Kundentermine besser organisieren – 15 Praxistipps

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Wer sein Unternehmen nach vorne bringen will, ist auf erfolgreiche Termine mit neuen und bestehenden Kunden angewiesen. Damit Sie im nächsten Treffen glänzen – und den wichtigen Deal schon bei der Begrüßung abschließen können – haben wir 15 Organisations-Tipps für Sie zusammengestellt.

1. Mehrere Zeitpunkte vorschlagen


Zunächst einmal müssen ein Datum und eine Uhrzeit gefunden werden. Damit Sie bei Ihrem Kunden nicht für Planungsstress sorgen, schlagen Sie ihm mehrere mögliche Zeitpunkte vor. Eine Auswahl zwischen drei Terminen ist eine gute Anzahl. Mit dieser ist der Kunde nicht überfordert, doch es besteht genug Wahlmöglichkeiten, damit sich etwas finden sollte.

Wenn Sie als Unternehmen sehr flexibel sind, können Sie den Kunden auch ganz offen fragen, wann es ihm am besten passt. Falls dieser selbst einen engen Zeitplan hat, wird er dankbar sein für die freie Auswahl. Hat der Kunde hingegen viel Zeit, kann er immer noch darum bitten, dass Sie die Vorschläge machen. Flixcheck bietet hierfür die Option „Datumsanfrage“, wahlweise mit Uhrzeit oder Datumsbereich.

2. Einladung mit Details und Agenda versenden


Sobald ein Termin ausgemacht wurde, sollten Sie alle wichtigen Infos zusammentragen (Ort oder Weblink, Plattform, Inhalt, welche Vorbereitungen getroffen werden müssen, Teilnehmer, …) und diese in schriftlicher Form an den Kunden senden. Diese Nachricht sollte so übersichtlich sein, dass man in Sekunden die Eckdaten erfassen kann.

Bei Flixcheck gibt es dafür das Check-Element „Termin“. Der Kunde kann sich diesen gleich noch als .ics-Datei im eigenen Kalender abspeichern. Bei B2B-Meetings ist es sinnvoll, auch die Agenda für das Treffen vorab zu versenden. Sie erlaubt, dass sich jeder auf die offenen Fragen vorbereiten kann, macht das Meeting selbst strukturierter und effizienter und jeder weiß, was besprochen werden muss, damit das Meeting zum Abschluss kommen kann.

3. Termin in den Kalender eintragen – mit Reminder


Nur sich selbst eine kurze Notiz im Kalender zu hinterlassen, genügt nicht. Arbeiten Sie (zusätzlich zum Taschenkalender, wenn Ihnen dieser hilft) mit einem digitalen Kalender-Tool. Es erlaubt, dass Sie automatische Erinnerungsnachrichten, sogenannte Reminder, erhalten. Das können auch mehrere sein, zum Beispiel einen Tag, und dann nochmal eine Stunde, oder 10 Minuten vor Beginn.

Planen Sie Ihre nächste Woche zudem im Kalender schon, so weit es geht, voraus. Dann sehen Sie auch, wo noch etwas frei ist und wie hoch das Pensum ist. Feste private Termine sollten ebenfalls notiert sein. Damit gehen Sie sicher, dass Sie nicht versehentlich zu spät kommen, da der Plan aus den Augen, aus dem Sinn war. Und: An diesem Tag keine Überstunden!

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4. Farbkodierung für Kundentermin-Kategorien


In jedem Unternehmen gibt es unterschiedliche Arten von Kundenterminen. Wenn Sie jeder eine eigene Farbe geben, ist auf den ersten Blick sichtbar, was Sie erwartet. Zum Beispiel kann es ein Verkaufsgespräch sein, ein erstes Kennenlernen, ein Webinar, eine Problembesprechung, eine Neuverhandlung, das monatliche Jour-Fixe oder anderes.

Die Methode der Farbkodierung funktioniert sowohl in ihrem Kalender aus Papier als auch in den meisten digitalen Tools. Alternativ können Sie eine Farbe für alle Kundentermine wählen und weitere für private Erledigungen oder interne Meetings.

5. Immer ausreichend Zeitpuffer einbauen


Einer der größten und häufigsten Fehler im Projektmanagement ist es, davon auszugehen, dass alles reibungslos abläuft. Es wird also nur die Zeit eingeplant, die für die reine Ausführung der Tätigkeit benötigt wird. Doch es wird fast immer Fragen, Probleme und Zwischenfälle geben. Daher sollte bis zu doppelt so viel Zeit für To Do‘s eingeplant werden.

