prozessoptimierung

Prozessoptimierung – Ausführlicher Ratgeber

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

Prozesse kontinuierlich zu optimieren ist eine zentrale Aufgabe für Unternehmen, um im 21. Jahrhundert wettbewerbsfähig zu bleiben!

Was ist Prozessoptimierung? Wie funktioniert sie, was bewirkt sie und wer optimiert Prozesse? Antworten auf diese Fragen erhalten Sie in diesem Beitrag. Zudem geben wir Ihnen einige Beispiele, wie verschiedene Branchen Prozesse mit Unterstützung von Flixcheck verbessern können.

Testen Sie selbst 30 Tage kostenlos, wie Sie mit Flixcheck Ihre Prozesse schnell, unkompliziert und digital optimieren.

Inhaltsverzeichnis

Definition: Was ist Prozessoptimierung?

Unter „Prozessoptimierung“ versteht man die Absicht die Effektivität und die Effizienz von Prozessen innerhalb von Unternehmen gezielt zu verbessern. Um diese Verbesserung zu erreichen, werden bestimmte Methoden angewendet und begründet Maßnahmen ergriffen.

Da Effektivität und Effizienz von Prozessen immer im Zusammenhang mit aktuellen Rahmenbedingungen betrachtet werden müssen, handelt es sich bei Prozessoptimierung um einen fortlaufenden Prozess, der nie abgeschlossen ist. Aktuell spielt die voranschreitende Digitalisierung bestimmter Branchen dabei eine große Rolle.

Wie funktioniert Prozessoptimierung?

Analyse

Um Prozesse optimieren zu können, müssen diese zunächst analysiert werden. Der IST-Stand muss erhoben werden. Es geht um die Analyse von Abläufen, Produkten und Dienstleistungen, um deren Schwachstellen und Potentiale aufzudecken. Die Analyse dauert je nach Umfang unterschiedlich lange.

Redesign

Anschließend müssen Maßnahmen entwickelt werden, um die aufgedeckten Potentiale weiter auszubauen und die Schwachstellen zu verbessern. Hier wird häufig von Redesign gesprochen. Selbstverständlich können dabei nicht alle Aspekte gleichzeitig und sofort angegangen werden. Trotzdem ist es wichtig in dieser Phase ganzheitlich und prozessual zu denken.

Umsetzung

Die entwickelten Maßnahmen bilden die Basis für die Umsetzung der Prozessoptimierung. Die Dauer der Umsetzungsphase hängt von dem Umfang der vereinbarten Maßnahmen ab. Häufig werden gerade zu Beginn einer Optimierung von Prozessen zunächst Einzelmaßnahmen, wie der Einsatz einer neuen Software vorgenommen.

Was gehört noch zur Prozessoptimierung?

Nach der Analysephase, der Entwicklung von Maßnahmen und deren Umsetzung sollte der Optimierungsprozess evaluiert werden. Das heißt der Prozess selbst sollte einer Analyse unterzogen werden.

Evaluation

Innerhalb der Evaluation sollten nicht nur der Erfolg der Umsetzung betrachtet werden.
Es ist auch wichtig zu evaluieren, welche Schwierigkeiten und positive Ansatzpunkte sich aus der Analyse und dem Redesign ergeben haben. So können diese Erkenntnisse in weitere Optimierungen von Prozessen einbezogen werden.

Leitende Fragen können dabei beispielsweise folgende sein:

  • Welche Analysemethoden waren aus welchen Gründen besonders positiv für unser Team/unser Unternehmen?
  • Welche Managementkonzepte haben nicht funktioniert und welche könnten künftig stattdessen genutzt werden?
  • Wo brauchen wir bei weiteren Prozessoptimierungen Hilfe von externen Partnern?

In bestimmten Bereichen können externe Partner beziehungsweise deren Produkte und Dienstleistungen für alle Phasen der Prozessoptimierung hinzugezogen werden.

Welche Methoden zur Prozessoptimierung gibt es?

Es existieren diverse Methoden, die je nach Branche und Anwendungsfall ausgewählt werden müssen. Grundsätzlich ist es wichtig, dass diese Methoden sinnvoll kombiniert werden.

