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Papierloses Büro: Tipps und Schritte für die Umsetzung

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Die Digitalisierung ebnet den Weg für das Arbeiten im papierlosen Büro. Durch papierloses Arbeiten in digitalen Büros können verschiedene Ressourcen massiv eingespart und Prozesse optimiert werden.

Welche weiteren Vorteile mit dem papierlosen Arbeiten einhergehen und ob es auch Nachteile oder Hürden auf dem Weg in ein papierloses Büro gibt, erfahren Sie in diesem Beitrag. Zudem begleiten wir Sie auf Ihrem Weg, indem wir Ihnen Tipps an die Hand geben und übliche Schritte erläutern.

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Inhaltsverzeichnis

Ein papierloses Büro

Keine Briefe oder Akten und kein Druckpapier! Was vor einigen Jahren noch die Ausnahme darstellte, wird zunehmend zur Realität für viele Angestellte, Unternehmer:innen und Selbständige.

Das digitale papierlose Arbeiten kann sämtliche Bereiche im Bürokontext umfassen und mittlerweile einen nahezu vollständigen Verzicht auf Papier bedeuten. Digital und möglichst papierfrei zu arbeiten, sowohl im gemeinsamen Büro als auch im Homeoffice, ist die Devise der Stunde.

Umstellung auf digitales Arbeiten als große Herausforderung

Doch für viele Unternehmen stellt die Umstellung noch eine große Herausforderung dar. Sie denken beispielsweise: „Wir würden das alles ja gerne sofort umsetzen – aber …“ und dann folgt eine Menge an Gründen, die scheinbar gegen die Digitalisierung des Arbeitsplatzes sprechen.

Auf der anderen Seite gibt es auch viele Befürwortende, die aus eigener Erfahrung viele Vorteile der Umwandelung in digitale Büros aufzählen können.

Wir widmen uns in diesem Beitrag beiden Seiten und zeigen eine Reihe an Vor- und Nachteilen der Digitalisierung auf.

Vorteile des papierlosen Büros

Das Arbeiten im papierlosen Büro hat diverse Vorteile:

  1. Umweltschutz durch Schonung von Ressourcen
  2. Vereinfachter Zugriff auf Daten und Dokumente
  3. Besserer Kundenservice
  4. Wettbewerbsfähige Kundenkommunikation
  5. Möglichkeit für Kostenersparnisse
  6. Erhöhte Datensicherheit
  7. Mehr Flexibilität durch mobiles Arbeiten
  8. Bessere Zusammenarbeit durch vernetzte Teams
  9. Vereinfachte standortübergreifende Zusammenarbeit

 

Aber was genau bedeutet das? Nachfolgend erläutern wir diese Vorteile aus Sicht von Unternehmen:

Umweltschutz durch Schonung von Ressourcen

Durch papierloses beziehungsweise papierreduziertes Arbeiten werden enorm viele Ressourcen gespart: Holz, Wasser, Chemikalien für Farben und Energie für Druck und Versand von Briefen.

Bedenken Sie den Umweltschutzaspekt aber auch im digitalen Büro! Setzen Sie auf grünen Strom und drucken Sie digitale Dokumente später nicht aus. Wenn es mal unbedingt nötig ist, dann auf recyceltem Papier.

Vereinfachter Zugriff auf Daten und Dokumente

Digitale Speicherplätze erlauben die flexibelsten Strukturen. Sowohl aktuelles als auch archiviertes Material kann in beliebig vielen Unterordnern strukturiert werden, ist leicht wiederhergestellt und die endgültige Löschung funktioniert ohne Schredder.

Ein Pluspunkt: Alle Ordner finden sich an einem zentralen Ort und müssen nicht manuell gesucht werden. Auch die in den digitalen Ordnern enthaltenen Daten und Dokumente sind schnell und unkompliziert mit wenigen Klicks zu finden.

Tipp: Legen Sie hier ein einheitliches, zentrales Daten- beziehungsweise Dokumentenmanagementsystem fest und führen Sie dieses im Rahmen von Schulungen umfassend ein. Zudem sollte das System nur von dafür ausgewählten Personen verwaltet werden. Um Chaos zu vermeiden ist es wichtig, dass nicht alle Mitarbeitenden Ordner erstellen, verändern und strukturieren können.

