Das Faxgerät qualmt, die Brieftaube hat eine Bänderdehnung und die Postkutsche ein Loch im Reifen. Das ist tragisch – Unternehmen, die noch auf diese oder andere analoge Methoden setzen, haben den Absprung verpasst.
Überall heißt es, Unternehmen müssten heute digital sein und die Unternehmer:innen dahinter müssen digital denken. Aber was bedeutet das und wie können Sie es konkret umsetzen? Damit befassen wir uns heute im Detail. Das richtige Mindset, Strukturen und die richtigen Tools helfen Ihnen und Ihrem Unternehmen – Ihre Kundschaft wird es Ihnen danken.
Damit auch Sie perfekte digitale Kundenkommunikation anbieten können, hat Flixcheck intuitive Lösungen entwickelt. Das barrierefreie Baukastensystem und die leicht zu bedienenden Check-Anfragen für eine Vielzahl an Anwendungen werden auch Ihnen helfen. Testen Sie Flixcheck jetzt 30 Tage lang kostenlos!
Kurzgefasst bedeutet Digitalisierung im Unternehmen, dass vermehrt digitale Technologie genutzt wird, um Prozesse zu optimieren und somit letztlich mehr Umsatz zu generieren. Es geht darum, die technischen Entwicklungen bestmöglich und intelligent einzusetzen. Vor allem sollen
verbessert werden.
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Ihnen wird aufgefallen sein, dass in den letzten Jahren bereichsübergreifend ein großer Schritt nach vorn gemacht wurde. Vieles musste plötzlich von daheim erledigt werden, es fand eine Bewegung vom Analogen zum Digitalen statt. Diese Umwandlung wird bestehen bleiben und in den kommenden Jahren weiter wachsen, vor allem in der Arbeitswelt, wo Erwartungen und Chancen sich die Hand geben.
Eine Eintagsfliege? Nein, als Unternehmen oder Organisation müssen Sie nicht bei jedem Trend dabei sein. Manches passt schlichtweg nicht zum eigenen Konzept oder Image. Manches ist schon morgen nicht mehr aktuell. Doch die Digitalisierung berührt nicht nur Teilbereiche, sondern unser gesamtes Leben und unsere Gesellschaft. Deshalb ist es gar nicht möglich, langfristig darauf zu verzichten.
Viele Firmen mit etablierten Abläufen neigen dazu, zu lange zu warten, bis sie eine Erneuerung einführen. Doch hier kommt es zu einem Zirkelschluss. Die Zeit, Ihr Unternehmen zu digitalisieren, ist jetzt. Denn der Change-Prozess benötigt Zeit und Aufwand, je später Sie starten, desto weiter hinken Sie hinterher.
Irgendwann sind Sie nicht mehr attraktiv für neue oder sogar für die bestehenden Kund:innen. Diese wenden sich dann an Start-ups, die ihren modernen Alltag besser kennen und daran angepasst sind.
Zeigen wir einmal ein übertriebenes Beispiel: Wenn Sie heute nur die Kontaktmöglichkeit per Brief oder Telefon anbieten, mit einer Öffnungszeit von 8 bis 12 Uhr, und nur in den Gelben Seiten auffindbar sind, werden Sie keine Käufer:innen mehr gewinnen können.
Eine Website mit einem Kontaktformular, einer erreichbaren E-Mail-Adresse oder einer Möglichkeit, Sie über einen Messenger wie WhatsApp zu erreichen, wird inzwischen erwartet. Ebenso sollten die wichtigsten Informationen zu Ihrem Unternehmen schon online abrufbar sein, auch ohne Sie persönlich kontaktieren zu müssen. Das beinhaltet etwa Auskunft zu Ihrem Produktsortiment und den Preisen.
Wenn Sie jedoch bei dem Trend Digitalisierung mitmachen, können Sie Ihre Unternehmensstruktur intern wie extern modernisieren. Eine solide technische Basis gibt dann außerdem Raum für Innovationen und neue Produkte, die ohne das Grundgerüst nicht umsetzbar wären.
Jedoch ist auch wichtig zu wissen, was genau Sie mit Ihrem Digitalisierungsprozess erreichen möchten. Suchen Sie dazu nach Best Practices aus Ihrer Branche und lassen Sie sich inspirieren. Spinnen Sie diese Ideen weiter. Finden Sie einen Grund und gehen Sie den Wandel nicht nur an, weil das Wort gut klingt.
