Jede:r kennt es, jede:r hat es: einen Dauerauftrag, damit nicht jeden Monat aufs Neue eine Überweisung ausgefüllt werden muss oder das Geld bei jemand abgebucht werden kann. Was dazu nötig ist, ist ein SEPA-Mandat. Ein SEPA-Lastschriftmandat berechtigt Sie oder andere dazu, Geldbeträge vom Konto zahlungspflichtiger Kund:innen per Lastschrift einzuziehen. Es ersetzt seit 2014 die jeweils nationalen Lastschriftverfahren der europäischen Länder.
Wir verraten Ihnen alles, was Sie über das SEPA-Mandat wissen müssen und wie Sie es als Unternehmen einfach und bequem nutzen können. Wir stellen Ihnen dafür ein konkretes Tool vor: Flixcheck, das digitale Kundenkommunikation zum Kinderspiel macht!
Mit Flixcheck können Sie ganz einfach neue Bankverbindungen und Einzugsermächtigungen von Ihren Kund:innen einholen. Doch nicht nur das: Der digitale Allrounder nimmt Ihnen die gesamte digitale Kundenkommunikation ab. Probieren Sie das Tool jetzt 30 Tage lang kostenlos aus!
Die Abkürzung SEPA steht für „Single Euro Payments Area“. Gemeint ist damit sowohl der physische Raum in Europa als auch das Projekt, das sich um die Vereinheitlichung der europaweiten bargeldlosen Zahlungen kümmert. Die deutsche Bezeichnung des Raums und der Vereinigung lautet „Einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum“.
Das Ziel ist es,
bargeldloser Zahlungen zu vereinheitlichen. Zuvor war es bis zum Jahr 2008 kompliziert, teuer und langwierig, Gelder über Ländergrenzen zu transferieren.
Seit 2008 wurden die SEPA-Verfahren optional angeboten. Im Februar 2014 sollten sie verpflichtend für alle Länder eingeführt werden. Da aber noch nicht alle Unternehmen und Banken ihre Prozesse umgestellt hatten, wurde die Frist bis August 2014 verlängert. Seitdem nutzen wir nicht mehr das Einzugsermächtigungsverfahren mit Kontonummer und Bankleitzahl, sondern eben die SEPA-Prozesse mit IBAN und BIC.
Anhand der Zahlen- und Buchstabenkombinationen IBAN und BIC wird weiterhin erkannt, von welchem Konto das Geld auf welches andere Konto übertragen werden soll. Funktionell hat sich also nichts zur Kontonummer und der Bankleitzahl geändert.
Es wurde nur eine einheitliche Durchnummerierung in allen SEPA-Staaten eingeführt.
Mithilfe der SEPA-Regularien können Überweisungen, Kartenzahlungen sowie Lastschriftverfahren durchgeführt werden, Barzahlungen sind nicht betroffen. Verschieden ist einzig, wie und von wem der Transfer angestoßen wird. Bei der Überweisung und der Zahlung mit EC-Karte ist es der oder die Zahlende, der oder die den Anstoß gibt.
Bei der Lastschrift hingegen findet ein Pull-Verfahren statt: Die Gläubiger:innen stoßen hier den Transfer an. Für diese Forderung benötigen sie ein SEPA-Lastschriftmandat; also die Erlaubnis, das Geld einzuziehen.
Die Anzahl der teilnehmenden Länder ist seit der Einführung des SEPA-Verfahrens stetig gewachsen. Aktuell sind die Verfahren der SEPA in den folgenden 36 Staaten nutzbar:
Hinweis: SEPA-Überweisungen können nur in Euro stattfinden. Falls Empfänger:innen also in einem Staat, mit einer anderen Währung leben, müssen diese ein Konto nutzen, das in Euro geführt wird. Ansonsten gelten die Kosten und Bedingungen einer Auslandsüberweisung. Der Währungstausch wird jedoch von der Bank oder dem Händler durchgeführt, Kund:innen müssen sich darum nicht sorgen.
