Geschäftsprozesse automatisieren: Eine kurze Starthilfe

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Was bedeutet es, wenn ich einen Geschäftsprozess automatisiere? Welche Vorteile gewinne ich gegenüber vorher und wie funktioniert es? Diese Fragen beantworten wir Ihnen in unserer kleinen Starthilfe. Sie richtet sich an alle Unternehmer, die sich moderner und effizienter aufstellen wollen. 

Was ist mit der Automatisierung von Geschäftsprozessen gemeint?


Der Prozess

Das Wort Prozess kommt vom lateinischen „procedere“ und bedeutet wörtlich „vorwärts gehen“. Gemeint ist ein Ablauf oder Vorgang. Der Prozess wird durch einen Input angestoßen, es passiert etwas und am Ende kommt ein Ergebnis heraus.

Im Business-Kontext sind Vorgänge gemeint, bei denen ich ein bestimmtes Ergebnis erreichen möchte, um mein Unternehmen voranzubringen. Beispiele wären Qualitätsmanagement für ein neues Produkt, Gewinnung von und Vertragsabschluss mit neuen Kunden, die Einstellung von Mitarbeitenden, die Lösung einer Serviceanfrage oder auch der Versand eines Newsletters.

Die Automatisierung

Automatisierung bedeutet, dass Technologien den Prozess durchführen. Wir Menschen müssen Handgriffe wie den Klick auf „versenden“ oder eine Berechnung nicht mehr selbst ausführen. Automatisierungen in der Firma sollen nicht das Ziel haben, Arbeitskräfte zu entlassen, sondern sie zu entlasten. Damit sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können. Unterschieden wird dabei noch einmal zwischen Hardware-Prozessen (die Herstellung einer Ware am Fließband) und Software-Prozessen (z.B. Verkaufsprozess im Webshop).

Welche Vorteile bietet die Prozessautomatisierung?

Je mehr Automatisierungen stattfinden, desto mehr Zeit finden Mitarbeitende für Aufgaben, in denen ihre individuelle Erfahrung, ihr Wissen, ihre Meinungen, Ideen oder Sozialkompetenzen gefragt sind. Gesamtprozesse werden beschleunigt, während Fehler reduziert werden. Wenn Sie die richtigen Tools auswählen, sparen Sie einiges an Kosten. Auch gefährliche Aufgaben, bei denen Personen zu Schaden kommen können, dürfen Sie an Maschinen übergeben.

Weitere Vorteile und Gründe für die Automatisierung von Geschäftsabläufen finden Sie in unserer Liste.

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Welche Abläufe gibt es in Unternehmen?

Automatisieren Sie nicht alle Vorgänge aus Prinzip. Analysieren Sie stattdessen, bei welchen es wirklich sinnvoll, also gewinnbringend, ist.

Grundsätzlich lassen sich Unternehmensprozesse in Unterstützungsprozesse, Kernprozesse und Führungs- oder Managementprozesse einteilen. Die Unterstützungs- oder auch Supportprozesse laufen hinter den Kulissen ab. Sie betreffen nur das Unternehmen selbst, haben kaum eine Außenwirkung auf Kunden oder Klienten. Ein Beispiel wären die Buchhaltung und Lohnabrechnung, Recruiting oder Schulungen fürs Team.

Kernprozesse definieren Ihr Unternehmen nach außen. Sie haben einen hohen Einfluss auf die Wertschöpfung und drehen sich meist um Kundenaufträge. Dazu gehören auch Produktion und Marketing. Führungsprozesse betreffen nur die Management-Ebene. Bei ihnen geht es um Planung, Kontrolle, Motivation, Information und Feedback.

Wie wähle ich den ersten Prozess für die Automatisierung?

Wenn Sie das Thema Automatisierung zum ersten Mal angehen, nehmen Sie einen Unterstützungsprozess in Angriff. Diese haben eine höhere Fehlertoleranz und können auch mehrfach in kurzer Zeit geändert werden, ohne Kunden zu verlieren.

Nehmen Sie einen Ablauf, der bereits hoch standardisiert ist, aber noch manuell durchgeführt wird. Er sollte häufig vorkommen und eine Aufgabe sein, mit der Mitarbeitende viel Zeit „verschwenden“. Berechnen Sie anhand der aufgebrachten Zeit die Kosten, um diese später mit den Preisen für die Technologie zu vergleichen.

Wie gehe ich vor? Schritt-für-Schritt-Anleitung

Zuallererst: Seien Sie bereit dafür. Es klingt logisch, doch viele Manager suchen nach Gründen, die Geschäftsprozessautomatisierung aufzuschieben. Nehmen Sie sich also einen festen Tag zum Starten vor. Sie werden außerdem überrascht sein, was inzwischen alles mit Technik möglich ist. Als Beispiel: Mit Flixcheck lassen sich Verträge an mehrere Personen schicken, die an verschiedensten Orten sitzen und dort rechtssicher ihre Unterschrift abgeben. Ohne Postversand, Wartezeiten oder Papierverschwendung.

Prozessmanagement vor dem Neustart

Entscheiden Sie sich für einen Prozess. Bearbeiten Sie diesen zunächst mit den Methoden des Prozessmanagements. Sprich: Erkennen Sie Fehler und Schwachstellen und legen Sie einen neuen Ablauf fest. Zur Findung der Fehler sollten sowohl diejenigen befragt werden, die am Prozess arbeiten als auch die, die davon betroffen sind.