Besserer Kundenservice

Ihr Kundenservice wird besser, wenn Sie nicht ewig nach einer Information suchen müssen, sondern der Suchbegriff digital in Ihr System eingegeben werden und zuverlässig gefunden werden kann.

Die Antwort auf eine Kundenanfrage kann so oft schon im ersten Telefonat gegeben werden. Diese Erstlösequote (First Contact Resolution) ist eine wichtige Kundenservice Kennzahl, die sich auf die Kundenzufriedenheit auswirkt.

Auch im Auswärtstermin haben Sie jeder Zeit Zugriff auf alle Informationen und können auch auf spontane Anfragen vor Ort souverän eingehen. So sind Sie für alle Eventualitäten gewappnet, ohne unzählige Akten zu transportieren.

Wettbewerbsfähige Kundenkommunikation

Kundenzufriedenheit hängt neben dem Kundenservice auch von der Kommunikation mit Kund:innen ab. Um die Kund:innen in Ihrer digitalen Lebenswelt abzuholen, sollten Sie auf papierlose Kundenkommunikation setzen. Nur so bleiben Sie auf Dauer wettbewerbsfähig.

Dazu können Sie Software für die digitale Kommunikation mit Kund:innen nutzen. Flixcheck unterstützt Sie beispielsweise dabei den Versand von Briefen zu minimieren. Wir bieten Ihnen dafür individualisierbare digitale Formulare, die Sie via SMS oder Mail an Kund:innen verschicken können.

Probieren Sie 30 Tage kostenlos, aus wie Sie mit Flixcheck zum Beispiel digitale Unterschriften oder SEPA-Mandate einholen, Kundendaten abfragen oder Fotos von Schäden erhalten können. Weder Ihre Kund:innen noch Sie müssen dafür eine App installieren oder etwas downloaden.

Möglichkeiten für Kostenersparnisse

Papierloses Arbeiten spart Kosten in verschiedenen Bereichen ein:

  • Material: Papier, Drucker, Patronen, Schreibgeräte, Aktenordner aber auch Briefmarken – all das muss angeschafft werden. Man geht davon aus, dass ca. 1-3% der Unternehmensumsätze als reine Druckkosten kalkuliert werden müssen, und zwar ohne die Papierkosten miteinzubeziehen.

Zusammen mit den weiteren Materialkosten, kommt hier eine beträchtliche Summe zusammen, die Sie stattdessen in moderne Technik investieren können.

  • Lager: Die Lagerung von Daten und Dokumenten in Form von Akten braucht physischen Lagerplatz und dieser kostet Geld. Durch die gesetzlich festgelegten Fristen zur Aufbewahrung, kommen so schnell große Mengen an Papier zusammen, die über mehrere Jahre gelagert werden müssen.

Sie haben ohnehin den Lagerplatz? Nutzen Sie diesen alternativ für weitere Arbeitsbereiche. Wie wäre es mit einem Coworking-Angebot, einem Pausenraum, Sportmöglichkeiten oder etwas Multimedia? Fragen Sie Ihre Mitarbeitenden wo Bedarf besteht.

  • Personal: Um das Material zu beschaffen, zu bearbeiten und zu lagern ist Personal notwendig. Eine Studie von IDC kommt zu dem Ergebnis, dass in konventionellen Büros durchschnittlich 21,3% der Arbeitszeit von Mitarbeitenden für die Arbeit mit Papier aufgewendet werden.

 

Erhöhte Datensicherheit

Oft bestehen bezogen auf die Digitalisierung von Daten Sorgen um die Sicherheit. Es geht hierbei um Angst vor Hackerangriffen und Datenschutzverletzungen.

Verschiedene Erhebungen kommen jedoch zu dem Schluss, dass der größere Teil der Datenschutzverletzungen auf den Umgang mit Papierdokumenten zurückgeht. Das heißt: Auch im Büro können sensible Daten entwendet oder verändert werden – sogar ohne technische Spezialkenntnisse.

Im digitalen Raum verringern Sie diese Gefahr massiv, wenn Sie entsprechende Vorkehrungen treffen. Arbeiten Sie mit Verschlüsselungen, sicherer Software und nutzen Sie komplexe Passwörter und 2-Faktor-Authentifizierungen. So wird die sichere Verwaltung Ihrer digitalen Daten möglich.