Die unterschiedlichen Methoden zur Prozessoptimierung können grob in die folgenden Oberkategorien eingeteilt werden:

  • Kreativitätstechniken
  • Analytische Methoden
  • Weitere Methoden

Einige dieser Methoden stellen wir im Folgenden vor, bevor die Wirkungen der Prozessoptimierung dargestellt werden.

Kreativitätstechniken

Um Prozesse zu analysieren und zur Ideenfindung können Kreativitätstechniken eingesetzt werden. Es existiert eine große Anzahl an Kreativitätstechniken, die häufig folgenden Einsatz finden:

  • Brainstorming
  • Mind-Map
  • 635-Methode

Brainstorming

Die wohl bekannteste Methode stellt das Brainstorming dar. In der Umsetzung fällt aber gerade diese Methode oft gar nicht so leicht. Beim Brainstorming geht es darum, gezielt alle Ideen zu einem Thema einzubringen und zwar unabhängig davon, ob diese zunächst realistisch oder umsetzbar erscheinen.

Hier entstehen Visionen, die häufig Ansätze zum Weiterdenken liefern und abgewandelt zu positiven Innovationen führen. Oft ergeben sich daraus neue Denkanstöße. Die Abbildung eines Themas aus unterschiedlichen und ganzheitlichen Sichtweisen kann daraus resultieren.

Beim Brainstorming ist es sinnvoll Personen mit verschiedenen Expertisen zu beteiligen, um von diversen Sichtweisen zu profitieren. Es bietet sich an dabei Moderierende zu bestimmen, um die Ideen zusammenzutragen.

Mind-Map

Eine Mind-Map kann aus den gesammelten Ansätzen eines Brainstormings erstellt werden. Sie kann jedoch auch davon unabhängig entstehen.

Mind-Maps stellen mittels eines Schlagwortes oder einer kurzen Phrase ein zentrales Thema in den Mittelpunkt. Ausgehend davon werden dann Unterthemen gebildet, die mittels weiterer Verzweigungen ein Thema gliedern. Anders als beim Brainstorming entsteht hier bereits eine Strukturierung des Themas. Daraus können dann Erfordernisse, Zuständigkeiten oder Umsetzungsoptionen abgeleitet werden.

635-Methode

An einer Prozessanalyse nach der 635-Methode nehmen 6 Personen teil, die je 3 Idee aufschreiben und diese 5 Mal an die anderen Personen weiterreichen. Alle Teilnehmenden notieren dann weitere 3 Ideen und reichen diese wiederum 5 Mal weiter. So entstehen binnen kürzester Zeit viele Ansätze zu einem Themenbereich.

Gerade für Unternehmen, die bisher weniger auf Angestelltenpartizipation gesetzt haben, bieten die Kreativitätstechniken einen wertschätzenden, motivierenden und erfolgsversprechenden Ansatz.

Analytische Methoden

Als analytische Methoden werden beispielsweise „FMEA“, „Ursache-Wirkungs-Diagramm“ und „Morphologischer Kasten“ verstanden.

FMEA

Die Abkürzung FMEA steht für Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse. Dabei geht es darum die Möglichkeiten für Fehler aufzudecken und festzuhalten. Innerhalb einer Tabelle werden mögliche Fehler, Fehlerarten, Fehlerursachen, Vermeidungsmaßnahmen, Entdeckungsmaßnahmen und die Risiko-Prioritätszahl (RPZ) formuliert. Durch sie sollen die Risiken eine Rangfolge bekommen.

Ursache-Wirkungs-Diagramm

Das Ursache-Wirkungs-Diagramm (Ishikawa-Diagram) enthält eine Ziel- oder Problemformulierung, die auf der rechten Seite eines Blattes notiert wird. Mittels eines darauf gerichteten Pfeiles werden links Lösungsmöglichkeiten oder mögliche Ursachen von Problemen formuliert.

Morphologischer Kasten

Mittels des Morphologischen Kastens werden Attribute und Ausprägungen in einer Tabelle gegenübergestellt. Durch die Kombination können unterschiedliche neuen Lösungen entwickelt werden.

