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Workflow verbessern: Optimale Lösungen für Ihr Unternehmen

Eine Maschine kann auch stehen bleiben, wenn nur ein Zahnrad nicht geölt ist. Wenn Sie keinen strukturierten Workflow besitzen, können daraus erhebliche Probleme im ganzen Unternehmen entstehen. Aufgaben und Projekte können sich verzögern, ineffiziente Prozesse nehmen unnötige Zeit in Anspruch und nicht zuletzt kann diese fehlende Struktur die Produkt- oder Dienstleistungsqualität im Unternehmen entscheidend beeinträchtigen.

Verbesserte Workflows können daher den entscheidenden Unterschied für Ihr Unternehmen ausmachen. Veränderungen, seien sie global, technologisch oder sektorspezifisch, fordern ständige Anpassung und Fortschritt. Effiziente und funktionierende Arbeitsprozesse ermöglichen es Ihnen, auf diese Herausforderungen zu reagieren und aus ihnen Chancen zu machen.

Im Folgenden erwartet Sie eine Definition von Workflow, ein Fallbeispiel, die Vorteile eines verbesserten Workflows, ein Leitfaden zum Optimieren Ihrer Produktivität, sowie eine Vergleichsliste von acht häufig genutzten Tools, die Ihre Arbeitsprozesse und Workflows verbessern können. So wie Flixcheck, das All-in-One SaaS Tool, das Ihren Workflow zeit- und kosteneffektiv optimieren kann. Testen Sie Flixcheck noch heute 30 Tage lang kostenfrei!

Inhaltsverzeichnis

Was bedeutet Workflow?

Ein Workflow bezeichnet die Gesamtheit der miteinander verbundenen Arbeitsschritte innerhalb einer Organisation oder eines Projekts. Er definiert, wer welche Aufgabe in welcher Reihenfolge und unter welchen Bedingungen bearbeitet. Ziel ist es, effizienter zu arbeiten und die Qualität der Ergebnisse zu steigern. Ein gut gestalteter Workflow trägt wesentlich zur Produktivität und Zufriedenheit von Mitarbeiter:innen bei.

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Fallbeispiel: Ein Start-up ohne effizienten Workflow

Stellen Sie sich vor, Sie sind Teil eines dynamischen Start-ups. Sie haben Ihr eigenes Aufgabenfeld, aber es gibt keinen klaren Workflow. Jede Aufgabe scheint plötzlich aufzutauchen, was zu viel Stress und Frustration führt. Nun gehen Sie zu Ihren Vorgesetzten und stellen fest, dass sie ebenfalls keinen festen Workflow haben. Anstelle von klaren Anweisungen erhalten Sie nur grobe Richtlinien, was das Chaos und die Unordnung noch verstärkt.

Das Ergebnis ist ein fehlender Fokus und eine ineffiziente Aufgabenerledigung. Das gesamte Team arbeitet hart, aber die Produktivität ist gering. Es entstehen immer wieder Missverständnisse und Fehler, die zu Zeitverlusten und Frustrationen führen. Am Ende leidet das gesamte Start-up unter diesem fehlgeleiteten Prozess.

Die Mitarbeiter:innen sind frustriert, das Produkt leidet und die Zufriedenheit der Kund:innen nimmt ab. Ein Szenario, das Sie selbstverständlich vermeiden sollten.

Kein Workflow bedeutet viele Probleme

Wenn ein wachsendes Unternehmen, wie das hypothetische Start-up, über keinen oder nur einen schlechten Workflow verfügt, führt dies oft zu erheblichen Problemen. Ein entscheidendes Problem ist die Ineffizienz: Aufgaben werden nicht systematisch erledigt, Ressourcen nicht optimal genutzt und Zeit durch wiederholtes Nachfragen oder das Suchen nach Informationen verschwendet.

