. Ohne eine professionelle Vertragsverwaltung ist es schließlich kaum möglich, den Überblick über vertraglich vereinbarte Rechte und Verpflichtungen zu behalten. Beides ist jedoch wichtig, um korrekte unternehmerische Entscheidungen zu treffen und finanzielle Risiken zu reduzieren.
Übrigens: Genau genommen ist in Unternehmen zwischen drei Bereichen der Verwaltung von Verträgen zu unterscheiden:
Mehr über das digitale Vertragsmanagement erfahren Sie in unsrem verlinkten Beitrag.
Eine gewissenhafte und professionelle Vertragsverwaltung, die etwa durch die Nutzung digitaler Unterschriften erleichtert wird, bildet das Fundament betriebswirtschaftlich sinnvollen Handelns. Es handelt sich daher um eine ebenso komplexe wie wichtige Unternehmensaufgabe.
Welchen Stellenwert die Vertragsverwaltung hat, wird deutlich, wenn man sich vor Augen führt, für welche wichtigen Unternehmensaufgaben sie eine Basis bildet:
Geht es um die Abwicklung von Verträgen, sind mehrere wichtige Schritte zu beachten.
Einige dieser Schritte lassen sich mit Hilfe spezieller All-in-One-Webtools wie Flixcheck heute effizienter und unkomplizierter gestalten. Insbesondere die Vorteile digitaler Unterschriften spielen dabei eine entscheidende Rolle.
Die wichtigsten Schritte rund um die Vertragsverwaltung sind dabei Folgende:
Die Erstellung von Vertragsdokumenten ist einer der wichtigsten, oft aber auch einer der zeitaufwendigsten Schritte der Vertragsverwaltung. Zeitaufwendig ist die Erstellung meist dann, wenn sie papierbasiert und rein manuell erfolgt.
Schließlich sind beim papierbasierten Entwerfen von Verträgen sowohl eine strenge Überwachung als auch eine regelmäßige Überarbeitung der Entwürfe erforderlich.
Schließlich muss vermieden werden, dass wichtige Daten wie Kundennamen, Fristen oder Preisinformationen falsch übertragen werden.
Ist ein Vertragsentwurf erstellt, kann er an Kund:innen oder Geschäftspartner:innen weitergeleitet werden und bildet die Grundlage für anschließende Verhandlungen. Erfolgen Erstellung und Weiterleitung des Entwurfs papierbasiert, nimmt auch dieser Schritt viel Zeit in Anspruch.
Allerdings lassen sich mittlerweile sogar komplizierte Vertragsprozesse vereinfachen: Werden Verträge digital erstellt, können sie transparent und nachverfolgbar an Geschäftspartner:innen weitergeleitet werden.
Unautorisierte Änderungen an vorhandenen Dokumenten sind dabei nicht möglich. So bieten etwa per Flixcheck übermittelte Vertragsentwürfe im PDF-Format eine sichere und zuverlässige Verhandlungsgrundlage.
Zusätzlich dazu ist eine Automatisierung der Weiterleitung von Vertragsunterlagen möglich.
Das kann sich positiv auf die Vertragssicherheit und -qualität auswirken und sicherstellen, dass alle relevanten Abteilungen auf dem aktuellsten Stand sind.
Die Dokumentenunterzeichnung ist einer der wichtigsten Schritte rund um das Management von Verträgen. Schließlich können Verträge nur dann, wenn sie von allen Beteiligten unterzeichnet worden sind, ihren rechtsverbindlichen Beweischarakter erfüllen.
Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass Verträge nur dann wirklich rechtssicher sind, wenn sie überprüfbar signiert worden sind.
Findet die Vertragsunterzeichnung papierbasiert statt, ist auch dieser Schritt oft zeitaufwendig. Schließlich müssen Papierdokumente – sofern sich nicht alle Beteiligten an einem Ort befinden – aufwendig per Post versendet, unterzeichnet und anschließend zurückversendet werden.
Das macht den Unterzeichnungsprozess langwierig.
Wer hingegen auf ein papierloses, digitales Büro setzt, kann auf rechtsgültigkeit digitale Unterschriften setzen.
Sie machen handschriftliche Signaturen zur Dokumentenunterzeichnung entbehrlich und ermöglichen es, viele Geschäfte online abzuschließen. Wer auf spezialisierte Provider setzt, kann heute sogar Arbeitsverträge digital unterschreiben.
Dieses Vorgehen macht nicht nur das Unterzeichnen von Verträgen schneller und einfacher.
Auch die anschließenden Prozesse zur Verwaltung der Vertragsunterlagen werden vereinfacht und können schneller ablaufen.
Schließlich liegen digital unterzeichnete Dokumente direkt zur weiteren Verwaltung vor und müssen nicht erst eingescannt oder auf eine andere Weise weiterbearbeitet werden.
