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Dokumentenverwaltung: So gelingt die erfolgreiche Organisation

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Bis vor guten zehn Jahren war das Thema digitale Verwaltung eines, das für viele Unternehmen – zumindest in Deutschland – noch in weiter Ferne lag. Heute ist die digitale Dokumentenverwaltung ein wichtiger Bestandteil jedes Betriebs. Weniger Papier, effizientere Prozesse, keine Keller voller Aktenschränke – die Vorteile liegen klar auf der Hand.

Doch wie gelingt die erfolgreiche Organisation Ihrer Dokumente? Von Verträgen über interne Dateien bis hin zu Informationen Ihrer Kund:innen will alles strukturiert abgelegt sein. Gar nicht so einfach, die richtige Struktur zu finden, oder? Wir zeigen Ihnen, wie die Dokumentenverwaltung gelingt und welche Rolle bestimmte Tools dabei spielen können.

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Inhaltsverzeichnis

Was ist unter Dokumentenmanagement zu verstehen?

Dokumentenverwaltung oder Dokumentenmanagement beschreibt die strukturierte und organisierte Ablage von Dokumenten wie Arbeits-, Lieferanten- und Kundenverträgen, Rechnungen, Dateien für die tägliche Zusammenarbeit und Geschäftskorrespondenz. Diese kann analog oder digital erfolgen. Heute setzen die meisten Unternehmen auf eine digitale Lösung.

Warum ist Dokumentenmanagement wichtig?

Auffindbarkeit, Aufbewahrungspflicht, Zusammenarbeit: In jeglicher Hinsicht ist ein effizientes und digitales Dokumentenmanagement elementar für jedes Unternehmen. Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten im Homeoffice und müssten ins Büro fahren, um bestimmte Dokumente einzusehen.

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Oder Sie schicken alle Dokumente im Team per E-Mail hin und her, um sie gemeinsam zu bearbeiten – „Version-3.4_MM_bearbeitet_v2-2024“ lässt grüßen. Heute kaum noch vorstellbar, oder?

Spätestens die Pandemie hat vielen Unternehmer:innen, die bis dahin ihre Daten weitgehend analog oder unstrukturiert organisiert haben, klargemacht, dass eine moderne Dokumentenverwaltung nötig ist. Modern heißt: nicht mehr analog. Das digitale Büro ist für eine reibungslose, ortsunabhängige und effiziente Zusammenarbeit unabdingbar.

Gesetzliche Vorgaben zur Aufbewahrung von Dokumenten

Es gibt einen weiteren wichtigen Grund für eine effiziente und digitale Dokumentenverwaltung. Steuerrelevante Unterlagen müssen laut Abgabenordnung sechs oder zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

Das fällt digital deutlich leichter als analog. Um Aktenordner und -schränke endgültig in der Vergangenheit zu lassen, helfen digitale Tools und Systeme bei der Dokumentenverwaltung.

Die Herausforderungen bei der Verwaltung von Dokumenten

Wenn Sie noch weitgehend analog oder unorganisiert mit Ihren Dokumenten arbeiten, kennen Sie diese Herausforderungen bestimmt:

  • Die Zusammenarbeit im Team ist schwierig, da es oft mehrere Versionen eines Dokuments gibt, die auf dem Server verstreut oder lokal bei den Bearbeiter:innen abgelegt sind.
  • Eingehende Dokumente wie Rechnungen oder Verträge müssen bearbeitet, mühsam eingescannt und digitalisiert oder analog abgelegt werden. Das nimmt Zeit und bei einer analogen Ablage Platz weg.
  • Wenn Verträge und Vereinbarungen unterschriftsreif sind, müssen sie ausgedruckt und allen Zuständigen vorgelegt werden. Anschließend müssen sie wieder eingescannt werden – ein manueller und fehleranfälliger Prozess.
  • Wenn ein bestimmtes Dokument gesucht wird, sind die Fragezeichen groß. Liegt es digital irgendwo ab? Oder doch in Ordner X im Schrank Y im Keller Z?

