Wie das digitale & papierlose Arbeiten im Büro superleicht wird

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Digital und möglichst papierfrei zu arbeiten, sowohl im gemeinsamen Büro als auch im Homeoffice, ist die Devise der Stunde. Das ist weitreichend bekannt. Doch für viele Unternehmen stellt die Umstellung noch eine große Herausforderung dar. Sie denken beispielsweise: „Wir würden das alles ja gerne sofort umsetzen. Aber …“ und dann folgt eine Reihe an Gründen, die scheinbar gegen die Digitalisierung des Arbeitsplatzes sprechen.

Genau diese Hürden schauen wir uns an und verraten Lösungen. Denn eins steht fest: Die Transformation ist möglich. Zahlreiche erfolgreiche Unternehmen machen es bereits vor. Werden auch Sie im Handumdrehen digital und erkennen Sie die wahren Vorteile und Einsparungen. 

Hürden bei der Büro-Digitalisierung & wie Sie diese umgehen


Im Folgenden zählen wir häufige Sorgen, die Führungskräften bei der Modernisierung haben. Den Fokus haben wir auf den Aufbau eines papierlosen Büros gelegt. Denn das ist der größte und wichtigste Schritt, den zurzeit alle Unternehmen angehen sollten. Der Umwelt zur Liebe. Danach folgt die Möglichkeit für Angestellte, von überall zu arbeiten. Beide Punkte sind eng miteinander verbunden, da digitale, umweltschonende Dateien automatisch die Remote-Arbeit erleichtern.

Wichtig ist, dass Sie nicht zweigleisig fahren und „zur Sicherheit“ digitale UND gedruckte Akten führen. Denn dann werden weder Zeit noch Ressourcen gespart. Statt einer Dopplung des Aufwands sollten Sie schrittweise den gesamten Datenbestand digitalisieren.

„Meine Mitarbeiter müssen ihre Informationen überall mitnehmen können“


Sie denken, es ist einfacher, einen Ordner oder einzelne Papiere zum Kundentermin mitzunehmen, als den Rechner aus dem Büro? Samt Bildschirm und Tastatur. Klar, das stimmt. Doch wenn Sie diese Sorge plagt, wird es höchste Zeit, für alle Teammitglieder mobile Devices zu besorgen. Statten Sie Ihr Team mit Notebooks oder Tablets aus und ermöglichen Sie ihnen maximale Mobilität und Flexibilität. Mit allen Daten im Gepäck.

„Meine eingespielten Geschäftsprozesse werden überworfen“


Dies ist in der Tat eine große Herausforderung bei der Digitalisierung. Investieren Sie also Zeit, um die perfekte Software zu finden, die Ihre internen Prozesse nachbilden kann. Viele Anbieter stellen dafür einzelne Module zur Verfügung oder bieten Änderungen an. So können Sie sich Ihre eigene Wunschsoftware „basteln“. Doch die Digitalisierung Ihre Büros gibt Ihnen auch die Chance, alte Prozesse zu verbessern. Sammeln Sie vor der Umstellung eine Liste der Dinge, die bei dieser Gelegenheit optimiert werden können.

Was gut läuft, sollte keinesfalls verschlechtert werden. Ein Beispiel: Im Büro hat das gesamte Team Zugriff auf einen Ordner, der offen im Regal steht. Jeder kann schnell was nachschlagen. Dieses Dokument muss weiterhin so abgelegt werden, dass alle berechtigten Personen darauf Zugriff haben. Das gleiche gilt für den gemeinsamen Kalender an der Wand. Feier- und Geburtstage, Team-Meetings etc. sollten für jeden leicht sichtbar bleiben.

„Aller Anfang ist schwer“


Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen, Ihr Büro digitaler zu gestalten und haben keine Erfahrung mit der Umstellung? Dann ziehen Sie einen externen Experten hinzu, der Sie entweder berät oder tatkräftig mit anpackt. Change Management Experten wissen auch, wie Sie Ihre Mitarbeiter auf die Änderungen vorbereiten können. Lassen Sie außerdem alle Beteiligten gut schulen, um Sicherheit zu geben.

