Was ist ein SEPA-Mandat?

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Mit einem Mandat geben Sie jemand anderem die Berechtigung, etwas für Sie zu tun. Ein SEPA-Mandat in Spezifischen berechtigt Sie dazu, Geldbeträge vom Konto eines zahlungspflichtigen Kunden per Lastschrift einzuziehen. Es ersetzt seit 2014 die jeweils nationalen Lastschriftverfahren der europäischen Länder. Wir verraten Ihnen alles, was Sie über das SEPA-Mandat wissen müssen und wie Sie es als Unternehmen einfach und bequem nutzen können. 

Was bedeutet SEPA?


Bedeutung der Abkürzung


Die Abkürzung SEPA steht für „Single Euro Payments Area“. Gemeint ist damit sowohl der physische Raum in Europa als auch das Projekt, das sich um die Vereinheitlichung der europaweiten bargeldlosen Zahlungen kümmert. Die Deutsche Bezeichnung des Raums und der Vereinigung lautet „Einheitliche Euro-Zahlungsverkehrsraum“.

Das Ziel ist es, die Prozesse, Geschwindigkeit und Sicherheit der bargeldlosen Zahlungen zu vereinheitlichen. Denn zuvor, bis zum Jahr 2008, war es kompliziert, teuer und langwierig, Gelder über Ländergrenzen zu transferieren.

Gültigkeitsbereich


Die Anzahl der teilnehmenden Länder ist gewachsen. Aktuell sind die Verfahren der SEPA in den folgenden 36 Staaten nutzbar: in allen 27 EU-Staaten, in der EFTA (Island, Liechtenstein, Norwegen und Schweiz) sowie in Monaco, Andorra, San Marino, Vatikanstadt und dem kürzlich aus der EU ausgetretenen Vereinigten Königreich.

SEPA-Überweisungen können nur in Euro stattfinden. Falls der Empfänger also in einem Staat mit einer anderen Währung lebt, muss er ein Konto nutzen, das in Euro geführt wird. Ansonsten gelten die Kosten und Bedingungen einer Auslandsüberweisung. Der Währungstausch wird jedoch von der Bank oder dem Händler durchgeführt, der Kunde muss sich darum nicht sorgen.

Die Einführung der SEPA-Verfahren


Seit 2008 wurden die SEPA-Verfahren optional angeboten. Im Februar 2014 sollten sie verpflichtend für alle Länder eingeführt werden. Da aber noch nicht alle Unternehmen und Banken ihre Prozesse umgestellt hatten, wurde die Frist bis August 2014 verlängert. Seitdem nutzen wir nicht mehr das deutsche Einzugsermächtigungsverfahren mit Kontonummer und Bankleitzahl, sondern eben die SEPA-Prozesse mit IBAN und BIC.

Was sind IBAN, BIC und SWIFT-Code?


Anhand der Zahlen- und Buchstabenkombinationen IBAN und BIC wird weiterhin erkannt, von welchem Konto das Geld auf welches andere Konto übertragen werden soll. Funktionell hat sich also nichts zur Kontonummer und der Bankleitzahl geändert. Es wurde nur eine einheitliche Durchnummerierung in allen SEPA-Staaten eingeführt.

Die IBAN ist die International Bank Account Number. BIC steht für Business Identifier Code (ehemals Bank Identifier Code). Da letzterer von der SWIFT (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication) herausgegeben wird, nennt man ihn auch SWIFT-Code.

Überweisung, Kartenzahlung und Lastschrift


Mithilfe der SEPA-Regularien können Überweisungen, Kartenzahlungen sowie Lastschriftverfahren durchgeführt werden. (Barzahlungen sind nicht betroffen.) Verschieden ist einzig, wie und von wem der Transfer angestoßen wird. Bei der Überweisung und der Zahlung mit EC-Karte ist es der Zahlende, der den Anstoß gibt.

Bei der Lastschrift hingegen findet ein Pull-Verfahren statt: Der Gläubiger stößt hier den Transfer an. Für diese Forderung benötigt er ein SEPA-Lastschriftmandat; also die Erlaubnis, das Geld einzuziehen.

