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Die 5 größten Vorteile von digitalen Signaturen für kleine Betriebe

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Signaturen gehören in den meisten Betrieben zum Alltag. Ob Empfangs- oder Auftragsbestätigungen, Vertragsabschlüsse oder Kündigungen – Unterschriften sind allgegenwärtig. Der Signaturprozess bindet dabei häufig viele Ressourcen und das erzeugt oft unnötige Kosten. Ein postalischer Vertragsschluss erfordert zum Beispiel Druck- und Portokosten, spannt Personal ein, ist langwierig und erzeugt aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach Abschluss Lagerkosten.

Davon abgesehen erwarten Kund:innen heute auch in Geschäftsbeziehungen schlanke, digitale Prozesse, die sie aus ihrer alltäglichen Lebenswelt kennen – das zeigen diverse Studien. Unser Kunde Herr Goldenberg sagt deshalb nicht zu Unrecht: „Entweder man geht mit der Zeit, oder man geht mit der Zeit.“

Wie sich auch kleine Betriebe stattdessen Wettbewerbsvorteile durch digitale Signaturen verschaffen können, erfahren Sie in diesem Beitrag. Wir zeigen Ihnen dafür die 5 größten Benefits der digitalen Unterschrift auf.

Für verschiedene geeignete Usecases bietet Flixcheck die Möglichkeit der elektronischen Signatur an. Testen Sie 30 Tage kostenlos , wie Sie ganz unkompliziert, schnell und digital Signaturen bei Ihren Kund:innen einholen können.

Inhaltsverzeichnis

Was sind digitale Signaturen?

Bevor die Vorteile aufgezeigt werden, ist es wichtig kurz zu erläutern, was digitale Signaturen sind – denn es gibt verschiedene Arten und deren Unterschiede sollten Sie kennen. Diese Verschiedenheiten gelten bezogen auf die Sicherheitsanforderungen, die Anwendungsfreundlichkeit und das rechtliche Haftungsrisiko.

Grundsätzlich wird zwischen den folgenden drei Arten der elektronischen Signatur unterschieden:

  • einfache elektronische Signatur (EES)
  • fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
  • qualifizierte elektronische Unterschrift (QES)

 

Einfache elektronische Signaturen

Bei einfachen elektronischen Signaturen (EES) handelt sich um digitale Unterschriften auf der niedrigsten Ebene. Das bedeutet, dass die rechtliche Anerkennung, aufgrund der fehlenden gesetzlichen Vorschriften und den nicht vorgegeben Standards zur Sicherheit, als gering zu bewerten ist.
Da die EES einfach anzuwenden ist, findet sie aber in alltäglichen, unkomplizierten Prozessen, wie der Signatur auf dem Terminal bei der Paketzustellung oder dem Annehmen von Geschäftsbedingungen durch Anklicken, Anwendung.

Wie erkenne ich eine fortgeschrittene elektronische Signatur?

Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) erkennt man daran, dass sie Unterzeichnenden eindeutig zugeordnet werden kann und somit eine elektronische Identifizierung möglich ist.

Das funktioniert durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, die unter Verwendung elektronischer Signaturerstellungsdaten erzeugt wird.
Sicherer wird die FES auch dadurch, dass nachträgliche Veränderungen der Daten erkannt werden können. Insgesamt existieren bei fortgeschrittenen elektronischen Signaturen (FES) höhere Standards im Hinblick auf die Sicherheit und rechtliche Anerkennung gegenüber der EES. In der eIDAS Verordnung sind Vorgaben beschrieben, die eine FES erfüllen muss.

Wie bekomme ich eine qualifizierte elektronische Signatur?

Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) erhält man durch Zertifikatsanbieter. Die QES basiert nämlich „auf einem zum Zeitpunkt ihrer Erzeugung gültigen qualifizierten Zertifikat“ (eIDAS Verordnung), das mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit erzeugt wird.

Ein Beispiel für die Erzeugung einer QES stellt das VideoIdent-Verfahren dar, das auf Basis mehrerer Faktoren die Identität der Unterzeichnenden überprüft. Die ebenfalls in der eIDAS Verordnung geregelten Anforderungen an QES sind die höchsten im Kontext der eSignaturen. Die rechtliche Anerkennung sowie die Sicherheit sind als hoch zu bewerten.

Hintergrundwissen zu elektronischen Signaturen lesen Sie in unserem Beitrag Unterschiede digitaler Unterschriften.

Sind digitale Signaturen rechtsgültig?

Ja, elektronische Signaturen sind in Deutschland seit 2001 (SigG) der händischen Unterschrift in Papierform grundsätzlich gleichgestellt und damit rechtsgültig!

