Definition: Was sind Lizenzmanagement Tools?
Lizenzmanagement-Tools sind spezialisierte Softwarelösungen, die dazu dienen, den Erwerb, die Nutzung und die Verwaltung von Softwarelizenzen in Unternehmen zu überwachen und zu steuern. Diese Tools sind unerlässlich, um die Compliance mit den Lizenzvereinbarungen sicherzustellen und gleichzeitig effizient mit den IT-Ressourcen umzugehen.
Sie bieten Funktionen wie
- die Überwachung der Softwarenutzung
- die Verwaltung von Lizenzvereinbarungen
- die Optimierung des Lizenzbestands
Durch den Einsatz dieser Tools können Unternehmen rechtliche Risiken minimieren, ihre Softwareausgaben optimieren und den administrativen Aufwand reduzieren, der mit dem Lizenzmanagement verbunden ist. Denn: Im Verwalten von Lizenzen gibt es viele Stolpersteine, die es zu beachten gilt.
Hürden und Herausforderungen im Lizenzmanagement
Die Verwaltung von Softwarelizenzen kann ohne die richtigen Werkzeuge eine komplexe und fehleranfällige Aufgabe sein. Komplikationen treten häufig auf, wenn Unternehmen den Überblick über ihre Lizenzen verlieren, was zu Unter- oder Überlizenzierung führen kann.
Unterlizenzierung birgt das Risiko von rechtlichen Konsequenzen und Strafzahlungen, während Überlizenzierung unnötige Kosten verursacht. Zudem kann es schwierig sein, die Compliance mit verschiedenen Lizenzmodellen und -vereinbarungen zu gewährleisten. Ein effektives Lizenzmanagement erfordert daher ein hohes Maß an Genauigkeit und Aufmerksamkeit, um diese Herausforderungen zu bewältigen.
Nicht immer sind die folgenden Tools auf reines Lizenzmanagement ausgerichtet, bieten aber durch ihre breiten Funktionalitäten auch die Verwaltung von Lizenzen an. Auch das digitale Vertragsmanagement ist oft ein Teil dessen.
Tool 1: CloudEagle
CloudEagle, ein SaaS-Management-Softwaretool, bietet umfassende Funktionen für das Lizenzmanagement und die Kostenoptimierung. Durch die Integration in interne Systeme ermöglicht CloudEagle einen umfassenden Überblick über alle in einer Organisation genutzten Anwendungen. Die direkten Integrationen erleichtern innerhalb des Vertragsmanagement-Prozesses das Organisieren aller notwendigen Vertrags- und Lizenzdetails an einem Ort.
Zu den Hauptmerkmalen von CloudEagle gehören:
- Anwendungssichtbarkeit: Umfassende Einblicke in den SaaS-Anwendungsstapel und Lizenzen.
- Lizenzreallokation: Automatische Neuzuweisung ungenutzter Lizenzen an die richtigen Nutzer:innen.
- Erneuerungsverfolgung: Technologie zur Nachverfolgung von Erneuerungen, die zeitnahe Benachrichtigungen ermöglicht und das Risiko von Mehrausgaben verringert.
- Unterstütztes Einkaufen: Verhandlungen im Auftrag der Kund:innen über ungenutzte Lizenzen.
- SaaS-Ausgabenoptimierung: Identifizierung von doppelten und überflüssigen Anwendungen und Analyse der Anwendungsnutzung.
- Beschaffungsworkflows: Vereinfachung des SaaS-Beschaffungsprozesses.
- Vertragsmanagement: Zentrale Verwaltung aller Verträge und sensiblen Dokumente.
- Benutzerbereitstellung: Automatische Vorschläge der passenden Anwendungen für Nutzer:innen basierend auf deren Rollen und Abteilungen.
Tool 2: Snow License Manager
Snow License Manager ist ein fortschrittliches Tool zur Lizenzverwaltung, das Organisationen eine genaue Übersicht über die Nutzung und Berechtigungen ihrer Software bietet. Dieses Tool ermöglicht es Organisationen, ihre Erkenntnisse dynamisch mit Lizenzberechtigungen abzugleichen, um ihre IT-Umgebungen zu optimieren und auditbereit zu sein.
