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Diese Vor- und Nachteile hat die Digitalisierung

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Innerhalb weniger Jahrzehnte hat sich unsere Lebensweise grundlegend verändert.
Die Digitalisierung beeinflusst unseren gesamten Alltag und hat gewohnte Prozesse auf den Kopf gestellt. Diese Veränderungen betreffen nicht nur unser Privatleben, sondern auch formale Bereiche, wie Bildung und Geschäftsprozesse.

Die Effekte der Digitalisierung lösen dabei häufig Begeisterung und Unsicherheit zugleich aus – denn sie bringen sowohl Vorteile und Mehrwerte als auch Hürden mit sich. In diesem Beitrag beleuchten wir beiden Seiten und zeigen Ihnen auf, wie Sie die Vorteile für sich nutzen und die Hürden meistern können.

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Inhaltsverzeichnis

Die technischen Grundlagen der Digitalisierung

Erste analoge Hilfsmittel zur Berechnung mathematischer Aufgaben, oder zum Festhalten von Information, gab es bereits in der Antike. Doch erst im Laufe des 20. Jahrhunderts wurden digitale Techniken entwickelt, mit denen Berechnungen in rasanter Geschwindigkeit durchgeführt und große Mengen an Daten abgelegt werden können.

Das Wort „digital“ bedeutet dabei vereinfacht gesagt, dass Informationen anhand von Ziffern, genauer Nullen und Einsen, dargestellt werden. Werden mehrere dieser Nullen und Einsen hintereinander aufgereiht, werden sie zu einer Aussage. Das ist das Grundprinzip.

Inzwischen können unzählig viele solcher Nullen und Einsen auf kleinsten Geräten und Chips verarbeitet werden. Das bedeutet, die Erfindung des Mikrochips gab den eigentlichen Startschuss der umfassenden Digitalisierung: Die hohe Rechenleistung im kleinen Format eröffnete eine Vielzahl neuer Möglichkeiten.

Möchten Sie mehr erfahren? Lesen Sie unseren Beitrag „Digitalisierung einfach erklärt„ ,um mehr über den Prozess der Digitalisierung zu erfahren.

Prozesse vor der Digitalisierung

Auch wenn es kaum noch vorstellbar ist – vor einiger Zeit fanden wichtige Besprechungen mit Betrieben oder Behörden ausschließlich persönlich vor Ort statt. Unterschriften wurden händisch geleistet. Prozesse liefen über den langsamen, kostspieligen Postweg ab.

Andere Inhalte wurden telefonisch besprochen. Problematisch ist dabei: Nach einem Telefonat hat man die Information nicht schriftlich vorliegen; was zu Folgefehlern und Missverständnissen führen kann. Um die Lücke zu schließen, wurde das Faxgerät erfunden. Doch heute wird es kaum noch genutzt, da die schnelle digitale Kommunikation in Textform von den E-Mails übernommen wurde.

Mittlerweile gehören selbst Mails in vielen Bereichen schon zum alten Eisen. Es gibt smartere, ganzheitlichere Lösungen, die mehrere Funktionen in einem Produkt gebündelt vereinen– wie Flixcheck.

Das sind die Vorteile der Digitalisierung

Auf diese Weise beeinflusst die Technologie unsere Prozesse in Alltag und Beruf positiv:

Einfachere Abläufe in Betrieben und Behörden

Inzwischen können Sie im Netz fast alles kaufen oder verkaufen. Auch die Kommunikation mit Behörden, Banken, Versicherungen, Telekommunikationsanbietern oder Energie- und Versorgungsdienstleistern läuft zunehmend digital.

Damit aus der Digitalisierung von Prozessen auch wirklich Vereinfachungen resultieren, müssen sie reibungslos und intuitiv funktionieren, und zwar sowohl für Anbietende als auch Kund:innen. Alle notwendigen Abläufe und Inhalte müssen ermöglicht werden.

Ein Praxisbeispiel

Damit Ihre Kund:innen wegen einer einzelnen fehlenden Information nicht länger persönlich vor Ort bei Ihnen erscheinen müssen, bietet Flixcheck beispielsweise die Option eine digitale Ausweisanforderung an Ihre Kund:innen zu stellen.

In Ihrem Flixcheckportal haben wir Ihnen dazu eine Vorlage hinterlegt, die Sie ganz einfach – mit einem Klick – nutzen können.

