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Digitalisierung in einfachen Worten erklärt

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„Digitalisierung“ – ein Begriff, der in aller Munde ist. Nicht zuletzt durch die Corona-Pandemie erregt kaum ein Schlagwort so viel Aufsehen. Die letzten Jahre haben uns allen vor Augen geführt, dass die Digitalisierung des Bildungssystems und der Arbeitswelt dringend vorangetrieben werden müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und nicht abgehängt zu werden.

Was bedeutet Digitalisierung und wie funktioniert sie? In diesem Artikel wird Digitalisierung in einfachen Worten erklärt. Dabei geht es weniger um die technischen Aspekte als vielmehr um die konkrete Umsetzung im geschäftlichen Kontext. Wir zeigen auf, wie Flixcheck eingesetzt werden kann, um Unternehmen bei der Digitalisierung zu unterstützen und nennen dafür ein prominentes Beispiel!

Testen Sie jetzt 30 Tage kostenlos aus, wie Flixcheck Ihnen helfen kann, Ihre Prozesse zu digitalisieren.

Inhaltsverzeichnis

Wie die Digitalisierung funktioniert: in einfachen Worten erklärt

Kurz und einfach erklärt: Technischer Hintergrund

Digitalisierung bedeutet, dass analoge in digitale Werte umgewandelt werden, damit sie auf diese Weise verarbeitet und gespeichert werden können.
Analoge Werte lassen sich stufenlos wahrnehmen – zum Beispiel in Form von Zeigern, die sich fließend über das Ziffernblatt einer Uhr bewegen. Man kann so auch die Zeiten zwischen zwei Uhrzeiten erkennen.

Digitale Signale hingegen werden als fest definierte Ziffern versendet und sind so auch von Maschinen lesbar. Das ist der große Vorteil der Digitalisierung! Das Grundprinzip ist damit, festgelegte Codes zu verwenden, um eine Information elektronisch zu übertragen.

Was bedeutet Digitalisierung?

Wenn von Digitalisierung gesprochen wird, liegt der Fokus oft nicht auf dem technischen Hintergrund – der Umwandlung von analogen in digitale Werte. Digitalisierung wird vielmehr als Synonym für die Auswirkungen dieser Umwandlung verstanden.

Es geht um die Einführung und Nutzung von Digitaltechnik, wie Computern und Internet und um die Effekte, die diese digitale Technik auf unser privates und geschäftliches Leben hat.

Bei der Digitalisierung handelt sich um einen Megatrend: Immer mehr Daten werden gespeichert, verarbeitet, verbreitet und dazu benutzt, um Maschinen „intelligent“ handeln zu lassen.

Chancen und Vorteile der Digitalisierung für Unternehmen

Durch die Digitalisierung entstehenden technische Möglichkeiten, die unsere Art zu arbeiten positiv beeinflussen.

Ressourcen schonen

Digitalisierung ermöglicht es bestimmte Aufgaben automatisiert von Computern erledigen zu lassen und dadurch Geld, Zeit und „Manpower“ zu sparen.

Durch Automatisierung und Prozessoptimierung, kann menschliche Arbeitskraft da eingesetzt werden, wo menschliche Eigenschaften auch wirklich gebraucht werden. Wenn beispielsweise soziale und emotionale Interkationen und Problemlösefähigkeit gefragt sind.

Durch die Digitalisierung von Prozessen lassen sich zudem Ressourcen in Form von Papier, Holz, Wasser, Chemikalien für Farben und Energie für Druck und Versand von Briefen sparen.

Erfahren Sie in unserem Beitrag mehr über die Vorteile eines papierlosen Büros.

Orts- und Zeitunabhängigkeit

Durch die digitale Verfügbarkeit von notwendigen Daten und Dokumenten wird mobiles Arbeiten möglich. Ob im Büro, im Homeoffice oder von unterwegs. Arbeit kann jeder Zeit und von jedem Ort erledigt werden. Das kann sich auf die Motivation und Produktivität auswirken.