Wann brauchen Sie ein SEPA-Mandat? Als Kund:in ist es vor allem dann sinnvoll, das SEPA-Lastschriftverfahren zu genehmigen, wenn eine wiederkehrende Zahlung ansteht. So brauchen Sie sich um händische Formulare und monatliche Fristen keine Gedanken mehr zu machen.
Doch auch für einmalige Zahlungen kann es sinnvoll sein. Sie müssen dann nicht erst eine Überweisung tätigen. Zudem werden Ihre Daten und Ihre Zustimmung gespeichert. Die Erlaubnis kann bei späteren Käufen mit einem Klick erteilt werden.
Meist wird Ihnen vom Anbieter die Möglichkeit gegeben, sich für dieses Verfahren zu entscheiden. Fragen Sie danach, falls es nicht direkt angeboten wird. Sie erhalten dann ein Formular, in Papierform oder online, welches Sie mit Ihren persönlichen und Ihren Kontodaten ausfüllen. Am Ende bestätigen Sie die Erlaubnis. Dieses Formular befähigt Sie zur SEPA-Basislastschrift.
Es wäre möglich, dass Ihre Kund:innen eine Überweisung oder, bei wiederkehrenden Zahlungen, einen Dauerauftrag einrichten. Als Unternehmen genießen Sie jedoch eine höhere Verlässlichkeit, wenn der Prozess ganz automatisch bzw. von Ihnen angestoßen abläuft.
Damit Sie diesen Vorteil für Ihr Geschäft nutzen können, bietet Flixcheck die Option einfach, sicher und digital SEPA-Mandate bei Ihren Kund:innen einzuholen.
Um ein SEPA-Lastschriftmandat mit Flixcheck einzuholen, sind nur wenige Schritte erforderlich:
Noch einfacher funktioniert dies über „Vorlagen“. Dort finden Sie das bereits bestehende Muster „SEPA-Lastschriftmandat“, das Sie mit einem Klick nutzen können. Einfach die Kundendaten ausfüllen, per SMS oder Mail an Ihre:n Kund:in senden und digital zurückerhalten.
Im Zuge dieses Lastschriftverfahrens lassen sich so monatliche Beiträge, Gebühren oder sogar die Kraftfahrzeugsteuer einholen.
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Lange Zeit galt das Einholen des Mandats in Papierform als die rechtlich sicherste Lösung. Das liegt daran, dass diese per Hand unterschrieben werden konnte. Seit sich die elektronischen Signaturen verbreiten, ist das jedoch kein ausschlaggebendes Kriterium mehr.
Prinzipiell ist die Erteilung des Mandats online auch ohne Signatur möglich. Mit Unterschrift gilt sie aber als rechtssicherer. Flixcheck bietet daher die Möglichkeit, SEPA-Mandate sowohl mit als auch ohne digitale Unterschrifteinzuholen.
Damit Sie rechtlich auf der sicheren Seite sind, haben wir die wichtigsten Tipps gesammelt, die Sie bei der Einholung von SEPA-Mandaten beachten sollten.
Bei der Formulierung des Mandats müssen die Vorgaben des European Payments Council (EPC) eingehalten werden. Dazu zählt, dass es in Schriftform vorliegen muss. Mündliche oder telefonische Abmachungen sind nicht gültig!
Eine Information ist für Sie wichtig: Wenn 36 Monate lang keine Zahlung über das Mandat stattgefunden hat, verfällt es automatisch. Wird später wieder eine Geschäftsbeziehung aufgenommen, muss es erneut erteilt werden. In einem solchen Fall können Sie Ihren Kunden und Kundinnen eine Erinnerung senden.