Es entsteht eine Kultur der Reaktivität, in der immer nur das aktuell dringendste Problem bearbeitet wird, anstatt proaktiv zu planen und zu handeln. Dies kann auf lange Sicht zu einer verminderten Produktivität und einem Gefühl der ständigen Überforderung bei den Mitarbeiter:innen führen. Während der Wachstumsphase eines Start-ups kann das bedeuten, dass das Wachstum unkontrolliert abläuft und strategische Ziele nicht erreicht werden.

Mangelnde Ownership als Folge eines schlechten Workflows

Ein weiteres großes Problem ist die mangelnde Zuordnung und Verantwortlichkeit in Bezug auf die Arbeitsabläufe. Wenn die Prozesse und Verantwortlichkeiten nicht klar definiert sind, können Missverständnisse und Konflikte entstehen. Es besteht auch die Gefahr, dass wichtige Aufgaben übersehen oder doppelt erledigt werden. Wenn beispielsweise die CEOs eines Softwareunternehmens am Frontend der eigenen Webseite arbeiten, ist die Zuordnung falsch.

Dies kann zu Frustration bei den Mitarbeiter:innen führen, die Qualität der Arbeit beeinträchtigen und letztendlich den Erfolg des Unternehmens gefährden. Denn: Aufgaben sollten klar verteilt und definiert sein. Mitarbeiter:innen der Entwicklung sollten am Frontend arbeiten, Marketingexperten am Werbekonzept und der Außendarstellung – und die CEOs hingegen sollten das Unternehmen managen und strategische Arbeiten übernehmen, keine praktischen.

Daher gibt es Tools und Methoden für einen soliden Workflow. Die Mitarbeiter:innen des Start-ups haben schnell erkannt, dass eine Veränderung notwendig ist. Sie haben folgende Schritte unternommen, um die Situation zu verbessern:

  • Einführung eines Projektmanagement-Tools zur besseren Aufgabenverwaltung
  • Einrichtung regelmäßiger Meetings zur Koordinierung und Kommunikation
  • Automatisierung wiederkehrender Aufgaben zur Steigerung der Effizienz
  • Definition klarer Rollen und Verantwortlichkeiten zur Reduzierung von Missverständnissen

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Im nächsten Kapitel werden wir ausführlicher auf die grundlegenden Vorteile von effizienteren Workflows eingehen, wie Sie diese in Ihrem Unternehmen umsetzen können und wie Sie Ihre Workflows verbessern.

Was sind die Vorteile eines verbesserten Workflows?

Es gibt zahlreiche Vorteile, wenn Sie Ihre Workflows verbessern. Diese betreffen die gesamte Organisationseinheit – von A wie Arbeitsweise bis Z wie Zeitmanagement. Wir stellen exemplarisch diese Vorteile genauer vor:

  • Effizienzsteigerung
  • Qualitätsverbesserung
  • Transparenz
  • Zusammenarbeit verbessern
  • Reduzierung von Stress und Burnout
  • Kostenersparnis
  • Klare Verantwortlichkeiten
  • Mitarbeiterzufriedenheit
  • Flexibilität
  • Kundenorientierung

Effizienzsteigerung

Durch die Optimierung von Workflows können redundante oder unnötige Schritte eliminiert und die Zeit und Ressourcen, die für die Ausführung von Aufgaben benötigt werden, reduziert werden. Zum Beispiel kann Ihr Unternehmen, das einen verbesserten Workflow für die Bearbeitung von Kundenanfragen einführt, die Zeit, die benötigt wird, um auf Kund:innen zu reagieren, erheblich reduzieren und so die Kundenzufriedenheit steigern.

Qualitätsverbesserung

Ein gut strukturierter Workflow sorgt dafür, dass alle notwendigen Schritte befolgt werden und reduziert so das Risiko von Fehlern oder Auslassungen. Zum Beispiel kann ein Krankenhaus, das einen verbesserten Workflow für die Patientenversorgung einführt, sicherstellen, dass alle Patient:innen die richtigen Tests und Behandlungen erhalten, was zu einer verbesserten Patientenversorgung führt.