Tipps zum effizienten Arbeiten im Homeoffice erhalten Sie hier.

Vernetzung

Mit der Orts- und Zeitunabhängigkeit, die durch Digitalisierung ermöglicht wird, geht auch die Chance der Vernetzung mit anderen Teams und Unternehmensstandorten einher. Dezentrale und internationale Zusammenarbeit wird möglich und das bietet enormes Potential.

Mögliche Nachteile der Digitalisierung

Investition

Die Umstellung auf digitale Technik und Prozesse kostet Zeit und Geld. Die Mehrwerte dieser Investition überwiegen in der Regel jedoch langfristig.

Tipp: Lassen Sie sich von starken Partner:innen und Tools bei der Digitalisierung und Optimierung Ihrer Prozesse unterstützen.

Unübersichtlichkeit

Die Möglichkeiten die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen voranzutreiben sind schier unendlich. Was vor dem Hintergrund passgenauer Lösungen für nahezu alle Anwendungsfälle positiv zu bewerten ist, kann jedoch zu Orientierungslosigkeit führen.

Um auch hier die Vorteile der vielen Angebote für sich nutzen zu können, sollten Sie sich beraten lassen.

Interesse an den Vor- und Nachteile der Digitalisierung? In unserem Beitrag behandeln wir diese noch einmal sehr ausführlich.

Aktuelle Entwicklungen der Digitalisierung

Die Digitalisierung schreitet schnell voran. Um als Unternehmen, Einrichtung oder Verein nicht den Anschluss zu verlieren, ergibt es Sinn sich mit aktuellen Fortschritten vertraut zu machen. Nur so können Sie abschätzen, welche digitalen Entwicklungen und Tools für Sie Sinn ergeben.

Künstliche Intelligenz

Die künstliche Intelligenz (KI) bezeichnet Anwendungen, die dafür sorgen, dass Maschinen lernen. So sollen sie längerfristig in der Lage sein, eigene Entscheidungen zu treffen. Hier geht es darum, menschliches Lernen auf einen Computer zu übertragen.

Internet der Dinge

Beim Internet der Dinge oder Internet of Things (IoT) tauschen Geräte über integrierte Chips, Sensoren oder Software untereinander Daten aus. Sie kommunizieren so, um beispielsweise energieeffizienter zu arbeiten. Ein bekanntes Beispiel ist das SMART-Home.

Weitere Entwicklungen

Momentan ist Big Data eine wichtige Entwicklung der Digitalisierung. Big Data meint große Datenmengen, die nur noch von Maschinen verarbeitet werden können. Daraus lassen sich viele wichtige Informationen filtern, die zum Beispiel für Produktvorschläge genutzt werden können.

Das Cloud-Computing meint Anwendungen, die für mehrere Nutzer dezentral angeboten werden. Das ist vor allem für standortübergreifende und internationale Zusammenarbeit sehr relevant.

Insgesamt sind all diese Trends Teile der Industrie 4.0. So wird die offizielle Forschungsagenda genannt, die sich mit den industriellen Entwicklungen der Zukunft befassen soll.

In unserem Beitrag klären wir auf, was Digitalisierung für Unternehmen bedeutet.

Innovative Geschäftsmodelle

Mit dem voranschreitenden 21. Jahrhundert spielen im Unternehmenskontext vor allem innovative Geschäftsmodelle eine immer wichtigere Rolle. Es geht verstärkt um disruptive Technologien, um Flexibilisierung und Individualisierung, wie Prof. Dr. Oliver Bendel weiß.

Ein innovatives Tool, das diese Aspekte aufgreift und integriert ist Flixcheck.

So unterstützt Flixcheck bei der Digitalisierung

Die skalierbare SaaS-Anwendung Flixcheck hilft Unternehmen dabei, ihre Kundenbetreuung effektiver, innovativer und digitaler zu machen.

Wie funktioniert Flixcheck?

