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Firmenstempel: Pflicht oder nur Nice-to-have?

Ein Firmenstempel gehört für viele Menschen zu einem seriösen Auftritt und ihrem Büroalltag einfach dazu. Der Stempel hat daher in vielen Büros einen festen Platz im Schreibtischinventar. Gerade in Zeiten der Digitalisierung stellt sich jedoch die Frage, ob der Stempel diesen Platz wirklich verdient hat oder ob er eventuell längst entbehrlich ist.

Ob ein Firmenstempel Pflicht ist und Sie ihn tatsächlich brauchen, um den Büroalltag zu bewältigen, erfahren Sie im Folgenden.

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Inhaltsverzeichnis

Ist ein Firmenstempel notwendig?

Ein Firmenstempel ist in vielen Betrieben nach wie vor fester Bestandteil des Büroinventars. Regelmäßig enthält der Stempel alle wichtigen Angaben zu einem Unternehmen. Eine größere Vielfalt gibt es hingegen bei der verwendeten Stempelart: Sowohl klassische Holzstempel mit Stempelkissen als auch Selbstfärberstempel oder Stempelautomaten mit Metallgehäuse und einem bereits integrierten Stempelkissen sind gebräuchlich.

Einige Unternehmen entscheiden sich bei ihrem Firmenstempel außerdem für mehr Individualität und verwenden nach eigenen Vorstellungen angefertigte Firmenstempel. Diese sind etwa an das Corporate Design der Firma angepasst oder werden mit einer individuellen Stempelfarbe verwendet. Das bedeutet: Der Stempelabdruck wird für einen besonders großen Wiedererkennungswert nicht in den gängigen Farben Schwarz oder Blau, sondern etwa in Violett oder dunklem Grün erzeugt.

Was viele Unternehmer:innen jedoch nicht wissen: Obwohl ein eigener Stempel in vielen Unternehmen Standard ist, ist ein Firmenstempel nicht gesetzlich vorgeschrieben. Obwohl ein Firmenstempel gemeinhin als Zeichen von Seriosität angesehen wird, besteht keine Firmenstempel-Pflicht. Dementsprechend ist niemand dazu verpflichtet, einen solchen Stempel zu besitzen oder ihn zu verwenden.

Was muss alles auf einem Firmenstempel stehen?

Anders als etwa für die digitale Unterschrift gibt es von Gesetzgeberseite keine Vorschriften zur konkreten Form beziehungsweise zu den Inhalten eines Firmenstempels. Firmenstempel werden zwar gemeinhin als nützlich und seriös angesehen und oft zum Ersatz einer persönlichen Unterschrift verwendet – dennoch gibt es aber keine Firmenstempel-Pflicht oder Vorschriften zu den Angaben auf einem Firmenstempel.

Grund hierfür ist: Firmenstempel haben keine besondere juristische Bedeutung. Lediglich in wenigen Ausnahmefällen (beispielsweise bei Notaren oder Behörden) kann etwas anderes gelten.

Trotz fehlender gesetzlicher Vorschriften gibt es aber einige Angaben, die als essentiell für einen “ordentlichen” Firmenstempel angesehen werden. Insbesondere folgende Angaben sollten auf dem Stempel daher nicht fehlen:

  • Firmenname
  • Rechtsform (GBR, GmbH, UG, AG o.Ä.)
  • Firmenanschrift
  • Telefonnummer
  • E-Mail-Adresse und Website
  • Steuernummer
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

 

Selbstverständlich haben Verwender:innen die Möglichkeit, ihrem Firmenstempel noch weitere Angaben hinzuzufügen oder auf bestimmte Angaben zu verzichten. Der Firmenstempel kann so gestaltet werden, dass er bestmöglich zum eigenen Unternehmen passt. Nicht zuletzt aus diesem Grund sind insbesondere Stempel mit Symbolen oder Firmenlogos besonders beliebt.

Wann wird ein Firmenstempel eingesetzt?

Firmenstempel werden üblicherweise überall dort verwendet, wo auch eigenhändige Unterschriften auf Dokumenten üblich sind. Der Firmenstempel dient dann dazu, das Dokument zusätzlich mit Firmeninformationen zu versehen und ihm ein besonders seriöses Aussehen zu verleihen.

Zu beachten ist dabei: Wichtige Dokumente werden regelmäßig erst durch eine Unterschrift rechtssicher. Der Stempelabdruck dient hier lediglich dazu, den Gesamteindruck abzurunden.

Im Allgemeinen kommen Firmenstempel, die handschriftliche oder rechtsgültige digitale Unterschriften ergänzen, in folgenden Bereichen häufig zum Einsatz:

  • Rechnung
  • Verträge
  • Lieferbeleg
  • Angebotsschreiben
  • Arbeitszeugnis
  • Angebotsschreiben für Mitarbeitende

 

Ist ein Arbeitsvertrag ohne Firmenstempel gültig?

Obwohl ein Stempel mit Unternehmensinformationen seriös wirkt, gibt es keine Firmenstempel-Pflicht. Auch wichtige Dokumente wie Arbeitsverträge oder Kündigungen sind daher unproblematisch und ohne Firmenstempel gültig.