Transparenz

Ein klar definierter Workflow ermöglicht es Ihnen, den Fortschritt von Aufgaben und Projekten zu verfolgen. Dies kann beispielsweise in einem Software-Entwicklungsprojekt nützlich sein, bei dem der Workflow zeigt, in welchem Stadium sich die verschiedenen Teile des Projekts befinden, wer dafür verantwortlich ist und wann sie fertiggestellt werden sollen.

Zusammenarbeit verbessern

Indem jeder im Team den Workflow und die Rolle, die er spielt, versteht, kann die Zusammenarbeit verbessert werden. Zum Beispiel kann ein Marketingteam, das einen Workflow für die Erstellung und Veröffentlichung von Inhalten hat, sicherstellen, dass alle Teammitglieder wissen, was ihre Aufgaben sind und wann sie diese erfüllen müssen, was zu einer effektiveren Zusammenarbeit führt.

Reduzierung von Stress und Burnout

Durch die Reduzierung der Unsicherheit und die Verbesserung der Effizienz können verbesserte Workflows dazu beitragen, Stress und Burnout zu reduzieren. Wenn Mitarbeiter:innen genau wissen, was von ihnen erwartet wird und wie ihre Arbeit zum Gesamtziel beiträgt, können sie sich eher auf ihre Aufgaben konzentrieren und sich weniger gestresst oder überwältigt fühlen.

Kostenersparnis

Durch die Steigerung der Effizienz und die Reduzierung von Fehlern können verbesserte Workflows zu erheblichen Kosteneinsparungen führen. Ein Unternehmen, das beispielsweise einen verbesserten Workflow für die Rechnungsverarbeitung einführt, kann die Zeit und Kosten für die Bearbeitung von Rechnungen reduzieren und gleichzeitig sicherstellen, dass Zahlungen pünktlich und korrekt erfolgen – Stichwort Zeitmanagement.

Klare Verantwortlichkeiten

Durch die Verbesserung von Workflows kann die Rolle und Verantwortung jedes Teammitglieds klar definiert werden. Dies verhindert Überlappungen und Leerlauf. Zum Beispiel könnte in einem Redaktionsteam der Workflow klar festlegen, wer für das Schreiben, Bearbeiten, Korrekturlesen und Veröffentlichen von Inhalten verantwortlich ist. Diese Klarheit kann dazu beitragen, Missverständnisse im Team zu reduzieren und den Workflow zu verbessern.

Mitarbeiterzufriedenheit

Verbesserte Workflows können dazu beitragen, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen, indem sie Unsicherheit reduzieren und den Mitarbeiter:innen ein klareres Verständnis ihrer Rolle und ihrer Beiträge zum Gesamtziel vermitteln. Wenn Mitarbeiter:innen wissen, was von ihnen erwartet wird und sehen können, wie ihre Arbeit zum Gesamtergebnis beiträgt, können sie sich wertgeschätzt und engagiert fühlen.

Ein Beispiel hierfür könnte Ihr Kundenservice-Team sein, bei dem ein klar definierter Workflow hilft, sicherzustellen, dass alle Kundenanfragen schnell und effektiv bearbeitet werden und jede:r im Team versteht, wie ihre oder seine Rolle dazu beiträgt, eine hervorragende Kundenerfahrung zu bieten.

Flexibilität

Verbesserte Workflows können auch Flexibilität fördern. Mit klar definierten Prozessen und Rollen ist es einfacher, Änderungen vorzunehmen, wenn sich Umstände oder Prioritäten ändern. Beispielsweise könnte ein Produktentwicklungsteam, das einen agilen Workflow verwendet, in der Lage sein, schnell auf Kundenfeedback oder Marktveränderungen zu reagieren und Änderungen an ihrem Produkt oder ihrer Arbeitsweise vorzunehmen.

