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Geschäftsprozesse automatisieren: Eine kurze Starthilfe

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Geringere Kosten, zufriedenere Kunden, höhere Effizienz, weniger Fehler und Entlastung der Mitarbeitenden? Das sind Vorteile, die mit der Automatisierung von Geschäftsprozessen einhergehen können.

Was ist unter der Automatisierung von Geschäftsprozessen zu verstehen? Wie funktioniert die Automatisierung und sind dafür eine IT-Abteilung oder Programmierkenntnisse notwendig? Diese Fragen beantworten wir Ihnen in unserer kurzen Starthilfe. Außerdem erhalten Sie eine beispielhafte Schritt-für-Schritt-Anleitung, zur Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse.

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Inhaltsverzeichnis

Was ist unter Automatisierung von Geschäftsprozessen zu verstehen?

Was ist Automatisierung?

Automatisierung steht in enger Verbindung zur Digitalisierung von UnternehmenDurch Automatisierung erfolgen Prozesse selbsttätig. Menschen brauchen für ihren Ablauf also nicht unmittelbar tätig zu werden. Die Automatisierung kann hier neben der Ausführung und Steuerung auch die Kontrolle bestimmter Prozesse umfassen.

Die zur Automatisierung verwendete Technik (z.B. Software) kann dabei auch die Regulation und Organisation von Ablaufläufen der einzelnen Arbeitsschritte übernehmen. Der Mensch ist dagegen für die Überwachung dieses Vorgangs zuständig.

Formen der Automatisierung

Grundsätzlich kann zwischen den folgenden 3 Automatisierungsformen unterschieden werden:

  • Verfahrensautomatisierung (Automatisierung einzelner Arbeitsvorgänge, die zu Prozessen gehören)
  • Prozessautomatisierung (Automatisierung ganzer Prozesse)
  • Systemautomatisierung (Automatisierung gesamter Systeme, denen einzelne Prozesse angehören)

Was sind automatisierte Prozesse?

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen (Business Process Automation, BPAmeint die Verwendung von technologiegestützter Automatisierung, um standardisierte und wiederkehrende Arbeitsvorgänge in einem Unternehmen zu erledigen. Dabei geht es darum menschliche Arbeit zu ersetzen und von Maschinen oder Software durchführen zu lassen.

Warum werden Menschen im Fall der Automatisierung von Geschäftsprozessen aber trotzdem alles andere als überflüssig?

Warum Geschäftsprozesse automatisieren?

Je mehr Automatisierungen stattfinden, desto mehr Zeit finden Mitarbeitende für Aufgaben, in denen ihre individuelle Erfahrung, ihr Wissen, ihre Meinungen, Ideen oder Sozialkompetenzen gefragt sind.

Gesamtprozesse werden beschleunigt, während Fehler reduziert werden können. Wenn Sie die richtigen Tools auswählen, sparen Sie Kosten. Auch gefährliche Aufgaben, bei denen Personen zu Schaden kommen können, dürfen Sie an Maschinen übergeben.

Sie interessieren sich für die Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen? Weiterführendes Wissen dazu finden Sie in unserem Artikel: Die Vorteile der Automatisierung.

Arten von Prozessen in Unternehmen

Grundsätzlich lassen sich Unternehmensprozesse in Unterstützungsprozesse, Kernprozesse und Führungs- oder Managementprozesse einteilen.

Die Unterstützungs- oder auch Supportprozesse laufen hinter den Kulissen ab. Sie betreffen das Unternehmen selbst und haben in der Regel keine direkte Außenwirkung auf Kunden. Beispiele sind die Buchhaltung und Lohnabrechnung, das Recruiting oder interne Schulungen.

Kernprozesse haben einen hohen Einfluss auf die Wertschöpfung und drehen sich meist um Aufträge von Kunden. Dazu gehören unter anderem die Produktion und das Marketing.

Führungsprozesse betreffen die Management-Ebene. Bei ihnen geht es um Planung, Kontrolle, Motivation, Information und Feedback.

Alle drei Prozessbereiche sind voneinander abhängig.

Geschäftsprozesse automatisieren: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Wie kann man Prozesse automatisieren?

  • Schritt 1: Prozess auswählen
  • Schritt 2: Prozess analysieren: IST-Stand ermitteln
  • Schritt 3: Prozessautomatisierung planen
  • Schritt 4: Tools aussuchen
  • Schritt 5: Prozessautomatisierung umsetzen
  • Schritt 6: Weiterdenken

1. Schritt: Prozess auswählen

Automatisieren Sie nicht alle Prozesse aus Prinzip! Analysieren Sie stattdessen, bei welchen es wirklich sinnvoll, also gewinnbringend, ist.

Es empfiehlt sich mit einem Unterstützungsprozess zu starten. Hier gibt es in der Regel eine vergleichsweise hohe Fehlertoleranz, da Veränderungen sich nicht unmittelbar auf Produkte und Kunden auswirken. Zudem finden sich hier Prozesse, die sich häufig wiederholen und viele Personalressourcen binden. Hier bietet eine Automatisierung Einsparpotential und schont personelle Ressourcen.

Wählen Sie einen Ablauf, der bereits hoch standardisiert ist, aber noch manuell durchgeführt wird.

Tipp: Berechnen Sie anhand der aufgebrachten Zeit die Personalkosten, um diese später mit den Preisen für die Technologie zu vergleichen.