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Ihre Kund:innen erhalten so von Ihnen eine digitale Anfrage. Sie bekommen die Anfrage direkt via SMS oder Mail von Ihnen auf ihr Smartphone oder Tablet. Ihre Kund:innen öffnen diese Anfrage durch das Anklicken des darin enthaltenen Links und ohne Download einer App oder sonstiger Installation von Software.

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Mittels klarer Handlungsanweisungen werden Ihre Kund:innen durch die Anfrage (den sogenannten „Check“) geführt. Transparent wird dargestellt, welche Angaben verpflichtend sind. Somit kommen die Dokumente oder Daten nicht unvollständig bei Ihnen an. Ein Nachhaken wird überflüssig.

Ihre Kund:innen können auf der anderen Seite sicher sein, dass alles korrekt und vollständig an Sie weitergeleitet wird.

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Diese oder ähnliche digitale Prozesse bereiten Ihnen Schritt für Schritt den Weg in ein papierloses und digitales Büro.

Neue Arbeitsmodelle und -plätze

Ein interessantes Gedankenspiel: Wie hätten die letzten beiden Jahre wohl ohne die Möglichkeit zur Arbeit im Homeoffice ausgesehen? Wie würden wir dann in einer Pandemie kommunizieren und arbeiten?

Durch cloudbasierte Systeme, VPN-Verbindungen und Tools wie Videotelefonie ist die Heimarbeit längst möglich. Dadurch entstanden in den letzten Jahren flexiblere Arbeitsmodelle: Mitarbeitende eines Unternehmens müssen nicht mehr in derselben Region leben, um kooperieren zu können. Sie müssen auch nicht mehr pendeln.

Zudem wird es einfacher mit externen Freelancer:innen zusammenzuarbeiten, um zusätzliche Expertise in Ihr Unternehmen zu holen.

Doch nicht nur die Beschäftigungsart, auch der Inhalt der Arbeit ändert sich: Einfache Tätigkeiten werden mehr und mehr von Maschinen und Algorithmen übernommen, während auf der anderen Seite neue Arbeitsplätze entstehen.

Irgendjemand muss schließlich die Entwicklung und Bedienung dieser Maschinen übernehmen.

Schnellere Übertragung und Verarbeitung von Informationen

Prozesse werden Dank der Digitalisierung nicht nur einfacher, sie laufen auch schneller ab. Innerhalb von Sekunden werden Nachrichten, Bilder, Zahlen und sogar Videos quer über den Globus verschickt. Mit Flixcheck können Sie genau dies zentral über ein Tool erledigen.

Sie können Informationen gezielt von Ihren Kund:innen abfragen und erhalten die Antwort ohne Umwege auf demselben Weg zurück.

Unsere Kund:innen berichten, sie haben ihre Durchlaufzeiten durch den Einsatz von Flixcheck um bis zu 82% verringert! Das gilt unter anderem für Vorgänge, die sonst über den Briefverkehr laufen und häufig lange Wartezeiten und Korrekturschleifen erfordern.

Praxisbeispiel

Ein solches Beispiel ist die jährliche Prüfung der Riester-Verträge Ihrer Kund:innen. Auch hierfür existiert innerhalb Ihres Flixcheckportals eine Vorlage mit 24 Elementen, die sie ergänzen, verändern, Ihren Anforderungen entsprechend entfernen oder direkt so an Ihre Kund:innen versenden können.

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Optimierung von Produkten und Services

Gesammelte Daten über Leads helfen nicht nur bei der Optimierung des Marketingbudgets, sondern auch dabei, den bestmöglichen Service für Ihre Kund:innen zu bieten.

Durch Tools wie Google Analytics erfahren Sie viel darüber, wer sich für Ihr Produkt interessiert, wie er oder sie auf Sie aufmerksam wurde und ob letztlich ein Kauf stattfindet oder nicht. Diese Information kann für die ständige Verbesserung der eigenen Angebote genutzt werden.

Wurde das Produkt gekauft, kann es im Netz unkompliziert bewertet und weiterempfohlen werden. Wenn Ihre Kund:innen Fragen oder Anmerkungen haben, ermöglicht die Digitalisierung, dass Sie jederzeit für sie erreichbar sind.

Hier erfahren Sie weitere Tipps, wie Sie Ihre Kundenkommunikation weiter verbessern können.

Platzsparende Archivierung

Digitale Dokumente können auf Speicherchips in großer Anzahl abgelegt werden, ohne viel Platz zu verbrauchen. Im Lagerraum und im Regal wird es entspannter.