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Kundenorientierung

Ein effektiver Workflow kann dazu beitragen, die Kundenorientierung zu verbessern. Durch die Strukturierung der Prozesse um die Bedürfnisse und Erwartungen der Kund:innen, können Unternehmen sicherstellen, dass sie ein hohes Maß an Service und Qualität bieten. Ein Beispiel hierfür könnte ein Einzelhandelsunternehmen sein, das einen Workflow für die Bearbeitung von Online-Bestellungen hat.

Durch die Optimierung dieses Workflows könnten sie sicherstellen, dass Bestellungen schnell bearbeitet und ausgeliefert werden und dass Kund:innen über den Status ihrer Bestellung informiert werden, was zu einer verbesserten Kundenzufriedenheit führen könnte.

So verbessern Sie Ihren Workflow

Ein verbesserter Workflow kann eine fundamentale Veränderung für Ihren Aufgabenbereich darstellen. Hier sind einige Verbesserungsvorschläge.

Workflow analysieren

Bevor Sie anfangen, Ihren Workflow zu verbessern, ist es wichtig, dass Sie ihn zuerst vollständig verstehen. Identifizieren Sie die Schlüsselakteure, Prozesse, Interaktionen und mögliche Hindernisse. Nutzen Sie Diagramme und Flowcharts, um Ihren derzeitigen Workflow visuell darzustellen.

Engpässe identifizieren und eliminieren

Sobald Sie einen klaren Überblick über Ihren Workflow haben, identifizieren Sie Engpässe, also Bereiche, in denen Aufgaben sich stauen und der Prozessfluss ins Stocken gerät. Überlegen Sie, wie diese Engpässe beseitigt oder minimiert werden können.

Aufgaben automatisieren mit Workflow-Automatisierung

Bestimmte, sich wiederholende oder administrative Aufgaben lassen sich oft automatisieren. Mit der Workflow-Automatisierung können Sie Zeit sparen und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern verringern.

Kommunikation optimieren

Eine effektive und effiziente Kommunikation ist essenziell für einen reibungslosen Workflow. Stellen Sie sicher, dass Informationen fließen und nicht verloren gehen. Ein digitales Büro kann hierbei eine große Hilfe sein.

Fortlaufend überprüfen und anpassen

Ein guter Workflow ist kein statisches Konstrukt, sondern muss fortlaufend überprüft und angepasst werden. Nutzen Sie Feedback Ihrer Mitarbeiter:innen und Kund:innen, um Ihren Workflow ständig zu verbessern.

Acht Tools zum Verbessern Ihres Workflows

Einige Tools können hilfreiche Werkzeuge hin zum verbesserten Workflow sein. Wir stellen Ihnen acht Tools vor, mit denen Sie Ihre Workflows verbessern können:

  • Trello
  • Asana
  • Slack
  • Basecamp
  • Google Workspace
  • Zapier Airtable
  • Flixcheck

In den einzelnen Abschnitten stellen wir Ihnen jedes Tool mit Stärken und Schwächen kurz vor.

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#8 Trello

Trello ist ein Projektmanagement-Tool, das auf dem Kanban-System basiert, einer Methode, die ursprünglich von Toyota für die Fertigungsprozesse entwickelt wurde.

  • Stärken: Trello ist besonders gut für visuell orientierte Nutzer:innen geeignet. Die Verwendung von Karten und Boards zur Organisation von Aufgaben und Projekten ermöglicht eine klare, leicht verständliche Übersicht. Es ist intuitiv zu bedienen und die Freigabeoptionen machen die Zusammenarbeit einfach.
  • Schwächen: Für umfangreichere Projekte mit vielen Unteraufgaben und Abhängigkeiten kann Trello unübersichtlich werden. Obwohl es einige Automatisierungsfunktionen bietet, sind diese begrenzt und können nicht mit denen von mehr spezialisierten Workflow-Tools mithalten.

