Wer heute etwas unterschreiben muss, macht das am liebsten schnell und unkompliziert. Kein Problem, wenn beide Unterzeichner:innen am gleichen Tisch sitzen. Doch sobald eine:r nicht vor Ort ist, wird es kompliziert. Ganz zu schweigen davon, dass ein solches Dokument zur Vereinfachung anschließend digital abgelegt werden muss.
Bereits seit mehr als zwanzig Jahren gibt es daher gesetzliche Regelungen zur elektronischen Unterschrift, die diesen Prozess erleichtern. Was anfangs das Signaturgesetz regelte, wird heute von der eIDAS und dem VDG festgelegt. Viele Abkürzungen und Begriffe – wir bringen Licht ins Dunkel und erklären Ihnen alles im Detail.
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Die Digitalisierung in Deutschland hinkt in vielen Bereichen hinterher. Was elektronische Signaturen angeht, ist der deutsche Staat jedoch ein Vorreiter gewesen. Am 22. Juli 1997 erschien das Signaturgesetz, am 1. August desselben Jahres trat es in Kraft.
Es wurde im Jahr 2001 nochmals überarbeitet und galt fortan bis zu seinem Ende vor einigen Jahren. Sein Ziel war in erster Linie, die Rechtssicherheit in Bezug auf digitale Signaturen zu wahren – und damit kriminellen Handlungen und Fälschungen in diesem Bereich vorzubeugen.
Wichtig: Bei uns erhalten Sie grundsätzlich keine Rechtsberatung, sondern einen ersten Einblick.
Mit der Einführung Ende der 1990er-Jahre trug das Gesetz der Entwicklung Rechnung, dass immer verstärkter digitale Unterschriften den Einzug in den Alltag erhielten. Heute ist es vielerorts möglich, privat wie gewerblich digital zu unterschreiben, viele Unternehmen sparen dadurch erhebliche Prozesskosten.
Zu Zeiten der Einführung des Signaturgesetzes kam diese Form der Unterschrift erst neu auf. Gleichzeitig wurden auch Kriminelle auf die Chance aufmerksam, digitale Unterschriften zu verwenden. Unter anderem zur Eindämmung solcher Taten wurde das Gesetz initiiert.
Mit der flächendeckenden Verwendung elektronischer Signaturen hatte sich der Fokus des Signaturgesetzes etwas verschoben. Weiterhin war die Wahrung der Rechtssicherheit wichtig, primär regelte es aber die verschiedenen Formen der digitalen Unterschrift.
Als die Europäische Union 2016 eine eigene und neue Richtlinie zur Verwendung elektronischer Signaturen auflegte, läutete das das Ende des Signaturgesetzes in Deutschland ein. Am 29. Juli 2017, im Zuge der nationalen Umsetzung der EU-Verordnung eIDAS, trat das Signaturgesetz in Deutschland offiziell außer Kraft.
Sein direkter Nachfolger ist das Vertrauensdienstegesetz, meist nur VDG abgekürzt. Sein primäres Ziel war zum Zeitpunkt der Einführung die Vorbereitung, damit die eIDAS-Verordnung effektiv umgesetzt werden konnte.
Die „electronic IDentification, Authentication and trust Services“-Verordnung – besser bekannt unter ihrer Abkürzung eIDAS – regelt die Verwendung elektronischer Identifizierungsverfahren in den Mitgliedsländern der EU. Zudem gilt sie auch in Nicht-EU-Mitgliedsstaaten wie Großbritannien oder Norwegen, die Teil des Europäischen Wirtschaftsraums sind.
Die eIDAS-Verordnung regelt unter anderem folgende Unterpunkte:
Zudem werden die verschiedenen Formen der elektronischen Signaturen geregelt, auf die wir im nächsten Absatz genauer eingehen.
Der für die meisten Unternehmer:innen und auch Privatpersonen wichtigste Teil der eIDAS-Verordnung dreht sich um die verschiedenen elektronischen Unterschrifttypen. Zwei Arten elektronischer Signaturen werden in der Verordnung unterschieden:
Gut zu wissen: Die einfache elektronische Signatur (EES) ist kein Bestandteil der eIDAS-Verordnung. Sie hat sich dennoch im Alltag etabliert und gilt als einfachste aller Unterschriftstypen. Die EES kommt beispielsweise als Unterschrift unter E-Mails zum Einsatz, auch simpel eingescannte Unterschriften sind einfache elektronische Signaturen.
Ihr Gegenüber steht die sicherste Form der elektronischen Unterschrift – die QES. Sie hat in fast allen Bereichen die gleiche Wirkung wie eine manuelle Unterschrift. In der Praxis verwenden viele Unternehmen jedoch die FES. Die fortgeschrittene elektronische Signatur ist einfach anzuwenden und überzeugt mit einem hohen Sicherheitsstandard.
Benötigen Sie ein Tool, mit dem Sie die einfache (EES) und fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) sicher abbilden können? Verwenden Sie digitale Unterschriften mit Flixcheck. Lassen Sie in Echtzeit Kund:innen, Mitarbeiter:innen oder Lieferanten unterschreiben. Probieren Sie es selbst aus und nutzen Sie Flixcheck mit allen Funktionen in der 30-tägigen Testversion!
Bereits seit dem Signaturgesetz und spätestens mit dem Inkrafttreten der umgesetzten EU-Verordnung eIDAS ist es für Unternehmen wichtig zu verstehen, welchen rechtlichen Rahmenbedingungen elektronische Signaturen unterliegen.
