Heutzutage sind digitale Unterschriften oft die Norm. Analoge Vereinbarungen rücken vor allem in den Bereichen E-Commerce und Industrie 4.0 zunehmend in den Hintergrund. Der Kern dieser Entwicklung liegt in der Rechtssicherheit, der Optimierung von Arbeitsabläufen und den Bequemlichkeiten, die sie sowohl für Anbieter:innen als auch für Kund:innen mit sich bringen.
Digitale Unterschriften haben sich zum Standard entwickelt, aber wie genau geht das digitale Unterschreiben? In diesem Artikel bieten wir Ihnen einen Einblick, erläutern die Vorteile elektronischer Unterschriften und präsentieren eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.
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Digitale Unterschriften repräsentieren eine technologische Weiterentwicklung, die das traditionelle manuelle und analoge Unterschreiben nach und nach ablöst. Dieser Trend hat in den letzten Jahren an Fahrt aufgenommen, nicht zuletzt aufgrund der rechtlichen Rahmenbedingungen und der zunehmenden Akzeptanz digitaler Technologien.
Ein wesentlicher Faktor, der zur Verbreitung digitaler Unterschriften beigetragen hat, ist die eIDAS-Verordnung, die einen rechtlichen Rahmen für elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im europäischen Binnenmarkt schafft.
Die eIDAS-Verordnung, eine europäische Norm, setzt Standards für elektronische Transaktionen und Unterschriften. Auch wenn wir an dieser Stelle auf die Gesetzestexte der Verordnung verzichten, geben wir Ihnen einen groben Überblick über die gängigen elektronischen Unterschriftstypen, die durch die eIDAS-Verordnung reguliert werden:
Diese Unterschriftstypen bieten spezifische Vorteile und stellen jeweils unterschiedliche Anforderungen an die Sicherheit und Verifizierbarkeit der Unterschrift.
Die verschiedenen elektronischen Unterschriftstypen nach der eIDAS-Verordnung tragen dazu bei, dass digitale Unterschriften in verschiedenen Geschäftsbereichen und Anwendungsfällen zunehmend an Bedeutung gewinnen. Sie ermöglichen rechtssichere und optimierte Workflows, welche die traditionelle Art des Unterschreibens ergänzen oder sogar ersetzen können.
Digitale Unterschriften sind ein Ausdruck moderner Technologie und bieten zusätzlich handfeste Vorteile, die sowohl die Effizienz als auch die Effektivität im täglichen Geschäftsbetrieb steigern können. Im Folgenden beleuchten wir fünf wesentliche Vorteile, die die Digitalisierung des Unterschriftsprozesses mit sich bringt.
Digitale Unterschriften erlauben es, Dokumente nahezu augenblicklich zu unterzeichnen, ganz gleich, wo sich die beteiligten Parteien gerade aufhalten. Dies beschleunigt nicht nur einzelne Geschäftsprozesse, sondern kann auch die Dauer kompletter Projekte signifikant verkürzen.
Bei internationalen Vertragsabschlüssen oder zeitkritischen Vereinbarungen kann diese Eigenschaft von unschätzbarem Wert sein. So können Projekte schneller voranschreiten und Entscheidungen zeitnah umgesetzt werden.
Der Prozess des digitalen Unterschreibens hilft, Kosten zu sparen. Der Wegfall von Druck-, Versand- und Archivierungskosten stellt eine unmittelbare Einsparung dar. Weiterhin reduziert die digitale Signatur auch den administrativen Aufwand, der mit dem manuellen Verarbeiten und Aufbewahren von Dokumenten verbunden ist.
Unternehmen können diese Ersparnisse nutzen, um Ressourcen in andere wichtige Bereiche zu investieren und so ihre Wettbewerbsfähigkeit zu stärken.
Die Digitalisierung von Unterschriften ist eine umweltfreundliche Praxis, da sie den Verbrauch von Papier und anderen materiellen Ressourcen drastisch reduziert.
Zudem verringern digitale Unterschriften den Bedarf an physischen Transportdiensten für Dokumente, was wiederum die damit verbundenen Emissionen senkt.
Dies ist ein Schritt in Richtung eines umweltverträglicheren und nachhaltigeren Geschäftsbetriebs, der auch von Kund:innen und Geschäftspartner:innen geschätzt wird.
Die rechtliche Anerkennung digitaler Unterschriften, insbesondere der qualifizierten digitalen Signatur, bietet eine solide Grundlage für rechtssichere Online-Transaktionen. Unternehmen können sich auf die Verbindlichkeit und Nachweisbarkeit digitaler Unterschriften verlassen, was vorwiegend in rechtlich sensiblen Bereichen oder bei hohen Vertragswerten von Bedeutung ist.