„Die Digitalisierung ist zu viel Aufwand“


Einmal initial fällt ein hoher Aufwand an. Doch wenn die größte Arbeit einmal geschafft ist, wird danach alles viel einfacher und schneller gehen. Zu Anfang der Pandemie 2020 haben viele Unternehmen bewiesen, dass ein flotter Umstieg möglich ist, wenn es nötig wird. Sehen Sie diesen Beitrag als Ihren Warnhinweis, dass Sie spätestens jetzt mit der Umstellung anfangen sollten, um den Anschluss nicht zu verlieren.

Überlegen Sie, ob es in Ihrer Branche eine Saison oder auch eine Tages- oder Wochenzeit gibt, in der weniger zu tun ist. Nutzen Sie diese für die digitale Renovierung. Das ist auch eine super Gelegenheit, eine Bestandsaufnahme zu machen und einmal alles auszusortieren, was nicht mehr benötigt wird. Nutzen Sie Ihren Aufwand clever und gehen Sie als Gewinner aus dem Prozess hervor.

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„Virtuelle Meetings sind zu unpersönlich“


Das sind sie nur dann, wenn man sie unpersönlich und unmotiviert gestaltet. Es geht auch anders: Eisbrecher-Fragen, kleine Gesprächsrunden und Gruppenaufteilungen, das Austauschen persönlicher Informationen, all das verschönert die Konversation miteinander vor dem Bildschirm. Innerhalb Ihres Teams oder mit Stammkunden können Sie auch gemeinsam im Videochat essen, einen Kaffee oder ein Feierabendbier trinken.

Wenn Sie dann irgendwann ein echtes, gemeinsames Treffen planen, freuen sich alle umso mehr darauf und haben nicht plötzlich etwas anderes wichtiges vor.

„Schreiben mit der Hand hilft beim Denken“


Vielen Menschen hilft es bei der Konzentration und Inspiration, wenn sie etwas mit der Hand aufschreiben, einkreisen, markieren, abhaken oder mit Pfeilen verbinden können. Sie lehnen es daher ab, ihre Notizen mit der Tastatur zu tippen. Die Lösung: Verwenden Sie Geräte mit einem Touchscreen und entsprechenden Stiften. Ihre Verwendung kommt dem Schreiben, Zeichnen und Malen mit der Hand sehr nahe und kann tatsächlich den kreativen Prozess unterstützen.

„Wenn ich Papiere einscanne, habe ich diese als Foto, nicht als Dokument“


Bei früheren Scannern mag dies noch so gewesen sein. Doch inzwischen bietet fast jedes Programm die Option, den Scan als PDF oder ähnliches Dokument zu speichern. Außerdem gibt es Scanner mit Texterkennung! Besorgen Sie sich so einen auf jeden Fall.

Damit können Sie sogar noch besser genau das Dokument finden, nach dem Sie suchen. Einfach, indem Sie einen Suchbegriff eintippen und sofort alle Papiere aufgelistet bekommen, die dieses Wort enthalten.

„Rechnungen und Verträge sind digital doch gar nicht gültig“


Der Gesetzgeber hat schon vor einiger Zeit erkannt, dass digitales Arbeiten im Büro viele Vorteile hat. Deswegen gibt es inzwischen unter anderem die elektronische und die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES). Sie sind ebenso gültig wie eine Unterschrift mit der Hand und können übrigens mit Flixcheck von Kunden oder Vertragspartnern schnell eingeholt werden.

Dank des E-Rechnungsgesetz dürfen sogar Rechnungen an Behörden seit 2018 digital erstellt werden.
Seit 2020 ist dies sogar Pflicht. Es könnte also irgendwann so sein, dass es umgekehrt nicht mehr erlaubt wird, Rechnungen in Papierform auszustellen. Bleiben Sie hierbei gerne durch diverse Redaktionen auf dem neusten Stand. Doch eines ist klar: Ungültig sind digitale Verträge längst nicht mehr.

„Daten online abzulegen ist unsicher wegen Hackern“


Die Möglichkeit eines Datendiebstahls oder einer Manipulation besteht in der Theorie immer. Die Gefahr kann aber gegen Null bewegt werden, wenn Sie entsprechende Vorkehrungen treffen und darauf achten, mit wem Sie zusammenarbeiten. Auch im Büro können sensible Daten entwendet oder verändert werden, sogar ohne technische Spezialkenntnisse.

