Eine Maschine kann auch stehen bleiben, wenn nur ein Zahnrad nicht geölt ist. Wenn Sie keinen strukturierten Workflow besitzen, können daraus erhebliche Probleme im ganzen Unternehmen entstehen. Aufgaben und Projekte können sich verzögern, ineffiziente Prozesse nehmen unnötige Zeit in Anspruch und nicht zuletzt kann diese fehlende Struktur die Produkt- oder Dienstleistungsqualität im Unternehmen entscheidend beeinträchtigen.
Verbesserte Workflows können daher den entscheidenden Unterschied für Ihr Unternehmen ausmachen. Veränderungen, seien sie global, technologisch oder sektorspezifisch, fordern ständige Anpassung und Fortschritt. Effiziente und funktionierende Arbeitsprozesse ermöglichen es Ihnen, auf diese Herausforderungen zu reagieren und aus ihnen Chancen zu machen.
Im Folgenden erwartet Sie eine Definition von Workflow, ein Fallbeispiel, die Vorteile eines verbesserten Workflows, ein Leitfaden zum Optimieren Ihrer Produktivität, sowie eine Vergleichsliste von acht häufig genutzten Tools, die Ihre Arbeitsprozesse und Workflows verbessern können. So wie Flixcheck, das All-in-One SaaS Tool, das Ihren Workflow zeit- und kosteneffektiv optimieren kann. Testen Sie Flixcheck noch heute 30 Tage lang kostenfrei!
Ein Workflow bezeichnet die Gesamtheit der miteinander verbundenen Arbeitsschritte innerhalb einer Organisation oder eines Projekts. Er definiert, wer welche Aufgabe in welcher Reihenfolge und unter welchen Bedingungen bearbeitet. Ziel ist es, effizienter zu arbeiten und die Qualität der Ergebnisse zu steigern. Ein gut gestalteter Workflow trägt wesentlich zur Produktivität und Zufriedenheit von Mitarbeiter:innen bei.
Stellen Sie sich vor, Sie sind Teil eines dynamischen Start-ups. Sie haben Ihr eigenes Aufgabenfeld, aber es gibt keinen klaren Workflow. Jede Aufgabe scheint plötzlich aufzutauchen, was zu viel Stress und Frustration führt. Nun gehen Sie zu Ihren Vorgesetzten und stellen fest, dass sie ebenfalls keinen festen Workflow haben. Anstelle von klaren Anweisungen erhalten Sie nur grobe Richtlinien, was das Chaos und die Unordnung noch verstärkt.
Das Ergebnis ist ein fehlender Fokus und eine ineffiziente Aufgabenerledigung. Das gesamte Team arbeitet hart, aber die Produktivität ist gering. Es entstehen immer wieder Missverständnisse und Fehler, die zu Zeitverlusten und Frustrationen führen. Am Ende leidet das gesamte Start-up unter diesem fehlgeleiteten Prozess.
Die Mitarbeiter:innen sind frustriert, das Produkt leidet und die Zufriedenheit der Kund:innen nimmt ab. Ein Szenario, das Sie selbstverständlich vermeiden sollten.
Wenn ein wachsendes Unternehmen, wie das hypothetische Start-up, über keinen oder nur einen schlechten Workflow verfügt, führt dies oft zu erheblichen Problemen. Ein entscheidendes Problem ist die Ineffizienz: Aufgaben werden nicht systematisch erledigt, Ressourcen nicht optimal genutzt und Zeit durch wiederholtes Nachfragen oder das Suchen nach Informationen verschwendet.
Es entsteht eine Kultur der Reaktivität, in der immer nur das aktuell dringendste Problem bearbeitet wird, anstatt proaktiv zu planen und zu handeln. Dies kann auf lange Sicht zu einer verminderten Produktivität und einem Gefühl der ständigen Überforderung bei den Mitarbeiter:innen führen. Während der Wachstumsphase eines Start-ups kann das bedeuten, dass das Wachstum unkontrolliert abläuft und strategische Ziele nicht erreicht werden.