Wenn Sie ein klares Ziel festgelegt haben, ist dieses hinterher auch messbar. Listen Sie am besten mehrere Ziele auf und priorisieren Sie, was sofort Verbesserungen bewirken kann und was nur nice to have wäre.
Die folgenden Tools und Ideen zeigen, wie Digitalisierung konkret in Ihrem Business gelebt werden kann. Die Übersicht der Beispiele:
Präsenz im Netz, in Form einer Website oder Social-Media-Auftritten, gehört mittlerweile zu den Basics. Nicht nur für den E-Commerce, auch lokal suchen Interessenten nach Geschäften, die das anbieten, was sie gerade suchen.
Sind Sie in den Suchergebnissen nicht vertreten, werden Sie also nicht gefunden. Daher lohnt es sich auch, als klassisches Handwerk oder als kleiner Laden eine moderne Webpräsenz einzurichten und diese zu pflegen. Ein veralteter oder vernachlässigter Auftritt hingegen wirkt sich schlecht auf die Wahrnehmung der Besucher:innen aus.
Nutzen Sie Omni-Channel-Kommunikation oder Tools wie Flixcheck, um mit Ihren Kund:innen und Geschäftspartner:innen Informationen auszutauschen. Diese Anwendungen sind unkompliziert, schnell, übersichtlich und an das Leben mit dem Smartphone angepasst. Sie ermöglichen Ihnen, über E-Mail oder Messenger wichtige Daten abzufragen oder Mitteilungen zu versenden.
Stellen Sie FAQs auf Ihrer Website zur Verfügung, damit nicht täglich die gleichen Fragen von Ihren Mitarbeiter:innen beantwortet werden müssen. Falls diese nicht ausreichen, kann ein Helpdesk eingerichtet werden. Lassen Sie Besuchende Ihrer Seite nicht lange danach suchen, sondern zeigen Sie ihm proaktiv die Kontaktmöglichkeiten. Bearbeiten Sie diese über die schnellen digitalen Wege. Häuft sich eine neue Frage, kann sie den FAQs beigefügt werden.
Erlauben Sie digitale Unterschriften für einen leichteren Abschluss von Verträgen. Für Rechtssicherheit können Sie auch die fortgeschrittene elektronische Signatur nutzen. Die Unterlagen können digital verschickt werden, ohne dass das ganze Kleingedruckte ausgedruckt und in einem dicken Umschlag versandt werden muss. Die Unterzeichnung ist innerhalb von Sekunden möglich und der fertige Vertrag kann direkt abgespeichert und weiterverarbeitet werden.
Tipp: Mit Flixcheck können Sie ganz einfach Verträge digital unterzeichnen lassen.
Tools wie Slack, Jira und Co. unterstützen die Arbeit innerhalb Ihres Teams. Es handelt sich dabei um Team-Chats und Software für erfolgreiches digitales Projektmanagement. Ihr Team greift auf gemeinsame Unterhaltungen, Daten und Infos von jedem beliebigen Ort oder Gerät zu. Diese Tools erlauben auch die Zusammenarbeit mit Kolleg:innen im Homeoffice oder externen Freelancer:innen.
Ersetzen Sie außerdem unnötige Dienstreisen durch Online-Meetings. Zum ersten Kennenlernen oder beim Start eines großen, bedeutungsvollen Projektes ist ein persönlicher Besuch vorzuziehen. Doch im normalen Tagesgeschäft verbrauchen Dienstreisen nur
Dinge, die in einem modernen Arbeitsumfeld vermieden werden sollten.
Sie können Ihre Supply Chain durch Daten und Automatisierungen verbessern. Diese Art der Digitalisierung benötigt tiefgehende technische Kenntnisse, doch es lohnt sich.
Richten Sie einen Webshop ein und ermöglichen Sie einen automatisierten Kauf- und Empfehlungsprozess, inklusive Bezahlung und dem Tracking des Pakets. Holen Sie ein paar Tage nach der Lieferung automatisiert das Feedback der Kund:innen ein, und speichern Sie ihre Vorlieben für erfolgreiches Up- und Cross-Selling. Sie können Kund:innen zum Beispiel in Kategorien einteilen und daran Ihr weiteres Marketing ausrichten.
