Kundentermine vorbereiten: Darauf kommt es an

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Natürlich können Sie auf gut Glück in einen Kundentermin gehen und darauf hoffen, dass Ihr Produkt Ihr Gegenüber auf Anhieb überzeugen wird. Wenn Sie Ihre Chance auf einen erfolgreichen Deal erhöhen möchten, wird ein wenig Vorbereitung aber nicht schaden.

Wir verraten Ihnen ein paar naheliegende und ein paar überraschende Punkte, auf die es ankommt, wenn die Sales-Abteilung einen Kundentermin vorbereitet.

Ein erstes Gespräch ist noch kein Verkauf


Dieser Tipp könnte auch lauten: Loben Sie den Tag nicht vor dem Abend. Selbstverständlich ist es ein Grund zur Freude, wenn Sie mit einem Lead ins Gespräch kommen oder einen gemeinsamen Termin vereinbaren. Ein erstes Interesse ist aber noch keine Garantie dafür, dass es wirklich zum Treffen kommt oder dafür, dass ein Verkauf abgeschlossen wird.

Genau deswegen ist die intensive Vorbereitung so wichtig. Recherchieren Sie zunächst alle Fakten zu Ihrem möglichen Kunden. Schauen Sie sich die Historie des Unternehmens an sowie sein Geschäftsfeld. Wenn die Firma oder der Konsument schon länger bei Ihnen Kunde ist und der Vertrag erneuert werden soll, ist die gemeinsame Historie das Wichtigste. Daran kann abgeschätzt werden, was und wie viele der Kunde kaufen möchte und worauf er Wert legt.

Den Kundentermin vereinbaren und festhalten


Vereinbaren Sie einen Termin am besten telefonisch und versenden dann alle Eckdaten elektronisch, dass sie später nachgelesen werden können. Oder versenden Sie eine Datumsabfrage an Ihren Kunden. Dieser hat dann die Möglichkeiten selbst einen Termin vorzuschlagen. Sowohl die Fragen nach Datum und Uhrzeit als auch die Termindaten können mithilfe von Flixcheck zugestellt werden. Per E-Mail, SMS oder direkt als Link.

Die richtigen Fragen stellen


Möchten Sie jemandem etwas verkaufen, fragen Sie nach dessen Bedürfnissen.
Bringen Sie für die Vorbereitung also in Erfahrung: Was erwartet der Kunde vom Gespräch? Was sind seine Anforderungen an ein gutes Produkt oder eine Dienstleistung? All das ist übrigens superleicht mit Flixcheck abfragbar.

Es ist absolut erlaubt, genau diese Punkte dann im Gespräch zu betonen. Also darauf einzugehen, mit welchen Features Sie genau diese Anforderungen erfüllen. Sie vermeiden damit außerdem unnötigen Arbeitsaufwand in die falsche Richtung und Ihr Kunde fühlt sich bestens beraten und gehört.

Kundentermin-Vorbereitung nutzen, um zu prüfen, ob es passt


Wenn Sie erfahren, was ein Produkt erfüllen muss, damit Ihr Interessent es kauft, kann dies auch zu der Erkenntnis führen, dass es eben nicht passt. Eventuell hat dieser Ihr Angebot nämlich missverstanden und erwartet etwas ganz anderes. Seien Sie ehrlich zu sich selbst, was Sie liefern können. Ist Ihnen der Deal wichtig genug, könnten Sie aber auch in Erwägung ziehen, Ihre Leistungen entsprechend zu erweitern.

Die persönliche Ebene vorbereiten


Lernen Sie Ihren Kunden nicht nur als Unternehmen (im B2B-Geschäft) oder als Zielgruppe (B2C) kennen – sondern auch die Person, mit der Sie sprechen werden. Den Namen zu wissen, ist das Mindeste. Bringen Sie zusätzlich etwas über die Aufgabe dieser Person, Gemeinsamkeiten und ihren Charakter in Erfahrung.

Dazu könnten Sie Mitglieder aus Ihrem Team fragen, die diesen Kunden kennen. Oder durchstöbern Sie das Netz nach Social-Media-Profilen, einer Selbstbeschreibung oder Pressestimmen. Starten Sie ein Gespräch auf persönlicher Ebene. Vermeiden Sie jedoch lieber typische Streitthemen wie Politik oder Religion. Diese werden die Geschäftsbeziehung nur trüben und wenn die Richtungen zu extrem auseinander gehen, werden die Chemie und Ihre Ziele ohnehin nicht übereinstimmen.

Ich packe meinen Aktenkoffer …


… mithilfe einer Liste, die ich vorher anfertige, damit ich nichts vergesse. Ihr Vertriebsteam sollte eine Packliste für die Vorbereitung von Kundenterminen erstellen, die bei Bedarf immer erweitert wird. Diese beinhaltet nicht nur physische Gegenstände wie Laptop oder Tablet, Visitenkarte und Modell des Produkts, sondern auch digitale Dateien, Infos oder Zugänge, die benötigt werden.

