So erstellen Sie digitale Unterschriften in Office, Word & Co.: Leitfaden

Definition: Was sind digitale Unterschriften?

Digitale Unterschriften sind elektronische Verifizierungen, die die Authentizität eines digitalen Dokuments oder einer E-Mail bestätigen. Im Gegensatz zu einer herkömmlichen Unterschrift auf Papier gewährleisten digitale Unterschriften die Integrität des Inhalts und stellen sicher, dass das Dokument seit der Unterzeichnung nicht verändert wurde.

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Diese Technologie hat sich in den vergangenen Jahren rasant entwickelt und ist heute ein entscheidender Bestandteil in vielen Geschäftsfeldern, insbesondere im Bereich der digitalen Kommunikation mit Kund:innen – zum Beispiel im Mailverkehr. Der Unterschied zu Standard-E-Mail-Signaturen (Schlussgrußformeln) liegt in der Rechtsverbindlichkeit und Sicherheit.

Während die E-Mail-Signatur lediglich eine Art digitale Visitenkarte am Ende einer E-Mail ist, sorgt die digitale Unterschrift für die rechtliche Anerkennung des Dokuments.

Dieser Unterschied ist wichtig, da er die Glaubwürdigkeit und Rechtskraft von Dokumenten im Geschäftsverkehr betrifft. Es ist daher entscheidend, dass Unternehmen verstehen, wie digitale Unterschriften rechtskonform und korrekt genutzt werden können, um die Professionalität und das Vertrauen in der Kommunikation mit ihren Kund:innen sicherzustellen.

Häufige Fehler beim digitalen Unterschreiben und wie Sie sie vermeiden

Das digitale Signieren von Dokumenten erfordert mehr als nur das Einfügen einer eingescannten Unterschrift. Viele Menschen glauben, dass ein eingescanntes Bild ihrer Unterschrift als digitale Signatur ausreicht – doch das ist ein Irrtum. Solche Unterschriften sind in der Regel nicht rechtsverbindlich, da sie keine Sicherheit oder Authentizität garantieren.

Verwenden Sie daher zertifizierte digitale Signaturen, die den gesetzlichen Anforderungen, wie der eIDAS-Verordnung, entsprechen.

Weitere häufige Fehler beim digitalen Signieren sind:

1. Ungültige Zertifikate: Zertifikate, die abgelaufen oder ungültig sind, machen die Signatur rechtlich wertlos. Prüfen Sie regelmäßig die Gültigkeit Ihres Zertifikats.
2. Falsches Dateiformat: Einige Signatur-Tools arbeiten nur mit bestimmten Formaten, wie PDF. Stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumente vor dem Signieren kompatibel gespeichert sind.
3. Unklare Platzierung der Signatur: Wird die Signatur an einer falschen Stelle oder über Textfeldern eingefügt, kann dies Missverständnisse verursachen. Platzieren Sie die Signatur eindeutig und professionell.
4. Unzureichender Schutz: Unsichere Übertragungsmethoden oder fehlende Verschlüsselung gefährden die Vertraulichkeit und Integrität des Dokuments. Nutzen Sie sichere Plattformen für den Austausch.
5. Nachträgliche Änderungen: Jede Bearbeitung nach dem Signieren macht die Unterschrift ungültig. Stellen Sie sicher, dass das Dokument vollständig finalisiert ist, bevor Sie es signieren.

Vier Möglichkeiten, um digitale Unterschriften zu erstellen

Das Erstellen digitaler Unterschriften in Microsoft OneNote, Word, Adobe Acrobat oder Flixcheck ist ein unkomplizierter Prozess. Die folgenden Schritte helfen Ihnen, die Unterschrift in Ihren Dokumenten zu implementieren – in unserem Blog finden Sie zudem Anleitungen, wie Sie Unterschriften in Google Docs, Pages und Excel einfügen.