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Unternehmen: Digitale Formulare erstellen und versenden

Innerhalb des Flixcheck-Portals können Unternehmen ihren Kund:innen individuell konfigurierte DSGVO konforme Anfragen – sogenannte Checks – zusammenstellen.

Dabei kann es sich zum Beispiel um das Einholen eines SEPA-Mandats oder einer digitalen Signatur handeln, aber auch um digitale Schadenmeldungen oder Riester-Checks.

Die Konfiguration eines Checks erfolgt nach dem Baukastenprinzip. Innerhalb des Flixcheck-Portals stehen verschiedene Elemente wie beispielsweise Unterschrifts-, Foto-, Adress-, Bankverbindungsabfragen, Terminabsprachen, Textfelder, Ja/Nein-Abfragen, Datei-Uploads oder ein PDF-Editor zur Verfügung.

Diese Elemente können per Drag-and-Drop zu beliebigen Formularen und damit zu unterschiedlichsten Anwendungsfällen zusammengesetzt werden.

Via SMS oder Mail werden diese Anfragen direkt auf das Smartphone oder den Computer von Kund:innen gesendet.

Kund:innen: Checks erhalten und bearbeiten

Die Kund:innen erhalten dann eine Textnachricht (als Mail oder SMS). Durch das Anklicken des darin enthaltenen Links öffnet sich der Check, ohne, dass die Kund:innen etwas downloaden oder eine App installieren müssen. Sie gelangen direkt in eine Webanwendung.

Mittels eindeutiger Handlungsanweisungen werden sie durch die Anfrage geführt. Die Nutzer:innen wissen zu jeder Zeit, welche Angaben von ihnen erwartet werden. Genau das ist einer der Vorteile, die Filxcheck auszeichnet, weiß Andreas Baum, Mitgründer und CEO von Flixcheck.

Das macht Kund:innen an Flixcheck glücklich!

Auf die Frage „Was macht Kund:innen an Flixcheck glücklich?“, antwortet Baum: „Dass sie sofort wissen, welche Angaben von ihnen verlangt werden und dass sie einen Erfolg haben. Sie wissen, dass sie richtig geantwortet haben, weil sie ein positives Feedback vom System bekommen.“

Die Unsicherheit, ob alle relevanten Informationen oder Dokumente auch wirklich beim Versicherer, Energiedienstleister oder Telekommunikationsanbieter ankommen, entfällt. Kund:innen wissen sicher, dass Bearbeitungsprozesse nicht aufgrund fehlender Daten ins Stocken geraten.

Schneller, digitaler und individueller Informationsaustausch mit Flixcheck

Unternehmen: Eingehende Checks bearbeiten und verwalten

Sobald Anwendende eine Anfrage beantwortet haben, senden sie diese sofort an die Unternehmen zurück. Die eingehenden Checks finden sich innerhalb des „Eingang“ im Flixcheck-Portal. Hier können sie bearbeitet oder heruntergeladen werden. Das ermöglicht eine Integration in individuelle Systeme von Unternehmen.

Sobald die Bearbeitung eines Vorganges abgeschlossen ist, kann der Check beispielsweise archiviert werden. Bei Bedarf kann jeder Zeit wieder darauf zugegriffen werden – digital und ohne langes Suchen.

Unternehmensprozesse digitalisieren mit Flixcheck – Beispiel „Deutsche Telekom AG“

Die Deutsche Telekom nutzt Flixcheck innerhalb der digitalen Anwendung „Media Transfer“. Dadurch können in Beratungsgesprächen über die Hotline benötigte Dokumente, Fotos und Unterschriften zwischen Kund:innen und Servicemitarbeitenden ausgetauscht werden.

Hier werden viele Prozesse direkt im ersten Kontakt gelöst, da die erforderlichen Dokumente und Informationen während des Gesprächs, in Echtzeit, getauscht werden. Kund:innen erhalten live ein Feedback der Servicemitarbeitenden. So werden Verzögerungen der Bearbeitung durch spätere Rückfragen und fehlende Angaben vermieden.