Die einfache elektronische Signatur (EES) wird weniger für externe Verträge und Zwecke mit Dritten genutzt. Als einfachste Form unterliegt sie weniger strengen Auflagen, ist gleichzeitig aber auch in weniger Fällen rechtssicher. Die meisten Unternehmen nutzen diese Form beispielsweise für das interne Unterzeichnen von Urlaubsanträgen oder Spesenabrechnungen.
Für viele externe Zwecke eignet sich die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) besser. Sie kommt als eine Art „unveränderbares Siegel“ daher und speichert neben der Unterschrift biometrische Daten. Die FES wird im Unternehmenskontext für viele Zwecke eingesetzt – auch Flixcheck bietet sie an. Wer eine rechtlich der manuellen Unterschrift vollständig gleichgestellte Alternative bevorzugt, wird bei der qualifizierten elektronischen Unterschrift (QES) fündig.
Als Anwender:in werden Sie beim Einholen digitaler Unterschriften mit einer deutlichen Kostenersparnis gegenüber langwieriger manueller Prozesse von Unterschriften belohnt.
Wie lassen sich elektronische Unterschriften einholen? Am einfachsten geht das mit Flixcheck. Mit unserem All-in-One-Webtool fordern Sie bei Kund:innen, Mitarbeiter:innen und allen anderen Beteiligten unkompliziert in Echtzeit Unterschriften an. Wie das funktioniert, zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt.
Im ersten Schritt erstellen Sie einen „Check“. So werden alle Abfragen genannt, um Informationen von anderen Personen einzuholen.
Dort tragen Sie ein, an wen das Dokument geschickt werden soll, das Sie unterschreiben lassen möchten. Ob Sie eine Vollmacht unterschreiben lassen, einen Arbeitsvertrag oder eine Betriebsvereinbarung, ist egal – damit Ihr Gegenüber das Dokument nicht mehr verändern kann, sollte es sich um ein PDF-Dokument handeln.
Der zweite Schritt ist die Auswahl der Anfrage, die Sie stellen. Wählen Sie dort „PDF-Editor“ aus.
Anschließend fügen Sie ein Unterschriftsfeld in das PDF ein, das Sie unkompliziert bearbeiten können. So fügen Sie beispielsweise den Namen Ihres Gegenübers und das Datum hinzu. Damit sind Sie bereits fertig – Flixcheck funktioniert einfach und direkt.
Sobald Sie den Prozess abgeschlossen haben, erhält Ihr Gegenüber in Echtzeit eine Benachrichtigung, dass er oder sie ein Dokument unterschreiben muss. Das Beste: Dafür ist keine App oder Software notwendig. Das gesamte Tool ist webbasiert und schafft damit die beste Voraussetzung für eine reibungslose und schnelle Direktkommunikation.
Neben der Unterstützung elektronischer Signaturen – EES und FES – kann Flixcheck noch mehr. Sie können die gesamte Kommunikation mit Kund:innen & Co. über das Tool abwickeln.
Ob Anforderung eines SEPA-Lastschriftmandats, Austausch von Dateien oder komplexe Multiple-Choice-Abfragen – Flixcheck macht das möglich. Wussten Sie, dass im Webtool auch ein PDF-Editor integriert ist? Damit wandeln Sie im Handumdrehen beispielsweise Word-Dokumente in PDF-Dateien um und machen diese ausfüllbar.
Lesenswert: Word-Dokument unterschreiben: so klappt‘s
Möchten Sie mehr über die Flixcheck-Funktionen erfahren? Auf unserem YouTube-Channel finden Sie unter anderem ein Tutorial zur Verwendung des PDF-Editors. Klicken Sie sich durch den Kanal für Tutorials zu allen Funktionen des Tools!
Rund um das Signaturgesetz und die es später ablösende eIDAS-Verordnung gibt es zahlreiche Fragen. Wir haben die wichtigsten gesammelt und in aller Kürze für Sie beantwortet.
Streng genommen regelt das außer Kraft getretene Signaturgesetz die Verwendung qualifizierter elektronischer Signaturen (QES) nicht.
Diese sind jedoch in der eIDAS-Verordnung zu finden. Die QES ist in Deutschland und der EU rechtlich der manuellen Signatur nahezu gleichgestellt und fast allen Fällen uneingeschränkt als digitale Unterschrift rechtsgültig.
Die einfache elektronische Signatur (EES) ist eine von drei Formen der digitalen Unterschrift. Sie gilt als einfachste der drei digitalen Unterschrifttypen. Die EES wird meist dann verwendet, wenn kein gesetzliches Schriftformerfordernis vorliegt – beispielsweise bei Angeboten oder E-Mails.
Um zu überprüfen, ob eine qualifizierte elektronische Signatur vorliegt, können Sie ein Tool der Europäischen Kommission verwenden. Damit ermitteln Sie, welche Signatur verwendet wurde und wer der oder die Unterzeichner:in war.
Das in Deutschland im Jahr 1997 vorgestellte Signaturgesetz kann heute als Vorreiter für die später eingeführte eIDAS-Verordnung der EU angesehen werden. Unternehmen werden sich freuen: Diese Gesetze, Verordnungen und Regelungen ermöglichen den Wandel vom lästigen Papierkram hin zu effizienten, digitalen Unterschriftenverfahren.
Um die eIDAS-Verordnung bestmöglich umsetzen zu können, verwenden Sie Flixcheck. Mit dem All-in-One-Webtool lassen Sie Mitarbeiter:innen, Kolleg:innen und Kund:innen rechtssicher per fortgeschrittener elektronischer Signatur PDF-Dokumente unterschreiben.
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