Office: Freihandeingabe in OneNote

Fast jede Office-Software bietet Ihnen die Möglichkeit zur Freihandeingabe an. Das funktioniert zum Beispiel mit Outlook, aber am einfachsten geht es per OneNote:

1. Öffnen Sie eine neue OneNote-Seite und klicken Sie oben auf den Reiter „Zeichnen“.
2. Hier können Sie nun eines der Stift-Symbole auswählen, um damit zu signieren.
3. Sie können Ihre Signatur dann einfach per Maus erstellen. Falls Ihr Gerät einen Touchscreen hat oder Sie ein Grafik-Tablet besitzen, können Sie auch diese Funktion nutzen. So wird Ihre Unterschrift präziser. Am besten eignet sich der dünne, schwarze Stift
4. Anschließend müssen Sie auf „Lassoauswahl“ klicken und die Unterschrift markieren.
5. Sie können Sie dann via Kopieren und Einfügen in das Dokument übertragen, welches Sie unterschreiben möchten.
6. Anschließend können Sie die so erstellte Unterschrift bequem in andere Dokumente kopieren.

Word: Dokument mit digitaler Signatur erstellen

Die folgende Kurzanleitung hilft Ihnen, ein Dokument mit digitaler Signatur in Word zu erstellen:

1. Klicken Sie in Word auf den Reiter „Einfügen“. Dort finden Sie den Punkt „Signaturzeile“.
2. Diese können Sie jetzt anpassen, indem Sie sie beispielsweise mit einem Namen für den Unterzeichnenden ausstatten. Das ist aber nicht zwingend nötig.

1. Per Doppelklick erhalten Sie jetzt die Meldung, dass das Dokument erst in einem passenden Format gespeichert werden muss. Speichern Sie es als .docx ab. Gegebenenfalls funktioniert auch das Speichern als .pdf-Datei.
2. Jetzt können Sie Ihren Namen als digitale Unterschrift eintragen oder ein Bild von Ihrer eingescannten Unterschrift einfügen. In Word kann das Signatur-Feld generell via Doppelklick bearbeitet und ausgefüllt werden.

Adobe Acrobat für digitale Unterschriften

Adobe Acrobat bietet eine professionelle Lösung, um digitale Signaturen in PDFs einzufügen. Das Tool ist besonders hilfreich, wenn Sie häufig mit PDF-Dokumenten arbeiten. Hier ist eine detaillierte Anleitung:

1. Öffnen Sie das gewünschte PDF-Dokument in Adobe Acrobat.
2. Gehen Sie im Werkzeug-Menü auf „Zertifikate“. Falls diese Option nicht sichtbar ist, können Sie sie unter „Werkzeuge hinzufügen“ aktivieren. Danach klicken Sie auf „Dokument signieren“.
3. Ihr Mauszeiger wird zu einem Kreuz. Ziehen Sie mit gedrückter Maustaste ein Rechteck, an der Stelle, wo Ihre Unterschrift erscheinen soll. Damit erstellen Sie ein Signaturfeld.

Quelle: https://helpx.adobe.com/in/sign/using/create-electronic-signature.html

1. Es gibt mehrere Möglichkeiten, Ihre digitale Signatur hinzuzufügen:
   • Zeichnen Sie Ihre Unterschrift: Nutzen Sie die Maus, einen Touchscreen oder ein Grafik-Tablet, um Ihre Unterschrift direkt in das Feld zu zeichnen.
   • Hochladen einer gespeicherten Unterschrift: Haben Sie bereits eine eingescannt und als Bild abgespeichert, können Sie diese einfach hochladen.
   • Tastatureingabe: Adobe Acrobat erlaubt auch, eine Unterschrift als Text zu generieren. Wählen Sie dafür eine passende Schriftart aus.
2. Passen Sie die Größe und Position der Unterschrift an, indem Sie das Feld verschieben oder die Ecken ziehen. So wird sichergestellt, dass die Signatur perfekt ins Dokument passt.
3. Nachdem Sie die Signatur hinzugefügt haben, speichern Sie das Dokument. Klicken Sie dazu auf „Datei“ > „Speichern unter“ und wählen Sie den gewünschten Speicherort. Acrobat verschlüsselt die Datei automatisch, um die Signatur zu schützen.