#7 Asana

Asana ist ein Projektmanagement-Tool, das sowohl für Einzelpersonen als auch für Teams geeignet ist.

  • Stärken: Asana bietet ein hohes Maß an Flexibilität und Anpassungsfähigkeit in der Darstellung und Verwaltung von Aufgaben. Es verfügt über eine Vielzahl von Ansichten, einschließlich Listen, Boards und sogar ein Gantt-Diagrammformat.
  • Schwächen: Asana kann eine steile Lernkurve haben, insbesondere für neue Benutzer:innen, die mit seinen vielfältigen Funktionen und Möglichkeiten nicht vertraut sind. Auch wenn es mächtige Funktionen hat, kann es für kleine Teams oder Einzelpersonen zu viel des Guten sein.

#6 Slack

Slack ist eine Kommunikationsplattform, die auf der Idee basiert, den E-Mail-Verkehr in Unternehmen durch direkte, Chat-basierte Kommunikation zu ersetzen.

  • Stärken: Slack eignet sich hervorragend für Echtzeit-Kommunikation und Zusammenarbeit. Es verfügt über eine intuitive Oberfläche und eine Vielzahl von Integrationen, mit denen Benutzer:innen aus der Anwendung heraus auf andere Tools zugreifen können.
  • Schwächen: Die Informationsflut in Slack kann überwältigend sein, insbesondere in größeren Organisationen oder in Teams, die die Plattform intensiv nutzen. Wichtige Informationen können in schnelllebigen Chats verloren gehen.

#5 Basecamp

Basecamp ist ein All-in-One-Projektmanagement- und Kommunikationstool.

  • Stärken: Basecamp eignet sich hervorragend für Remote-Arbeit und verteilte Teams. Es bietet eine zentrale Anlaufstelle für alle Arten von Kommunikation und Kollaboration.
  • Schwächen: Basecamp kann für Teams, die stark prozessorientiert oder agil arbeiten, etwas unflexibel sein. Es fehlt ihm an einigen der spezielleren Funktionen, die in dedizierten Projektmanagement- oder Workflow-Tools zu finden sind.

#4 Workspace

Google Workspace (früher bekannt als G Suite) ist eine Sammlung von Produktivitätswerkzeugen, die von Google bereitgestellt werden. Sie beinhaltet unter anderem Gmail, Google Docs, Google Sheets, Google Slides und Google Drive.

  • Stärken: Google Workspace ist einfach zu bedienen und äußerst skalierbar. Es ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit, da mehrere Benutzer gleichzeitig in einem Dokument arbeiten können. Die Integration aller Tools ist reibungslos und verbessert die Effizienz. Zudem ermöglicht es eine optimierte Dokumentenverwaltung.
  • Schwächen: Google Workspace ist zwar mächtig, aber manchmal fehlen spezialisierte Funktionen, die in dedizierten Projektmanagement- oder Workflow-Tools vorhanden sind. Auch Datenschutz und Datensicherheit könnten für einige Nutzer:innen Anlass zur Sorge sein (wie bspw. freie Google Drive Ordner).

#3 Zapier

Zapier ist ein Online-Automatisierungstool, das es Benutzer:innen ermöglicht, Aufgaben zwischen verschiedenen Webanwendungen zu automatisieren.

  • Stärken: Zapier kann eine Vielzahl von Arbeitsprozessen durch die Verbindung von Apps, die normalerweise nicht miteinander interagieren, automatisieren. Es ist einfach zu bedienen und erfordert keine Programmierkenntnisse.
  • Schwächen: Während Zapier eine breite Palette von Anwendungen unterstützt, sind nicht alle Apps verfügbar und einige Integrationen können eingeschränkt sein. Außerdem kann die Kostenstruktur für umfangreiche Nutzung schnell teuer werden.