Quelle: https://unsplash.com/photos/closeup-photo-of-turned-on-digital-midi-controller-jUwvjOmCTWc
Der nächste Schritt der Automatisierung von Geschäftsprozessen ist das IoT (Internet of Things). In diesem sind bisher analoge Geräte mit dem Web verbunden und geben Daten über sich preis. Diese Daten erlauben die Steigerung der Produktqualität sowie Energieeinsparungen. Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) kann Kapital, Personal und Produktionsmittel intelligent verplant werden.
Sie haben nun die vielen digitalen Daten vorliegen. Nutzen Sie diese im nächsten Schritt proaktiv. Bieten Sie den Kund:innen aktiv an, was er vielleicht noch haben möchte. Fragen Sie nach, ob mit dem bestellten Produkt alles in Ordnung ist. Bieten Sie Ihre Beratung an und halten Sie die Kund:innen mit News auf dem Laufenden. Halten Sie außerdem Ihre Kundendaten aktuell.
Mit Flixcheck können Sie diese routiniert mithilfe von Vorlagen abfragen. Bei alldem sollten Sie aber nicht zu penetrant-aufdringlich werden. Zudem muss immer die Möglichkeit für ein Opt-In und Opt-Out für diese Kontaktaufnahmen gegeben sein.
Die Digitalisierung kann und sollte zudem dafür genutzt werden, bisher getrennte Bereiche zusammenzuführen. Sprich: Abteilungen sollten mehr miteinander arbeiten. Verwenden Sie
in die sich verschiedene Abteilungen einloggen können.
So wird an nichts mehr doppelt oder gegenläufig gearbeitet. Führen Sie auch für Ihre Kund:innen getrennte Prozesse zusammen, sodass er beispielsweise über denselben Kanal etwas bestellen, stornieren, bewerten und seine Frage stellen kann. Eine eigene App könnte all diese Funktionen anbieten. Eine gute Voraussetzung liefert Flixcheck.
Im Folgenden zeigen wir ein paar Beispiele dafür auf, wie sich alle Branchen durch die Digitalisierung wandeln. So war es beispielsweise lange üblich, nach dem Gießkannenprinzip Werbung auf viele Personen mit ganz unterschiedlichen Adressen zu „gießen“ – in der Hoffnung, dass es bei dem ein oder anderen hängen bleibt und zum Kauf verleitet.
Doch niemand wusste, was diese Menschen gerade wirklich suchen oder wollen. Dank digitaler Daten wie Suchverläufen im Netz kann Werbung zielgerichteter und letztlich kostengünstiger ausgespielt werden.
Das Ausspielen der Werbung geht online natürlich auch schneller. Anbieter wie Meta oder Google erlauben das Erstellen und Schalten von Anzeigen in wenigen Minuten. Doch auch andere Prozesse werden durch die Digitalisierung schneller.
Zum Beispiel der Support, da Ihr Unternehmen nicht mehr über Brief oder Telefon erreichbar sein muss. Auch der Prozess von der Produktidee bis zur Markteinführung ist durch fertige Onlinelösung für
Dadurch, dass Kund:innen ihre Produkte aus der ganzen Welt beziehen können, wächst die Bedeutung des Images für eine Marke. Sie muss aus der Masse des Überangebots herausstechen. Das betrifft nicht nur den digitalen Bereich, sondern auch den Handel vor Ort, denn dieser muss sich gegen die Online-Konkurrenz behaupten können.
Durch die Digitalisierung wächst außerdem die Transparenz über Unternehmen. Negative wie positive Informationen können sich viel schneller verbreiten. Hintergründe können recherchiert werden, die Wahrnehmung kann kaum zensiert werden. Deshalb sollten Unternehmen von Beginn an fair, korrekt und transparent agieren. Und genau das, nämlich Ehrlichkeit, suchen die Menschen aktuell bei einer Marke.
In allen Branchen, bei denen Anwesenheit nicht aus physischen Gründen zwingend nötig ist (zum Beispiel als Bedienung in der Gastronomie), entstehen flexiblere Arbeitszeiten und Arbeitsmodelle. Familie, Freizeit und Beruf können besser vereinbart werden. Gleichzeitig werden die Zeit zum Pendeln und Abgase gespart, ebenso Platz im Büro, wenn nicht alle Mitarbeiter:innen immer anwesend sein müssen.
