Wie Ihr Außendienst Termine vereinbart, die zum Abschluss führen

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Als Außendienstler fahren Sie zum Kunden, um ihn von Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung zu überzeugen. Die Aufgabe lautet, Absätze zu generieren. Es gibt dabei Methoden, mit denen Sie die Chance auf einen erfolgreichen Abschluss steigern können, unabhängig von Ihrer Branche und Tätigkeit.

Ein zentraler Erfolgsfaktor ist die gute Vorausplanung der Kundentermine. Wir verraten, warum Verkaufsgespräche meist ein paar Tage vorab vereinbart werden sollten und wie Sie bei der Vorbereitung idealerweise vorgehen. So wird sich die Anzahl Ihrer Verkäufe schnell erhöhen.

Warum Ihr Außendienst seine Termine im Voraus vereinbaren sollte


Wie fühlen Sie sich, wenn Sie gerade beschäftigt sind und jemand klingelt an der Tür oder am Telefon und möchte Ihnen – jetzt sofort – etwas verkaufen? Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass Sie ablehnen. Selbst dann, wenn das Angebot interessant klingt. Der Grund ist, dass Sie sich in der Situation nicht wohlfühlen. Der Verkäufer hat Sie überrumpelt.

Unangenehme Situationen wie diese wollen Sie, aus Sicht des Vertrieblers, natürlich vermeiden. Das Gespräch soll immerhin zum Verkauf führen. Deshalb empfiehlt es sich, ca. zwei Tage bis zwei Wochen vor einem Kundenbesuch einen festen Termin zu vereinbaren. Inklusive Zeit, Ort, Agenda und den Gesprächsteilnehmern.

Die Terminplanung hat verschiedene Vorteile:

  • Sie vermeiden es, eine längere Strecke auf sich zu nehmen, nur um dann abgewiesen zu werden.
  • Sowohl Sie als auch der Kunde können sich intensiv auf den Termin vorbereiten. Dadurch sind schon mehr Informationen vorhanden, die beim Gespräch weiterhelfen.
  • Ein angekündigtes Treffen bietet genügend Zeit und Ruhe, um auch komplexere Produkte, Verträge oder Zusammenarbeiten zu besprechen.
  • Beide Seiten haben eine bessere Chance, einen guten ersten Eindruck zu vermitteln.
  • Der (potenzielle) Kunde erkennt, dass Sie Wert auf Ihren Service legen und organisiert arbeiten.
  • Sie lassen dem Kunden mehr Freiraum; er kann genauer wählen, was er von Ihnen möchte und was nicht.


Warum zwei Tage bis zwei Wochen vorher?


Zwei Tage sollten Sie sich, beziehungsweise Ihrem Außendienst, sowie dem Kunden mindestens Zeit geben, sich vorzubereiten. Eilige Dinge können dann noch vorher erledigt werden. Informationen oder Gegenstände können bis zum Treffen beschafft werden und beide Seiten können überlegen, was sie im Meeting erreichen möchten.

Wenn Sie weiter als zwei Wochen im Voraus die Außendiensttermine planen, besteht die Gefahr, dass das Meeting seine Relevanz verliert. Zum Beispiel kann es sein, dass der Interessent bis dahin einen anderen Anbieter gefunden hat. Wenn der Kunde in den nächsten zwei Wochen keine Zeit hat, ist ein späterer Termin denkbar. Sie als Anbieter sollten aber zeitnah verfügbar sein. Der Kunde soll immerhin wissen, dass er Ihnen wichtig ist und Sie erreichbar sind.

Stärken Sie durch persönliche Treffen die Bindung


Verbindlicher als eine E-Mail


Theoretisch können Sie einfach eine E-Mail mit Ihrem Werbetext versenden und hoffen, dass viele Empfänger kaufen werden. Wenn Sie aber Ihren Außendienst entsenden und den Kunden persönlich treffen lassen, lernen sich diese auf einer tieferen, sozialen Ebene kennen. Das stärkt die Geschäftsbeziehung und führt so zu mehr Verkäufen! Eventuell entwickeln sich sogar Freundschaften, aus denen ein gemeinsames Wachstum entsteht.

Vor allem beim Erstkontakt ist ein Treffen vor Ort die beste Wahl. Sie erfahren viel darüber, wie „der andere tickt“, wenn Sie sich gegenüberstehen. Auch die Reaktionen auf Ihr Angebot können weitaus besser eingeschätzt werden als bei einem Verkaufsmailing. Vereinbaren Sie daher Termine, bei denen Ihr Außendienst persönlich auf den Kunden trifft.

