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Korrekte Erfassung von Kundendaten

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Kund:innen sind zu Recht sensibel, wenn es um die ihre Daten geht. Oft fürchten sie um Ihre Privatsphäre und Sicherheit. Sie können das gut nachvollziehen, da Sie selbst in anderen Kontexten Kund:in sind. Auch Sie erwarten einen korrekten Umgang mit Ihren Daten.

Gleichzeitig wissen Sie, wie wichtig die Erfassung von Kundendaten für Ihr Unternehmen ist. Sie trägt dazu bei, Ihre Zielgruppe besser kennenzulernen, Ihre Angebote passgenauer zu gestalten und überhaupt in Geschäftsbeziehung mit Kund:innen treten zu können. Wie Sie Kundendaten korrekt erfassen können, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Wichtig: Möchten Sie Kundendaten korrekt erfassen? Dann probieren Sie jetzt 30 Tage kostenlos aus, wie Sie Flixcheck dabei unterstützen kann.

Inhaltsverzeichnis

Die rechtlichen Regelungen zur Kundendatenerfassung

Was ist erlaubt? Worauf sollten Sie achten? Wir haben die wichtigsten Grundregeln des Datenschutzes als erste Übersicht zusammengefasst, empfehlen aber unbedingt eine Rechtsberatung durch eine Anwältin oder einen Anwalt.

Wie dürfen Kundendaten gespeichert werden?

Folgende Datenschutzrichtlinien der Bundesregierung sind bereits seit 1995 gültig:

  • Minimierung: Es dürfen nur so viele persönliche Daten abgefragt werden, wie nötig sind.
  • Zweckbindung: Die Daten dürfen nur für Zwecke verwendet werden, die mit dem Verbraucher vereinbart waren.
  • Transparenz: Der Verbraucher muss immer einsehen können, was mit seinen Daten geschieht.

Diese Regeln sind grundsätzlich nur für personenbezogene Daten gültig – aber Vorsicht bezogen auf Websites! Vermeintlich nicht personenbezogene Informationen, wie beispielsweise die Zählung der Aufrufe Ihres Internetauftrittes, unterliegen ebenfalls Richtlinien.

Aufgrund der Verarbeitung von Cookies, Standortdaten und IP-Adressen sind hier eine Datenschutzerklärung sowie die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien und der DSGVO nötig.

Wie geht man mit Kundendaten um?

Arbeiten Sie mit DSGVO-Experten

Im Mai 2018 wurde die EU-weite Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) eingeführt. Alle Unternehmen, die ihren Sitz in der EU haben oder Daten von EU-Bürgern erfassen, müssen diese Grundverordnung einhalten.

Anfang 2021 folgten bereits Erweiterungen. Diese werden nicht die Letzten gewesen sein, da sich sowohl die Technik als auch die digitalen Angebote ständig entwickeln. Sie finden beispielsweise hier eine aktuelle Zusammenfassung, was Webseitenbetreiber und Unternehmen wissen müssen.

Wichtig: Wir dürfen Sie über diese grundlegenden Regelungen informieren. Jedoch können wir keine Rechtsberatung bieten. Als Unternehmen sollten Sie sich bei Unsicherheiten mit einem Anwalt in Verbindung setzen.

Tipp: Informieren Sie sich auch darüber, ob in Ihrem Betrieb ein Datenschutzbeauftragter benannt werden muss.

Verwenden Sie DSGVO-konforme Programme

Wenn Sie Personendaten digital verarbeiten, müssen Sie darauf achten, dass auch Ihre verwendeten Programme die Datenschutzgrundverordnung einhalten!

Bei Flixcheck sind Sie hier auf der sicheren Seite: Wir garantieren, dass alle Informationen, die Sie mit den Funktionen von Flixcheck von erfassen, DSGVO-konform verarbeitet werden. Fragen Sie uns gerne nach Details.

Welche Kundendaten sind wichtig?