Wenn Sie Ihre Kundendaten bei Flixcheck sammeln, sind diese zum Beispiel DSGVO-konform und auf deutschen Servern geschützt. Zudem werden sie nur SSL-verschlüsselt übertragen. Interessiert? Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Kundendaten DSGVO-konform erfassen können.

Mehr Flexibilität durch mobiles Arbeiten

Ist Ihr Büro digitalisiert, können Ihre Mitarbeitenden von jedem Ort aus arbeiten. Teilweise herrscht noch immer die Befürchtung vor, die Arbeit im Homeoffice wäre unproduktiver.

Studien kommen jedoch zu dem Schluss, dass das Gegenteil der Fall ist.

Zudem wurde ermittelt, dass Mitarbeitende im Homeoffice weniger von Arbeitsunterbrechungen betroffen sind, zufriedener mit ihrem Job sind und mehr Einsatzbereitschaft zeigen. Die Arbeit im Homeoffice gehe mit einer höheren Produktivität und Fachkräftebindung einher. Außerdem würden Unternehmen, die Homeoffice anbieten, auf potenzielle Bewerber:innen attraktiv wirken.

Mit der Option im Homeoffice arbeiten zu können, schenken Sie Ihren Angestellten zudem Vertrauen.

Wir haben Tipps für effektives Arbeiten im Homeoffice  für Sie zusammengestellt.

Mobiles Arbeiten bietet aber auch für Unternehmer:innen Vorteile: Sowohl im Urlaub als auch im Krankenstand haben Sie notfalls Zugriff auf alle notwendigen Daten und Dokumente.

Bessere Zusammenarbeit durch vernetzte Teams

Online-Tools ermöglichen die beste Zusammenarbeit mit dem Team. So kann zum Beispiel jede:r in einem Dokument kommentieren oder Änderungen vom eigenen Arbeitsplatz aus vornehmen. Gemeinsames, kollaboratives Arbeiten in Echtzeit wird auch ohne Meeting möglich. Eine individuelle Rechtevergabe verhindert dabei Schwierigkeiten.

Sie sind besorgt, die virtuelle Teamarbeit sei zu unpersönlich? Das ist sie nur dann, wenn man sie unpersönlich und unmotiviert gestaltet. Gerade innerhalb von digitalen Meetings geht es auch anders: Eisbrecher-Fragen, kurze Gesprächsrunden und Gruppenaufteilungen, das Austauschen persönlicher Informationen, all das verbessert die Konversation miteinander vor dem Bildschirm.

Innerhalb Ihres Teams oder mit Stammkund:innen können Sie auch gemeinsam im Videochat essen, einen Kaffee oder ein Feierabendbier trinken. Wenn Sie dann irgendwann ein echtes, gemeinsames Treffen planen, freuen sich alle umso mehr darauf und haben nicht plötzlich etwas anderes wichtiges vor.

Standortübergreifende Zusammenarbeit

Durch die Digitalisierung der Prozesse und Inhalte, können im papierlosen Büro Teams verschiedener Unternehmensstandorte zusammenarbeiten. Das betrifft sowohl nationale als auch internationale Standorte. Daraus können sich erhebliche Wettbewerbsvorteile ergeben.

Nachteile und Hürden des papierlosen Büros

Selbstverständlich kann es bei der Umstellung auf ein papierloses Büro zu Hürden kommen. Das ist gilt für diesen Bereich, wie für allen anderen, die Neuerungen und Anpassungen mit sich bringen. Häufig bestehende Sorgen bezogen auf die Etablierung eines papierlosen Büros greifen wir im Folgenden auf. Durch konkrete Umsetzungstipps versuchen wir sie im Anschluss jedoch aufzulösen.