Weitere Methoden

Zusätzlich zu den oben genannten „Kreativitätstechniken“ und „Analytischen Methoden“ gibt es noch eine Vielzahl an Managementkonzepten.

Die hier vorgestellten Methoden gehen über den Analyseprozess hinaus und unterstützen das Redesign und die Umsetzung.

5S-Methode

Die 5S-Methode bezieht sich auf den Prozess der Arbeitsgestaltung und zielt auf die Organisation des Arbeitsplatzes ab. Sie beschreibt ein Vorgehen, um diesen zu sortieren, zu ordnen, zu säubern, diesen Zustand als Standard zu erachten und zu erhalten. Sie bildet häufig zu Grundlage für weitere Optimierungsmaßnahmen.

Six Sigma

Six Sigma findet häufig in Industriezweigen, wie der Automobilindustrie Anwendung. Six Sigma definiert ein statistisches Qualitätsziel, weshalb es zumeist im Qualitätsmanagement eingesetzt wird, um Prozessverbesserungen voranzutreiben.

Genutzt wird beispielsweise der „DMAIC“-Zyklus (Define=Definieren, Measure=Messen, Analyze=Analysieren, Improve=Verbessern, Control=Steuern). Dabei handelt es sich um eine standardisierte Vorgehensweise, die zielgerichtete und kontrollierte Prozessoptimierungen ermöglichen soll.

Was bewirkt eine Prozessoptimierung?

Es gibt weder die eine Methode noch die eine Wirkung von Prozessoptimierung. Wie die Wahl und die Kombination der Methoden, hängt auch die Wirkung der Prozessoptimierung von verschiedenen Faktoren ab.

Unterschiedliche Branchen, Unternehmensgrößen und Zielvorstellungen beeinflussen die Wirkungen von Prozessoptimierung. 7 Wirkungen, die häufig erzielt werden sollen, zeigen wir nachfolgend beispielhaft auf. Dazu verdeutlichen wir, wie Flixcheck dabei helfen kann diese Wirkungen im Rahmen von Prozessoptimierung zu erreichen.

1. Produktivitätserhöhung

Gesteigerte Produktivität ist sicher ein Ziel, das Prozessoptimierung oft verfolgt. Es kann auf verschiedene Arten erreicht werden. In der Regel wird dabei auf eine Kombination aus technischen und organisatorischen Mitteln gesetzt.

Eine solche Kombination ermöglicht in bestimmten Fällen beispielsweise die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Dafür bietet Flixcheck verschiedene Optionen an.

Mit Flixcheck senden Sie Ihren Kund:innen automatisiert individuelle, digitale Formulare via SMS oder E-Mail aufs Smartphone. Sie erfragen so digitale Dokumente, Fotos, Unterschriften oder Bankverbindungen mit nur wenigen Klicks.

2. Qualitätsverbesserung

Die Verbesserung der Qualität von Produkten ist in Bestrebungen zur Prozessoptimierung oft ein zentrales Anliegen. Ob es sich dabei um physische Produkte, Software oder Dienstleistungen handelt spielt keine Rolle.

Vielmehr geht es darum geeignete Mess- und Prüfmittel auszuwählen, die eine mögliche Qualitätsverbesserung nachweisen können. Als Methoden der Qualitätssicherung gelten statistische Verfahren wie Six-Sigma oder die anderen der zuvor dargestellten Ansätze.

Gerade im Bereich von Dienstleistungen stellt der Kundenservice ein entscheidendes Qualitätsmerkmal dar. Mit Flixcheck haben Sie ein Tool an der Hand, dass die Kundenzufriedenheit um bis zu 90% erhöht.

3. Verkürzung von Durchlaufzeiten

Als Durchlaufzeit wird der Zeitraum angesehen, der von Beginn bis zum Abschluss eines Arbeitsvorganges benötigt wird. Bei einer Schadenmeldung in der Versicherungsbranche zählt dazu die Meldung des Schadens, die Bearbeitung und die Abwicklung.

Die Verkürzung der Durchlaufzeit spielt eine große Rolle, weil damit eine Kostensenkung einhergeht, wenn gesparte Ressourcen anderweitig genutzt werden können.
Fragen, die bei der Analyse zur Verkürzung der Durchlaufzeit gestellt werden können, sind beispielsweise:

  • Wo entstehen längere Wartezeiten?
  • Wodurch entstehen sie?
  • Wie könnte das verändert werden?