Die Gläubiger-Identifikationsnummer wird Ihnen in Deutschland von der Bundesbank vergeben. In anderen Ländern wird sie von der jeweiligen Zentralbank oder auch der Hausbank erteilt, hierzu sollten Sie sich getrennt pro Land informieren. Sie wird benötigt, damit Sie als Unternehmen am Lastschriftverfahren teilnehmen können.
Die Mandatsreferenz auf der anderen Seite wird von Ihnen vergeben, wenn Sie Zahlungsempfänger:in sind. Sie ist das Kennzeichen für einzelne Lastschriftmandate, eben eine Referenznummer für den (fortlaufenden) Einzug. Zusammen mit der Gläubiger-ID muss sie eine eindeutige Identifikation des Mandats bilden. Beide Kennungen müssen bei jedem Einzug angegeben werden. Dies ist auch ein Schutz für Käufer:innen, um festzustellen, wer ihr Konto belastet hat.
Bei der SEPA-Lastschrift gibt es zwei Systeme, die sich vereinfacht in B2B- und B2C-Abwicklungen aufteilen lassen. Beide arbeiten mit den internationalen Kennungen IBAN und BIC, doch es gelten unterschiedliche Bedingungen:
Die SEPA-Basis-Lastschrift (Englisch = SEPA Core Direct Debit) begegnet uns im Alltag häufiger. Wir erteilen sie selbst, wenn wir im Internet als Endverbraucher:in etwas kaufen und Lastschrift als Zahlungsoption wählen. Es muss von allen Banken angeboten werden und ist für den Zahlungsverkehr zwischen Verbraucher:in und Unternehmen gemacht.
Das Basis-Verfahren ähnelt sehr dem alten Einzugsermächtigungsverfahren, nur dass es für ganz Europa einsetzbar ist. Allerdings hat das neue Verfahren strengere Fristen: Bei einer erstmaligen oder einmaligen Lastschrift muss das Mandat fünf Tage vor Ablauf der Frist eingereicht werden, bei Folgezahlungen zwei Tage. Eine Rückerstattung kann acht Wochen lang beantragt werden. Bei nicht genehmigten Belastungen bis zu 13 Monate.
Die SEPA-Firmen-Lastschrift ist nur für Zahlungen zwischen zwei Unternehmen geeignet. Sie funktioniert ähnlich wie die Basis-Lastschrift, doch die Fristen sind anders. Sie lassen schnellere Überweisungen zu: Alle Lastschriften müssen ein Tag vor Fälligkeit bei der Bank eingehen.
Zudem kann keine Rückbuchung bei der B2B-Version vorgenommen werden, solange das SEPA-Lastschriftmandat gültig und korrekt ausgefüllt ist. Die Bank der Schuldner:innen muss die Lastschrift samt Daten prüfen.
Endkund:innen können einem Lastschrifteinzug bis zu acht Wochen nach der Abbuchung widersprechen. Dafür müssen sie keinen Grund angeben. Liegt kein korrektes Lastschriftmandat vor, wurde die Lastschrift also ohne Genehmigung durchgeführt.
Es kann allerdings auch ohne den Einspruch der Kund:innen zu einer Rückbuchung kommen. Nämlich dann, wenn etwa ihr Konto nicht ausreichend gedeckt ist. Auch falsche Angaben oder technische Fehler können zu einer Rücklastschrift führen. Das Lastschriftverfahren ist also keine Garantie, dass das Geld auf Ihr Konto kommt und dort bleiben wird. Eine sorgfältige Prüfung ist immer nötig.
Moderne Unternehmen leben von modernen Workflows. Händische Prozesse verlangsamen die gesamte Prozesskette und kosten bares Geld, Zeit und unnötigen Aufwand. Mit einem Lastschriftverfahren und vorausgegangenen SEPA-Lastschriftmandat sind Sie eine Sorge los.
Flixcheck bietet Ihnen die Chance, manuelle Prozesse zu ersetzen und eine sinnvolle Prozessoptimierung durchzuführen, die Ihnen und Ihren Wunschkund:innen hilft.
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