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Die umfassende Digitalisierung bewirkt auch, dass immer mehr Fachleute aus der IT-Branche benötigt werden. Es werden qualifizierte Teammitglieder benötigt, die die Anwendungen programmieren können und solche, die sie bedienen und sinnvoll einsetzen können. Die Berufsfelder verschieben sich dadurch im Gesamten, weg von der manuellen Fließbandarbeit, hin zur Konzeption und ständigen Verbesserung ebendieser automatischen Fließbänder.
Der Zweck der Digitalisierung ist es, Systeme so zu verändern, dass sie besser werden. Besser werden sie dann, wenn sie einen realen Nutzen für Ihre Kundschaft bringt und sie außerdem davon überzeugen, dass genau Sie die richtige Anlaufstelle sind, der ihre Bedürfnisse befriedigen wird.
Finden Sie also zunächst einmal heraus, was Ihre Kund:innen wirklich wollen. Das können Sie anhand von bestehenden Statistiken machen (viele von ihnen sind online erhältlich) oder eben durch eigene digitale Maßnahmen erreichen, wie Umfragen oder das Tracking von Benutzer-/Käuferverhalten.
Wenn Sie wissen, was die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe sind, kann die Ansprache dieser Dank der Digitalisierung viel direkter stattfinden. Fragen und Probleme können innerhalb kürzester Zeit geklärt werden. Für einfache Fragen mit eindeutiger Antwort können sogar Chatbots oder noch simpler FAQs genutzt werden. Falls die Anfrage komplexer wird, sollten alle flexiblen Möglichkeiten der Kommunikation ausgenutzt werden, zum Beispiel über die Software von Flixcheck.
Sammeln Sie die Kundendaten sowie das Wissen über sie ein. Trainieren Sie Ihre Fähigkeiten mit den digitalen Tools und schulen Sie Ihre Teams. Seien Sie dadurch der Konkurrenz einen Schritt voraus und entscheiden Sie den Kaufabschluss für sich. Übrigens können auch offline Verkaufsflächen dank digital gesammelter und ausgewerteter Daten optimiert werden. Supermärkte machen es vor, wenn sie ihre Produkte strategisch platzieren.
Wenn Sie heute einen Mehrwert für Ihre Kund:innen geschaffen haben, bleiben Sie nicht stehen. Das tut der digitale Wandel auch nicht. Schauen Sie lieber stets, welche Türen sich durch die neuen Prozesse noch öffnen lassen. Können durch sie zusätzliche Verkaufswege oder Produkte angeboten werden?
Ein Beispiel für die Nutzung digitaler Tools für mehr Produktvielfalt ist die Personalisierung: Kundinnen oder Kunden können sich im Shop in mehreren Schritten eine eigene Variante Ihres Produkts zusammenstellen. Zum Beispiel über Mix und Match-Optionen oder dadurch, dass Farbe und Beschriftung selbst ausgewählt werden können. Die Personalisierung von Alltagsgegenständen liegt, vor allem als Geschenk, voll im Trend.
Das alles hört sich schön an. Doch ab einer gewissen Unternehmensgröße, mit bisher funktionierenden Prozessen, kann die digitale Umstellung nicht von heute auf morgen umgesetzt werden. Sie sollten den ersten Schritt dennoch wagen, auch wenn Sie der alten Technologie noch vertrauen.
Denn Gutes kann immer noch verbessert werden; und irgendwann ist es eben nicht mehr gut, wenn es endgültig veraltet ist. Spätestens wenn zum Beispiel für Ihr System keine Updates oder kein Support mehr angeboten werden, ist das ein Warnzeichen zum Wechsel.
Die Digitalisierung ist ein entscheidender Schritt für jedes Unternehmen, doch sie erfordert klare Zielsetzungen und eine engagierte Herangehensweise. Halbe Sachen führen oft zu Rückschritten oder ungenutztem Potenzial. Damit der Übergang reibungslos gelingt und Risiken minimiert werden, sollten Sie strategisch vorgehen und die Transformation gut durchdacht starten.
