7 Schritte zur Digitalisierung Ihrer Anwaltskanzlei

Mandant und Anwalt schütteln Hände, Holzhammer im Vordergrund

Ihre Mandanten leben und arbeiten heute digital. Sie wollen online kommunizieren und am liebsten schon vor einem ersten Gespräch wissen, wie ihre Chancen stehen; oder wie hoch die Summen ausfallen, die verhandelt werden. Vor allem „Legal Tech“-Unternehmen befriedigen schon jetzt diese Bedürfnisse. Damit scheinen sie auf den ersten Blick das Anwaltsgeschäft zu bedrohen. 

Doch statt von den Veränderungen entmutigt zu werden, können Sie diese nutzen. Sie können Ihre eigene Kanzlei digitalisieren und später automatisieren. Immerhin können schon jetzt viele Prozesse so abgebildet werden, dass kaum mehr menschliche Arbeitskraft nötig ist. Das bedeutet auch, dass Sie in der gleichen Zeit mehr Mandanten annehmen können und Ihr Geschäft sogar stärken.

Wir zeigen Ihnen 7 Schritte, mit denen Sie Ihre Kanzlei für das digitale Zeitalter rüsten.

1. Entscheidung zur Digitalisierung & Kommunikation im Team


Als Einzelanwalt haben Sie es beim ersten Schritt etwas leichter. Die Vorteile der Digitalisierung müssen nur für Sie persönlich überzeugend sein. Wenn Sie aber mit mehreren Partnern zusammenarbeiten, müssen Sie gemeinsam über Pläne und Maßnahmen abstimmen.

Es gibt viele Gründe, die für die Digitalisierung von Anwaltskanzleien sprechen. Allem voran müssen sie konkurrenzfähig bleiben und in den Alltag der Mandanten und Mitarbeiter passen – und dieser ist nun mal digital.

In vorherigen Blogbeiträgen sind wir bereits darauf eingegangen, was Digitalisierung in einem Unternehmen bedeutet und welche Vor- und Nachteile sie mit sich bringt.

Legal Tech Firmen als Vorbilder


Die Tech-Startups orientieren sich schon jetzt ausnahmslos an den Bedürfnissen des modernen Kunden. Sie halten nicht an alten Strukturen fest, nur weil diese lange Zeit funktioniert haben. Stattdessen überlegen sie, wie neuste Technik dem Kunden nutzen kann und wie daraus lukrative Geschäftsmodelle werden können. So entstehen nützliche, leicht zugängliche Services für jedermann und jedefrau.

Beispiele sind Webseiten, auf denen geprüft wird, ob Strafzettel wirklich bezahlt werden müssen. Oder, ob ein Flugticket erstattet wird. Auch die automatische Erstellung von Verträgen, die Suche nach dem passenden Fachanwalt oder Vorschläge zur Schlichtung eines Rechtsstreits werden von diesen Unternehmen angeboten. All das sind Alltagsprobleme, die Ihre Mandanten schnell geklärt haben wollen, ohne ein Büro aufsuchen zu müssen.

Projektstartschuss im Team


Wenn Sie in Ihrer Sozietät die Entscheidung getroffen haben, dass die Digitalisierung nun in Angriff genommen wird, kommunizieren Sie das klar an Ihr Team. Seien Sie dabei bestimmt, aber legen Sie den Wandel so an, dass das ganze Team involviert ist. Jeder soll seine Gedanken dazu einbringen können.

Sie können ein Kick-Off-Meeting ansetzen, um alle an Bord zu holen. Dort entwickeln Sie ein Projektteam, erlauben Abstimmungen über Maßnahmen, oder Sie können Unsicherheiten mithilfe von Workshops beseitigen. Außerdem können Kanzlei-Mitarbeiter gefördert werden, die sich schon jetzt mit den Prozessen der Digitalisierung auskennen.

2. Audit Ihrer aktuellen Prozesse


Drei Stufen der Digitalisierung


Holger Esseling (Geschäftsführer der Michgehl & Partner GmbH) unterschied den Stand der Digitalisierung einer Kanzlei 2017 in drei Stufen: den Hybridbetrieb, die Digitalisierung und am Ende die Automatisierung.

Die meisten Kanzleien werden noch im Hybridbetrieb arbeiten, also sowohl digitale Dokumente nutzen als auch solche in Papierform. Wurde das Büro vollständig digitalisiert, wird es zum papierlosen Büro. Auf der letzten Stufe laufen wiederkehrende Prozesse ohne menschliche Einwirkung ab.