Arbeiten Sie mit Verschlüsselungen, sicherer Software und nutzen Sie komplexe Passwörter und 2-Faktor-Authentifizierungen. So wird die sichere Verwaltung Ihrer digitalen Daten möglich. Wenn Sie Ihre Kundendaten bei Flixcheck sammeln, sind diese zum Beispiel DSGVO-konform und auf deutschen Servern geschützt und werden nur SSL-verschlüsselt übertragen.

„Digitale Daten sind vergänglich, Bücher bleiben bestehen“


Wenn Sie diese Bedenken haben, wie kommen Sie darauf? Eher ist das Gegenteil der Fall. Gut gemacht Bücher und stabile Ordner halten zwar lang. Doch die Tinte bleicht irgendwann aus, Blätter können reißen oder ein Absatz wird durch Kaffeeflecken unlesbar gemacht. Eine digitale Datei hingegen kann ohne zeitliche Beschränkung gespeichert und mehrfach kopiert werden. Wenn Sie einen Gerätewechsel planen, lässt sich alles leicht über das Internet oder externe Speichermedien übertragen.

„Wenn das Internet ausfällt, kann ich nicht arbeiten“


Wenn Sie Ihr Büro digitalisieren, ist eine möglichst schnelle und stabile Internetverbindung natürlich Pflicht. Dennoch kann es immer mal zu Störungen oder Ausfällen kommen. Hier hilft es, eine Offline-Kopie wichtiger Daten auf Ihrer Festplatte zu haben. Cloud-Programme wie Dropbox und Google Drive synchronisieren sich regelmäßig. Sodass Sie im Web und auf dem eigenen Gerät immer die gleichen Daten haben.

Jede cloudbasierte Software bietet die Funktion eines manuellen Uploads und Downloads. Nutzen Sie diesen, wenn Sie Ihre Daten auch ohne Netzverbindung verarbeiten möchten. Wenn es mal schnell gehen muss mit dem Internet: Smartphones können einen WLAN-Hotspot für Ihren Rechner erstellen. Das leistet vorübergehend Abhilfe.

„Mein Team hat mangelnde EDV-Kenntnisse“


Wenn dies eine Ihrer Hürden ist, ist das nur ein zusätzlicher Grund, die Digitalisierung in Ihrer Firma großzuschreiben. Denn eine gewisse Grundkenntnis ist unabdingbar geworden. Neue, hochwertige Programme sind sehr intuitiv und benutzerfreundlich als noch vor 10 bis 20 Jahren. Das macht es leichter.

Buchen Sie Schulungen oder suchen Sie Mitarbeiter, die digital fit sind. Diese können ihr Wissen weitergeben. Übrigens gibt es inzwischen auch genügend digitale Kursangebote. Sogar bei der Schulung werden also Aufwand und Kosten gespart.

„Warum Lagerraum im Büro sparen? Wir haben den Platz doch sowieso!“


Aktuell haben Sie vielleicht ausreichend Platz in Ihren Räumlichkeiten für Ordner. Doch mit jedem Dokument in Papierform kommt mehr hinzu. Langfristig müssen die Räume erweitert werden, oder Sie müssen radikal alle paar Jahre aussortieren. Wenn Sie die Umstrukturierung jetzt angehen, werden die Lagerräume als weiteres Büro nutzbar. Oder wie wäre es mit einem Coworking-Angebot, einem Pausenraum oder etwas Multimedia?

„Wir sind als Unternehmen zu groß für eine Neuordnung“


Arbeitsplätze digital zu machen, ist bei großen Unternehmen und Konzernen mit viel Arbeit und schwerer Konzeption verbunden. Wenn man alles beim Alten belässt, wird es aber erstens immer schwieriger und zweitens wird Ihre Firma dann von der Konkurrenz angehängt. Kleine Start-ups machen es vor: Ihre Nachhaltigkeit, Flexibilität und Produktivität werden zum Standard, an dem sich die Großen messen müssen.

Irgendwann müssen Sie also den Anfang wagen. Sonst ist Ihre Marke nicht zukunftsfähig. Wir von Flixcheck sind für Sie da, um den Wechsel durch ein leicht zu bedienendes Programm zu vereinfachen. Mit uns können Sie beispielsweise sehr einfach Ihre Kundenkommunikation digitalisieren.

„Bei einem digitalen Meeting ist die Konzentration zu gering“


Mit einem digitalen Gerät vor der Nase, ist es verlockend, während des Meetings etwas anderes zu machen. Hier muss an die Disziplin jedes einzelnen appelliert werden. Es heißt aber auch, dass Meetings effizienter und interessanter gestaltet werden müssen, falls diese Gefahr besteht.