Durchlaufzeiten mit Flixcheck verkürzen

Unsere Kunden berichten, dass sie ihre Durchlaufzeiten durch die Nutzung von Flixcheck um bis zu 82% verringern können. Gerade wenn es um das Einholen benötigter Informationen von Kund:innen geht, ohne die eine weitere Bearbeitung nicht möglich ist, kann Flixcheck helfen.

Innerhalb der digitalen Abfrage werden Kund:innen von Flixcheck durch die Fragen geleitet und wissen genau, welche Informationen benötigt werden. Ein Fertigstellen der Abfrage ist erst möglich, wenn die Informationen vollständig sind. So entsteht Sicherheit auf Seite der Kund:innen und keine Stagnation des Arbeitsprozesses.

4. Reduzierung von Ressourcen

Ressourcenreduzierung beziehungsweise -schonung ist ein zentrales Thema in Unternehmen. Schlagworte in diesem Zusammenhang sind „Nachhaltigkeit“ und „Effizienz“, aber zunehmend auch die „Work-Life-Balance“.

Im Rahmen der Prozessoptimierung wird zur Verbesserung von personellen Ressourcen zunehmend auf Automatisierungen gesetzt. So können personelle Ressourcen da eingesetzt werden, wo ihre individuelle Erfahrung, ihr Wissen, ihre Meinungen, ihre Ideen oder ihre Sozialkompetenzen gefragt sind.

Ressourcen sparen mit Flixcheck

Flixcheck erledigt diese standardisierten Aufgaben. Durch den Einsatz von Flixcheck können sie zum Beispiel den Versand von Briefen entscheidend minimieren. Damit werden personelle Ressourcen geschont und können für individuelle Aufgaben eingesetzt werden.

Zudem wird ihr Unternehmen dadurch nachhaltiger. Die aktuelle CO2-Einsparung durch den Einsatz von Flixcheck im Vergleich zu herkömmlichem Briefverkehr liegt aktuell bei -40g pro Kundenkontakt.

5. Verbesserung von Abläufen

Um Abläufe verbessern zu können, müssen Schwachstellen und Verbesserungspotential mittels Analysetechniken aufgedeckt werden. Danach können Maßnahmen erarbeitet und durchgeführt werden.

Ein Ablauf, der mittels Digitalisierung deutlich vereinfacht und optimiert werden kann, ist beispielsweise die Signatur von Verträgen. Für die Unterschrift müssen Verträge an Kund:innen geleitet werden. Das erfolgt häufig entweder postalisch, via Mail oder als Download. Kund:innen müssen die Dokumente dann händisch in Papierform unterschreiben und entweder eingescannt oder per Post zurückschicken.

Das alles kostet Zeit, Geld und ist umständlich. Durch diesen Prozess kommt es zudem zu verlängerten Durchlaufzeiten.

Zeit sparen mit Flixcheck

Mit Flixcheck können verschiedene Arten digitaler Unterschriften erstellt werden. Wir bieten Ihnen neben der einfachen elektronischen Signatur (EES) auch die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) für die Unterschrift von Verträgen durch Ihre Kund:innen an.

Der Signierungsprozess funktioniert hier intuitiv und ohne Download von Dokumenten mit wenigen Klicks und ganz ohne weitere Hilfsmittel, wie Drucker, Scanner und den Weg zum Briefkasten. Wartezeiten durch Versand entfallen.

6. Verbesserung der Kommunikation

Moderne Informations- und Kommunikationstechnik wird im Unternehmensalltag immer wichtiger. Kommunikation betrifft von Branche zu Branche unterschiedliche Bereiche. Grundsätzlich kann die Kommunikation zwischen Mitarbeitenden oder mit Kund:innen optimiert werden.

Bei der Verbesserung von Kommunikationsprozessen kann es um die technische Umsetzung der Kommunikation, um Kommunikationsinhalte oder die Kommunikationskultur gehen.
Nutzen Sie auch hier die vorgestellten Analysemethoden, um herauszustellen, welche Bereiche der Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens optimiert werden sollen.