Ein weiteres großes Problem ist die mangelnde Zuordnung und Verantwortlichkeit in Bezug auf die Arbeitsabläufe. Wenn die Prozesse und Verantwortlichkeiten nicht klar definiert sind, können Missverständnisse und Konflikte entstehen. Es besteht auch die Gefahr, dass wichtige Aufgaben übersehen oder doppelt erledigt werden. Wenn beispielsweise die CEOs eines Softwareunternehmens am Frontend der eigenen Webseite arbeiten, ist die Zuordnung falsch.
Dies kann zu Frustration bei den Mitarbeiter:innen führen, die Qualität der Arbeit beeinträchtigen und letztendlich den Erfolg des Unternehmens gefährden. Denn: Aufgaben sollten klar verteilt und definiert sein. Mitarbeiter:innen der Entwicklung sollten am Frontend arbeiten, Marketingexperten am Werbekonzept und der Außendarstellung – und die CEOs hingegen sollten das Unternehmen managen und strategische Arbeiten übernehmen, keine praktischen.
Daher gibt es Tools und Methoden für einen soliden Workflow. Die Mitarbeiter:innen des Start-ups haben schnell erkannt, dass eine Veränderung notwendig ist. Sie haben folgende Schritte unternommen, um die Situation zu verbessern:
Im nächsten Kapitel werden wir ausführlicher auf die grundlegenden Vorteile von effizienteren Workflows eingehen, wie Sie diese in Ihrem Unternehmen umsetzen können und wie Sie Ihre Workflows verbessern.
Es gibt zahlreiche Vorteile, wenn Sie Ihre Workflows verbessern. Diese betreffen die gesamte Organisationseinheit – von A wie Arbeitsweise bis Z wie Zeitmanagement. Wir stellen exemplarisch diese Vorteile genauer vor:
Durch die Optimierung von Workflows können redundante oder unnötige Schritte eliminiert und die Zeit und Ressourcen, die für die Ausführung von Aufgaben benötigt werden, reduziert werden. Zum Beispiel kann Ihr Unternehmen, das einen verbesserten Workflow für die Bearbeitung von Kundenanfragen einführt, die Zeit, die benötigt wird, um auf Kund:innen zu reagieren, erheblich reduzieren und so die Kundenzufriedenheit steigern.
Ein gut strukturierter Workflow sorgt dafür, dass alle notwendigen Schritte befolgt werden und reduziert so das Risiko von Fehlern oder Auslassungen. Zum Beispiel kann ein Krankenhaus, das einen verbesserten Workflow für die Patientenversorgung einführt, sicherstellen, dass alle Patient:innen die richtigen Tests und Behandlungen erhalten, was zu einer verbesserten Patientenversorgung führt.
Ein klar definierter Workflow ermöglicht es Ihnen, den Fortschritt von Aufgaben und Projekten zu verfolgen. Dies kann beispielsweise in einem Software-Entwicklungsprojekt nützlich sein, bei dem der Workflow zeigt, in welchem Stadium sich die verschiedenen Teile des Projekts befinden, wer dafür verantwortlich ist und wann sie fertiggestellt werden sollen.
Indem jeder im Team den Workflow und die Rolle, die er spielt, versteht, kann die Zusammenarbeit verbessert werden. Zum Beispiel kann ein Marketingteam, das einen Workflow für die Erstellung und Veröffentlichung von Inhalten hat, sicherstellen, dass alle Teammitglieder wissen, was ihre Aufgaben sind und wann sie diese erfüllen müssen, was zu einer effektiveren Zusammenarbeit führt.
Durch die Reduzierung der Unsicherheit und die Verbesserung der Effizienz können verbesserte Workflows dazu beitragen, Stress und Burnout zu reduzieren. Wenn Mitarbeiter:innen genau wissen, was von ihnen erwartet wird und wie ihre Arbeit zum Gesamtziel beiträgt, können sie sich eher auf ihre Aufgaben konzentrieren und sich weniger gestresst oder überwältigt fühlen.