Typische Befürchtungen

Die Befürchtungen Daten seien im digitalen Büro weniger sicher oder die Produktivität würde beim mobilen Arbeiten abnehmen, konnten bereits relativiert werden. Daneben werden bezogen auf papierloses Arbeiten häufig folgende Befürchtungen geäußert:

  • „Unsere eingespielten Geschäftsprozesse werden überworfen“
  • „Die Digitalisierung ist zu viel Aufwand“
  • „Rechnungen und Verträge sind digital doch gar nicht gültig“
  • „Wenn das Internet ausfällt, können wir nicht arbeiten“
  • „Unser Team hat mangelnde EDV-Kenntnisse“
  • „Für unsere Prozesse gibt es doch gar nicht die passende Software“

 

Schauen wir uns diese Annahmen doch einmal genauer an:

„Unsere eingespielten Geschäftsprozesse werden überworfen“

Ja, einige Ihrer gewohnten Prozesse werden hinterfragt und verändert. Doch die Digitalisierung Ihre Büros gibt Ihnen auch die Chance, alte Prozesse zu verbessern. Sie werden beispielsweise verwundert sein welche Vorteile die Automatisierung von Geschäftsprozessen mit sich bringen kann.

Positive Effekte von Automatisierung

Je mehr Prozesse automatisiert stattfinden, desto mehr Zeit finden Mitarbeitende für Aufgaben, in denen ihre individuelle Erfahrung, ihr Wissen, ihre Meinungen, Ideen oder ihre Sozialkompetenzen gefragt sind. Gesamtprozesse werden beschleunigt, während Fehler reduziert werden können.

Positives beibehalten

Grundsätzlich gilt: Was gut läuft, sollte keinesfalls verschlechtert werden. Ein Beispiel: Im Büro hat das gesamte Team Zugriff auf einen Ordner, der offen im Regal steht. Jede:r kann schnell etwas nachschlagen. Dieses Dokument muss auch in digitalisierter Form weiterhin so abgelegt werden, dass alle berechtigten Personen darauf Zugriff haben.

Gleiches gilt für den gemeinsamen Kalender an der Wand. Feier- und Geburtstage, Team-Meetings etc. sollten für jede:n leicht sichtbar bleiben.

Digitale Lösungen finden

Vielen Menschen hilft es bei der Konzentration und Inspiration, wenn sie etwas mit der Hand aufschreiben, einkreisen, markieren, abhaken oder mit Pfeilen verbinden können. Sie lehnen es daher ab, ihre Notizen mit der Tastatur zu tippen.

Die Lösung: Verwenden Sie Geräte mit einem Touchscreen und entsprechenden Stiften. Ihre Verwendung kommt dem Schreiben, Zeichnen und Malen mit der Hand sehr nahe und kann tatsächlich den kreativen Prozess unterstützen.

„Die Digitalisierung ist zu viel Aufwand“

Es ist nicht von der Hand zu weisen, dass initial ein hoher Aufwand anfällt. Doch wenn die größte Arbeit einmal geschafft ist, wird danach alles viel einfacher und schneller gehen. Zu Anfang der Pandemie 2020 haben viele Unternehmen bewiesen, dass ein flotter Umstieg möglich ist, wenn es nötig wird. Nehmen Sie diesen Beitrag als Ihren Anreiz, spätestens jetzt mit der Umstellung anzufangen, um den Anschluss nicht zu verlieren.

Sie wissen nicht, wo Sie beginnen sollen, Ihr Büro digitaler zu gestalten und haben keine Erfahrung mit der Umstellung? Dann ziehen Sie externe Expert:innen hinzu, die Sie entweder beraten oder Ihnen tatkräftig bei der Umsetzung zur Seite stehen.

Change Management Expert:innen wissen auch, wie Sie Ihre Mitarbeitenden auf die bevorstehenden Änderungen vorbereiten können. Lassen Sie außerdem alle Beteiligten gut schulen, um ihnen Sicherheit zu vermitteln.

Möchten Sie mehr erfahren? In unserem Beitrag lesen Sie mehr über die Bedeutung der Digitalisierung für Unternehmen.

„Rechnungen und Verträge sind digital doch gar nicht gültig“

Die elektronische Unterschrift ist der händischen Unterschrift in Papierform in Deutschland seit 2001 (SigG) grundsätzlich gleichgestellt. Das heißt Dokumente müssen (mit wenigen Ausnahmen) nicht mehr ausgedruckt und unterschrieben werden, um die volle Rechtswirkung zu erhalten.

Es gibt es inzwischen unterschiedliche Arten digitaler Unterschriften, die grundsätzlich ebenso gültig sind wie eine Unterschrift mit der Hand.