Alternative Orte für Meetings


Neben den eigenen Büros können Sie sich auch auf einer (Branchen-)Veranstaltung verabreden. Dies kann ein zusätzlicher Wohlfühlfaktor sein. Wenn Sie beide ohnehin dort sind, sparen Sie zudem eine stressige Reise. Für manche Meetings eignet sich auch ein informeller Treffpunkt, wie zum Beispiel eine Sportveranstaltung oder ein Restaurant. Informieren Sie sich doch, wie Ihr möglicher Kunde dazu steht.

Alternativ können Sie ein Videotelefonat planen. Dieses kommt am nächsten an eine reale Begegnung heran und ist in unserer Zeit oft die praktikablere Option. Doch auch diese benötigen eine Vorausplanung.

Kundenstammaufbau für Start-Ups


Als Start-up haben Sie noch keine vorherigen Kunden, die Sie weiterempfehlen könnten. Ebenso stellt Ihr Markenname noch kein Verkaufsargument dar. Sogar das Produkt an sich ist eventuell noch unbekannt. In dieser Phase ist Ihr Außendienst besonders gefragt. Er sollte sich viel Zeit für Ihre ersten Kunden nehmen. Bereiten Sie sich auch auf jede mögliche Nachfrage zu Ihrem Produkt und Unternehmen vor.

Sie sollten außerdem von Anfang an mit professionellen Tools arbeiten. Nutzen Sie ein CRM und recherchieren Sie etwas zu Ihrem Ansprechpartner. Ihr Gewinn: Sie können jeden Termin für Ihre Marktforschung nutzen. Achten Sie zum Beispiel darauf, wie ein Kunde auf verschiedene Features reagiert. Im Anschluss können Sie nach weiterem Input fragen, oder ganz am Ende nach einer Bewertung Ihrer Leistungen.

Für diese Rückfragen können Sie die Check-Abfragen von Flixcheck nutzen. Die Bewertungsanfrage ist nur eine von vielen Optionen.

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In welchen Fällen es besser ist, spontan vorbeizukommen


Manchmal hat ein Außendienstler mehr Glück, wenn er keinen Termin vereinbart, sondern spontan vorbeikommt. Ein Beispiel dafür ist: Wenn Sie vermuten, dass Ihr Kunde einem Termin nicht aktiv zusagen wird. In diesem Fall können Sie Ihr Glück versuchen. Achten Sie aber darauf, wann Sie gehen sollten, da definitiv kein Interesse besteht.

Unangekündigte Besuche ermöglichen zudem mehr Flexibilität: Wenn Sie mehrere Termine an einem Tag geplant haben, kann es zu Verschiebungen und Verspätungen führen. Folgetermine müssten abgesagt werden. Ist hingegen nichts geplant, muss auch nichts verschoben werden. Auch die Zeit und Kosten für die Planung entfallen.

Außendienst vor dem heimischen Rechner?


Inzwischen ist es normal, dass wir von daheim arbeiten und auch, dass wir Meetings aus dem Wohnzimmer heraus führen. Das Internet macht es möglich. Gerade vor dem heimischen Rechner sollten Sie jedoch nicht spontan ein Meeting starten. Ihr Kunde ist womöglich gar nicht darauf vorbereitet, hat also vielleicht nicht die passende Technik parat.

Ein kurzer spontaner Anruf geht jedoch immer. Vereinbaren Sie also gerne per Sprachanruf ein anschließendes Videotelefonat. Remote Meetings haben den Nachteil, dass die persönliche Bindung weniger stark ausgebaut wird. Sie haben aber auch den Vorteil, dass Reisezeit und Kosten gespart werden und, aktuell natürlich, dass ansteckende Kontakte vermieden werden.

Den Kundentermin des Außendienstes richtig vorbereiten


Die erste Kontaktaufnahme mit dem Lead kann auf verschiedenen Wegen stattfinden. Eventuell meldet dieser sich auch bei Ihnen. Optionen sind telefonisch, per Mail oder Kontaktformular, über Social Media oder auf einem Event. Jetzt geht es darum, einen gemeinsamen Termin auszumachen. Das kann für einen ersten Deal sein, ein jährliches Meeting, einen Projektstart oder viele weitere Szenarien.