Durch die Steigerung der Effizienz und die Reduzierung von Fehlern können verbesserte Workflows zu erheblichen Kosteneinsparungen führen. Ein Unternehmen, das beispielsweise einen verbesserten Workflow für die Rechnungsverarbeitung einführt, kann die Zeit und Kosten für die Bearbeitung von Rechnungen reduzieren und gleichzeitig sicherstellen, dass Zahlungen pünktlich und korrekt erfolgen – Stichwort Zeitmanagement.
Durch die Verbesserung von Workflows kann die Rolle und Verantwortung jedes Teammitglieds klar definiert werden. Dies verhindert Überlappungen und Leerlauf. Zum Beispiel könnte in einem Redaktionsteam der Workflow klar festlegen, wer für das Schreiben, Bearbeiten, Korrekturlesen und Veröffentlichen von Inhalten verantwortlich ist. Diese Klarheit kann dazu beitragen, Missverständnisse im Team zu reduzieren und den Workflow zu verbessern.
Verbesserte Workflows können dazu beitragen, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen, indem sie Unsicherheit reduzieren und den Mitarbeiter:innen ein klareres Verständnis ihrer Rolle und ihrer Beiträge zum Gesamtziel vermitteln. Wenn Mitarbeiter:innen wissen, was von ihnen erwartet wird und sehen können, wie ihre Arbeit zum Gesamtergebnis beiträgt, können sie sich wertgeschätzt und engagiert fühlen.
Ein Beispiel hierfür könnte Ihr Kundenservice-Team sein, bei dem ein klar definierter Workflow hilft, sicherzustellen, dass alle Kundenanfragen schnell und effektiv bearbeitet werden und jede:r im Team versteht, wie ihre oder seine Rolle dazu beiträgt, eine hervorragende Kundenerfahrung zu bieten.
Verbesserte Workflows können auch Flexibilität fördern. Mit klar definierten Prozessen und Rollen ist es einfacher, Änderungen vorzunehmen, wenn sich Umstände oder Prioritäten ändern. Beispielsweise könnte ein Produktentwicklungsteam, das einen agilen Workflow verwendet, in der Lage sein, schnell auf Kundenfeedback oder Marktveränderungen zu reagieren und Änderungen an ihrem Produkt oder ihrer Arbeitsweise vorzunehmen.
Ein effektiver Workflow kann dazu beitragen, die Kundenorientierung zu verbessern. Durch die Strukturierung der Prozesse um die Bedürfnisse und Erwartungen der Kund:innen, können Unternehmen sicherstellen, dass sie ein hohes Maß an Service und Qualität bieten. Ein Beispiel hierfür könnte ein Einzelhandelsunternehmen sein, das einen Workflow für die Bearbeitung von Online-Bestellungen hat.
Durch die Optimierung dieses Workflows könnten sie sicherstellen, dass Bestellungen schnell bearbeitet und ausgeliefert werden und dass Kund:innen über den Status ihrer Bestellung informiert werden, was zu einer verbesserten Kundenzufriedenheit führen könnte.
Ein verbesserter Workflow kann eine fundamentale Veränderung für Ihren Aufgabenbereich darstellen. Hier sind einige Verbesserungsvorschläge.
Bevor Sie anfangen, Ihren Workflow zu verbessern, ist es wichtig, dass Sie ihn zuerst vollständig verstehen. Identifizieren Sie die Schlüsselakteure, Prozesse, Interaktionen und mögliche Hindernisse. Nutzen Sie Diagramme und Flowcharts, um Ihren derzeitigen Workflow visuell darzustellen.
Sobald Sie einen klaren Überblick über Ihren Workflow haben, identifizieren Sie Engpässe, also Bereiche, in denen Aufgaben sich stauen und der Prozessfluss ins Stocken gerät. Überlegen Sie, wie diese Engpässe beseitigt oder minimiert werden können.
Bestimmte, sich wiederholende oder administrative Aufgaben lassen sich oft automatisieren. Mit der Workflow-Automatisierung können Sie Zeit sparen und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern verringern.
Eine effektive und effiziente Kommunikation ist essenziell für einen reibungslosen Workflow. Stellen Sie sicher, dass Informationen fließen und nicht verloren gehen. Ein digitales Büro kann hierbei eine große Hilfe sein.