Für die Kommunikation zwischen Mitarbeitenden sind als technische Umsetzungstools beispielsweise gute Videokonferenz-Systeme und Groupware-Software wichtig.

Technische Gestaltung der Kommunikation mit Flixcheck

Für die digitale Kundenkommunikation hält Flixcheck ein Tool bereit. Unsere anwendenden Unternehmen aus der Versicherungsbranche nutzen Flixcheck beispielsweise um Jahresgespräche online mit ihren Kund:innen zu führen.

7. Senkung von Kosten

Die Optimierung von Prozessen steht aus betriebswirtschaftlicher Sicht in engem Zusammenhang mit der Reduzierung Kosten. Diese kann zum Beispiel durch die effizientere Gestaltung von Produktionsbedingungen, durch Produktivitätssteigerung oder durch Ressourcenreduzierung erreicht werden.

Auch durch die angesprochene Automatisierung von Geschäftsprozessen kann die Nutzung von Flixcheck maßgeblich zur Kostenoptimierung beitragen. Sie beschleunigt beispielsweise Prozesse, trägt zur Reduzierung von Fehlern bei, optimiert den Einsatz personeller Ressourcen.

Wer macht Prozessoptimierung?

In vielen Unternehmen lag und liegt die Prozessoptimierung im Zuständigkeitsbereich des Qualitätsmanagements (QM). In diesem Rahmen geht es häufig darum Schwachstellen aufzudecken und einen Überblick bezüglich des Optimierungsbedarfs innerhalb bestimmter Geschäftsprozesse zu erstellen. Leider ergibt sich daraus in der Regel aber wenig Einfluss auf strategische Unternehmensentscheidungen, die Teil der Prozessoptimierung sind.

Prozessoptimierung wird vor diesem Hintergrund zunehmend zu einem Bestandteil eines umfassenden und ganzheitlichen Prozessmanagements von Unternehmen. Einige Unternehmen setzen dabei auf Industrial Engineering.

Ist Prozessoptimierung für alle Branchen und Unternehmen sinnvoll?

Dieses ganzheitliche Prozessdenken in Bezug auf die stetige Anpassung und Verbesserung von Strukturen und Abläufen gilt als Grundlage einer erfolgreichen betriebswirtschaftlichen Ausrichtung von Unternehmen. Prozessoptimierung erweist sich als unumgänglich, um im Wettbewerb bestehen zu können.

Gerade im Zusammenhang mit zunehmender Digitalisierung müssen Anwendungen gefunden werden, die Prozesse optimieren, und zwar sowohl innerhalb von Großkonzernen als auch in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU). Kurz gesagt: Prozessoptimierung ist für alle Branchen und Unternehmen wichtig!

Flixcheck unterstützt Unternehmen aller Größen und Branchen zuverlässig und unkompliziert bei der Optimierung von Prozessen.

FAQ: Die meistgestellten Fragen

faq-kundenservice

Wie kann man einen Prozess optimieren?

1. Analyse – IST-Stand ermitteln
2. Redesign – Maßnahmen entwickeln
3. Umsetzung
4. Evaluation

Lesen Sie ausführlich wie Prozessoptimierung funktioniert.

Welche Prozessoptimierung gibt es?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten Geschäftsprozesse zu optimieren 

Was macht man als Prozessoptimierer?

1. Prozesse analysieren und IST-Stand ermitteln
2. Optimierungsbedarf festlegen
3. Verbesserungsmaßnahmen entwickeln
4. Verbesserungsmaßnahmen einführen und umsetzen
5. Prozessoptimierung evaluieren
6. Evaluationsergebnisse in Weiterarbeit integrieren

Lesen Sie ausführlich wie Prozessoptimierung funktioniert.

Was ist Prozessverbesserung?

Prozessverbesserung wird häufig synonym mit Prozessoptimierung verwendet. Eine Optimierung ist jedoch weitreichender als eine Verbesserung, weil sie das bestmögliche Ergebnis für einen Prozess anstrebt.

Testen Sie Flixcheck jetzt 30 Tage lang kostenlos!
Weitere Blogartikel