Verschiedene Arten digitaler Signaturen

In Bezug auf die Rechtswirksamkeit und die Sicherheitsanforderungen gibt es zwischen einfachen elektronischen Signaturen (EES), fortgeschrittenen elektronischen Signaturen (FES) und qualitativen elektronischen Signaturen (QES) aber Unterschiede.

Interesse an den rechtlichen Rahmenbedingungen? In diesen Beitrag erhalten Sie Einblicke in rechtliche Grundlagen digitaler Unterschriften.

Nutzen Sie beispielsweise Flixcheck, um einfache und fortgeschrittene digitale Unterschriften von Kund:innen oder Vertragspartner:innen schnell und unkompliziert einzuholen. Wenn Sie Ihre Geschäftsunterlagen online unterzeichnen lassen, können Sie langwierige Prozesse umgehen und Wartezeiten vermeiden.

„Wenn das Internet ausfällt, kann ich nicht arbeiten“

Wenn Sie Ihr Büro digitalisieren, ist eine möglichst schnelle und stabile Internetverbindung natürlich Pflicht. Dennoch kann es immer mal zu Störungen oder Ausfällen kommen. Hier hilft es, eine Offline-Kopie wichtiger Daten auf Ihrer Festplatte anzulegen.

Cloud-Programme wie Dropbox und Google Drive synchronisieren sich regelmäßig. So stehen Ihnen im Web und auf dem eigenen Gerät immer die gleichen Daten zur Verfügung.

Jede cloudbasierte Software bietet die Funktion eines manuellen Uploads und Downloads. Nutzen Sie diesen, wenn Sie Ihre Daten auch ohne Netzverbindung verarbeiten möchten.

Tipp: Hier finden Sie eine Übersicht zu Cloud-Speicher-Diensten.

Wenn es schnell gehen muss mit dem Internet: Smartphones können einen WLAN-Hotspot für Ihren Rechner erstellen. Das leistet vorübergehend Abhilfe.

„Unser Team hat mangelnde EDV-Kenntnisse“

Sofern das für Sie eine Hürde auf dem Weg in ein papierloses Büro ist, sehen Sie es als zusätzlichen Grund an, die Digitalisierung in Ihrer Firma voranzutreiben. Gewisse digitale Grundkenntnisse sind unabdingbar geworden, um auf sich verändernde Anforderungen reagieren zu können.

Neue, hochwertige Programme sind häufig zudem sehr intuitiv und benutzerfreundlich. Das macht es leichter.

Buchen Sie außerdem Schulungen und suchen Sie Mitarbeitende, die digital fit sind. Diese können ihr Wissen weitergeben. Übrigens gibt es inzwischen auch viele kostenlose digitale Kursangebote. Sogar bei der Schulung können also Aufwand und Kosten gespart werden.

„Für unsere Prozesse gibt es doch gar nicht die richtige Software“

Auch bezogen auf diesen Umstand hat sich innerhalb der letzten Jahre sehr viel verändert. Mittlerweile setzen viele Anbietende auf modulare Software, die den Bedürfnissen der Kund:innen individuell angepasst werden kann. Der Clou: Für diese individuellen Anpassungen sind keine IT-Spezialist:innen notwendig. Low-Code oder No-code lautet hier das Stichwort.

Low-Code und No-Code Software schafft neue Möglichkeiten

Low-Code oder No-code bedeutet, dass die Software mit wenig oder gänzlich ohne Programmierung für den jeweiligen Anwendungsfall individuell angepasst werden kann.

Das funktioniert durch das Zusammenstellen von fertigen visuellen Bausteinen schnell und einfach und kann von Jedermann oder -frau durchgeführt werden. Eine einzige Software kann damit zum Allroundtalent werden.

Flixcheck ist eine solche No-Code Software, die ohne Programmierung auf unterschiedliche Anwendungsfälle in verschiedensten Branchen eingesetzt werden kann. Hier haben wir einen Usecase mit Flixcheck für Sie abgebildet.

Zu unseren Kund:innen zählen zum Beispiel Telekommunikationsanbietende, Finanzdienstleistende oder Immobilienmakler:innen. Unsere Software wird von unseren Kund:innen aber auch für die Digitalisierung in der Versicherungsbranche eingesetzt.