Bestandsaufnahme in Ihrer Kanzlei


Wo stehen Sie? Befinden Sie sich im Hybridbetrieb und möchten jetzt voranschreiten? Wenn Sie das machen möchten, sollten Sie Ihre Regeln und Workflows betrachten. Nicht alle davon müssen eins zu eins auf den Rechner übertragen werden. Überlegen Sie lieber vorher, welche Prozesse optimiert werden müssen. Somit gibt es nur eine Gesamtänderung und dadurch weniger Arbeit.

Weiter geht die Bestandsaufnahme: Was ist in Ihrem Unternehmen bereits digital? Was geschieht noch analog? Wie lassen sich diese Schritte digitalisieren? Ergäbe sich daraus ein Mehrwert für Kanzlei und Mandant? Was macht die Konkurrenz? Welche Methoden werden in anderen Branchen genutzt? Wie läuft die Kommunikation intern und extern ab? Ist sie von überall möglich? Wie würden Sie selbst als Mandant oder Mitarbeiter die Prozesse ändern wollen?

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3. Dokumente digitalisieren und IT-Infrastruktur schaffen


Um nun vom Hybridzustand zum digitalen Unternehmen zu werden, sollten möglichst alle Papierdokumente abgeschafft werden. Verwalten Sie Verträge, Angebote und Co. ab jetzt als Datei. Alte Akten können eingescannt werden. Die Dateien sollten auf dem Rechner ebenso gut sortiert werden, wie in den Ordnern im Regal, wenn nicht sogar besser.

Erfassen Sie auch alle Kontaktdaten von Mandanten und Geschäftspartnern in einem digitalen System. Dazu müssen genügend Rechnerleistung sowie die passende Software vorhanden sein. Versichern Sie sich außerdem, dass High-Speed-Internet verfügbar ist, und sorgen Sie für Datensicherheit. Es ist verständlich, dass dieses Risiko abschreckend wirkt. Setzen Sie sich also mit Ihrer IT-Abteilung oder einem Dienstleister in Verbindung, um alle Sicherheitsfragen zu klären.

4. Neue Kommunikationskanäle für alle Kontakte


Führen Sie neue digitale Kommunikationstools ein. Eine Option davon ist Flixcheck. Viele Menschen scheuen sich vor der Beauftragung eines Anwalts, da sie Angst vor der Bürokratie haben. Zudem glauben sie, dass der Austausch lange dauert und, dass sie schwierig formulierte Fragen beantworten müssen. Dem Mandant entgeht dadurch sein Recht, und oft bares Geld, und Ihnen ein Auftrag.

Einfache Kommunikation und Abfragen über Flixcheck


Flixcheck kann diese Bedenken nehmen. Der Service erlaubt einfache Info-Abfragen beim Mandanten. Sie können zum Beispiel wichtige Informationen zu Streitfällen einholen, Strafzettel und Bescheide können abfotografiert und leicht versandt werden. Die SaaS erlaubt auch den Versand von übersichtlichen Fragebögen, auch mit vorgegebenen Antwortoptionen oder Einheiten.

All das funktioniert ohne Anmeldung oder Installation eines Programms auf Seiten Ihres Mandanten. Dieser muss nur einen Link öffnen. Wenn Sie Mandant wären, würden Sie sich ebenfalls über eine simple E-Mail, SMS oder Nachricht auf WhatsApp freuen, über die alles geklärt wird.

Verwenden Sie schon das beA?


Für die sichere Kommunikation von Rechtsanwälten mit den Gerichten, Behörden oder untereinander gibt es bereits das beA, das „besondere elektronische Anwaltspostfach“. Es nutzt die EGVP-Infrastruktur und benötigt eine elektronische Signatur zur Authentifizierung. Der verschlüsselte Versand ist dann rechtssicher.

Ab dem 1. Januar 2022 ist die Nutzung des beA in allen Bundesländern verpflichtend. In manchen ist es das schon jetzt. Dieses Gesetz zeigt, dass Sie der Digitalisierung nicht entgehen können. Seien Sie also auf technischer Seite vorbereitet und kümmern Sie sich um eine Schulung für all Ihre Angestellten.

5. Nutzen Sie Textbausteine und Kanzlei-Software


Wenn Sie die Vorgänge für sich und Ihre Mandanten vereinfachen wollen, sorgen Sie für die folgende Möglichkeit: Eckdaten müssen bloß in ein digitales Formular eingetragen werden. Schon entsteht ein fertiges Dokument. Es wird aus unterschiedlichen Bausteinen, „Lückentexten“ und Berechnungen zusammengestellt.

Auch innerhalb Ihrer Sozietät können Sie Software nutzen, die Vorgänge automatisiert. Beispielsweise gibt es Programme zur Dokumentenablage und -verwaltung, für Recherchen, die Unternehmensorganisation, Kommunikation, Buchhaltung sowie für die Einarbeitung neuer Kollegen. Die Abläufe von Fällen können mit Notizen und Dateien versehen werden. Dokumente können Terminen oder Personen zugeordnet werden.

