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So machen Sie das Jahresgespräch mit Ihren Kund:innen zum Erfolg

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Es ist wieder so weit, das Jahresgespräch mit Ihren Kund:innen steht an. Einige Ihrer Kund:innen werden Sie vor Ort besuchen oder in einer Videokonferenz treffen.

Von anderen Kund:innen benötigen Sie nur einzelne, wichtige Informationen? Diese können Sie gezielt und einfach digital abfragen und so Zeit und Geld sparen.

Wie das mit der richtigen Software möglich ist, erfahren Sie in diesem Beitrag. Außerdem geben wir Ihnen Tipps, wie Sie Jahresgesprächstermine planen und alle erforderlichen Informationen einholen können. Läuft alles gut, werden Ihre Kund:innen Ihnen treu bleiben.

Achtung: Sie möchten schnell und einfach Jahresgespräche mit Ihren Kunden durchführen und vereinbaren? Dann testen Sie Flixcheck 30 Tage kostenlos und reduzieren Sie Ihre Durchlaufzeiten um bis zu 82%!

Inhaltsverzeichnis

Warum Jahresgespräche führen?

Ob persönlich vor Ort, in einer Videokonferenz oder mittels digitaler Abfrage – Jahresgespräche mit Kund:innen haben Vorteile:

  • Die Bindung zueinander wird gesteigert – Kund:innen lassen sich weniger leicht von Konkurrent:innen abwerben.
  • Ihre Kund:innen erfahren, welche Produkte oder Leistungen Sie ihnen zusätzlich anbieten können. Das kann sich auf die Kundenzufriedenheit auswirken.
  • Ihre Kund:innen erhalten die Gelegenheit, in einem geeigneten Rahmen ihre Probleme und Wünsche zu äußern.
  • Sie erhalten aktuelle Kundeninformationen und -zielsetzungen und identifizieren so Vertriebspotential.

Mit welchen Kund:innen Jahresgespräche führen?

Grundsätzlich ist es wichtig jährlich mit all Ihren Kund:innen in Kontakt zu treten und ein Jahresgespräch zu führen. Es muss jedoch entschieden werden, mit welchen Kund:innen Sie persönliche Gespräche führen und welche für digitale Abfragen besser geeignet sind. So gelingt Ihnen eine effiziente Planung.

Senden Sie schriftliche Abfragen an kleine Accounts und B2C-Kund:innen

Bei kleineren Kund:innen oder Verträgen im B2C-Geschäft ist es meist sinnvoll, asynchron und digital wichtige Informationen abzufragen, statt ein Meeting einzuberufen.

Fragen Sie beispielsweise jährlich standardisiert digital ab, ob sich die Kontaktdaten, die Wohnsituation, der Familienstand oder die berufliche Situation verändert haben. Geben Sie Ihren Kund:innen zudem die Möglichkeit Ihnen Feedback zu geben. All das ermöglicht Ihnen der Einsatz von Flixcheck.

Vorteile von schriftlichen Abfragen

Es hat Sie bisher viel Zeit gekostet im Rahmen der jährlichen Abfragen aktuelle Informationen von Ihren Kund:innen einzuholen? Das berichten auch unsere Kund:innen. Durch die Nutzung von Flixcheck fällt das Hinterhertelefonieren oder Versenden von Briefen und Mails weg und gleichzeitig stehen die Informationen viel schneller zur Verfügung. Außerdem müssen sie seltener mehrfach erfragt werden.

Wie sieht der Prozess mit Flixcheck aus?

Flixcheck bietet Ihnen diverse fertige Bausteine (Checkelemente), die Sie per Drag-and-Drop Ihren Anforderungen entsprechend beliebig kombinieren und anpassen können, beispielsweise Kontaktanfragen, Textanfragen, Ja / Nein Anfragen, Unterschriftsanfragen.

So können Sie die jährlichen Abfragen für Ihre Kund:innen erstellen, speichern und als Sammel-Check standardisiert an alle vorgesehenen Kund:innen versenden. Das spart Zeit und Kosten. Zudem können Sie jährlich die persönliche Situation Kund:innen abfragen und somit Vertriebspotential identifizieren.

Tipp: Wenn Sie im Rahmen der Registrierung bei Flixcheck die Branche „Versicherung“ auswählen, wird Ihnen unter „Vorlagen“ automatisch eine für das Jahresgespräch angezeigt. Diese können Sie bei Bedarf noch individuell anpassen.

Persönliche Gespräche mit Potential

Vereinbaren Sie auf jeden Fall ein persönliches Jahresgespräch mit allen Kund:innen, von denen Sie sich eine lange bestehenbleibende Geschäftsbeziehung erwarten. Und natürlich mit allen, bei denen Sie hohe Chancen auf ein Wachstum der Zusammenarbeit sehen!

Key Accounts und Neuzugänge begeistern

Zusätzlich erhalten alle Key Accounts eine Einladung für ein Meeting. Das sind die Accounts, die durch ihre Absatzmenge oder ihre Image-Bedeutung den Erfolg Ihres Unternehmens mittragen. Hier sollte auch dann ein Gespräch geplant werden, wenn Sie einen Absprung befürchten. Vielleicht können Sie noch ein Umdenken erreichen.