Wenn Sie daraufhin eine bestimmte Information suchen, können Sie diese mithilfe von Suchfunktionen leicht wiederfinden. Auch bestimmte Inhalte innerhalb eines Dokumentes können gezielt gesucht werden. Mit Cloud-basierten Systemen sind diese Inhalte an jedem Ort und von jedem Endgerät aus abrufbar.

Freiheiten für Gründer:innen

Wie weiter oben erwähnt, erschafft der digitale Wandel neue Geschäftsmodelle. Diese liegen beispielsweise im Bereich der Softwareentwicklung, in der Beratung oder Schulung über das Internet, der Erstellung eines eigenen Webshops, virtuellen Assistenzdienstleistungen, Entertainment im Netz und informativen Medien.

Benutzerfreundliche Web-Anwendungen machen es leichter denn je, sich als Unternehmer:in eine Präsenz für diese Dienstleistungen aufzubauen und Kund:innen zu gewinnen. Nötige Informationen kann sich, mit etwas Suchaufwand, auch jeder selbst beschaffen.

Wer nach den Regeln der Digitalisierung spielt, behält also bei der Gründung die Nase vorn.

Möchten Sie mehr erfahren? In unserem Beitrag lesen Sie mehr über die Bedeutung der Digitalisierung für Unternehmen. Das Informationszeitalter beschert uns viele gewinnbringende Möglichkeiten ― doch es birgt auch potenzielle Hürden:

Umstrukturierungen werden nötig

Gerade größere Konzerne haben häufig feststehende Strukturen und Abläufe, die angepasst werden müssen, um den Veränderungen im digitalen Zeitalter nachzukommen. Damit Sie den Anschluss sind verpassen, sind diese Umstrukturierungen aber notwendig.

Tipp: Lassen Sie sich bei der Umstrukturierung falls erforderlich von Expert:innen beraten und begleiten.

Wer den Wechsel wagt, muss seine Mitarbeitenden informieren und schulen und zuerst einmal in den Wandel investieren.

Um die Notwendigkeit an Fortbildungen zu reduzieren, wurde Flixcheck intuitiv gestaltet. Der Aufbau orientiert sich an E-Mail-Programmen und wirkt dadurch direkt vertraut. Sollte es doch einmal zu Fragen kommen, helfen zahlreiche Schulungsvideos, Touren, FAQs, Tooltipps sowie unser Service-Team bei der Benutzung.

Veränderung bestehender Arbeitsplätze

Mit der Umstrukturierung geht einher, dass bestimmte Aufgabenbereiche nicht mehr von Menschen erledigt werden müssen, sondern einem digitalen Programm überlassen und automatisiert werden können.

Das klingt zunächst danach, als ob menschliche Arbeitskraft überflüssig werden würde. Das Gegenteil ist jedoch in der Praxis der Fall. Es geht vielmehr darum bestehende Arbeitsplätze anzupassen, was im ersten Moment manchmal negativ betrachtet wird.

Um die menschliche Arbeitskraft stattdessen optimiert zu nutzen, können Mitarbeitende in digitalisierten Prozessen für weniger automatisierte Abläufe eingesetzt werden, die individuelle Entscheidungen und soziale Kompetenzen erfordern.

Langfristig sollte das Ziel sein, dass Mensch und Maschine sinnvoll zusammenarbeiten, um alle Potenziale voll ausschöpfen zu können.

Vernachlässigung persönlicher Kontakte

Da man sich nicht mehr mit Kund:innen an einem Ort treffen muss, werden persönliche Begegnungen mit ihnen teilweise vernachlässigt. Dabei können persönliche Treffen das Verhältnis verbessern.
Man lernt einander besser kennen, kann Vertrauen aufbauen und einander besser verstehen.

Die Lösung: Damit auch die digitale Kommunikation einen persönlichen Touch erhält, kann Flixcheck an vielen Stellen personalisiert werden. Durch eigene Signaturen, Logos, Links, SMS-Kürzel oder ein ganz individuelles Design wird die „Distanzkommunikation“ etwas menschlicher und emotionaler.

Datensicherheit und Cyberkriminalität

Computer sind über Netzwerke miteinander verbunden und Daten werden in hoher Zahl hin- und hergeschickt. Häufig besteht die Sorge, Daten wären dadurch weniger sicher als in der Papierform im Büro vor Ort. Tatsächlich kommt es bei papierbasierten Daten jedoch häufiger zu Datenschutzverletzungen.

Dennoch ist die Gefahr von Cyberkriminalität und Datenschutzverletzung natürlich gegeben!