Hier sind einige Ansätze, die Sie dabei unterstützen:
Um all dies zu ermöglichen, müssen Sie die nötigen Technologien besorgen. Je mehr Prozesse online stattfinden, desto mehr wird dafür eine entsprechend starke Internetverbindung benötigt sowie leistungsfähige Endgeräte.
Für Online-Meetings brauchen Sie etwa grundsätzlich Kamera und Mikrofon als Ausstattung. Richten Sie außerdem eigene, sichere Server für alle Prozesse ein, die direkt bei Ihnen im Haus ablaufen. Software-as-a-Service-Anbieter wie wir stellen auch unsere Server zur Verfügung. Achten Sie hierbei auf einen Standort in Deutschland, um datenschutzkonform zu agieren.
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Ihre IT-Infrastruktur muss sowohl schnell arbeiten können als auch langlebig sein. Investieren Sie daher in neue Geräte und Betriebssysteme sowie in Personal, das diese bedienen kann. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen oder legen Sie klar fest, dass sie bestimmte Aufgaben nicht angehen sollen. Diese werden nur von Expert:innen durchgeführt.
Behalten Sie bei all diesen Anschaffungen die Skalierbarkeit im Auge: Wenn Ihr Geschäft boomt und Sie bald doppelt so groß wären, würde die Infrastruktur den Anforderungen noch standhalten? Falls nicht, überdenken Sie die Planung. Die Leistungsfähigkeit vieler technischer Anwendungen lässt sich heute staffeln, doch darüber sollten Sie vorher informiert sein.
Bevor Sie in der Digitalisierung starten, informieren Sie sich über Ihre Optionen. Bilden Sie sich oder ein entsprechendes Teammitglied ständig weiter, denn der Wandel ist schnell. Sie können außerdem interne Schulungen für gesamte Abteilungen anbieten oder Berater:innen von außen hinzuziehen. Es gibt zahlreiche Expert:innen, die schon Digitalisierungsprozesse durchgeführt haben und für diverse Geschäftsmodelle parat stehen.
Je sicherer die oder der einzelne Mitarbeiter:in dann mit der digitalen Technik ist, desto mehr kann sie oder er selbst erledigen. So können Sie nebenher noch das Selbstvertrauen Ihrer Belegschaft stärken.
Natürlich sollten alle Ziele, die Sie sich in Ihrem Unternehmen setzen, messbar sein. Die Messbarkeit ist ein Teil der S.M.A.R.T.en Ziele. Digital sind sie sogar noch leichter messbar und vielseitig auswertbar. Anhand folgender KPIs (Key Performance Indicators) können Sie nachmessen, ob Ihre Digitalisierungsmaßnahmen wirksam waren:
Flixcheck kann nicht alle Bereiche der Digitalisierung für Sie abdecken. Doch wir können Sie bei einer der wichtigsten Maßnahmen unterstützen: der Verbesserung des Kundenkontakts.
Flixcheck erlaubt Ihnen, Informationen von Kund:innen wie
so leicht wie nie zuvor einzusammeln. Es sendet Nachrichten mit genau den richtigen Anfragen ab.
Die oder der Kund:in weiß dank der beschrifteten Felder genau, was sie oder er wo und in welchem Format eintragen soll. Sie erhalten die Angaben als Benachrichtigung in Ihrer App. Niemand muss etwas auf dem Endgerät installieren und Ihre Kund:innen müssen keine weiteren Login-Daten anlegen – denn die Flixcheck-Funktion ist für sie simpel über einen fixen Link zu erreichen.
Viele Wege führen nach Rom und manche nicht mehr zum Ziel. Nur noch wenige Unternehmen kommen ohne digitale Strukturen aus, aber die allermeisten profitieren davon enorm. Gerade im Bereich Workflows und Arbeitsprozesse kann die digitale Transformation unheimliche Unterschiede machen und nicht nur das Personal entlasten, sondern auch die allgemeine Produktivität erhöhen.
Selbst Ihre Kund:innen spüren das, besonders im Bereich digitale Kundenkommunikation, die heute im Stile eines papierlosen Büros abgewickelt werden sollte. Damit das auch in Ihrem Unternehmen gelingt, sollten Sie sich digitale Helfer wie Flixcheck ins Unternehmen holen.
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