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Ein SEPA-Mandat erteilen oder einholen


Wie Sie als Kunde das Mandat erteilen


Als Kunde ist es vor allem dann sinnvoll, das SEPA-Lastschriftverfahren zu genehmigen, wenn eine wiederkehrende Zahlung ansteht. Wie schnell wird sonst die Überweisung der Versicherung, der Strom-Rechnung oder der Miete sonst vergessen. Doch auch für einmalige Zahlungen kann es sinnvoll sein. Sie müssen dann nicht erst eine Überweisung tätigen. Zudem werden Ihre Daten und Ihre Zustimmung gespeichert. Die Erlaubnis kann bei späteren Käufen mit einem Klick erteilt werden.

Meist wird Ihnen vom Anbieter die Möglichkeit gegeben, sich für dieses Verfahren zu entscheiden. Fragen Sie danach, falls es nicht direkt angeboten wird. Sie erhalten dann ein Formular, als Papier oder online, welches Sie mit Ihren persönlichen und Ihren Kontodaten ausfüllen. Am Ende bestätigen Sie die Erlaubnis.

Warum Sie als Unternehmen ein SEPA-Mandat einholen sollten


Es wäre auch möglich, dass Ihr Kunde eine Überweisung oder, bei wiederkehrenden Zahlungen, einen Dauerauftrag einrichtet. Als Unternehmen genießen Sie jedoch eine höhere Verlässlichkeit, wenn der Prozess ganz automatisch bzw. von Ihnen angestoßen abläuft. Damit Sie diesen Vorteil für Ihr Geschäft nutzen können, bietet Flixcheck die Check-Option „SEPA-Mandat“. Erfragen Sie die nötigen Kundendaten einfach per Versand des SEPA-Formulars.

Ein weiterer Vorteil der Lastschrift für Unternehmen ist, dass nach entsprechendem Hinweis der Betrag beim nächsten Einzug geändert werden kann. Ein häufiges Beispiel hierfür ist ein Abonnement mit einem niedrigen Neukundenpreis. Beispielsweise beträgt dieser 20 Euro pro Monat. Nach einem Jahr erhöht sich der Preis, vertraglich festgelegt, auf 25 Euro. Das SEPA-Mandat erlaubt, dass direkt der höhere Betrag abgebucht wird. Der Kunde muss die Erhöhung nicht selbst eintragen oder überweisen.

Online oder Papierform?


Lange Zeit galt die Einholung des Mandats in Papierform als die rechtlich sicherste Lösung. Das liegt daran, dass diese per Hand unterschrieben werden konnte. Seit sich die elektronischen Signaturen verbreiten, ist das jedoch kein ausschlaggebendes Kriterium mehr.

Prinzipiell ist die Erteilung des Mandats online auch ohne Signatur möglich. Es kommt eher auf den Inhalt des (Kauf-)Vertrages an, ob eine Unterschrift nötig ist. Mit ist aber immer sicherer. Flixcheck bietet daher die Möglichkeit, SEPA-Mandate sowohl mit als auch ohne Unterschrift einzuholen.

Weitere Formalitäten, die einzuhalten sind


Bei der Formulierung des Mandats müssen die Vorgaben des European Payments Council (EPC) eingehalten werden. Dazu zählt, dass es in Schriftform vorliegen muss. Mündliche oder telefonische Abmachungen sind nicht gültig!

  • Für die Einholung des Mandats können vorgefertigte Muster benutzt werden.
  • Der Text muss dabei in der Sprache des Zahlungspflichtigen, oder wenn nicht anders möglich auf Englisch, verfasst sein. Gerade im europaweiten Handel ein nicht zu unterschätzender Punkt!
  • Im Autorisierungstext des Mandats muss deutlich stehen, für was die Erlaubnis verwendet wird. Unter anderem müssen Dauer und Anzahl der Zahlungen festgehalten werden.
  • Vom Zahlungspflichtigen werden Name und Adresse angegeben.
  • Vom Empfänger ebenfalls Name und Anschrift sowie seine Gläubiger-Identifikationsnummer und die Mandatsreferenz. Auf diese beiden Kennungen gehen wir gleich näher ein.

Verfall des Mandats


Wenn 36 Monate lang keine Zahlung über das Mandat stattgefunden hat, verfällt es automatisch. Wird später wieder eine Geschäftsbeziehung aufgenommen, muss es erneut erteilt werden. In einem solchen Fall können Sie Ihrem Kunden eine Erinnerung senden, ob er seine Erlaubnis erneuern möchte.