Von Vertraulichkeitsvereinbarungen bis hin zu Arbeitsverträgen und Einverständniserklärungen – in jedem Unternehmen findet sich eine Vielzahl an Verträgen. Das Aushandeln, Erstellen, sowie die Durchführung der Verträge bindet Unternehmensressourcen. Zusätzlich dazu bindet aber auch die Dokumentation sowie die Analyse bestehender Verträge die Arbeitskraft von Mitarbeiter:innen.
Liegen Verträge in digitaler Form vor, lässt sich insbesondere die Vertragsdokumentation oder auch die Analyse von Vertragsinhalten vereinfachen.
Das gelingt mittels Einbindung eines CLM-Tools in die Aufzeichnungs- und Analyseprozesse. Die Einbindung ermöglicht es, Vertragsunterlagen automatisch mit Informationen aus bestehenden Datenquellen zu füllen oder abzugleichen.
Außerdem können mithilfe eines CLM-Tools geschlossene Verträge leichter verwaltet, digital signiert oder an Mitarbeiter:innen weitergeleitet werden.
Sind unterzeichnete Verträge im Rahmen der Vertragsverwaltung gespeichert, müssen sie an einem Ort abgelegt werden, auf den Nutzer:innen möglichst einfach und problemlos zugreifen können.
Das ist wichtig, um bestehende Verträge auch im Nachhinein überprüfen zu können und etwa wichtige Fristen nicht zu versäumen. Liegen Verträge in digitaler Form – etwa als durchsuchbare PDFs – vor, wird auch dieser Schritt der Vertragsverwaltung erheblich erleichtert.
Damit die Vertragsverwaltung in einem Unternehmen effizient verlaufen kann, ist die genaue Kenntnis aller erforderlichen Schritte besonders wichtig. Nur dann, wenn die notwendigen Aufgaben definiert und verteilt sind, lassen sie sich in der Praxis effizient umsetzen.
Möglich ist die Verwaltung von Verträgen sowohl papierbasiert als auch vorwiegend oder ausschließlich digital. Um Verwaltungsprozesse effizienter zu gestalten und weniger fehleranfällig zu gestalten, ist ein Umstieg auf digitale Vertragsverwaltungmethoden empfehlenswert.
Spezielle Tools helfen dabei, den Umstieg einfach und für alle Mitarbeiter:innen praktikabel zu gestalten.
Um die Vertragsverwaltung im eigenen Unternehmen effizienter und einfacher zu gestalten, sind insbesondere digitale Signaturen sowie die digitale Erstellung von Vertragsdokumenten wichtige und hilfreiche Tools. Sie lassen sich mit speziellen, webbasierten Anwendungen wie Flixcheck einfach, jederzeit und von überall nutzen.
Mithilfe des Webtools Flixcheck lassen sich digitale Signaturen leicht und unkompliziert erzeugen oder von Kund:innen und Geschäftspartner:innen einholen.
Die Nutzung ist dabei ganz ohne Downloads oder zeitaufwändige Antragstellungen möglich. Rein digitales Arbeiten und die effizientere Vertragsverwaltung sind so ohne lange Vorbereitungs- und Einarbeitungszeit umsetzbar.
Praktisch ist dabei außerdem: Liegen Dokumente in digitaler Form vor, müssen sie nicht ausgedruckt, unterschrieben, abgeheftet oder eingescannt werden.
Stattdessen können individuell gestaltete Formulare per Mail oder als SMS versendet, unterzeichnet und anschließend digital archiviert werden. So werden vorliegende Verträge leicht archivier- und durchsuchbar.
Möglich ist digitales Unterzeichnen und die digitale Verwaltung von Verträgen sogar dann, wenn es um wichtige Dokumente und Vertragsunterlagen geht. Auch mit einer digitalen Unterschrift sind die meisten Verträge gültig und genauso rechtssicher wie solche aus Papier.
Mithilfe von Flixcheck lassen sich Vertragsformulare, mit allen wichtigen Informationen, leicht erstellen.
Wichtige Informationen zu allen Vertragsbeteiligten, sowie Vertragskonditionen, lassen sich dabei unkompliziert und nach dem Baukastenprinzip zusammenfügen.
Die mit Flixcheck erstellten DSGVO-konformen Formulare – auch Checks genannt – können anschließend unkompliziert digital unterzeichnet werden.
Um Vertragsunterlagen als Checks individuell an die eigenen Vertragsanforderungen anzupassen, können Nutzer:innen sowohl auf viele vorgefertigte Formularbausteine (Check-Elemente) zurückgreifen als auch eigene Dateien hochladen:
Die gewünschten Bausteine können per Drag-and-Drop zu individuellen Vertragsdokumenten zusammengesetzt werden.
So erstellen Flixcheck Nutzer:innen eigene Verträge für verschiedene Anwendungsbereiche schnell und einfach.
Anschließend lassen sich die digital vorliegenden Vertragsunterlagen besonders leicht archivieren und verwalten.
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