Mit einem Mandat geben Sie jemand anderem die Berechtigung, etwas für Sie zu tun. Ein SEPA-Mandat im Spezifischen berechtigt Sie dazu, Geldbeträge vom Konto zahlungspflichtiger Kund:innen per Lastschrift einzuziehen. Es ersetzt seit 2014 die jeweils nationalen Lastschriftverfahren der europäischen Länder.
Wir verraten Ihnen alles, was Sie über das SEPA-Mandat wissen müssen und wie Sie es als Unternehmen einfach und bequem nutzen können. Wir stellen Ihnen dafür ein konkretes Tool vor!
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Die Abkürzung SEPA steht für „Single Euro Payments Area“. Gemeint ist damit sowohl der physische Raum in Europa als auch das Projekt, das sich um die Vereinheitlichung der europaweiten bargeldlosen Zahlungen kümmert. Die Deutsche Bezeichnung des Raums und der Vereinigung lautet „Einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum“.
Das Ziel ist es, die Prozesse, die Geschwindigkeit und die Sicherheit der bargeldlosen Zahlungen zu vereinheitlichen. Denn zuvor, bis zum Jahr 2008, war es kompliziert, teuer und langwierig, Gelder über Ländergrenzen zu transferieren.
Die Anzahl der teilnehmenden Länder ist gewachsen. Aktuell sind die Verfahren der SEPA in den folgenden 36 Staaten nutzbar: in allen 27 EU-Staaten, in der EFTA (Island, Liechtenstein, Norwegen und Schweiz) sowie in Monaco, Andorra, San Marino, Vatikanstadt und dem kürzlich aus der EU ausgetretenen Vereinigten Königreich.
SEPA-Überweisungen können nur in Euro stattfinden. Falls Empfänger:innen also in einem Staat, mit einer anderen Währung leben, müssen diese ein Konto nutzen, das in Euro geführt wird. Ansonsten gelten die Kosten und Bedingungen einer Auslandsüberweisung. Der Währungstausch wird jedoch von der Bank oder dem Händler durchgeführt, Kund:innen müssen sich darum nicht sorgen.
Seit 2008 wurden die SEPA-Verfahren optional angeboten. Im Februar 2014 sollten sie verpflichtend für alle Länder eingeführt werden. Da aber noch nicht alle Unternehmen und Banken ihre Prozesse umgestellt hatten, wurde die Frist bis August 2014 verlängert. Seitdem nutzen wir nicht mehr das Einzugsermächtigungsverfahren mit Kontonummer und Bankleitzahl, sondern eben die SEPA-Prozesse mit IBAN und BIC.
Anhand der Zahlen- und Buchstabenkombinationen IBAN und BIC wird weiterhin erkannt, von welchem Konto das Geld auf welches andere Konto übertragen werden soll. Funktionell hat sich also nichts zur Kontonummer und der Bankleitzahl geändert. Es wurde nur eine einheitliche Durchnummerierung in allen SEPA-Staaten eingeführt.
Die IBAN ist die International Bank Account Number. BIC steht für Business Identifier Code (ehemals Bank Identifier Code). Da letzterer von der SWIFT (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication) herausgegeben wird, nennt man ihn auch SWIFT-Code.
Mithilfe der SEPA-Regularien können Überweisungen, Kartenzahlungen sowie Lastschriftverfahren durchgeführt werden. (Barzahlungen sind nicht betroffen.) Verschieden ist einzig, wie und von wem der Transfer angestoßen wird. Bei der Überweisung und der Zahlung mit EC-Karte ist es der Zahlende, der den Anstoß gibt.
Bei der Lastschrift hingegen findet ein Pull-Verfahren statt: Die Gläubiger:innen stoßen hier den Transfer an. Für diese Forderung benötigen sie ein SEPA-Lastschriftmandat; also die Erlaubnis, das Geld einzuziehen.
Als Kund:in ist es vor allem dann sinnvoll, das SEPA-Lastschriftverfahren zu genehmigen, wenn eine wiederkehrende Zahlung ansteht. So brauchen Sie sich um monatliche Fristen keine Gedanken mehr zu machen.
Doch auch für einmalige Zahlungen kann es sinnvoll sein. Sie müssen dann nicht erst eine Überweisung tätigen. Zudem werden Ihre Daten und Ihre Zustimmung gespeichert. Die Erlaubnis kann bei späteren Käufen mit einem Klick erteilt werden.
Meist wird Ihnen vom Anbieter die Möglichkeit gegeben, sich für dieses Verfahren zu entscheiden. Fragen Sie danach, falls es nicht direkt angeboten wird. Sie erhalten dann ein Formular, in Papierform oder online, welches Sie mit Ihren persönlichen und Ihren Kontodaten ausfüllen. Am Ende bestätigen Sie die Erlaubnis.
Es wäre möglich, dass Ihre Kund:innen eine Überweisung oder, bei wiederkehrenden Zahlungen, einen Dauerauftrag einrichten. Als Unternehmen genießen Sie jedoch eine höhere Verlässlichkeit, wenn der Prozess ganz automatisch bzw. von Ihnen angestoßen abläuft.
Damit Sie diesen Vorteil für Ihr Geschäft nutzen können, bietet Flixcheck die Option einfach, sicher und digital SEPA-Mandate bei Ihren Kund:innen einzuholen.
Innerhalb Ihres Flixcheck-Portals können Sie unter dem Button „Neuer Check“ das Element „SEPA Mandat Anfrage“ auswählen und so ein SEPA-Mandat bei Ihren Kund:innen einholen.