Für viele dieser Zwecke eignet sich ein angepasstes CMS. Es gibt jedoch auch spezielle Kanzlei-Software, die für Ihre typischen Workflows ausgelegt ist. Solche Programme enthalten zum Beispiel Diktierlösungen, damit bei einem Termin nicht mitgeschrieben werden. Wenn Sie noch eine kurze Rückfrage an Ihren Mandanten haben, könnten Sie diese über Flixcheck abwickeln.

6. Automatisieren Sie Standardfälle


Schon jetzt werden von vielen Firmen Automatismen genutzt, die eingegebene Daten nicht an Mitarbeiter weiterleiten, sondern diese selbst auswerten. Die künstlichen Intelligenzen dahinter führen dann selbst die passende Handlung durch. Zum Beispiel verschicken Sie eine Nachricht oder erstellen eine neue Datei. Je häufiger ein bestimmter Fall vorkommt, desto mehr wird er zum Standard und von der KI verbessert.

Mehr Zeit für das Wesentliche


Wenn Sie diese Technik richtig nutzen, fällt viel Arbeit weg. Sie möchten diese Arbeit nicht so stark umstellen oder so günstig hergeben? Dann sollten Sie wissen, dass die Konkurrenz es bereits erfolgreich tut. Denn wenn die wiederkehrenden, leichten Prozesse automatisiert sind, können Ihre Anwälte sich um die größeren und einzigartigeren Fälle kümmern. Auch für den persönlichen Beziehungsaufbau zum Mandanten bleibt mehr Zeit.

Profitieren Sie von der maschinellen Präzision


Computer haben den Vorteil, dass sie genauer arbeiten als wir Menschen. Ihnen entgeht nichts. Vorausgesetzt, dass alle relevanten Daten eingegeben wurden. Zum Beispiel werden wir uns schon bald auf Daten aus den Bordcomputern (selbstfahrender) Autos verlassen können, wenn ein Unfall passiert. Sie sind eindeutiger als Zeugenaussagen in einer Ausnahmesituation. Das Ergebnis kann noch immer von Ihnen weiterverarbeitet und ausgelegt werden.

Eine Frau mit Notebook spiegelt die Digitalisierung von Anwaltskanzleien wider

7. Die Digitalisierung selbst voranbringen


Damit kommen wir zum letzten Punkt: Entwickeln Sie eigene Visionen, mit denen Sie die Digitalisierung Ihrer Branche voranbringen. Wenn Sie wiederkehrende Probleme frühzeitig erfassen, können Sie eine Erweiterung der Programme in Auftrag geben. Oder erstellen Sie selbst eine Software. Für Projekte diese Art bieten sich auch freie Entwickler an.

Bringen Sie auch hier Ihre Mitarbeiter in den Prozess mit rein. Es gibt Ihnen die Chance, wirklich etwas zu bewirken. Für Ihre Kanzlei eröffnen sich zudem viele neue Geschäftsfelder. Dabei sollten Sie keine Angst vorm Scheitern haben: Jede große Innovation muss zunächst getestet werden. Setzen Sie daher auf Prototypen und Testgruppen, agiles Projektmanagement sowie den Erfahrungsaustausch in Ihrer Branche.

Fazit


Da die Digitalisierung nicht vor den Anwaltskanzleien Halt machen, sollten Sie vorbereitet sein. Wenn Sie sich entscheiden, den Weg zum papierlosen Büro zu gehen, können Sie Ihre Verwaltung und Kommunikation vereinfachen. Dokumente erstellen sich quasi von selbst. Sie können sich derweil auf komplexere Fälle fokussieren. Außerdem ergeben sich neue Geschäftsfelder wie leicht zugängliche Rechtsdienstleistungen im Netz.

Ein erster Schritt zur Digitalisierung ist, den Informationsaustausch mit Ihren Mandanten umzustellen. Mit diesen müssen Sie nicht über das beA kommunizieren. Sie können stattdessen einfach zu nutzende Tools wie Flixcheck verwenden. Starten Sie Ihre 30 Tage Testversion und schicken Sie direkt die erste Abfrage an Ihren Mandanten. 

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Wie kann Digitalisierung im Handwerk funktionieren?

In handwerklichen Betrieben steht die Handwerkskunst selbst natürlich im Fokus. Als Betreiber oder Mitarbeiter eines Handwerksbetriebs stecken Sie Ihr ganzes Herz in jedes Projekt. Sie stellen Unikate her. Diesen Wert können Computer nicht ersetzen!

Wir zeigen Ihnen heute den Status Quo der Digitalisierung im Handwerk und präsentieren die besten Praxisbeispiele.

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