Zu guter Letzt gilt es neue Kund:innen zu überzeugen. Diese sollten wissen, dass es sich lohnt, weitere gemeinsame Projekte zu starten. Sprechen Sie daher mit Abnehmer:innen, die erst im letzten Jahr dazugekommen sind.

So vereinbaren Sie den Termin zum persönlichen Jahresgespräch mit Ihren Kund:innen

Finden Sie einen Zeitpunkt

Laden Sie Ihre Kund:innen proaktiv zum Gespräch ein. Besonders einfach und übersichtlich funktioniert das mit Flixcheck. Über den fertigen Baustein (Checkelement) „Datumsabfrage“ senden Sie Ihren Kund:innen die Terminanfrage digital über Mail oder SMS zu.

Ihre Kund:innen bekommen so die Möglichkeit, ein gewünschtes Datum mit Uhrzeit vorzuschlagen. Gleichzeitig können Sie ein Textfeld mitsenden, in dem die Kund:innen Fragen und Anregungen für das Meeting eintragen können. Sie erhalten dann direkt eine Rückmeldung.

Terminbestätigung und Vorbereitung

Haben Sie einen Termin gefunden? Dann können Sie Ihren Kund:innen den Termin mittels Flixcheck bestätigen. Dazu steht Ihnen in Ihrem Flixcheckportal unter „Vorlagen“ der Check „Terminbestätigung inkl. Kalendereintrag“ zur Verfügung.

Lassen Sie Ihren Kund:innen so neben dem Zeitpunkt des Jahresgesprächs auch alle Angaben zu notwendigen Unterlagen zukommen. So haben Sie alle wichtigen Informationen übersichtlich zusammengefasst.

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Hier erfahren Sie mehr darüber, wie Außendiensttermine vereinbart und das Treffen dann vorbereitet werden kann.

Das Jahresgespräch ist neben dem Kick-Off das wichtigste gemeinsame Treffen und hat einen großen Einfluss auf die Zukunft Ihrer Unternehmen. Daher sollte ausreichend Zeit vor dem Termin zur Verfügung stehen. Vereinbaren Sie keine Jahresplanung direkt für den nächsten Tag.

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Informationen erfragen und Recherche durchführen

Bevor Sie in den Termin gehen, müssen bestimmte Informationen vorliegen. Erfragen Sie diese in Ihrem Unternehmen, recherchieren Sie im Netz oder schicken Sie mit Flixcheck schnell eine Anfrage (Check) direkt an Ihre Kund:innen, um alles Nötige in Erfahrung zu bringen.

Wichtig:

  • Verschaffen Sie sich Klarheit über die Inhalte der aktuellen Zusammenarbeit sowie über die gültigen Konditionen. Vor allem dann, wenn Sie diese nicht selbst vereinbart haben. Auf dieser Basis können auch Neuverhandlungen stattfinden.
  • Informieren Sie sich über die allgemeine Entwicklung der Branche, der ihre Kundin oder ihr Kunde angehört.
  • Informieren Sie sich über Pläne und Probleme des Unternehmens. Auf welche Aspekte können Sie im Gespräch eingehen und eine gemeinsame Lösung vorschlagen?
  • An welchem Ort wird das Jahresgespräch stattfinden? Welche Bedingungen werden Sie antreffen und welche Technik gibt es? Werden Sie live vor Ort sein oder wird das Jahresgespräch digital stattfinden?

Was Sie sonst vorbereiten sollten

Neben der Recherche sollten Sie innerhalb Ihres eigenen Teams folgende Dinge festlegen oder erstellen:

  • Eine Agenda für das Meeting. Senden Sie diese an alle Gesprächsteilnehmenden beider Unternehmen.
  • Die Ziele, die Sie im Gespräch erreichen möchten.
  • Ein Maximalziel (bei Absatz, Vertragsdauer, Projektanzahl etc.) sowie eine Untergrenze, bis zu der Sie mit sich verhandeln lassen.
  • Ein lockeres Einstiegsthema ins Gespräch.
  • Einen netten Aufhänger, mit dem Sie Ihre Präsentation interessant (= für Ihre Kundin oder Ihren Kunden relevant) starten können.
  • Die Präsentation selbst. Sie sollte nicht etwas verkaufen wollen, sondern Lösungen für ein Problem vorschlagen und kurzweilig sein.

Preisverhandlung gewinnen

Geld ist nicht alles, aber darüber muss gesprochen werden

Etwas zu verkaufen, zu einem möglichst hohen Preis, ist nur ein Teilziel des Gesprächs. Das Hauptziel ist es einen Mehrwert für beide Seiten zu schaffen. Das heißt, Sie müssen bei der Verhandlung immer den Nutzen einer Kooperation abwiegen. Wenn diese nicht viel Umsatz bringt, zahlt diese Zusammenarbeit anderweitig auf Ihre Unternehmensziele ein? Wie wertvoll ist das Unternehmen durch seinen Namen, oder durch seine Pionier-Rolle?