Snow License Manager dient als zentraler Knotenpunkt für das Snow Software Asset Management und bietet eine einheitliche Ansicht von installierter Software, SaaS, Cloud-Ressourcen und Hardware.
Funktionen von Snow License Manager:
- Einheitliche Ansicht von Software und Hardware: Snow License Manager bietet eine vereinheitlichte Sicht auf installierte Software, SaaS, Cloud-Ressourcen und Hardware.
- Automatische Übersetzung von Nutzungsdaten: Nutzungsdaten werden automatisch in kommerzielle Softwareproduktinformationen übersetzt.
- Compliance-Positionen und Audit-Risikominimierung: Das Tool hilft bei der Berechnung von Compliance-Positionen und der Reduzierung des Audit-Risikos.
- Optimierung von Technologieinvestitionen: Identifiziert ungenutzte Cloud-Abonnements und Softwareinstallationen zur Optimierung von Lizenzen oder Abonnements.
- Unterstützung von komplexen IT-Umgebungen: Ideal für komplexe Datenzentrumstitel, die virtuell oder physisch sein können.
- Reduzierung von Kosten: Hilft bei der Senkung der Gesamtkosten durch Identifizierung von Optimierungsmöglichkeiten.
- Auditbereitschaft: Unterstützt Organisationen dabei, auditbereit zu sein, indem es Technologievermögen, Berechtigungen und Vereinbarungen anzeigt.
Tool 3: KACE Systems Management Appliance
Die KACE Systems Management Appliance (SMA) von Quest ist eine umfassende IT-Systemmanagementlösung, die verschiedene Facetten des IT-Betriebs automatisiert und verbessert. Es richtet sich an Branchen, die eine effiziente Systemadministration und sichere, netzwerkverbundene Geräte benötigen.
Funktionen von KACE Systems Management Appliance:
- Asset-Management und Serverüberwachung: Bietet Asset-Management, Serverüberwachung und Softwarelizenzmanagement.
- Patch-Verwaltung und Endpunktsicherheit: Umfasst Patch-Verwaltung und Endpunktsicherheit, einschließlich Chromebook- und mobile Geräteverwaltung.
- Softwareverteilungsoptimierung: Optimiert die Softwareverteilung mit Unterstützung für verschiedene Pakettypen und ermöglicht das Entfernen unbefugter Anwendungen.
- Remote-Replikationsshare für multi-site Organisationen: Reduziert Kosten und Komplexität der Softwareverteilung für Organisationen mit mehreren Standorten.
- Umfassende Berichterstattung und Alarmierung: Ermöglicht die Erstellung von benutzerdefinierten Berichten und integriert sich in Google Workspace Admin-Konsole für aktuelle Daten und einfache Berichterstellung.
- Serverüberwachung: Einfach konfigurierbar und integriert sich nahtlos in den KACE SMA Service Desk und die KACE Go Mobile Application.
- Service Desk Integration: Bietet eine benutzerfreundliche Web-Schnittstelle mit LDAP- und AD-Integration, rollenbasierten Berechtigungen und detaillierter Berichterstattung.
Tool 4: Device42
Device42 ist eine vielseitige Lösung für das Lizenzmanagement, die Organisationen ermöglicht, eine umfassende und genaue Übersicht über die auf Windows- und Linux-Maschinen eingesetzte Software zu erstellen.
Es unterstützt den gesamten IT-Infrastrukturbereich von Servern bis hin zu Desktops.
Funktionen von Device42:
- Umfassende Software-Entdeckung: Automatisierte Entdeckung von Software auf Windows- und Linux-Maschinen.
- Lizenzvergleich und -überwachung: Vergleicht die aktuelle Nutzung mit der Anzahl der Lizenzen und erkennt unzulässige Software.
- Verfolgung von Lizenzvereinbarungen: Überwacht Lizenzvereinbarungen und Ablaufdaten.
- Identifikation von Software: Unterscheidet zwischen erworbenen und installierten Softwarelizenzen.