Die digitale Unterschrift mit Flixcheck

Auf den ersten Blick gehört der Firmenstempel zum Büroalltag einfach dazu. Bei genauerem Hinsehen fällt jedoch auf, dass er genauso entbehrlich ist wie die meisten papierbasierten Prozesse: Das Ausdrucken, Scannen, Unterzeichnen und der postalische Versand von Dokumenten sind aufwändig und kostenintensiv. Sinnvoller erscheint es daher in vielen Zusammenhängen, auf Papierdokumente und damit auch auf den Firmenstempel zu verzichten.

Möglich wird das mithilfe von digitalen Unterschriften. Sie lassen sich einfach und unkompliziert mithilfe von cloudbasierten Lösungen wie Flixcheck verwenden. Ähnlich wie bei der Nutzung eines Firmenstempels können Dokumente hierbei ganz selbstverständlich personalisiert werden und erhalten ein individuelles (Corporate)-Design.

So ersetzt die elektronische Unterschrift mit Flixcheck einen Firmenstempel

Die Nutzung digitaler Signaturen muss nicht komplizierter als das Unterzeichnen von Papierdokumenten sein. Im Gegenteil: Die Vorteile digitaler Unterschriften sind vielfältig:

Digitale Unterschriften lassen sich mithilfe von Webtools wie Flixcheck leicht und unkompliziert von Kund:innen einholen oder selbst erzeugen. Flixcheck ist ohne komplizierte Downloads oder Antragstellungen nutzbar und ermöglicht so rein digitales Arbeiten ohne lange Vorbereitungs- und Einarbeitungszeit.

Außerdem müssen digital vorliegende Dokumente nicht ausgedruckt, mit einem Firmenstempel versehen und eingescannt werden. Vielmehr lassen sich individuell gestaltete Formulare einfach per Mail oder als SMS versenden. Die Korrespondenz ist so allein per Smartphone, Laptop oder Tablet möglich und wirkt genauso seriös wie der Versand von mit einem Firmenstempel versehenen Dokumenten.

Und das Beste daran: Da selbst wichtige Dokumente auch ohne Firmenstempel gültig sind, sind digital mit Flixcheck erstellte und unterschriebene Dokumente genauso rechtssicher wie solche aus Papier. Statt Bankverbindung, Firmenanschrift und ähnliche Informationen durch einen Stempel auf Dokumente aufzubringen, können diese Informationen einfach in den mit Flixcheck erstellten DSGVO-konformen Formularen eingefügt werden.

Die Erstellung individueller Formulare, die mindestens genauso seriös wirken wie solche mit Firmenstempel, gelingt mit Flixcheck in wenigen einfachen Schritten:

Digitale, individuelle Formulare mit Flixcheck generieren

Mithilfe von Flixcheck lassen sich individuelle Formulare, die alle wichtigen Firmeninformationen enthalten, schnell und einfach nach dem Baukastenprinzip erstellen. Die sogenannten Checks können anschließend an Kund:innen versendet und von ihnen unterzeichnet werden. Um Checks individuell an die eigenen Firmenanforderungen anpassen zu können, wählen Nutzer:innen aus vielen vorgefertigten Formularbausteinen (Check-Elemente). Zur Verfügung stehen dabei beispielsweise:

  • der PDF-Editor. Hiermit können Nutzer:innen selbst erstellte PDFs hochladen und durch gewünschte Interaktions-Feldern ergänzen.
  • Datei-Upload. Hier können Nutzer:innen unterschiedliche Dateiformate wie PDF-, Word- oder Bilddateien hochladen. Auch das Hochladen eines Firmenlogos oder eines digitalen Firmenstempels ist möglich.

 

Die gewünschten Bausteine können per Drag-and-Drop zu individuellen Formularen zusammengesetzt werden. Auf diese Weise erstellen Nutzer:innen Formulare für verschiedene Anwendungsfällen schnell und einfach. Alle erstellten Formulare können dabei mit einem Logo oder anderen Elementen, die einem Firmenstempel ähnlich sind, versehen werden.

Digitale Kommunikation statt Firmenstempel-Pflicht

Firmenstempel sind nach wie vor beliebt und gehören für viele Unternehmen zu einem seriösen Auftritt dazu. Allerdings sind sie weder Pflicht noch zwingend für einen offiziellen Eindruck erforderlich. Schließlich lassen sich rechtsverbindliche, seriöse Dokumente heute rein digital und ganz ohne Firmenstempel per Flixcheck erstellen.

Entsprechende digitale Formulare können individuell gestaltet, an das Corporate Design von Firmen angepasst und sogar digital von Empfänger:innen und Versender:innen unterzeichnet werden. Der Versand ist papierlos, per SMS oder Mail, und damit in Sekundenschnelle möglich. Das spart Zeit, sorgt für mehr Kundenzufriedenheit und macht den Firmenstempel ohne Apps oder eine bestimmte Software entbehrlich.

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