Die Einhaltung der eIDAS-Verordnung und anderer relevanter Gesetze gewährleistet die Rechtssicherheit digitaler Unterschriften auf europäischer Ebene.
Im Gegensatz zu eingescannten Unterschriften, lassen sich digitale Unterschriften leicht in bestehende Systeme und Prozesse integrieren, wodurch Workflows optimiert und automatisiert werden können. Dies fördert eine höhere Produktivität und ermöglicht es den Mitarbeiter:innen, sich auf wichtigere und kreativere Aufgaben zu konzentrieren.
Die nahtlose Integration digitaler Unterschriften in Dokumentenmanagement- und andere Unternehmenssysteme unterstützt eine effiziente und effektive Geschäftsabwicklung.
Die Umsetzung digitaler Unterschriften kann auf verschiedene Weisen erfolgen. Eine besonders benutzerfreundliche und effiziente Methode bietet das Webtool Flixcheck.
Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:
1.Loggen Sie sich in Ihrem Flixcheck-Portal ein und klicken Sie auf „Neu“.
2. Tragen Sie die Empfänger-Infos und den Betreff ein.
3. Klicken Sie anschließend auf „Check erstellen“.
4. Wählen Sie das Check-Element „Unterschriften Anfrage“ aus.
Durch die klare Struktur von Flixcheck und die einfache Bedienung können auch Personen ohne IT-Hintergrund problemlos digitale Unterschriften anfordern und verwalten. So wird der Prozess der digitalen Unterschriftsleistung sowohl für Sie als auch für Ihre Kund:innen vereinfacht und beschleunigt.
Hinweis: Vor der Bitte um eine Unterschrift können Sie auch andere Elemente einfügen. So können Sie beispielsweise zuerst einen Text mit Ihren Kund:innen teilen oder diese bitten, ihre Kontaktdaten einzugeben oder ein Foto ihres Personalausweises zu machen.
5. Lassen Sie sich den erstellten Check als Vorschau zur Überprüfung anzeigen und versenden Sie ihn an Ihre:n Kund:in.
6. Kund:innen können direkt mit dem Finger auf dem Smartphone signieren. Durch die Funktionsweise als Web-App ist kein Download und keine Installation einer App erforderlich.
7. Sobald Kund:innen die Unterschrift geleistet haben, können Sie diese direkt im Portal bearbeiten oder dank der API-Schnittstelle in Ihre Unternehmenssysteme integrieren.
Flixcheck stellt eine innovative Lösung dar, die im Jahr 2015 von einem gleichnamigen Anbieter aus Essen im Ruhrgebiet entwickelt wurde. Als eine SaaS-Webanwendung (Software as a Service) bietet Flixcheck eine Plattform, die verschiedenste Anwendungsfälle im Bereich Kundenservice, Kundenkommunikation und Kundendialog digital abbilden kann, und kann daher als All-in-One-Webtool betrachtet werden.
Die Bedienung von Flixcheck folgt dem No-Code-Prinzip, wodurch Anwender:innen ohne IT-Hintergrund in der Lage sind, verschiedene Use Cases einfach und intuitiv zu erstellen. Die Konfiguration einer digitalen Anfrage, des sogenannten „Checks“, erfolgt nach einem modularen Baukastenprinzip.
Innerhalb des Flixcheck-Portals stehen diverse vorgefertigte Bausteine (die Check-Elemente) zur Verfügung, die nach Belieben zu individuellen Use Cases zusammengestellt werden können.
Einige der Anwendungsfälle, für die Flixcheck eingesetzt werden kann, umfassen:
Die Auswahl an Check-Elementen umfasst unter anderem:
Die Vielseitigkeit von Flixcheck ermöglicht es Unternehmen, ihre Kundenkommunikation und Vertragsmanagement-Prozesse zu digitalisieren und zu optimieren, wodurch eine effizientere und kundenfreundlichere Interaktion ermöglicht wird. Dabei hat es keinen spezifischen Fokus auf digitale Unterschriften, deckt es aber dank seiner breiten Features ab.
Im Laufe dieses Artikels haben wir die Relevanz und die Vorteile digitaler Unterschriften in der heutigen Geschäftswelt beleuchtet. Die Umstellung von eingescannten Unterschriften auf ihre digitalen Pendants stellt eine bedeutende Innovation dar, die den Geschäftsbetrieb vereinfacht, die Effizienz steigert und zur Rechtssicherheit beiträgt.
Die vorgestellte Plattform Flixcheck bietet eine innovative Lösung, um den Prozess des digitalen Unterschreibens in Ihr Unternehmen zu integrieren. Mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche und einer Vielzahl von Funktionen unterstützt Flixcheck Unternehmen dabei, ihre Kundenkommunikation zu verbessern und rechtssichere digitale Unterschriften zu ermöglichen.
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