Auf die Packliste gehört immer ein Gesprächsleitfaden. Dieser soll nicht einengen, sondern Ihnen Sicherheit geben und dafür sorgen, dass Sie keinen wichtigen Punkt vergessen.

Selbstsicherheit während des Kundentermins und danach


Wenn alle materiellen Notwendigkeiten eingepackt sind, geht es noch darum, das richtige Mindset mitzunehmen. Die tiefgehende Vorbereitung, die Klarheit darüber, was der Kunde möchte und ob Sie dies abbilden können, die festgehaltenen Termindaten – all das gibt bereits Sicherheit. Ab jetzt können Sie sich voll und ganz auf die Stärken Ihres Produkts konzentrieren und Ihr Verkaufstalent einsetzen.

Damit im Anschluss an das Gespräch alles mit derselben Sicherheit weitergeht, planen Sie von Beginn ein, wie Notizen festgehalten werden. Ist es währenddessen nicht möglich, dann so schnell es geht danach, wenn die Erinnerungen noch frisch sind. Die Nachbearbeitung beinhaltet die Planung nächster Schritte, einer Übertragung ins CRM sowie die Mitteilung ans Team.

Terminplanung mit Kalender oder Sales-App


Nutzen Sie einen Kalender, um keine Termine übereinander zu legen. Das klingt selbstverständlich, passiert aber immer wieder bei mehreren Meetings pro Woche. Verlassen Sie sich zudem nicht auf Ihre Erinnerung, sondern halten Sie alles schriftlich fest. Die Informationen können z.B. via Flixcheck an alle Teilnehmer versandt werden.

Es gibt Sales-Apps, die darauf ausgelegt sind, mehrere Kundengespräche zu koordinieren. Sie geben Routen vor und ermöglichen, dass Sie die Kundeninfos, die Agenda für das Meeting und alle weiteren Dateien für das ganze Vertriebsteam zugänglich machen. Damit wird im Krankheitsfall eine Vertretung ermöglicht.

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Bei der Anreise alle Reisedaten parat haben


Wir alle kennen das Gefühl, dass wir am liebsten noch drei Mal nachsehen, ob wir auch zur richtigen Zeit am richtigen Gleis stehen. Was ist unser Sitzplatz und wie viel Umsteigezeit haben wir? Zu welcher Straße müssen wir? Zur besten Vorbereitung eines Kundentermins gehört es, diese Informationen nicht nur möglichst gut zu kennen, sondern vor allem immer griffbereit zu haben.

Unterwegs wird das Internet nicht immer stabil sein. Haben Sie also einen Screenshot oder eine offline nutzbare App in der Hinterhand. Ein Zeitpuffer nach vorne und hinten ist übrigens immer ratsam. Benötigt Ihr Meeting weniger Zeit, können Sie noch gemeinsam mit dem Kunden einen Kaffee trinken und sich informell austauschen. Möchte dieser weiterarbeiten, besteht für Sie die gleiche Möglichkeit. Das nächste Meeting kommt bestimmt!

Die letzten Minuten vor dem Online-Meeting


Auf den letzten Drücker das Zoom Meeting öffnen? Das ist möglich. Jedoch wird es zu einem holprigen Einstieg führen. Führen Sie lieber noch einmal einen Techniktest durch, auch wenn dies redundant wirkt. Ton- oder Bildprobleme direkt zu erkennen ist immer besser als eine halbe Stunde Verzögerung.

Bleiben Sie direkt vor dem Meeting und bis alle Teilnehmer eingetroffen sind auf allen Kanälen erreichbar. Gerne schreibt Ihr Kunde noch schnell eine Mail oder SMS, dass er oder sie später kommt. Oder dass die Kamera nicht geht, oder dass man einen alternativen Kanal bevorzugt. Wenn Sie schon jetzt nur im Videochat erreichbar sind, weiß der Kunde nicht, wie er Sie erreicht.

Kundentermine leichter vorbereiten mit Flixcheck


Für eine zuverlässige Terminplanung und das Beschaffen wichtiger Information ist Flixcheck genau das Richtige. Sie senden Ihre Abfragen oder Informationen unkompliziert per SMS oder E-Mail an Ihren Lead. Der Empfänger muss nach Erhalt der Nachricht, diese nur öffnen und auf den enthaltenen Link klicken, um alle offenen Felder auszufüllen. Wenn Sie Fotografien wichtiger Geschäftsdokumente benötigen, können Sie diesen Fall ebenfalls mit Flixcheck abbilden!

Korrekte Erfassung von Kundendaten & Corona-Kontaktverfolgung

Bei der Erfassung von Kundendaten korrekt vorzugehen, wird immer wichtiger. Die Menschen achten zunehmend auf die Bewahrung ihrer Privatsphäre und Sicherheit. Gleichzeitig wünschen sie sich Angebote, die für sie persönlich relevant sind, wofür ein gewisses Maß an Datensammlung nötig ist.
Wir zeigen Ihnen heute den Status Quo der Digitalisierung im Handwerk und präsentieren die besten Praxisbeispiele.

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