- Benutzerdefinierte Benachrichtigungen: Stellt anpassbare Benachrichtigungsalarme bereit.
Weitere Vorteile:
- Lizenzkonformität: Identifizierung von überlizenzierten, unlizenzierten und abgelaufenen Lizenzen.
- Standardsicherung: Erkennt genehmigte und unerwünschte Software.
- Kostenmanagement: Berichtet über Lizenzkosten und minimiert unterlizenzierte Software.
Tool 5: Micro Focus Asset Management X
Micro Focus Asset Management X (ehemals HP Asset Manager) ist eine IT-Asset-Management-Lösung (ITAM) auf Unternehmensebene, die von Micro Focus von Hewlett Packard Enterprise übernommen wurde. Es unterstützt das Change- und Konfigurationsmanagement sowie das Lizenzmanagement.
Funktionen von Micro Focus Asset Management X:
- Software Asset Management: Kontrolle der Softwarekosten und Sicherstellung der Compliance durch genaue Lizenzanzahlen.
- Hardware Asset Management: Verwaltung von Hardware-Assets über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg, um Kosten zu reduzieren und den ROI zu optimieren.
- Asset Portfolio Management: Vollständige Sichtbarkeit über Hardware, Software und andere Assets durch Kombination von Vertrags-, Beschaffungs-, Anbieter- und Budgetinformationen.
Zusätzliche Funktionen:
- Beschaffungsmanagement: Erstellung von Anbieterkatalogen für genehmigte Kaufoptionen und einfache Erfassung eingehender Assets im Inventar oder Nachverfolgung gegen Service-Tickets.
- Finanzmanagement: Überblick über den prognostizierten Wert erworbener Assets, Zuweisung von Assets zu Kostenstellen und Nachverfolgung von Kaufpreisen.
- Anbieter- und Vertragsmanagement: Als Vertragsmanagement-Tool bietet es die Verfolgung der Anbieter:innen, ihrer Marken, der mit ihnen bestehenden Verträge und deren Einhaltung.
Tool 6: ManageEngine AssetExplorer
ManageEngine AssetExplorer ist ein umfangreiches Tool zur Lizenzverwaltung, das den gesamten Lebenszyklus von Softwarelizenzen von der Planung bis zur Entsorgung unterstützt. Es ermöglicht die Verwaltung aller Softwarelizenzverträge und stellt sicher, dass alle Lizenzen regulatorischen Standards entsprechen.
Funktionen von ManageEngine AssetExplorer:
- Automatisiertes Lizenztracking: Automatisiert die Nachverfolgung von Softwarelizenzen und bietet Echtzeiteinblicke in den Status von Lizenzen, einschließlich Nutzung, Ablaufdaten und Erinnerungen an Erneuerungen.
- Compliance-Sicherung: Stellt genaue Compliance-Berichte bereit, um sicherzustellen, dass die Softwarenutzung mit vertraglichen Verpflichtungen übereinstimmt und unterstützt bei der Vorbereitung auf Software-Audits.
- Softwareerkennung und -erkennung: Ermöglicht das Erkennen und Identifizieren von Software im gesamten Netzwerk, wodurch Transparenz und Kontrolle über die Softwarelandschaft gefördert werden.
- Anpassbare Alarme: Ermöglicht das Einrichten von benutzerdefinierten Alarmen für Lizenzabläufe, Übernutzung oder andere kritische Ereignisse.
- Kosteneinsparungen: Trägt zur Kostensenkung bei, indem unnötige Softwareausgaben eliminiert werden, das Risiko von Strafen reduziert wird und die IT-Operationen optimiert werden.
Tool 7: OpenLM for Engineering Licensing
OpenLM for Engineering Licensing ist speziell für das Lizenzmanagement von Engineering-Software konzipiert und bietet wesentliche Funktionen zur Lizenzverfolgung und Berichterstattung.
Es unterstützt eine Vielzahl von Lizenzmanagern und -modellen und bietet eine optimierte Verwaltung und Überwachung von Lizenzen.
Funktionen von OpenLM für Engineering Licensing:
- Software-Management-Tool: Berichte über tatsächliche Nutzung und Identifizierung selten genutzter Software, um Kosten zu sparen.