Deshalb ist jede Kommunikation über Flixcheck SSL-verschlüsselt, DSGVO – konform und so sicher, dass sie zertifizierte Top-Ergebnisse beim Pen-Tests der KPMG erreicht hat.

Fehlende Dokumente bei Ausfällen

Die Verkleinerung des benötigten Archivplatzes hat auch einen Nachteil: Da kaum noch Dokumente in Papierform vorliegen, werden sie selten als Kopien ausgedruckt. Das ist gut für die Umwelt und kosteneffizient, aber problematisch, wenn Systeme ausfallen oder Speicherprobleme entstehen und so schlimmstenfalls große Datenmengen verloren gehen.

Bei besonders wichtigen Unterlagen sollte deshalb zumindest eine digitale Kopie an einem anderen Speicherort abgelegt werden.

Daten, die über Flixcheck versendet werden, gehen nicht so schnell verloren: Sie liegen auf zuverlässigen Servern der Deutschen Telekom am Standort Deutschland – und falls mal mitten in einem Eingabeprozess ein technischer Ausfall vorliegt, wird Ihre Nachricht zwischengespeichert und kann später weitergeführt werden.

So erleichtert Ihnen Flixcheck die Digitalisierung

Sie möchten die Vorteile der digitalen Welt für Ihr Unternehmen nutzen und ihre vermeintlichen Schwächen dabei möglichst umgehen? Dann könnte Flixcheck genau das richtige Tool für Sie sein: Mit unserer Software as a Service (Was ist eine SaaS?) können Sie Ihre Kundenkommunikation vereinfachen und beschleunigen.

Statt jede von Kund:innen benötigte Information umständlich zu individuell beschreiben und auf verschiedenen, unsicheren Wegen abzufragen, können Sie all dies über Flixcheck abwickeln.

Innerhalb eines Vorgangs erhalten Sie alle benötigten Informationen gebündelt schriftlich zurück und speichern diese an einem zentralen Ort- ohne Gang zur Post und ohne Notizen aus einem Telefonat, die mit Angaben aus E-Mails kombiniert werden.

Digitale Kundenkommunikation durch Flixcheck

Neben den oben dargestellten Anwendungsfällen lassen sich unzählige andere Szenarien mit unserer Software abbilden. Das liegt daran, dass Sie neben den von uns zur Verfügung gestellten Vorlagen auch eigene Kundenanfragen (Checks) erstellen können.

Wir bieten Ihnen dafür diverse Elemente an, die Sie beliebig auswählen und kombinieren können. So wird nahezu jede Kundenanfrage möglich.

Beispiele für Checkelemente sind:

  • Ja / Nein Anfrage und multiple-choice Anfrage
  • Kontakt-, Datums-, Uhrzeit-, oder Standortanfrage
  • Zahlen Anfrage
  • SEPA Mandat Anfrage
  • Bewertungsanfrage
  • Terminbestätigungen

Zudem können Sie Ihren Kund:innen mit Flixcheck PDF-Dateien oder Bilder zur Verfügung stellen und Ihnen auch andere Dateien und Texte übersenden.

Digitale Anwendungsfälle mit Flixcheck für Ihr Unternehmen – online Schadenmeldung

Ein Usecase unserer Software ist die digitale Schadenmeldung. Bestimmen Sie einmalig welche Angaben Sie benötigen, lassen Sie sich direkt Fotos, Belege, Standort oder Zeugenangaben zusenden und vergeben Sie sofort eine Schadennummer.

Automatisieren Sie so Ihren Prozess zur Schadenmeldung und ermöglichen Sie es Ihren Kund:innen Schäden von überall und jeder Zeit direkt mit Ihrem Smartphone zu melden.

Bei Bedarf erzeugen Sie von dem Vorgang anschließend ein PDF-Dokument für Ihre interne Ablage.

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Den Umgang einfach erlernen und sofort starten – ohne Installation oder Download

Da Flixcheck leicht zu bedienen ist, fällt hoher Fortbildungsaufwand weg. In einer von unseren Expert:innen durchgeführten Schulung lernen Sie und Ihre Mitarbeitenden alle wichtigen Funktionen kennen. Dann kann es direkt losgehen!

Es ist keine Installation nötig, weder bei Ihnen noch bei Ihren Kund:innen. Die Software as a Service ist jederzeit online abrufbar.

Jetzt mit Flixcheck auch Ihr Unternehmen digitalisieren

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