Ein guter Workflow ist kein statisches Konstrukt, sondern muss fortlaufend überprüft und angepasst werden. Nutzen Sie Feedback Ihrer Mitarbeiter:innen und Kund:innen, um Ihren Workflow ständig zu verbessern.
Einige Tools können hilfreiche Werkzeuge hin zum verbesserten Workflow sein. Wir stellen Ihnen acht Tools vor, mit denen Sie Ihre Workflows verbessern können:
In den einzelnen Abschnitten stellen wir Ihnen jedes Tool mit Stärken und Schwächen kurz vor.
Trello ist ein Projektmanagement-Tool, das auf dem Kanban-System basiert, einer Methode, die ursprünglich von Toyota für die Fertigungsprozesse entwickelt wurde.
Asana ist ein Projektmanagement-Tool, das sowohl für Einzelpersonen als auch für Teams geeignet ist.
Slack ist eine Kommunikationsplattform, die auf der Idee basiert, den E-Mail-Verkehr in Unternehmen durch direkte, Chat-basierte Kommunikation zu ersetzen.
Basecamp ist ein All-in-One-Projektmanagement- und Kommunikationstool.
Google Workspace (früher bekannt als G Suite) ist eine Sammlung von Produktivitätswerkzeugen, die von Google bereitgestellt werden. Sie beinhaltet unter anderem Gmail, Google Docs, Google Sheets, Google Slides und Google Drive.
Zapier ist ein Online-Automatisierungstool, das es Benutzer:innen ermöglicht, Aufgaben zwischen verschiedenen Webanwendungen zu automatisieren.
Airtable ist eine flexible Low Code-Plattform für Cloud-basiertes Projektmanagement- und Kollaborationstool, das die Flexibilität einer Spreadsheet-Oberfläche mit der Power einer Datenbank verbindet.
Ein Tool, das einen effektiven Workflow für Ihre Prozesse ermöglicht, ist Flixcheck. Flixcheck ist eine innovative No-Code-Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre digitalen Prozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten.
Flixcheck ermöglicht es Benutzer:innen, Anwendungen und Workflows individuell zu verbessern, ohne eine einzige Codezeile schreiben zu müssen. Diese Flexibilität kann alle digitalen Arbeitsprozesse im Bereich der Kundenkommunikation erheblich beschleunigen und gleichzeitig die Fehleranfälligkeit verringern.
Unterstützende Features verbessern die Workflow-Automatisierung und Dokumentenverwaltung. So können Kund:innen schneller kommunizieren sowie Unternehmen effizienter arbeiten und Ressourcen sparen.
Wie bei jedem neuen Tool gibt es eine Einarbeitungszeit, um die Plattform vollständig zu verstehen und zu nutzen.
Im Vergleich zu anderen Tools bietet Flixcheck einen ganzheitlichen Ansatz zur Workflow-Verbesserung. Es ermöglicht den Benutzer:innen, maßgeschneiderte Workflows zu erstellen, die genau auf ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten sind. Dabei liegt ein großer Fokus auf Benutzerfreundlichkeit und intuitive Bedienung.
Zudem sind die Kundenabfragen, die mit Flixcheck erstellt werden, sofort einsatzbereit und laufen sowohl auf Desktop-Computern als auch auf mobilen Geräten ohne Installation. Dies bietet einen klaren Vorteil in Bezug auf Flexibilität und Zugänglichkeit.
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Wenn Ihre Workflows oder die Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmen oft haken, dann hat das in vielen Fällen Auswirkungen auf große Teile Ihrer oder weiterer Abteilungen. Gut organisierte Prozesse bedeuten, dass das Unternehmen einen hohen Wirkungsgrad hinsichtlich Aufwand und Ertrag erreichen kann.
Im vorangegangenen Artikel haben wir Ihnen daher, neben einem negativen Beispiel, eine Reihe an Verbesserungen beschrieben, die Ihren Workflow nachhaltig optimieren können. Die Auswahl der Tools komplettiert den Leitfaden, der Sie zu einem produktiven Teil Ihres Unternehmens macht, und die Prozessstrukturen wesentlich verbessern kann.
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