Tipps und Schritte für die Umwandlung in ein papierloses Büro

Sollten Sie in Ihrem Unternehmen bisher eher vermehrt papiergebunden arbeiten, werfen Sie nicht alles Prozesse sofort über den Haufen. Versuchen Sie stattdessen eher die Nutzung von Papier zu reduzieren.

Nachfolgend erhalten Sie einige Tipps, die Sie auf dem Weg zum digitalerem Arbeiten unterstützen sollen.

Analyse

Am Anfang eines Umwandlungsprozesses in ein digitales Büro sollte eine Analyse des aktuellen Standes stehen. Leitende Fragen können dabei zum Beispiel sein:

  • Welche Prozesse laufen aktuell papierbasiert ab?
  • Welche Kosten entstehen dabei beiziehungsweise welche Ressourcen werden gebunden?
  • Wo laufen papierbasierte Prozesse nicht effizient ab?
  • Welche Einsparpotentiale ergeben sich bei der Einführung digitaler Prozesse?
  • Wie könnten freigewordene personelle Ressourcen stattdessen effizient eingesetzt werden?
  • Welche Prozesse sollen nicht digitalisiert werden und warum?

 

Planung

Nach der Analyse startet die Planungsphase. Auch hier gibt es Leitfragen, die hilfreich sein können:

  • Welche Soft- und Hardware brauchen wir, für die Digitalisierung der Prozesse?</>
  • Welche Schulungen und externen Expert:innen müssen wir für die Einführung heranziehen?
  • Wie können die Mitarbeitenden sich gegenseitig unterstützen?
  • Welche Art von Unterstützungssystem für Fragen, die sich im Arbeitsprozess ergeben, brauchen wir?
  • Welche Verantwortlichkeiten übernimmt welche:r Mitarbeitende?
  • Wie beteiligen wir die Mitarbeitenden wertschätzend an dem Digitalisierungsprozess?

 

Am Ende der Planungsphase kann es sinnvoll sein eine Machbarkeitsstudie durchzuführen. So ist ersichtlich, inwiefern die gewünschten Prozesse mit bestimmten Softwarelösungen realisierbar sind und wo andere Lösungen gefunden werden müssen oder wo Anpassungen vorzunehmen sind.

Umsetzung

Nachdem die Analyse und Planung abgeschlossen sind, kann die Umsetzung der Umwandlung in ein papierloses Büro beginnen. In der Regel ist es empfehlenswert zunächst mit Probeläufen und Pilotprojekten zu starten.

  • Führen Sie die Software ein und etablieren sie das papierlose Arbeiten!

 

Planen Sie in der Umsetzungsphase ausreichend Zeit ein, um regelmäßig Rücksprache mit Ihren Mitarbeitenden zu halten. Geben Sie ihnen so Sicherheit. Achten Sie dringend darauf, dass die Supportangebote angenommen werden und leicht zugänglich zur Verfügung stehen.

Evaluation und Integration

Nach den ersten Probedurchläufen und Pilotprojekten müssen diese evaluiert werden. Nur so können Sie Prozesse optimieren und Effizienz und Zufriedenheit beim digitalen Arbeiten erreichen. Es ist wichtig, dass alle Beteiligten hier den Mehrwert der Umstellung auf ein papierloses Büro erkennen.

Aus diesem Grund ist es auch wichtig allen Mitarbeitenden die Möglichkeit einzuräumen Feedback zu den neuen Prozessen zu geben. Um dieses für die Evaluation zu nutzen, können Sie abhängig von der Größe Ihres Unternehmens verschiedene Feedbacksysteme nutzen.

Die Ergebnisse der Evaluation integrieren Sie dann wieder in die Digitalisierungsprozesse. Wie im Rahmen der Prozessoptimierung üblich, sollte die Evaluation fortlaufend sein und sich den veränderten Anforderungen immer anpassen.

Ein digitales Feedbacksystem für Mitarbeitende

Sollten Sie sich bei der Digitalisierung Ihrer Kundenkommunikation für Flixcheck entscheiden, können Sie zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen. Nutzen Sie Flixcheck auch als System für Feedback von Mitarbeitenden. Integrieren Sie dafür einfach einen „Flixlink“ in Ihrem Intranet und holen Sie so Feedback von Mitarbeitenden für die Optimierung auf dem Weg in ein papierloses Büro ein!

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