Die Terminfindung


Schauen Sie auf Ihren eigene Kalender. Geben Sie dann Ihrem Kunden mehrere Termine zur Auswahl. Ziel ist, dass dieser wirklich Zeit für Sie hat. Sie können auch Ihren Kunden eine Zeit vorschlagen lassen. Beides geht mithilfe von Flixcheck: Versenden Sie Datums- und Zeitanfragen oder Termininfos per Mail, Link oder SMS.

Ihr Lead wählt einen Zeitpunkt. Nun gilt es, herauszufinden, wer Ihr Gesprächspartner sein wird. Finden Sie genug über diese Person heraus, um einen Aufhänger für das Einstiegsgespräch zu finden. Vielleicht gibt es ja gemeinsame Interessen oder ein passendes aktuelles Thema.

Informationen über den Kunden sammeln


Informieren Sie sich über Ihren Kunden auch im geschäftlichen Context. Was könnte derjenige gerade brauchen? Wie kann man ideal zusammenarbeiten?

Sie benötigen noch schnell eine Info von Ihrem Kunden? Dann können Sie ihm unkompliziert eine Abfrage via Flixcheck zukommen lassen. Ganz gleich, ob es um eine offene Frage, eine Zahl oder ein Foto geht. Wenn der Termin steht, senden Sie alle wichtigen Infos an alle Beteiligten. Auch dafür gibt es eine Flixcheck-Termin-Option. Die Infos lassen sich herunterladen oder direkt im Kalender abspeichern.

Routenplanung und Reminder


Planen Sie nun Ihre Route, falls eine Reise nötig wird. Oder treffen Sie die Vorbereitungen in Ihrem Büroraum für ein virtuelles Meeting. Dazu gehört immer ein Technik-Check und, dass Sie Ihren Kollegen Bescheid geben.

Einen Tag vor dem Treffen können Sie noch einmal einen Reminder an sich, oder Ihren Außendienst, und Ihren Kunden senden. Erinnern Sie noch einmal an die Gesprächsthemen und daran, was von jedem benötigt wird. Schreiben Sie den Reminder voller Vorfreude. Mehr Details zur Organisation finden Sie hier.

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Wie Ihr Vertrieb bei Terminen überzeugt, statt zu überreden


Die erfolgreichsten Verkaufsgespräche sind die, bei denen das Verkaufen nicht im Vordergrund steht. Vielmehr geht es darum, sein Gegenüber zu verstehen und eine Lösung für sein Problem anzubieten. Das kann im ersten Schritt auch nur Zuhören und eine Bestandsaufnahme sein. Oder Sie stellen erst einmal all Ihre Angebote vor, ohne auf einen bestimmten Abschluss zu drängen. Der Deal kann später besiegelt werden.

Welches Ziel hat Ihr Außendiensttermin?


Überlegen Sie also eher: Warum sind Sie hier? Warum geht Ihr Außendienst auf Reisen? Es geht um das persönliche Kennenlernen und einen Vertrauensaufbau. In Sie und Ihr Produkt. Bei einem geplanten Kundentermin können Sie ausführlich auf jede Frage eingehen. Sie können Ihre Angebote auch anschaulicher erklären, zum Beispiel indem Sie das Produkt mitbringen. Sogar ein reiner Austausch von Ideen unter Partnern ist möglich.

Verkaufen ist das darauffolgende Ziel. Wenn Sie direkt auf einen Abschluss drängen, kann es sein, dass Sie dem Kunden einmal erfolgreich etwas verkaufen. Daraus wird aber keine längere Kundschaft entstehen. Bei erster Gelegenheit wird der Vertrag gekündigt, wenn der Abschluss aus schlechtem Gewissen stattfand.

Der Mehrwert für den Kunden


Vor allem für den Kunden muss Ihr gemeinsamer Termin einen Nutzen haben. Er ist es, der etwas dazugewinnen soll. Um Ihre Chancen zu erhöhen, fragen Sie ihn, was er bräuchte. Daraus können sich schöne Ideen ergeben, wie der eigene Service noch erweitert werden kann. Orientieren Sie sich daran, dass am Ende ein Bedürfnis des Kunden erfüllt sein muss, nicht eines von Ihnen.

Die technische Basis für Ihren Vertriebserfolg


Flixcheck erleichtert Ihnen die Planung und Organisation von Außendienstterminen im Arbeitsalltag. Sie können mit unserer cloudbasierten Software beliebige Informationen an Ihren Kunden senden oder von ihm abfragen. In vielen verschiedenen Formaten, und unkompliziert per Link, SMS oder E-Mail. Probieren Sie es aus und werden Sie Spitzenverkäufer.

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