Es können sehr unterschiedliche Kundendaten erfasst werden, deshalb macht es Sinne eine Kategorisierung vorzunehmen:

  1. Erfassung der Daten von potenziellen Kund:innen
  2. Erfassung der Daten von Neukund:innen
  3. Erfassung der Daten von Bestandskund:innen

Datenerfassung von potenziellen Kund:innen

Personen, die erstmals Ihren Webauftritt besuchen, sind potenzielle Kund:innen! Sie interessieren sich aus noch unbekannten Gründen für Ihr Unternehmen, Ihre Services, Leistungen oder Produkte.

Um diese potenziellen Kund:innen zu erreichen, deren Motive und Wünsche zu ermitteln und zu erfahren, wie Sie mit ihnen in eine Geschäftsbeziehung treten können, müssen Sie Daten über sie sammeln.

Top-of-Funnel Aktionen:

Möglich ist dies beispielsweise über Schaltflächen, die in ihren Webauftritt eingebaut werden. Direkt zu Beginn im Verkaufstrichter („Top of Funnel“) integrierte Aktionen können sein:

  • Option der Registrierung für kostenlosen Testzeitraum
  • Möglichkeit Produktdemos oder Tutorials anzusehen
  • Option einen Newsletter zu abonnieren
  • Wege der Kontaktaufnahme für weitere Informationen zu Produkten, Leistungen, Services (mit dem Feature Flixcheck Widget können Sie solch ein Formular auf Ihrer Website bereitstellen)

Die beschriebenen Services sind kostenlos für Verbraucher:innen.

Pop-up- oder Slide-in-Formulare, um Kundendaten zu erhalten:

Pop-up- oder Slide-in-Formulare erscheinen als kleine Boxen oder im Vollbildmodus auf einer Website. Das damit verfolgt Ziel kann das Erfassen von Kundendaten sein. Um weitere Inhalte ansehen zu können, müssen Interessierte beispielsweise ihre Mailadresse eingeben.

Auslöser für das Entstehen von Pop-up- oder Slide-in-Formularen sind zum Beispiel eine festgelegte Zeitspanne, die Personen auf einer Website verbringen. Man geht davon aus, dass Konsument:innen, die eine gewisse Zeit auf einer Seite verbringen, besonderes Interesse haben.

Pop-up- oder Slide-in-Formulare tauchen auch manchmal direkt beim Aufrufen einer Website oder beim Verlassen eines Webauftrittes auf.

Datenerfassung von Neukund:innen

Sobald Sie Interessierte für sich oder Ihr Produkt gewinnen konnten, müssen Sie deren Daten erfassen. Die Anzahl der gespeicherten Personendaten muss dabei auf das Nötigste reduziert werden. Dennoch müssen Unternehmen alle für sie relevanten Informationen über Kund:innen erfassen.

Wozu werden Kundendaten erfasst?

Welche Kundendaten wichtig sind ist sehr unterschiedlich. Für Versicherungsunternehmen sind mitunter andere Kundendaten relevant als für Energiedienstleister oder Handwerksbetriebe.

In dem meisten Fällen sind aber der Name von Kund:innen und deren Kontaktdaten unverzichtbar. Nur so können Sie beispielsweise mit ihnen in Kontakt treten, oder ihnen wichtige Informationen zukommen lassen.

In vielen Fällen ist eine Geschäftsabwicklung ohne Personendaten gar nicht möglich. Zum Beispiel benötigen Sie eine Rechnungs- und Versandadresse der Käufer:innen, wenn Sie einen Online-Shop betreiben. Für Versicherungen sind sogar Informationen zu geschädigten Gegenständen wie Autos relevant.

Zufriedene Kund:innen durch personalisierte Angebote

Die Erfassung von Kundendaten bietet Ihnen außerdem die Möglichkeit, Ihren Service weiter zu verbessern, Angebote persönlich auf Ihre Kund:innen zuzuschneiden und mehr über die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe zu erfahren.