Auch bei Anfahrtszeiten kennen wir es alle: Bei jedem wichtigen Termin überrascht uns ein Stau auf der Autobahn oder der Zug fällt aus. Wir fühlen uns machtlos, geraten in Panik und ruinieren uns damit das (nach hinten verzögerte) Treffen. Planen Sie also auch hier bis zur doppelten Fahrzeit ein. Falls auch das nicht genügt, liegt es immerhin wirklich nicht mehr in Ihrer Macht (z.B. wegen Unwetter) und Sie können ehrlich die Lage schildern und darum bitten, dass der Termin verschoben wird.

6. Sich über den Kunden informieren


Vor allem dann, wenn es um die Planung einer neuen Zusammenarbeit geht, ist es immer gut, über sein Gegenüber informiert zu sein. Welche Position hat diese Person in ihrem Unternehmen? Wie ist ihr Name und wie möchte sie angesprochen werden? Auch die Interessen und weitere Projekte können z.B. via Website, LinkedIn oder bei geschäftlichen Social-Media-Profilen eingesehen werden. Hier Bescheid zu wissen, wird den Einstieg ins Gespräch erleichtern. Zudem ist es ein Zeichen der Anerkennung für den Kunden.

Die Daten des Kunden sollten in einem CRM-System (Customer Relationship Management) eingepflegt werden. Mindestens Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse sollten hinterlegt sein. Zudem das Unternehmen, weitere Kontaktwege wie die Adresse sowie der Verlauf der bisherigen Gespräche, Fragen und Abmachungen. Wenn etwas fehlt, fragen Sie nach, z.B. mit unseren Abfragen, die easy via E-Mail oder SMS versendet werden können.

7. Informieren Sie Ihre Kollegen und Vorgesetzten/Mitarbeiter


Nicht nur Sie selbst sollten Ihren Termin im Kalender haben. Auch Ihre Kollegen sollten Bescheid wissen, wann Sie wegen eines Kundentermins ausgebucht sind. In dieser Zeit kann keine andere Besprechung mit Ihnen geplant werden. Die Kollegen wissen außerdem, dass Sie dann nicht stören sollten. Oder sie erfahren, wie und wo sie selbst teilnehmen können. Das geht am besten über einen geteilten Online-Kalender.

8. Den Konferenzraum für den Kundentermin organisieren


Wenn Ihr Kunde persönlich bei Ihnen vorbeikommt, reservieren Sie rechtzeitig einen passenden Raum. Sorgen Sie rechtzeitig vor Ankunft dafür, dass Getränke und ggf. kleine Snacks bereitstehen. Auch Informationsmaterial über Ihre Firma, Stifte und Notizzettel sollten greifbar sein.

Auch bei virtuellen Konferenzräumen via Telefon oder Videotelefonie kann es sein, dass es nur begrenzt viele Zugänge/Accounts/virtuelle Räume gibt. Informieren Sie sich über die Gegebenheiten in Ihrem Team.

9. Kundentermine am Telefon oder Videochat organisieren


Digitale Technik erlaubt es uns, von weit entfernten Orten miteinander in Echtzeit zu kommunizieren. Wenn Sie mit mehreren Personen telefonieren möchten, haben Sie schon einen virtuellen Telefon-Konferenzraum ausprobiert? Bei diesen rufen alle Teilnehmer die gleiche Nummer an, anstatt dass einer alle zuschalten muss. Für die Sicherheit kann ein Zugangscode verwendet werden.

Wenn Sie einen Videocall planen, testen Sie unbedingt vorab Kamera und Mikrofon und nehmen Sie dann bis zum Meeting keine Einstellungsänderungen mehr vor. Achten Sie auch darauf, was man im Hintergrund bei Ihnen sieht. Wenn Sie einen Kundentermin organisieren, verwenden Sie ein Programm, bei dem der Kunde nicht zwingend etwas installieren muss. Für ihn kann es komfortabler sein, den Webbrowser zu nutzen. Alternativ sollte ein Telefon bereitliegen, falls die Technik nicht mitmacht.

10. Protokoll führen (lassen)


Egal in welcher Form Sie Ihren Kundentermin organisieren, ob face-to-face, am Telefonhörer oder am Rechner – haben Sie immer Stift und Papier bereit oder ein Schreibprogramm offen. Es gibt kaum etwas Ärgerlicheres als hinterher nicht mehr zu wissen, was besprochen wurde. Es führt entweder zu peinlichen Nachfragen, Missverständnissen, falsch erledigter Arbeit oder Wiederholungsmeetings.