Wägen Sie in diesem Zug die Risiken ab, bewerten Sie deren Auswirkungen und planen Sie Gegenmaßnahmen. Wenn alles sicher ist, kann die Skizze für den neuen Prozess angefertigt werden.

Die Wahl der Tools

Anhand dessen, was definitiv benötigt wird, wählen Sie Ihre Software oder Hardware aus. Achtung: Ihr Tool sollte mehr können als nur den einen ersten Prozess. Am besten sind erweiterbare Baukastensysteme, wie es auch Flixcheck ist. Achten Sie zudem auf die Benutzerfreundlichkeit und ob die neuen mit Ihren alten Systemen zusammenpassen.

Ist das Tool gewählt und der Prozess neu aufgestellt, werden die Verantwortlichkeiten im Team festgelegt. Eventuell ändert sich etwas zu vorher. An dieser Stelle eignet sich auch ein Check der Sicherheit und der rechtlichen Aspekte. Jeder prüft für seinen Bereich, welche Vorkehrungen zu treffen sind. Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden sowohl zur Bedienung der Technik als auch zu den recherchierten gesetzlichen Themen.

Test und Implementierung

Danach, in der Testphase, werden erst fiktive Fälle durchgespielt. Mehrere Personen schauen auf das Ergebnis. Fehler werden gesammelt und strukturiert behoben. Nach und nach geht es an echte Prozesse, bis die Einführung abgeschlossen ist.

Ziel der Automatisierung ist, das Geschäft zu optimieren. Angestellte sollten sich also nicht grundsätzlich querstellen. Achten Sie als Zuständiger trotzdem auf berechtigte Einwände und prüfen Sie die vollständige Machbarkeit. So werden Ressentiments bald abgebaut.

Wenn der erste Prozess erfolgreich automatisiert wurde, kann sich der nächste in die Startlöcher stellen. Nach und nach dürfen Kernprozesse folgen.

Technologien der Automatisierung

Dank moderner Hard- und Software ist es kaum nötig, dass Sie sich mit der Technologie hinter der Automatisierung auskennen. Die meisten neuen Tools sind auch für Laien benutzerfreundlich. Mit Low-Code oder No-Code-Programmen können Sie sogar ohne bzw. mit wenigen Programmiererkenntnisse eigene Abläufe erstellen. Flixcheck selbst gehört in die Kategorie der No-Code-Anwendungen. Für diese müssen Sie keinerlei Programmiersprachen beherrschen.

Um die gängigen Technologien aber grundsätzlich zu verstehen, stellen wir Ihnen hier drei Typen der Prozessautomatisierung vor:

RPA = Robotic Process Automation

Die robotergestützte Automatisierung stellt menschliche Aufgaben auf einer Oberfläche nach. Sie erledigt wiederholbare Aufgaben, nach den immer gleichen Regeln. Diese Technik trägt den Spitznamen „Bots“.

DPA = Digital Process Automation

Digitale Prozessautomatisierung führt einen Prozess durch und optimiert ihn dabei. Sie trifft also datenbasierte Entscheidungen, die die Effizienz steigern und das Nutzererlebnis verbessern. Sie schafft komplexere Aufgaben als RPA.

BPA = Business Process Automation

Geschäftsprozessoptimierung wird einerseits als Sammelbegriff benutzt. Andererseits geht es hier um Technologien, die größere Strecken im Unternehmen automatisieren. Sie stoßen den nächsten Schritt selbstständig an, sobald der vorherige erledigt ist. Die Menschen werden vollständig aus dem Arbeitsablauf herausgenommen. Damit ist BPA von allen drei Varianten die umfangreichste und meist auch teuerste. Sie ist einsetzbar für die Verwaltung elektronischer Daten, für den First-Level-Support oder auch den finanziellen Jahresabschluss.

Automatisierung in der Kundenkommunikation ohne IT?

Mit Flixcheck automatisieren Sie Ihre Kundenkommunikation komplett ohne Coding. Die leicht zu bedienende Software stellt Ihnen Bausteine für die Erstellung von Formularen bereit und verschickt diese. Über die sogenannten „Checks“ können Sie beispielsweise Unterschriften für Verträge abfragen, genauso wie Fotos, Bankverbindungsdaten oder variable Texte. Holen Sie alle Infos ein, die für besten Kundenservice benötigt werden. Beispiel gefällig? Als Stromanbieter könnten Sie in einem Zug digital den Verbrauch des Kunden abfragen, seinen Wohnort, das gewünschte Wechseldatum und ein Foto vom Zählerstand.

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Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen soll manuelle Arbeitsschritte reduzieren. Anstatt, dass sich Mitarbeitende mit den immer gleichen Fragen und Hindernissen beschäftigen, läuft ein einmal festgelegter Prozess automatisch ab. Häufig werden dabei digitale Programme als Hilfsmittel genutzt.

In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen für Ihr Unternehmen und wie Flixcheck Ihnen dabei helfen kann.

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Bei der Erfassung von Kundendaten korrekt vorzugehen, wird immer wichtiger. Die Menschen achten zunehmend auf die Bewahrung ihrer Privatsphäre und Sicherheit. Gleichzeitig wünschen sie sich Angebote, die für sie persönlich relevant sind, wofür ein gewisses Maß an Datensammlung nötig ist.
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