Gläubiger-ID und Mandatsreferenz


Die Gläubiger-Identifikationsnummer wird Ihnen in Deutschland von der Bundesbank vergeben. (In anderen Ländern wird sie von der jeweiligen Zentralbank oder auch der Hausbank erteilt, hierzu sollten Sie sich getrennt pro Land informieren.) Sie wird benötigt, damit Sie als Unternehmen am Lastschriftverfahren teilnehmen können.

Die Mandatsreferenz auf der anderen Seite wird von Ihnen vergeben, wenn Sie der Zahlungsempfänger sind. Sie ist das Kennzeichen für einzelne Lastschrift-Mandate, eben eine Referenznummer für den (fortlaufenden) Einzug. Zusammen mit der Gläubiger-ID muss sie eine eindeutige Identifikation des Mandats bilden. Beide Kennungen müssen bei jedem Einzug angegeben werden. Dies ist auch ein Schutz für den Käufer, der genau sieht, wer sein Konto belastet hat.

Unterschiedliche Verfahren für B2C und B2B


Bei der SEPA-Lastschrift gibt es zwei Systeme, die sich vereinfacht in B2B- und B2C-Abwicklungen aufteilen lassen. Beide arbeiten mit den internationalen Kennungen IBAN und BIC, doch es gelten unterschiedliche Bedingungen:

Die SEPA-Basis-Lastschrift


Die SEPA-Basis-Lastschrift (Englisch = SEPA Core Direct Debit) begegnet uns im Alltag häufiger. Wir erteilen sie selbst, wenn wir im Internet als Endverbraucher etwas kaufen und Lastschrift als Zahlungsoption wählen. Es muss von allen Banken angeboten werden und ist für den Zahlungsverkehr zwischen Verbraucher und Unternehmen gemacht.

Das Basis-Verfahren ähnelt sehr dem alten Einzugsermächtigungsverfahren, nur dass es eben für ganz Europa einsetzbar ist. Allerdings hat das neue Verfahren strengere Fristen: Bei einer erstmaligen oder einmaligen Lastschrift muss das Mandat 5 Tage vor Ablauf der Frist eingereicht werden, bei Folgezahlungen 2 Tage. Eine Rückerstattung kann 8 Wochen lang beantragt werden, bei nicht genehmigten Belastungen bis zu 13 Monate.

Die SEPA-Firmen-Lastschrift


Die SEPA-Firmen-Lastschrift ist nur für Zahlungen zwischen zwei Unternehmen geeignet. Sie funktioniert ähnlich wie die Basis-Lastschrift, doch die Fristen sind wieder anders. Sie lassen schnellere Überweisungen zu: Alle Lastschriften müssen 1 Tag vor Fälligkeit bei der Bank eingehen.

Zudem kann keine Rückbuchung bei der B2B-Version vorgenommen werden, solange das SEPA-Mandat gültig und korrekt ausgefüllt ist. Die Bank des Schuldners muss die Lastschrift samt Daten prüfen. Darum sollte auch dieser seiner Bank rechtzeitig eine Kopie zukommen lassen.

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Kommt es zu einer Rückbuchung?


Endkunden können einem Lastschrifteinzug bis zu 8 Wochen nach der Abbuchung widersprechen. Dafür müssen sie keinen Grund angeben. Liegt kein korrektes Mandat vor, wurde die Lastschrift also ohne Genehmigung durchgeführt, verlängert sich die Frist auf 13 Monate, da hier auf jeden Fall der Käuferschutz Priorität hat.

Es kann allerdings auch ohne den Einspruch des Kunden zu einer Rückbuchung kommen. Nämlich dann, wenn zum Beispiel sein Konto nicht ausreichend gedeckt ist. Auch falsche Angaben oder technische Fehler können zu einer Rücklastschrift führen. Das Lastschriftverfahren ist also keine Garantie, dass das Geld auf Ihr Konto kommt und dort bleiben wird. Eine sorgfältige Prüfung ist immer nötig.

SEPA-Mandat mit Flixcheck einholen


Sie können sie Einzugsermächtigung digital, schnell und bequem über Flixcheck von Ihren Kunden einholen. Einfach den Check „SEPA-Mandat Anfrage“ wählen, optional mit Unterschrift, und per SMS, E-Mail oder Link versenden oder in Ihrem Shop einbauen.

Die 30-Tage-Testversion ist kostenlos und unverbindlich. Starten Sie jetzt Ihre Flixcheck-Test. 

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