Anwendungsszenario: Ausweisanforderung:

Ein Anwendungsszenario ist dabei beispielsweise das Anfordern einer Ausweisfotografie. Dieses verschlüsselte Foto wird an einen Server der Deutsche Telekom AG übermittelt und steht Servicemitarbeitenden dann direkt zur Verfügung.

Zeitersparnis und Vereinfachung mit Flixcheck

Anke Courtial, Projektleitung bei Deutsche Telekom Service GmbH, resümiert: „Der Kommunikationsprozess mit Flixcheck schließt die Lücke zwischen Post, Fax und Video-Ident. Unsere Kunden müssen nichts kopieren, per Post versenden, scannen oder Ähnliches. Ein großer Pluspunkt für sie ist damit die Zeitersparnis! Für die Deutsche Telekom ist Flixcheck zudem bei der Erhöhung der Erstlösungsquote hilfreich.“

Unternehmensprozesse digitalisieren mit Flixcheck – Beispiel „Versicherungen“

Versicherungsunternehmen zählen aktuell zu der größten Nutzergruppe von Flixcheck. Vor allem die folgenden 5 Top-Usecases werden viel genutzt:

  1. Tarif-Aktualisierung: Unterschrift eines neuen Vertrages oder eines Beratungsverzichtes.
  2. Schadenmeldung jeglicher Art: Ausführliche Fragebögen inklusive Fotoupload.
  3. Einholung Opt-In (UWG): UWG-konforme Einverständniserklärung von Kund:innen zur Kontaktaufnahme.
  4. Vertriebskampagne „Jahresgespräch“: Jährliche Abfrage bei Kund:innen, inwiefern sich die persönliche Situation geändert hat und Identifikation von Vertriebspotenzial.
  5. BU – Abfrage: Abfrage der für eine BU-Berechnung relevanten Details.

Für diese und weitere Fälle bietet Flixcheck diverse bestehende Vorlagen an. Erproben Sie diese jetzt 30 Tage kostenlos .

Besonders einfach: Vorlagen nutzen!

Sofern Sie innerhalb des Registrierungsprozesses als Branche „Versicherung“ wählen, erhalten Sie in Ihrem Flixcheck-Account automatisch auf Ihre Branche abgestimmte Vorlagen wie beispielsweise:

  • BU-Angebot Abfrage
  • PKW-Fragebogen
  • Jahresgespräch Anfrage
  • KFZ-Schadenformular
  • Kündigungsvordrucke

Diese Vorlagen können Sie unkompliziert an Ihre Ansprüche anpassen, managen und Ihren Kund:innen digital senden.

Welchen Unternehmen hilft Flixcheck bei der Digitalisierung?

Flixcheck kann überall eingesetzt werden, wo Kundenkommunikation stattfindet! Dadurch, dass die Software so einfach skalierbar ist, kann jedes Unternehmen das Tool auf seine individuellen Anwendungsszenarien anpassen.

Welche Unternehmen nutzen Flixcheck?

Flixcheck zählt einige Großkonzerne zu seinen Kunden, aber auch viele kleine und mittlere Unternehmen sowie Vereine und soziale Einrichtungen.

Auch bezogen auf Branchen, die Flixcheck nutzen, zeigt sich eine große Vielfalt. Neben den aufgeführten Beispielen „Telekommunikationsanbieter“ und „Versicherungen“, zählen auch Finanzdienstleister, Steuerberater:innen, Immobilienmakler:innen und Energiekonzerne zu den Nutzenden. Daneben wird Flixcheck auch von Handwerksbetrieben, Blumenfachgeschäften oder Kindertagesstätten genutzt.

Flixcheck CEO Andreas Baum fast zusammen: „Mittlerweile durften wir lernen, dass unser Tool alltäglich überall anzuwenden ist, wo Kundenkommunikation stattfindet.“

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