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Diese Herausforderungen und Probleme löst eine digitale Dokumentenverwaltung.

Wie gelingt die Dokumentenverwaltung im digitalen Büro?

Um alle Fliegen und Herausforderungen mit einer Klappe zu schlagen, etablieren Sie das digitale Büro. Das bedeutet: Sie richten Ihre internen wie externen Prozesse möglichst digital aus. Ein wesentlicher Bestandteil ist ein digitales Dokumentenmanagementsystem.

DMS (Dokumentenmanagementsystem): Die Lösung zum Verwalten von Informationen

Ein Dokumentenmanagementsystem – kurz DMS – organisiert alle Geschäftsdokumente an einem zentralen Ort. Das ist in den meisten Fällen eine Cloud. Doch was kann ein DMS, wie funktioniert es?

Ganz einfach: Ein DMS kommt mit standardisierten und automatisierten Prozessen für die Verwaltung verschiedener Dokumentenarten daher. Das beginnt beim Einscannen von Eingangsrechnungen, die via automatischer Texterkennung ausgelesen und zugeordnet werden.

Zudem besitzen die meisten Systeme Funktionen, um Workflows anzulegen – beispielsweise für Freigabeprozesse. Nicht zuletzt ermöglichen Sie spezielle Zugriffsrechte auf Dokumente, die parallele Bearbeitung im Team und die Verfügbarkeit aller Dateien rund um die Uhr.

Suchen Sie neben einem DMS nach dem perfekten Tool für die Kommunikation mit Kund:innen und Geschäftspartner:innen? Setzen Sie zum Dokumentenaustausch und Einholen digitaler Unterschriften auf die cloudbasierte Lösung von Flixcheck. Jetzt in der 30-tägigen Testversion ausprobieren!

Das fehlende Puzzlestück für Ihre Dokumentenverwaltung

Ist ein Dokumentenmanagementsystem eingeführt, fällt die Dokumentenverwaltung gleich viel leichter. Prozesse werden effizienter, Fehler weniger und Mitarbeiter:innen zufriedener, da sie sich nicht mehr in die Untiefen der Dokumentensuche stürzen müssen.

Doch wie sieht es mit der externen und digitalen Kommunikation aus? Kund:innen und Geschäftspartner:innen sind ebenfalls auf einen Dokumentenaustausch angewiesen. Wichtig: DSGVO-Konformität. Ebenso sind immer wieder Verträge und Vereinbarungen zu unterschreiben – was ohne spezielles Tool, das die Unterschrift online ermöglicht, schwer ist.

Wie Flixcheck unterstützen kann

An dieser Stelle kommt Flixcheck ins Spiel. Mit dem All-in-One-Webtool können Sie Dokumente mit Kund:innen austauschen, Unterschriften in PDFs einfügen oder digitale Signaturen bei Geschäftskontakten einholen. Nur drei der vielen Funktionen.

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Alles wird rein digital abgewickelt und ergänzt so Ihre Dokumentenverwaltung um einen wichtigen Baustein. Gerade die Herausforderung einer digitalen Unterschrift, die rechtsgültig ist, beschäftigt viele. Wie Unternehmen Flixcheck dafür nutzen, sehen Sie in diesem Video.

Fazit: Smarte und digitale Dokumentenverwaltung wird immer wichtiger

Wer heute seine Daten nicht in einer digitalen Dokumentenverwaltung organisiert, geht viele Risiken ein. Langsame Prozesse, genervte Mitarbeiter:innen, viele Fehler, Duplikate – die Liste lässt sich lange weiterführen. Umso wichtiger ist ein strukturiertes Dokumentenmanagement.

Wird das mit einfachen und unkomplizierten Tools wie Flixcheck für die Kundenkommunikation ergänzt, ist ein großer Schritt in Richtung des digitalen Büros getan. Mit dem All-in-One-Webtool holen Sie beispielsweise digitale Signaturen ein, tauschen DSGVO-konform Dokumente aus und gestalten mit dem PDF-Editor Ihre PDFs genau so, wie Sie sie brauchen.

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