Schritt 2: Ausgewählten Prozess analysieren: IST-Stand ermitteln

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen erfordert zunächst eine Analyse des ausgewählten Prozesses, um den IST-Stand zu ermitteln. Dabei geht es darum die Schwachstellen und Potentiale aufzudecken. Die Analyse dauert je nach Umfang unterschiedlich lange.

Um die Schwachstellen und Potentiale zu ermitteln, bieten sich verschiedene Analysetechniken an, die wir in unserem Artikel zur Prozessoptimierung ausführlich dargestellt haben.

Tipps!

Beziehen Sie bei der Analyse unbedingt die Mitarbeitenden ein, die konkret an den zu automatisierenden Prozessen beteiligt sind! So kann wertvolles Prozesswissen einfließen und sie verbleiben nicht auf der theoretischen Ebene.

Wägen Sie in diesem Schritt auch die Risiken ab, bewerten Sie deren Auswirkungen und planen Sie Gegenmaßnahmen. Wenn alles sicher ist, kann im nächsten Schritt die Skizze für den neuen Prozess angefertigt werden.

Schritt 3: Prozessautomatisierung planen

Nach der Auswahl und Analyse eines geeigneten Prozesses kann die Planungs- und Vorbereitungsphase starten. Hier ist es wichtig einen festen Starttermin festzulegen. Ohne einen zeitlichen Rahmen kommt es sonst häufig zum Aufschub.

Die Planungs- und Vorbereitungsphase kann je nach zu automatisierendem Prozess sehr unterschiedlich ausfallen. Einige Unternehmen ziehen hier im Zusammenhang mit dem Prozessmanagement auch externe Experten als Unterstützung heran. Grundsätzlich werden häufig folgende Aspekte berücksichtigt:

  • Mitarbeitende informieren, einbeziehen und „mitnehmen“ – Transparenz schaffen
  • Datenschutzrechtliche Anforderungen prüfen und festlegen
  • Sicherheitsanforderungen definieren
  • Zuständigkeiten herausarbeiten und festlegen
  • Neue Arbeitsabläufe und Verfahren des Prozesses erarbeiten und definieren

Schritt 4: Tools aussuchen

Um die Automatisierung ausgewählter Geschäftsprozesse umsetzen zu können, benötigen Sie die passenden Tools. Auch in diesem Zusammenhang gilt es zu bestimmen, welche Technik für den jeweiligen Prozess ausgewählt werden muss.

Gerade im Bereich der Dienstleistungen geht es um die Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Auch, wenn Sie zunächst mit einem Prozess starten, gehen Sie ganzheitlich vor. Ihr Tool sollte mehr können als nur den einen ersten Prozess. Das hat den Vorteil, dass Sie es im Unternehmen nicht ständig neu implementieren müssen.

Am besten sind erweiterbare Baukastensysteme, wie es auch Flixcheck ist. So können Sie nach und nach Prozesse automatisieren. Achten Sie zudem auf die Benutzerfreundlichkeit und darauf, dass vorhandene Systeme möglichst mit den neuen Tools kombinierbar sind.

3 Beispiele für die Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Flixcheck

  1. Unterschriften automatisiert und digital einholen? Kein Problem mit Flixcheck. Wir bieten verschiedene Arten digitaler Unterschriften an. Der Signierungsprozess funktioniert intuitiv und ohne Download von Dokumenten mit wenigen Klicks und ganz ohne weitere Hilfsmittel, wie Drucker, Scanner und den Weg zum Briefkasten. Wartezeiten durch Versand entfallen.
  2. Nutzen Sie Flixcheck, um Kundendaten automatisiert zu erfassen. Lesen Sie in unserem Artikel mehr über Use Cases zur digitalen und automatisierten Kundendatenerfassung.
  3. Jahresgespräche digital führen? Fragen Sie jährlich automatisiert bei Kunden ab, inwiefern sich die persönliche Situation geändert hat und identifizieren Sie Vertriebspotenzial.


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Schritt 5: Prozessautomatisierung umsetzen

Nachdem Sie ein Tool ausgewählt haben, starten Sie damit in eine Testphase. Möglicherweise wird dadurch noch Verbesserungspotential sichtbar. Integrieren Sie dieses und automatisieren Sie dann den ausgewählten Prozess.

Damit alle Beteiligten einen positiven Start haben, empfiehlt es sich (gerade bei dem Einsatz von Software) Schulungen durchzuführen und Ansprechpartner für Fragen zum neuen automatisierten Prozess zu definieren.

Schritt 6: Weiterdenken

Nutzen Sie die Erkenntnisse aus dem Pilotprojekt, um richtig durchzustarten! Beziehen Sie ihr gewonnenes Wissen zum Ablauf und den Phasen der Prozessautomatisierung in weitere Automatisierungsprojekte ein. Evaluieren Sie beispielsweise:

  • Was lief gut?
  • Was sollte beim nächsten Mal anders verlaufen?
  • Wie könnten andere Abläufe realisiert werden?
  • Welche Art der Unterstützung benötigen wir?
    Je mehr Prozessautomatisierungen Sie durchführen, desto sicherer, schneller und effizienter werden Sie in der Regel.


Tipp:
 Nutzen Sie die Evaluationsphase auch um die oben vorgeschlagene Rechnung „eingesparte Kosten vs. Kosten für neue Tools“ durchzuführen.

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