Wie zuvor angesprochen ist die Rechtswirksamkeit der verschiedenen Arten der eSignatur, aber nicht identisch und muss für den Anwendungsfall geprüft werden. Außerdem gibt es vereinzelte Ausnahmen, die nicht digital signiert werden können. Das sind beispielsweise das handschriftliche Testament und der notarielle Grundstückskauf.

Sind digital unterschriebene Arbeitsverträge gültig?

Grundsätzlich gilt die Rechtsgültigkeit von elektronischen Signaturen auch für Arbeitsverträge. Hier gibt es jedoch Sonderregelungen und Ausnahmen zum Beispiel für Kündigungen von Arbeitsverhältnissen. Insgesamt müssen die jeweiligen Vorgaben für den Einzelfall unter Berücksichtigung der geltenden rechtlichen Rahmenbedingungen geprüft werden.

Von uns erhalten Sie zwar grundsätzlich keine Rechtsberatung, aber in unserem Beitrag haben wir rechtliche Grundlagen digitaler Unterschriften für Sie zusammengefasst.

Wie können Sie von digitalen Signaturen profitieren?

Aus den OMR Bewertungen zu Flixcheck kann herausgelesen werden, wofür unsere Kund:innen unser SAAS-Kundenservice Tool überdurchschnittlich oft einsetzen. Das Ergebnis: Für digitale Signaturen!

In den meisten Bewertungen geht es darum so Prozesse zu optimieren, zu automatisieren und die Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen zu nutzen.

Die 5 am häufigsten genannten Vorteile von digitalen Signaturen haben wir hier für Sie zusammengefasst:

Die 5 größten Vorteile von digitalen Signaturen für kleine Betriebe

1. Ressourcen schonen

Das Schonen von Ressourcen – nicht nur monetärer Art – gewinnt für Betriebe mehr und mehr an Bedeutung. Viele Unternehmen wollen umweltschonender und nachhaltiger arbeiten und setzen zunehmend auf die Entwicklung hin zu papierlosen Büros.

Dieses ressourcenschonende und nachhaltige Arbeiten erweist sich zunehmend als nicht zu unterschätzender Wettbewerbsfaktor, denn auch Kund:innen werden umweltbewusster und erwarten grünere Lösungen. Davon abgesehen, weist auch die politische Ausrichtung verstärkt in Richtung nachhaltiges Wirtschaften.

In diesem Zusammenhang werden gerade digitale Signaturen zu einem „Gamechanger“, denn Vertragsdokumente müssen dadurch nicht mehr umweltbelastend ausgedruckt und im schlimmsten Fall postalisch hin- und hergeschickt werden.

2. Kosten sparen

Mit den gesparten Ressourcen gehen automatisch reduzierte Kosten durch die eSignatur einher: Keine Papierkosten, keine Druckkosten, keine Portokosten, kein Personal, das druckt, verschickt, Fragen zu Wartezeiten beantwortet, fehlenden Informationen hinterhertelefoniert, oder Dokumente archiviert – sondern Zeit für weniger standardisierte Prozesse hat. Auch keine Lagerkosten für Verträge und andere signierte Dokumente.
Diese Kosteneinsparungen erweisen sich gerade für kleine Unternehmen als Wettbewerbsvorteil.

3. Flexibel bleiben

Die Coronapandemie hat von fast allen Branchen und Betriebsgrößen flexible und innovative Lösungen abverlangt. Die Kontaktbeschränkungen führten dazu, dass Prozesse, die bisher im persönlichen Kontakt durchgeführt wurden, plötzlich digital oder in hybriden Modellen stattfanden. Ohne digitalisierte Prozesse wären viele Betriebe in dieser Zeit schlicht handlungsunfähig!

Viele unserer Kund:innen im KMU-Bereich berichten, dass gerade digitale Unterschriftsprozesse während der Pandemie für sie besonders wichtig geworden sind.

Einige sehen die Vorteile der digitalen Unterschrift darin, dass beispielsweise Verträge auch dann geschlossen werden, wenn den Kund:innen die Hardware zum Ausdrucken zu Hause fehlt. Andere geben an, die Signatur bei der Auftragsannahme würde ihnen Planungssicherheit in dieser unsicheren Zeit geben.

4. Mit der Zeit gehen

Laut Statista nutzen über 95% der 14 bis 49 jährigen Deutschen ein Smartphone, bei den 50-59 jährigen sind es 93% und bei den 60-69 jährigen noch 85%. Selbst die älter als 70-Jährigen bewegen sich noch zu 65% smart.

