Wer mit der Zeit geht, lässt seine Dokumente digital unterschreiben. Das erspart nicht nur Mitarbeiter:innen Zeit und Nerven, auch Kund:innen profitieren von den Vorteilen der Digitalisierung. Keine Papierstapel mehr, weniger Versandkosten und eine aufgeräumte Datenstruktur: Das digitale Unterzeichnen von Dokumenten trägt auf vielen Ebenen zu einem entspannteren und effizienteren Arbeiten bei.
Doch wie lassen sich Dokumente digital unterschreiben? Am einfachsten geht das mit Online-Tools wie Flixcheck. Was dahinter steckt und wie Sie mit der Webanwendung Ihr Dokumentenmanagement digitalisieren, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel.
Flixcheck ist ein All-in-One-Tool, mit dem Sie Ihren Kundenservice, die Kundenkommunikation und den Kundendialog digitalisieren und optimieren. Einer der wichtigsten Bestandteile sind digitale Unterschriften. Machen Sie sich selbst ein Bild und testen Sie Flixcheck 30 Tage lang unverbindlich und kostenlos!
Flixcheck ist eine 2015 in Essen im Ruhrgebiet gegründete SaaS-Webanwendung des gleichnamigen Anbieters. Das Ziel: Kundenservice, Kundenkommunikation und Kundendialog so digital und einfach wie nur möglich machen.
So bildet das All-in-One-Tool verschiedene Use Cases aus den genannten Bereichen ab. Per Drag-and-drop und Baukastenprinzip können Sie verschiedene Elemente zu einem „Check“ zusammenfügen. Ein Check ist eine Kundenanfrage, die Sie Kund:innen zukommen lassen.
So können Sie beispielsweise Daten austauschen, Formulare ausfüllen lassen, Kundenbewertungen einfordern, SEPA-Lastschriftmandate erhalten – und Dokumente digital unterschreiben lassen. Der letzte Use Case ist einer der meistverwendeten. Kein Wunder: Wer unterschreibt heute noch gerne Dokumente analog und schickt sie per Post oder Scan hin und her?
Mit einer Unterschriftenanfrage können Sie bei Ihrem Gegenüber – ob Kund:in, Kolleg:in, Vorgesetzte:r oder Geschäftspartner:in – binnen weniger Minuten Unterschriften anfordern. Viele Unternehmen wie die Deutsche Telekom, die Allianz oder die RheinLand Versicherungsgruppe nutzen Flixcheck, um so rechtssicher elektronische Signaturen einzufordern.
Das Beste daran: Wenn Sie beispielsweise einem oder einer Kund:in einen Check zukommen lassen, bei dem er oder sie unterschreiben muss, ist auf Kundenseite kein Download einer App erforderlich. Eine Registrierung ist ebenfalls nicht nötig. So wird Ihr Kundenservice einfach, smart und digital.
Wenn Sie Dokumente digital unterschreiben lassen, sollten Sie den Unterschied zwischen den verschiedenen Arten elektronischer Signaturen kennen. Welche Unterschrift wie aussehen muss und wo gültig ist, regelt die eIDAS-Verordnung auf europäischer Ebene.
In der Verordnung werden zwei digitale Unterschriften (FES und QES) unterschieden, die dritte Variante (EES) taucht dort nicht explizit auf – dafür im Alltag umso öfter.
Mit Flixcheck können Sie sowohl die EES als auch die FES abbilden. Wie das geht, zeigen wir Ihnen im folgenden Abschnitt.
Um eine digitale Unterschrift bei einem oder einer Geschäftspartner:in einzuholen, sind nur wenige Klicks nötig. Brauchen Sie beispielsweise lediglich eine Unterschrift für einen bestimmten Zweck – also ohne Dokumentenbindung – geht das binnen weniger Sekunden wie folgt:
Der Prozess läuft für Ihr Gegenüber ebenso intuitiv ab: Mit einem Klick öffnet sich die Abfrage, per Finger (Smartphone / Touchscreen) oder Maus (Computer) lässt sich die Unterschrift platzieren.
Auf Wunsch Kommentar hinzufügen, absenden, fertig – ohne Login oder Download einer Anwendung. Flixcheck läuft als cloudbasierter Dienst komplett über das Web.
Möchten Sie den lästigen Prozess manueller Unterschriften hinter sich lassen? Nutzen Sie Flixcheck, um Dokumente digital unterschreiben zu lassen. Smart, schnell und einfach – Ihre Kund:innen und Geschäftspartner:innen werden es Ihnen danken. Testen Sie das vielfältige Tool jetzt 30 Tage lang kostenlos!
Wer Dokumente digital unterschreiben lassen will, hat sie vorher oft als Word-Dokument vorliegen – oder schon fertig als PDF, die im besten Fall noch leicht angepasst werden sollte. Das kann aus unterschiedlichsten Gründen der Fall sein:
Auch diese Use Cases bildet Flixcheck ab. Mit dem PDF-Editor lassen sich nur Unterschriften in ein PDF einfügen, sondern auch weitere Felder wie das Datum oder Namensabfragen. So erstellen Sie im Handumdrehen interaktive PDF-Formulare, die Ihr Gegenüber einfach und unkompliziert digital unterschreiben kann.
Der übergeordnete Prozess ist gleich wie im vorherigen Punkt beschrieben: Check mit dem Element „PDF-Editor“ erstellen, ausfüllen, abschicken, unterschreiben lassen.
Wenn Sie sich im Detail für den PDF-Editor interessieren, werfen Sie einen Blick auf unser YouTube-Webinar rund um die Funktionen und Use Cases, in denen der PDF-Editor eingesetzt werden kann!
Elektronische Signaturen sind längst nicht alles, was Flixcheck abbilden kann. Wir haben die Software bei der Vorstellung „All-in-One-Webtool“ genannt – aus gutem Grund. Sie können nicht nur Dokumente digital unterschreiben, sondern beispielsweise auch:
Der Ablauf ist dabei immer wie oben beschrieben. Falls Sie einen Use Case haben, der wiederkehrend ist, können Sie zudem einen Check auch per iframe auf Ihrer Website einbinden. So erhalten Sie genau die Informationen von Ihren Kund:innen, die Sie benötigen – ohne selbst direkt aktiv werden zu müssen.
Alle Angaben, die Sie über die Checks erhalten, landen sauber strukturiert in Ihrem Portal, auf das Sie als Anwender:in Zugriff haben – egal, ob digitale Unterschriften, Zählerstandsabfragen oder SEPA-Lastschriftmandate. So haben Sie jederzeit alle Daten an einem Ort.
Optional können Sie Schnittstellen zu anderen Systemen, beispielsweise einem CRM, nutzen.
Hand aufs Herz: Wenn Sie die Info eines Unternehmens erhalten, dass Sie einen Vertrag oder ein Dokument analog unterschreiben müssen, sind Sie nicht begeistert, oder? So denken auch Ihre Kund:innen – etablieren Sie also ein System, das es allen Beteiligten ermöglicht, diesen Prozess digital und effizient abzuwickeln.
Flixcheck bietet als All-in-One-Tool die Lösung für die digitale Transformation dieses Prozesses. Mit der Webanwendung lassen sich nicht nur Dokumente digital unterschreiben, das Tool bildet zudem dutzende weitere Use Cases aus den Bereichen Kundenservice und -kommunikation digital ab.
Machen Sie sich selbst ein Bild davon. Flixcheck ist einen Monat lang als Testversion mit allen Funktionen verfügbar. Sichern Sie sich das All-in-One-Tool jetzt unverbindlich und kostenlos für 30 Tage!