Dennoch ist es wichtig, das Thema der Kosten direkt zu besprechen. Denn die Tarife müssen geklärt sein, um Überraschungen zu vermeiden. Dabei ist es der Job Ihres Gegenübers, den Preis zu drücken. Seien Sie darauf von Beginn an gefasst.

Welchen Mehrwert bringen Sie Ihren Kund:innen?

Wenn Sie an diesem Punkt des Gesprächs angekommen sind, betonen Sie den Nutzen, den Ihre Dienstleistungen oder Produkte in den vergangenen Monaten gebracht haben. Zeigen Sie ebenso, wie Sie in Zukunft hilfreich sein können. Dieser Mehrwert ist es, der bezahlt wird. Nicht nur die Arbeitsstunden! Am besten funktioniert die Taktik, wenn Sie nicht selbst Ihre Leistungen aufzählen, sondern die Kund:innen fragen, welchen Mehrwert die Zusammenarbeit bringt.

Es hilft auch, eine Liste mit den Leistungen parat zu haben, die Sie nicht in Rechnung gestellt haben. Das kann eine Produktprobe gewesen sein, eine Beratung, ein spontaner Notfalltermin, eine verlängerte Testzeit oder ähnliches. Geht die Kundin oder der Kunde auf den Deal ein, könnten solche Zusätze weiterhin kostenlos bleiben.

Kompromissfindung oder Trennung ohne Deal

Falls erforderlich können Sie Geschäftspartner:innen beim Preis entgegenkommen – dann aber so, dass das Produkt in einem Paket gebündelt sind. Es kann beispielsweise eine Mindestabnahme geben. Zu guter Letzt sollten Sie aber auch erkennen, wann es keinen gemeinsamen Nenner gibt und Ihre Energie für andere Kund:innen aufheben.

Ziele und Maßnahmen vereinbaren

Achten Sie auf die Reihenfolge in der Agenda: Kund:innen werden im Jahresgespräch zuerst gefragt, welche Ziele sie für die weitere Zusammenarbeit verfolgen. Dann können Sie bei der Vorstellung Ihrer Pläne, Produkte und Dienste entsprechend auf diese Wünsche eingehen. Erwähnen Sie nur, was für Ihre Kundin oder Ihren Kunden relevant ist. Nachdem die Ziele klar sind, legen Sie Maßnahmen fest. Vereinbaren Sie verbindlich, wer was und bis wann erledigt.

Beim Jahresgespräch im B2C-Geschäft geht es ausschließlich um die Bedürfnisse der Kund:innen, nicht um Ihre Unternehmensziele. Dazu müssen Ihre Kund:innen nur ihre Wünsche äußern oder Entscheidungen treffen und die nötigen Daten liefern. All dies kann jederzeit über den Versand von Fragebögen mittels Flixcheck stattfinden.

Zusätzliche Tipps speziell für Jahresgespräche in Online-Meetings

Gute Planung verringert Unsicherheiten mit der Technik

Sie möchten das Jahresgespräch mit Ihren Kund:innen in einem Meeting online stattfinden lassen? Gerade dann ist es wichtig die Rahmenbedingungen klar zu kommunizieren. An welchem Datum, zu welchem Zeitpunkt und mit welchen Meeting-Tool wird das Treffen stattfinden? Senden Sie ausführliche Zugangsinformationen, in denen auch erklärt wird, ob zum Beispiel etwas heruntergeladen oder ein Passwort eingegeben werden muss.

Diese Rahmenbedingungen können Sie bequem via Flixcheck mit Ihren Kund:innen teilen. Auch dafür bietet sich beispielsweise die zuvor vorgestellte fertige Vorlage „Terminbestätigung inkl. Kalendereintrag“ an, die all diese Informationen gebündelt an Ihre Kund:innen sendet.

Ihre Vorbereitung

Kleiden Sie sich für das Remote-Meeting so, als ob Sie vor Ort wären. Seien Sie vorbereitet und haben Sie alle Unterlagen digital zur Verfügung. Prüfen Sie außerdem, ob Sie Ihren Bildschirm teilen können und auch sonst schon alle wichtigen Funktionen des Videokonferenz-Tools kennen. Alles andere wirkt unprofessionell.

Effektive Online-Kommunikation mit Ihren Kund:innen

Während des Jahresgesprächs mit Ihren Kund:innen sollten alle Kameras und Mikrofone eingeschaltet sein. Auch während der Präsentationen, um alle Reaktionen wahrnehmen zu können. Nehmen Sie sich zu Beginn Zeit für einen Eisbrecher – denn in guter Atmosphäre lässt es sich besser verhandeln.

Sie können Ihren Kund:innen während des Termins Fragen stellen oder diese hinterher über die Abfragen von Flixcheck beantworten lassen. Einige unserer Kund:innen nutzen Flixcheck in solchen hybriden Modellen: Jahresgespräche finden zwar in virtuellen Meetings statt, bestimmte Informationen werden in diesem Zusammenhang aber zusätzlich direkt mittels Flixcheck abgefragt und liegen somit schriftlich vor.

Planen Sie jetzt Ihr nächstes Jahresgespräch, mit technischer und organisatorischer Unterstützung von Flixcheck!

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