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Wie fügt man in Excel eine digitale Signatur ein?

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Viele Geschäfte lassen sich heute online abwickeln. Auch das digitale Unterschreiben wichtiger Dokumente ist mithilfe spezieller Tools kein Problem mehr. Wie sich digitale Unterschriften in das Tabellenkalkulationsprogramm Excel einfügen lassen, erfahren Sie hier.

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Inhaltsverzeichnis

Kann man in Excel digital unterschreiben?

In der Regel gehört das Einfügen einer Unterschrift in das Tabellenkalkulationsprogramm Excel nicht unbedingt zu den Standardfunktionen. Dennoch gibt es Möglichkeiten, eine digitale Unterschrift in Excel einzufügen. Prinzipiell gibt es zwei Optionen:

  • Eine Signaturzeile kann direkt in das Excel-Dokument eingefügt werden.
  • Das Excel-Dokument kann in ein PDF-Dokument konvertiert und anschließend digital unterzeichnet werden.

Eine Signaturzeile einfügen und in Excel unterschreiben

Um eine Unterschrift in eine Excel-Datei einzufügen gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Ist eine Signaturzeile eingefügt, kann direkt per Laptop oder Tablet (mit dem Finger oder einem speziellen Stift) auf der Signaturzeile unterzeichnet werden.
  2. Unterstützt das verwendete Gerät dies nicht, muss die einzufügende Unterschrift als Bilddatei auf dem Computer oder Laptop vorliegen.

 

Um später eine Signatur einfügen zu können, muss zuerst eine Signaturzeile, die einem typischen Signatur Platzhalter in einem gedruckten Dokument ähnelt, in die Excel-Datei eingefügt werden. Das gelingt in folgenden Schritten:

  1. Die Registerkarte “Einfügen” anklicken und “Textfeld auswählen”.
  2. Das Textfeld in der gewünschten Größe an der gewünschten Stelle positionieren.

 

Das Textfeld kann dann als Signaturzeile an der gewünschten Stelle der Datei genutzt werden. Es macht Sinn, das Textfeld etwa mit “Signatur” oder Ähnlichem zu markieren und den Unterzeichnenden so sichtbar zu machen.

Die Unterschrift kann nun über die Registerkarte “Zeichnen” und “Mit dem Finger zeichnen” über das Freihandfeature des Touchscreen-PCs oder -Tablets eingefügt werden.

Alternativ kann eine abfotografierte Unterschrift auf Papier als Bild in die Signaturzeile eingesetzt werden.

Zu beachten ist allerdings: Eine auf diese vorgestellten Arten eingefügte Unterschrift ist nicht fälschungssicher. Sie lässt sich leicht verändern oder kopieren. Das Einfügen einer Unterschrift auf diese Weise eignet sich daher beispielsweise nicht dazu, eine Vollmacht digital zu unterschreiben.

Wie erstellt man eine sichere digitale Signatur in Excel?

Grundsätzlich ist das digitale Unterzeichnen im Zusammenhang mit Excel nur sicher, wenn das zu unterzeichnende Dokument zuvor in ein PDF-Dokument umgewandelt wird. Andernfalls kann die Unterschrift nachträglich von Dritten bearbeitet, verändert oder leicht kopiert werden.

Nachdem die Excel- in eine PDF-Datei umgewandelt worden ist, kann sie mittels des Freihandfeatures am Endgerät digital unterschrieben werden. Alternativ ist es auch hier möglich, eine als Bilddatei gespeicherte Unterschrift in das PDF-Dokument einzusetzen.

Die einfache und sichere Variante mit Flixcheck

Wer digitale Unterschriften rechtsgültig und sicher verwenden möchte, muss auf PDF-Dokumente statt auf Excel- oder Word-Dateien setzen. Anders als die übrigen Formate sind PDF-Dokumente nämlich nach dem Unterzeichnen nicht mehr durch Dritte veränderbar. Das macht sie deutlich sicherer.

Allerdings ist der Weg über das Erstellen einer Excel-Datei und ihre nachträgliche Umwandlung in dein PDF-Dokument mühsam. Zum Glück gibt es jedoch eine einfachere Lösung:

Digital unterschreiben: So einfach geht´s:

Das Webtool Flixcheck als Signatur-Lösung ermöglicht es, ohne Download oder Installation mit einem Klick Unterschriften einzuholen.