Die digitalen Endgeräte sind also längst zu Alltagshelfern geworden. Entsprechend wichtig ist es auch für Unternehmen ihren Kund:innen digitale Lösungen anzubieten, die der Lebenswelt entsprechen. Warum sollten Nachrichten im privaten Umfeld schnell und unkompliziert über Smartphones ausgetauscht werden, während die Kommunikation mit Versicherung und Co. über den postalischen Weg oder via Mail erfolgt?

Es geht um intuitive Lösungen, die mit möglichst wenigen Kontakten möglichst ganzheitliche Prozesse abbilden und Kund:innen und Unternehmen ein effizientes und positives Services Erlebnis ermöglichen – ohne viele Mails oder Briefe hin- und herzuschicken. Häufig hören wir „Unsere Kund:innen warten heute nicht mehr wochenlang auf ein Produkt. Sie wechseln vorher die Dienstleister, das geht durch Vergleichsportale online sehr einfach.“

Tatsächlich besagen Studien (zum Beispiel von IBM), dass über 40% der befragten Kund:innen ihre Versicherung wechseln, weil der bisherige Anbieter ihre sich verändernden Anforderungen nicht erfüllen konnte.

Sie interessiert inwiefern die Versicherungsbranche besonders von der Digitalisierung betroffen ist? Mehr dazu erfahren Sie in unserem Beitrag.

5. Effizient arbeiten

„Zeit ist Geld“ – das ist eine der häufigsten Aussagen, die wir in Bewertungen unserer Software lesen. Gemeint ist die Zeit, die durch digitale Prozesse, wie die Möglichkeit zur eSignatur, gespart werden. Diese Zeitersparnis wirkt sich auf Kosten und Kundenzufriedenheit aus und ermöglicht effizientes Arbeiten und Wirtschaften.

Unser Kunde Igor Goldenberg sagt über die Arbeit mit Flixcheck: „Das verschafft uns einen Wettbewerbsvorteil. Denn andere Makler und Dienstleister können diese Geschwindigkeit gar nicht leisten.

Digital unterschreiben mit Flixcheck

Flixcheck unterstützt Sie dabei digitale Signaturen bei Ihren Kund:innen einzuholen. Wir bieten Ihnen sowohl einfache elektronische Signaturen (EES) als auch fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES) an – je nach Bedarf und Anwendungsfall.

Digital unterschreiben Dank PDF-Editor

Eines der meistgenutzten Tools ist der PDF-Editor. Dieses Element ermöglicht es beispielsweise Verträge auch als PDF-Version personalisiert zu versenden und digital signieren zu lassen. Unsere Kund:innen berichten, dass Auftragsbestätigungen oder Verträge so teilweise innerhalb weniger Minuten signiert an sie zurückgesendet werden – Vorgänge, die sonst häufig mehrere Wochen Zeit einnehmen.

Digitale Lösungen mit persönlichem Kontakt

Manchmal kann es für Sie aber wichtig sein Ihre Kund:innen bei der Vertragsunterzeichnung zu begleiten. Bei komplexeren Verträgen können Fragen aufkommen, die im direkten Kontakt mit Kund:innen geklärt werden sollten.

Der Flixcheck Nutzer „Agentur Goldenberg“ löst diese Situation auch ohne persönlichen Kontakt vor Ort mit Hilfe von Flixcheck: Innerhalb eines Video-Meetings teilen die Versicherungsmakler:innen ihren Bildschirm mit ihren Kund:innen. Darauf sind die Vertragsdokumente abgebildet.

So können die zum Teil komplexen Vertragstexte gemeinsam durchgegangen werden. Anschließend signieren die Kund:innen den Vertrag digital und senden ihn mit Flixcheck an die Versicherungsmakler:innen zurück.

Vor Ort digital signieren

Auch bei Terminen, die vor Ort stattfinden, drucken einige unserer Kund:innen die Dokumente zur Signatur nicht mehr aus. Sie werden stattdessen vor Ort digital präsentiert und auch digital unterzeichnet.

Mehrfachunterschrift

Gerade das Einholen von Mehrfachunterschriften ist manchmal besonders zeitaufwendig. Mit Flixcheck können Dokumente auch von mehr als einer Person digital unterzeichnet werden.

Digital SEPA-Lastschriftmandate einholen

Ein beliebtes Element unserer Software ist die SEPA-Lastschriftmandatsabfrage, die mit der digitalen Signatur zusätzlich abgesichert werden kann.

Testen Sie Flixcheck jetzt 30 Tage lang kostenlos!
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