Wer als Finanzberater seinen Digitalisierungsgrad ausbauen möchte, profitiert von Web-Tools, die den Bedürfnissen der Branche angepasst sind. Der SaaS-Anbieter Flixcheck ist auf die digitale Kundenkommunikation in diesem Feld spezialisiert. Igor Goldenberg – Agenturinhaber aus Halberstadt und Braunschweig teilt seine Erfahrungen mit der Software und weiß, worauf es bei der Modernisierung als Versicherungsmakler ankommt.
Flixcheck ist eine skalierbare, cloud-basierte Software. Die Kernfunktion besteht darin, „Checks“ an Kunden zu senden. Der Kunde öffnet daraufhin mit einem Klick die Abfrage, um Dokumente, Fotos, Bewertungen oder weitere Daten zurückzusenden. Dies ist direkt am Smartphone möglich. Ohne Scanner, ohne App und ohne sich in einem Portal einzuloggen. Weitere Branchen neben der Finanzberatung, die Flixcheck nutzen, sind Telekommunikationsanbieter, Unternehmen aus der Immobilien- und Energiewirtschaft sowie Versicherungsgesellschaften.
Versicherungsmakler und Finanzberater Igor Goldenberg hat den Service Anfang 2020 entdeckt und ist vom Konkurrenten gewechselt, da bei Flixcheck der Match mit der eigenen Branche höher war. Er leitet zwei Agenturen, die beide mithilfe der Software ihre Prozesse digitalisiert haben.
Das von der Agentur Goldenberg meistgenutzte Flixcheck-Feature ist der PDF-Editor. Mit diesem lassen sich Verträge personalisiert versenden. Der Empfänger unterschreibt daraufhin mit der Touch-Funktion seines Smartphones oder Tablets. Innerhalb von Minuten kann er den Vertrag zurücksenden.
Selbst bei Kundenterminen vor Ort werden die Dokumente nicht mehr gedruckt, sondern digital präsentiert und unterzeichnet. Dies ermöglicht der Agentur das rundum rechtssichere und zugleich papierlose Arbeiten. Die Kundendatenerfassungen sowie Schadenmeldungen werden ebenfalls über die Software gelöst. Letztere können mit Fotos und detaillierten Angaben erweitert werden.
Würde die Software ausfallen, „würde es erst mal einen kurzen Blackout geben“, sagt Goldenberg und bezieht sich darauf, dass vor allem bei Schadenfällen und Kündigungen schnelle Kommunikation aufgrund von Fristen notwendig ist. Ein digitales System wie Flixcheck erlaubt die Bearbeitung der Fälle innerhalb von fünf Tagen.
Schnittstellen zu anderen Systemen waren in der Agentur Goldenberg bisher nicht nötig. Denn Flixcheck funktioniert alleinstehend. Es bietet ein Postfach, Massenupload von Kundendaten sowie den Export der Antworten mit an.
Noch vor zwei Jahren arbeitete die Agentur Goldenberg hauptsächlich mit Papierdokumenten. Industriedrucker liefen auf Hochtouren. Dann entschied der Geschäftsführer, Kosten, Lagerraum und umweltschädigende Ressourcen einzusparen.
Nun werden Bedingungswerke, Kündigungsvordrucke, Verträge mit Vertriebspartnern oder auch die Kommunikation mit Bewerbern auf digitale Wege verlagert. Sendet ein Kunde der Agentur Informationen über einen Schadensfall zu, oder einen unterzeichneten Vertrag, können alle Daten als gebündelte Datei heruntergeladen werden. In diesem Format ist die Weiterleitung an die Versicherungsgesellschaften ebenso unkompliziert wie die Abfrage der Daten im ersten Schritt.
Die Zusammenarbeit innerhalb der Agentur ist insgesamt digitaler geworden. Postversand und Dienstfahrten wurden stark reduziert. Termine wurden auf Videokonferenzräume von Zoom oder Microsoft Teams verlegt. Die dazu notwendige Terminabsprache ist ebenfalls über die Cloud-Software möglich.
„Was uns seit Covid fehlt, ist der persönliche Kontakt“, berichtet Goldenberg über den Digitalisierungszeitraum seines Unternehmens. „Jeder, der in Versicherungsbranche tätig ist, arbeitet und kommuniziert gerne mit Menschen. Das fehlt uns allen. Der Kunde auf der anderen Seite, möchte nicht nur mit Robotern und Formularen sprechen. Also haben wir uns ein Hybrid-Modell überlegt.“
Das Hybrid-Modell besteht darin, ein Video-Meeting mit dem Kunden zu vereinbaren. Der Versicherungsmakler teilt seinen Bildschirm. Auf diesem sind die Vertragsdokumente abgebildet. So können Kunde und Anbieter die zum Teil komplexen Vertragstexte gemeinsam durchgehen und sich etwas persönlicher unterhalten. Papier, Tinte oder eine Anreise, sind bei diesem Vorgehen weiterhin nicht nötig.
Weiter sagt Herr Goldenberg: „Ob per Videochat oder bei einem Treffen vor Ort, die Daten senden wir immer per Flixcheck. Das verschafft uns einen Wettbewerbsvorteil. Denn andere Makler und Dienstleister können diese Geschwindigkeit gar nicht leisten. Aber der Konsument möchte heutzutage nicht mehr über Wochen oder Monate auf sein Produkt warten. Ich finde, an dieser Stelle passt das Zitat sehr gut: Entweder man geht mit der Zeit, oder man geht mit der Zeit.“
Auch nach den Lockerungen bezogen auf das SARS-CoV-2 Virus werden seine Agenturen ihre digitalen Servicemodelle beibehalten.
Finanzdienstleister und -berater, die ihre Prozesse digitalisieren möchten, können sich bei Flixcheck auf folgende weitere Funktionen verlassen: SEPA-Lastschriftmandate, Terminabfragen, Multiple-Choice oder Ja/Nein-Fragen, Standortangaben und Fortgeschrittene Elektronische Signaturen (FES). Neu dazugekommen ist die Funktion der Mehrfachunterschrift. Sie ermöglicht, dass ein PDF-Dokument von mehr als einer Person unterschrieben wird. So können zum Beispiel auch Versicherungen von Ehepaaren unterschrieben und abgeschlossen werden.
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Dieser Artikel ist zuerst als Gastbeitrag auf FinanceFWD erschienen.