Lassen Sie Ihre Kund:innen oder Kolleg:innen beispielsweise Angebote bestätigen oder bestehende PDF-Formulare unterschreiben.

Dank des PDF-Editors von Flixcheck können Sie bestehende PDFs für Versicherungen, Jahresgespräche, Verträge etc. ganz unkompliziert mit Signaturzeilen versehen. Ohne Herunterladen, Umwandeln, Einscannen und so weiter.

Das Beste: Daneben können Sie binnen Sekunden weitere Felder in die PDF integrieren. So fragen Sie z.B. Unterschriften, Kontaktdaten, Fotos und Kundennummern in nur einer PDF ab.

Die bearbeiteten PDFs können Sie einfach als Vorlage speichern und so beim nächsten Mal direkt wieder nutzen.

Lesen Sie ausführlich, wie Sie mit Flixcheck ausfüllbare PDFs erstellen können.

Wichtig: Die erstellten Dateien sind nach dem Unterzeichnen unveränderbar und damit rechtsgültig.

Außerdem kann zwischen einfachen und fortgeschrittenen digitalen Signaturen gewählt werden. Das macht rechtssicheres Unterschreiben kinderleicht und verkürzt Bearbeitungszeiten.

FAQ

Es gibt viele Fragen, die immer wieder rund um digitale Unterschriften sowie in Excel-Dokumente eingefügte Unterschriften auftauchen. Antworten auf die häufigsten Fragen erhalten Sie im Folgenden.

Wie sicher ist die eingescannte Unterschrift?

Wird eine Unterschrift eingescannt und in eine Excel-Datei eingefügt, ist das als nicht sichere elektronische Unterschrift anzusehen. Im Gegenteil: Die eingefügte Unterschrift ist leicht zu fälschen oder kann kopiert werden.

Zudem ist nicht klar nachvollziehbar, wer die Unterschrift in das Dokument eingefügt hat. Ersteller:innen sind darum nicht eindeutig identifizierbar. Dementsprechend eignen sich eingescannte Unterschriften nicht zum Unterschreiben wichtiger Dokumente.

Entspricht die eingescannte Unterschrift der eIDAS?

Eingescannte oder fotografierte Unterschriften sind keine Signaturen im Sinne der eIDAS-Verordnung! Die eIDAS-Verordnung legt EU-einheitliche Standards rund um elektronische Unterschriften fest.

Die Verordnung ist seit 2016 in Kraft und regelt, wann digitale Unterschriften die gleiche Rechtsverbindlichkeit besitzen wie Unterschriften auf Papier.

Eingescannte oder fotografierte Signaturen gelten dabei lediglich als Abbildungen echter, eigenhändiger Unterschriften.

Wie kann man seine Unterschrift in ein Dokument einfügen?

PDF-Dokumente können leicht und sicher mit speziellen Webtools wie Flixcheck und dem Freihandfeature von Laptop, Smartphone oder Tablet direkt digital unterschrieben werden.

Zum anderen können Unterschriften auf Papier abfotografiert oder eingescannt und anschließend in das Dokument eingefügt werden. Wichtig zu wissen ist allerdings, dass solche Unterschriften nicht als rechtssicher gelten.

Wie kann ich eine elektronische Unterschrift erstellen?

Eine digitale Unterschrift kann leicht und sicher mit Webtools wie Flixcheck sogar am Smartphone erstellt und rechtssicher in Dokumente eingefügt werden. Außerdem lässt sie sich mithilfe des Freihandfeatures an Laptop oder Tablet erstellen.

Digitale Signaturen in Excel zusammengefasst

Alltägliche Aufgaben und Arbeitsprozesse lassen sich durch digitale Unterschriften vereinfachen und beschleunigen. Als Foto oder in eingescannter Form lassen sie sich einfach auch auf der Signaturzeile in Excel-Dateien platzieren. Wichtig zu wissen ist allerdings: Diese Unterschriften sind nicht rechtssicher.

Möchten Sie Excel-Dateien rechtssicher digital unterzeichnen, ist es erforderlich, die Dateien zuvor in ein PDF-Dokument umzuwandeln und dieses dann digital zu unterschreiben. Das allerdings ist aufwändig und zeitraubend.

Einfacher ist es, auf Webtools wie Flixcheck zurückzugreifen und zum Unterzeichnen individuelle PDFs direkt mithilfe des PDF Editors zu erstellen. Anschließend lassen sich die Dokumente in Sekundenschnelle rechtssicher unterzeichnen.

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