Kund:innen profitieren von der Verarbeitung, solange Sie die Daten nicht außerzweckmäßig verwenden, somit selbstverständlich auch.

Datenerfassung von Bestandskund:innen

Kundendaten müssen nicht nur zu Beginn einer Geschäftsbeziehung korrekt erfasst werden, sondern auch im fortlaufenden Prozess. Es ergeben sich die unterschiedlichsten Usecases.

Anhand von zwei konkreten Beispielen zeigen wir auf, wie Sie mit dem richtigen Tool, Kundendaten leicht korrekt erfassen können.

Bestandskundendaten erfassen mit Flixcheck!

Usecase 1: Jahresgespräche mit Flixcheck führen

Viele unserer Kund:innen des Versicherungssektors erfassen die Daten ihrer Kund:innen im Rahmen von Jahresgesprächen digital mit Flixcheck.

Sie fragen beispielsweise jährlich standardisiert digital ab, ob sich die Kontaktdaten, die Wohnsituation, der Familienstand oder die berufliche Situation ihrer Kund:innen verändert haben. Sie geben Ihren Kund:innen zudem die Möglichkeit Ihnen Feedback zu geben.

Tipp: Wenn Sie im Rahmen der Registrierung bei Flixcheck als Branche „Versicherung“ auswählen, wird Ihnen unter „Vorlagen“ automatisch eine für das Jahresgespräch angezeigt. Diese können Sie bei Bedarf noch individuell anpassen.

Usecase 2: Riester-Checks mit Flixcheck durchführen

Ein weiterer oft genutzter Anwendungsfall von Flixcheck ist der Riester-Check. Auch hierfür steht Ihnen nach der Registrierung innerhalb Ihres Flixcheckportals eine Vorlage zur Verfügung.

Im Rahmen des Riester-Check erfassen Sie Kundendaten, die Sie bezogen auf die familiäre Situation Ihrer Kund:innen benötigen und lassen sich diese durch eine digitale Unterschrift Ihrer Kund:innen bestätigen.

Welche Kundendaten können sonst noch mit Flixcheck erfasst werden?

Im Geschäftsalltag der meisten Unternehmen kommt es regelmäßig zu Abfragen bezogen auf die Veränderung von Kundendaten. Grundsätzlich lassen sich mit Flixcheck aber jegliche Daten von Kund:innen erfassen.

Flixcheck bietet Ihnen dafür diverse fertige Bausteine (Checkelemente), die Sie per Drag-and-Drop Ihren Anforderungen entsprechend beliebig kombinieren und anpassen können, beispielsweise Kontaktanfragen, Textanfragen, Ja / Nein Anfragen und Unterschriftsanfragen. So lässt sich nahezu jeder Anwendungsfall abbilden.

Wie sammelt man Kundendaten? Der Prozess mit Flixcheck

Wenn Sie nicht auf bestehende Vorlagen zu verschiedenen Usecases zugreifen möchten, stellen Sie sich Ihre eigenen Kundenanfragen nach dem vorgestellten Prinzip zusammen.

So können Sie wiederkehrende Abfragen für Ihre Kund:innen erstellen, speichern und als Sammelcheck standardisiert an alle vorgesehenen Kund:innen versenden. Das spart Zeit und Kosten. Zudem können Sie jährlich die persönliche Situation Kund:innen abfragen und somit Vertriebspotential identifizieren.

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Vorteile der Datenerfassung mit Flixcheck

Durch die Nutzung von Flixcheck fällt das Hinterhertelefonieren oder Versenden von Briefen und Mails weg und gleichzeitig stehen Ihnen die Kundendaten in der Regel viel schneller zur Verfügung. Außerdem müssen sie seltener mehrfach erfragt werden.

Testen Sie Flixcheck jetzt 30 Tage lang kostenlos!
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