Noch einfacher funktioniert dies über „Vorlagen“. Dort finden Sie das bereits bestehende Muster „SEPA-Lastschriftmandat“, das Sie mit einem Klick nutzen können. Einfach die Kundendaten ausfüllen, per SMS oder Mail an Ihre:n Kund:in senden und digital zurückerhalten.
Lange Zeit galt das Einholen des Mandats in Papierform als die rechtlich sicherste Lösung. Das liegt daran, dass diese per Hand unterschrieben werden konnte. Seit sich die elektronischen Signaturen verbreiten, ist das jedoch kein ausschlaggebendes Kriterium mehr.
Prinzipiell ist die Erteilung des Mandats online auch ohne Signatur möglich. Mit Unterschrift gilt sie aber als rechtssicherer. Flixcheck bietet daher die Möglichkeit, SEPA-Mandate sowohl mit als auch ohne digitale Unterschrift einzuholen.
Bei der Formulierung des Mandats müssen die Vorgaben des European Payments Council (EPC) eingehalten werden. Dazu zählt, dass es in Schriftform vorliegen muss. Mündliche oder telefonische Abmachungen sind nicht gültig!
Wichtig: Wenn 36 Monate lang keine Zahlung über das Mandat stattgefunden hat, verfällt es automatisch. Wird später wieder eine Geschäftsbeziehung aufgenommen, muss es erneut erteilt werden. In einem solchen Fall können Sie Ihrem Kund:innen eine Erinnerung senden.
Die Gläubiger-Identifikationsnummer wird Ihnen in Deutschland von der Bundesbank vergeben. (In anderen Ländern wird sie von der jeweiligen Zentralbank oder auch der Hausbank erteilt, hierzu sollten Sie sich getrennt pro Land informieren.) Sie wird benötigt, damit Sie als Unternehmen am Lastschriftverfahren teilnehmen können.
Die Mandatsreferenz auf der anderen Seite wird von Ihnen vergeben, wenn Sie Zahlungsempfänger:in sind. Sie ist das Kennzeichen für einzelne Lastschrift-Mandate, eben eine Referenznummer für den (fortlaufenden) Einzug. Zusammen mit der Gläubiger-ID muss sie eine eindeutige Identifikation des Mandats bilden. Beide Kennungen müssen bei jedem Einzug angegeben werden. Dies ist auch ein Schutz für Käufer:innen, um festzustellen, wer ihr Konto belastet hat.
Bei der SEPA-Lastschrift gibt es zwei Systeme, die sich vereinfacht in B2B- und B2C-Abwicklungen aufteilen lassen. Beide arbeiten mit den internationalen Kennungen IBAN und BIC, doch es gelten unterschiedliche Bedingungen:
Die SEPA-Basis-Lastschrift (Englisch = SEPA Core Direct Debit) begegnet uns im Alltag häufiger. Wir erteilen sie selbst, wenn wir im Internet als Endverbraucher:in etwas kaufen und Lastschrift als Zahlungsoption wählen. Es muss von allen Banken angeboten werden und ist für den Zahlungsverkehr zwischen Verbraucher:in und Unternehmen gemacht.
Das Basis-Verfahren ähnelt sehr dem alten Einzugsermächtigungsverfahren, nur dass es für ganz Europa einsetzbar ist. Allerdings hat das neue Verfahren strengere Fristen: Bei einer erstmaligen oder einmaligen Lastschrift muss das Mandat 5 Tage vor Ablauf der Frist eingereicht werden, bei Folgezahlungen 2 Tage. Eine Rückerstattung kann 8 Wochen lang beantragt werden. Bei nicht genehmigten Belastungen bis zu 13 Monate.
Die SEPA-Firmen-Lastschrift ist nur für Zahlungen zwischen zwei Unternehmen geeignet. Sie funktioniert ähnlich wie die Basis-Lastschrift, doch die Fristen sind anders. Sie lassen schnellere Überweisungen zu: Alle Lastschriften müssen 1 Tag vor Fälligkeit bei der Bank eingehen.
Zudem kann keine Rückbuchung bei der B2B-Version vorgenommen werden, solange das SEPA-Mandat gültig und korrekt ausgefüllt ist. Die Bank der Schuldner:innen muss die Lastschrift samt Daten prüfen.
Endkund:innen können einem Lastschrifteinzug bis zu 8 Wochen nach der Abbuchung widersprechen. Dafür müssen sie keinen Grund angeben. Liegt kein korrektes Mandat vor, wurde die Lastschrift also ohne Genehmigung durchgeführt.
Es kann allerdings auch ohne den Einspruch der Kund:innen zu einer Rückbuchung kommen. Nämlich dann, wenn zum Beispiel ihr Konto nicht ausreichend gedeckt ist. Auch falsche Angaben oder technische Fehler können zu einer Rücklastschrift führen. Das Lastschriftverfahren ist also keine Garantie, dass das Geld auf Ihr Konto kommt und dort bleiben wird. Eine sorgfältige Prüfung ist immer nötig.
Wie oben beschrieben bietet Flixcheck Ihnen die Möglichkeit eine Einzugsermächtigung digital, schnell und bequem von Ihren Kund:innen einzuholen. Einfach das Check-Element „SEPA-Mandat Anfrage“ oder die Vorlage „SEPA-Lastschriftmandat“ wählen, optional mit Unterschrift, und per SMS, E-Mail oder Link versenden oder in Ihrem Shop einbauen.
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