Wenn es zu viel Arbeit ist, das Gespräch und das Protokoll gleichzeitig zu führen (zum Beispiel, weil Sie erst einmal etwas präsentieren und die Reaktionen des Kunden gleichzeitig festhalten wollen), können Sie zu zweit zum Termin erscheinen. Ihr Begleiter kann sich voll und ganz aufs Mitschreiben konzentrieren und bei Verständnisfragen nachfragen.

11. Eine Person pro Abteilung entsenden


Wenn mehrere Abteilungen von Ihrem Unternehmen sich mit einem Kunden treffen, genügt es, aus jedem Team einen Vertreter dabei zu haben. Die anderen können sich weiter um das Tagesgeschäft kümmern, oder parallel einen zweiten Kundentermin organisieren. Sie werden sich später gegenseitig informieren.

Bevor sich mehrere Abteilungen mit demselben Kunden treffen, sollten sie alle auf dem gleichen Wissensstand sein. Nicht, dass jeder dieselbe Frage stellt, oder mit unterschiedlichen Absichten ins Meeting geht. Ein irritierter Blick des Sitznachbarn hinterlässt außerdem keinen guten Eindruck beim Kunden.

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12. Verlässlich und verbindlich sein


Sie wollen zeigen, dass der Kunde sich auf Sie verlassen kann und, dass er das Beste bekommt. Deswegen ist Verbindlichkeit bei Kundenterminen unerlässlich. Das bedeutet auch: Bei einem wirklich triftigen Grund ist es besser, einen Termin abzusagen oder zu verschieben, als ihn halbherzig oder verspätet durchzuführen. Bevor Sie zu diesem Mittel greifen, sollte aber alles darangesetzt werden, dass der Termin stattfinden kann.

13. Unterstützung in der täglichen Planung durch eine*n Assistent*in


Sie merken, dass allein die Planung und Koordination Ihrer (Kunden-)Termine die ganze Arbeitszeit einnimmt? Sie wollen aber keinen Kunden verlieren, sondern allen den besten Service bieten und das Unternehmen wachsen lassen? Dann sollten Sie in Betracht ziehen, einen Sekretär oder eine Sekretärin einzustellen.

In der modernen, digitalen Welt gibt es außerdem den Beruf der Virtuellen Assistenz (kurz VA). Freelancer von überall auf der Welt übernehmen die Nebenaufgaben Ihres Geschäftes. Das kann eben die Terminplanung sein, aber auch die Social-Media-Betreuung, die Buchhaltung, Datenpflege, Kundenservice, Recherchen und vieles mehr. Geben Sie lieber einen Teil der Verpflichtungen in fremde Hände, als dass Sie ihre Kundentermin nicht mehr wahrnehmen können.

14. Immer gut vorbereitet und freundlich sein


Dieser Punkt fasst mehrere der vorherigen Aspekte zusammen. Zum Beispiel, dass Sie immer einen Zeitpuffer einplanen und den Konferenzraum herrichten sollten. Es ist aber egal, worum es inhaltlich geht: Eine gute Vorbereitung und freundliches Auftreten sind die wichtigsten Aushängeschilder bei Ihren Kundenterminen. Der erste Eindruck zählt und wenn dieser nicht stimmt, sucht sich der Kunde einen anderen Anbieter.

Dies spielt übrigens auch bei Bewerbergesprächen eine Rolle. Wenn Sie guten Mitarbeiter brauchen, müssen Sie sich von Ihrer besten Seite zeigen. Nicht als das große Unternehmen, das sich alles erlauben und frei auswählen kann. Sorgen Sie dafür, dass neue Talente gerne bei Ihnen einsteigen.

15. Die Definition des Wahnsinns ist, …


… immer dasselbe zu tun, aber andere Ergebnisse zu erwarten. Für die Organisation Ihres Kundentermins bedeutet dies: Wenn ein Meeting nicht so abläuft wie gewünscht, prüfen Sie, was Sie das nächste Mal besser machen können. Auch dafür sind die Vertreter der anderen Abteilungen oder der Protokollant geeignet. Sie können von außen auf unsere Organisation schauen und überlegen, was das nächste Mal optimierter ablaufen kann.

Sie wollen Kundentermine online organisieren?


Dann schicken Sie Ihren Kunden ganz unkompliziert die digitalen „Click & Meet“-Termine auf sein Handy oder ins Mailfach. Flixcheck ermöglicht sowohl die Abfrage von wichtigen Informationen (Kundendaten, bester Termin, Agenda) als auch den Versand der Einladung. Vereinfachen Sie sich das tägliche Kalenderchaos mit Flixcheck.

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