Ein Vorteil ist, dass getippte Notizen sogar schneller gemacht sind und Hintergrundinfos können noch während der Besprechung gesucht und ergänzt werden. Einmal festgehalten ist das digitale Meeting-Protokoll für alle abrufbar. Ohne, dass zahlreiche Kopien ausgedruckt werden müssen. Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitern und haben Sie ebenso Akzeptanz dafür, wenn die Meeting-Zeit möglichst produktiv auch für andere Tätigkeiten genutzt wird. Zum Beispiel, wenn ein Agenda-Punkt gerade nicht für alle relevant ist.

„Im Homeoffice macht jeder, was er möchte“


Die Corona-Krise hat bewiesen, dass Remote Work durchaus möglich ist. Umso wichtiger ist es, dass Sie die richtigen Mitarbeiter einstellen, die verlässlich sind und denen der Unternehmenserfolg wichtig ist. Auch dann, wenn sie nicht ständig beobachtet werden.

Oft ist das digitale Arbeiten auf Distanz aber sogar effizienter. Da niemand durch ständige Telefonate oder ein Kommen und Gehen im Büro abgelenkt wird. Es muss sich auch niemand wegen einem kurzen Termin am Tag Urlaub nehmen oder sich Stress machen. Jeder arbeitet, wann er fit ist und in seiner Wohlfühlumgebung. Überprüfen Sie also nur, dass alle Aufgaben bis zu einem abgemachten Zeitpunkt korrekt erledigt sind – und nicht, wie viel Zeit jeder am Rechner mit Fleißaufgaben verbringt.

Die klaren Vorteile, wenn Sie digital im Büro arbeiten


Nach den ganzen Hürden und Ihren Lösungen hier noch eine Liste an reinen Vorteilen des digitalen Arbeitens im Büro:

  • Ihr Kundenservice wird besser, wenn Sie nicht ewig nach einer Information blättern müssen, sondern der Suchbegriff eingegeben werden kann. Die Antwort auf die Kundenfrage kann so schon im Telefonat gegeben werden.
  • Digitale Speicherplätze erlauben die flexibelsten Strukturen. Sowohl das Archiv als auch aktuelles Material können in beliebig vielen Unterordnern sortiert und kopiert werden, sind leicht wiederhergestellt und die endgültige Löschung funktioniert ohne Schredder.
  • Online-Tools ermöglichen beste Zusammenarbeit mit dem Team. So kann zum Beispiel jeder in einem Dokument kommentieren oder Änderungen von seinem Platz aus vornehmen. Eine individuelle Rechtevergabe verhindert hier Schwierigkeiten.
  • Ihre Arbeit wird super effizient, wenn Sie Dateien nicht nur per Brief oder E-Mail, sondern auch in Team Chats und Apps versenden. Auch Flixcheck schlägt in diese Kerbe und erlaubt Ihren Kunden der Versand von Daten innerhalb von Sekunden.
  • Ist Ihr Büro digitalisiert, können Ihre Mitarbeiter wahlweise vor Ort oder bei sich daheim arbeiten. Das ist die praktischste und sozialste Lösung für alle. Sogar Schreibtische zu teilen ist möglich, wenn jeder seine Unterlagen digital hat.
  • Das Selbstverständlichste: Es werden enorm viele Ressourcen gespart, wenn Sie Papierlos arbeiten: Holz, Wasser, Chemikalien für Farben und Energie für Druck und Versand. Damit Ihre Arbeit wirklich nachhaltiger wird, setzen Sie auf grünen Strom und drucken Sie digitale Dokumente später nicht aus. Wenn es mal unbedingt nötig ist, dann nur auf recyceltem Papier.

Mit Flixcheck sofort digitaler Arbeiten


Flixcheck ist eines von vielen Tools, die Ihnen ein komplett digitales Büro ermöglichen. Versenden Sie mit nur einem Klick digitale Formulare an Ihre Kunden und erhalten Sie alle Infos in ebenso digitaler Form zurück. Zum direkten Abspeichern und Weiterverarbeiten. Starten Sie mit der 30 Tage gratis Testversion, um alle Funktionen kennenzulernen. Machen Sie sich und Ihren Mitarbeitern das Arbeiten leichter und Ihren Kunden gleich mit dazu.

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