- Monitoring und Berichterstattung: Direkte Verwaltung und Überwachung aller Lizenzen über eine benutzerfreundliche grafische Schnittstelle, einschließlich zeitnaher Berichterstattung.
- Kosten und Abrechnung: Genauigkeit in der Berichterstattung über Spitzenauslastung, Identifizierung und Eliminierung ungenutzter Software und genaue Abrechnung basierend auf der Nutzung.
- Architektur und Infrastruktur: Einfache Einrichtung und Konfiguration, Kompatibilität mit verschiedenen Betriebssystemen und Unterstützung wichtiger Datenschutzvorschriften.
- Compliance: Aufrechterhaltung einer genauen und objektiven Historie der Lizenz- und Token-Nutzung, Unterstützung bei der Einhaltung von Lizenzvereinbarungen in Cloud-Umgebungen.
- Optimierung und Produktivität: Automatisiertes Lizenz-Harvesting, Benachrichtigungen über Lizenzverfügbarkeit und Sammlung tatsächlicher Nutzungsdaten.
- Lizenzberechtigung und -zuweisung: Automatische und dynamische Zuweisung/Widerruf des Zugriffs basierend auf Verzeichnisgruppen und rollenbasierte Zugriffsberechtigungen.
Tool 8: Asset.Desk
Asset.Desk, entwickelt von der FCS Fair Computer Systems GmbH in Nürnberg, ist eine leistungsfähige und etablierte Lizenzmanagement-Software. Die Anwendung bietet die Fähigkeit, präzise Hardware- und Softwareinformationen automatisch zu erfassen, selbst ohne Remote-Zugriffsrechte, und integriert technische, organisatorische sowie kaufmännische Daten in einer einzigen Plattform.
Dank seiner modularen Struktur kann Asset.Desk flexibel an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden.
Funktionen von Asset.Desk:
- Lizenzmanagement: Bietet eine umfassende Lizenzbilanz, automatische Lizenzzuordnung und Application Metering.
- Lifecycle Management: Verwaltet Stammdaten, Komponenten, mobile Geräte, kaufmännische Daten und unterstützt die Leistungsverrechnung sowie Übergabe und Rückgabe von Assets.
- Vertragsmanagement: Unterstützt bei der Umsatz- und Kostenplanung, bietet eine Wiedervorlagefunktion und Kalenderansicht für die Vertragsverwaltung.
- Einkauf und Verkauf: Bietet Funktionen für Angebots-, Bestell- und Reklamationswesen sowie Waren- und Dienstleistungsverkauf.
- Reporting und Dokumentation: Ermöglicht umfangreiche, individualisierbare Berichte und die Erstellung von Diagrammen von Netzwerkstrukturen.
- Softwareverteilung: Unterstützt die zielgerichtete Verteilung von Software und hält die Inventar- bzw. Asset-Datenbank auf dem neuesten Stand.
- Helpdesk und Service Desk: Dient als Basis für ganzheitliches Configuration-Management und Service Support nach ITIL, mit umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten und nachvollziehbaren Support-Kosten je Kostenstelle oder Abteilung.
Fazit: Lizenzmanagement-Tools im Vergleich
Für Unternehmen ist der Einsatz von Lizenzmanagement-Tools eine kluge Entscheidung. Die manuelle Verwaltung solcher Lizenzen birgt das Risiko rechtlicher und funktionaler Nachteile. Niemand möchte mit Ausfallzeiten oder unnötigen Rechtsstreitigkeiten konfrontiert werden, die durch ineffizientes Lizenzmanagement entstehen können.
Lizenzmanagement-Tools bieten hier eine wertvolle Unterstützung. Sie rechtfertigen ihre Kosten durch die Schaffung automatisierter Workflows, die potenzielle Probleme präventiv verhindern und somit zur effizienten und rechtssicheren Gestaltung der Geschäftsabläufe beitragen. In der Ära der Digitalisierung sind solche Tools eine Notwendigkeit, um die Herausforderungen der modernen Geschäftswelt zu meistern.
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