Flixcheck: Umfassende Lösung für digitale Unterschriften

Flixcheck vereint Einfachheit mit Vielseitigkeit in der Welt digitaler Unterschriften. Es unterstützt sowohl einfache elektronische Signatur (EES) als auch fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES) gemäß eIDAS-Verordnung. Damit bietet Flixcheck eine umfassende und rechtskonforme Lösung für Unternehmen jeder Größe und Branche.

Kund:innen können bequem per Smartphone oder Tablet auf Signaturanfragen zugreifen, ohne zusätzliche Software oder Dateien herunterladen zu müssen. Ein einfacher Klick auf einen Link führt durch den Prozess, sodass der Vorgang für alle Beteiligten reibungslos verläuft.

Wenn Sie selbst eine Unterschrift einfügen wollen:

1. Melden Sie sich in Ihrem Flixcheck-Portal an.
2. Klicken Sie auf „Neuen Check erstellen„.
3. Danach wählen Sie „Unterschrift Anfrage„.
4. Geben Sie eine Überschrift für die zu unterschreibende PDF-Datei ein.
5. Wählen Sie anschließend ein bestehendes PDF-Dokument aus, das Sie von Ihrem Computer aus zur Unterschrift hochladen möchten.
6. Auf der linken Seite finden Sie jetzt alle Bearbeitungsoptionen, die der PDF-Editor bietet.
7. Senden Sie sich den Check selbst zu (auf Ihre E-Mail-Adresse).
8. Unterschreiben Sie. Fertig!

Wenn Sie Kund:innen unterschreiben lassen wollen:

1. Melden Sie sich in Ihrem Flixcheck-Portal an.
2. Klicken Sie auf „Neuen Check erstellen“.
3. Danach wählen Sie „Unterschrift Anfrage“.
4. Ihre Kund:innen bekommen eine Check-Anfrage auf einem mobilen Endgerät und können die Unterschrift erstellen.
5. Sie erhalten die E-Signatur zurück. Fertig!

Der PDF-Editor von Flixcheck erweitert die Möglichkeiten zur Integration von Unterschriften in bestehende PDF-Dokumente, wodurch ein nahtloser Ablauf gewährleistet wird. Ob es sich um

• digitale Schadenmeldungen,
• Kundenbewertungen oder
• das Einholen von SEPA-Mandaten handelt.

Flixcheck bietet eine umfangreiche Palette von Einsatzmöglichkeiten in der digitalen Kundenkommunikation.

Indem es etwa das Hin-und-her bei Vertragsunterzeichnungen durch eine sichere und benutzerfreundliche, smarte Lösung ersetzt, erleichtert Flixcheck unter anderem das Vertragsmanagement und macht die Kommunikation mit Ihren Kund:innen sicherer.

Fazit: Digitale Unterschriften erstellen leicht gemacht

Digitale Unterschriften sind in der heutigen Geschäftswelt ein Symbol für Vertrauen und Professionalität. Die Implementierung digitaler Unterschriften in Ihrem Unternehmen stellt nicht nur die Authentizität und Rechtskraft von Dokumenten sicher, sondern fördert auch eine schlanke und sichere Kommunikation mit Ihren Kund:innen.

Es gibt zahlreiche digitale Tools, die den Prozess der Erstellung digitaler Unterschriften vereinfachen und automatisieren – beispielsweise Flixcheck. Diese Tools erleichtern nicht nur die Integration in verschiedene Dokumente, sondern bieten auch eine komfortable Lösung für moderne Unternehmen, die auf geringe Barrieren und Compliance achten.

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