#2 Airtable

Airtable ist eine flexible Low Code-Plattform für Cloud-basiertes Projektmanagement- und Kollaborationstool, das die Flexibilität einer Spreadsheet-Oberfläche mit der Power einer Datenbank verbindet.

  • Stärken: Airtable ermöglicht eine hohe Anpassungsfähigkeit und Flexibilität. Nutzer:innen können ihre Daten auf eine Weise strukturieren, die am besten zu ihrer Arbeit passt. Die Drag-and-Drop-Oberfläche ist intuitiv und benutzerfreundlich. Außerdem ermöglicht es eine Vielzahl von Ansichten wie Raster, Kalender, Kanban und Galerie.
  • Schwächen: Während Airtable einfach zu bedienen ist, kann es dennoch eine gewisse Lernkurve geben, um alle seine Funktionen und Möglichkeiten vollständig zu verstehen. Zudem können komplexe Datenstrukturen oder -abfragen in Airtable schwierig zu handhaben sein. Die Kosten können für größere Teams oder komplexere Nutzung steigen, da die kostenlosen und günstigeren Pläne Datenbeschränkungen aufweisen.

#1 Flixcheck

Ein Tool, das einen effektiven Workflow für Ihre Prozesse ermöglicht, ist Flixcheck. Flixcheck ist eine innovative No-Code-Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre digitalen Prozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten.

Stärken

Flixcheck ermöglicht es Benutzer:innen, Anwendungen und Workflows individuell zu verbessern, ohne eine einzige Codezeile schreiben zu müssen. Diese Flexibilität kann alle digitalen Arbeitsprozesse im Bereich der Kundenkommunikation erheblich beschleunigen und gleichzeitig die Fehleranfälligkeit verringern.

Unterstützende Features verbessern die Workflow-Automatisierung und Dokumentenverwaltung. So können Kund:innen schneller kommunizieren sowie Unternehmen effizienter arbeiten und Ressourcen sparen.

Schwächen

Wie bei jedem neuen Tool gibt es eine Einarbeitungszeit, um die Plattform vollständig zu verstehen und zu nutzen.

Klare Vorteile gegenüber anderen Tools

Im Vergleich zu anderen Tools bietet Flixcheck einen ganzheitlichen Ansatz zur Workflow-Verbesserung. Es ermöglicht den Benutzer:innen, maßgeschneiderte Workflows zu erstellen, die genau auf ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten sind. Dabei liegt ein großer Fokus auf Benutzerfreundlichkeit und intuitive Bedienung.

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Zudem sind die Kundenabfragen, die mit Flixcheck erstellt werden, sofort einsatzbereit und laufen sowohl auf Desktop-Computern als auch auf mobilen Geräten ohne Installation. Dies bietet einen klaren Vorteil in Bezug auf Flexibilität und Zugänglichkeit.

Mit Flixcheck lassen sich somit die Produktivität steigern und Prozesskosten reduzieren, was einen erheblichen Wettbewerbsvorteil bieten kann. Testen Sie die All-in-One SaaS Lösung jetztfür 30 Tage kostenlos!

Features

Flixcheck verfügt über viele Eigenschaften und Möglichkeiten, die einen perfekten Kundendialog und eine effiziente digitale Kommunikation ermöglichen. So lassen sich beispielsweise folgende Workflows damit automatisieren:

  • digitale Schadenmeldung
  • Zählerstandsabfragen
  • SEPA-Mandatsanfragen
  • Adressänderungen
  • Bewertungsanfragen
  • Vertragsunterzeichnungen durch digitale Unterschriften
  • ausfüllbare PDFs erstellen (bestehende PDFs nutzen)
  • Datenschutzerklärungen
  • viele weitere Abfragen

So funktioniert Flixcheck

Flixcheck funktioniert nach simplem Baukastenprinzip – per Drag-and-Drop stellen Sie individuelle Kundenabfragen zusammen. Dafür sind keine Programmierkenntnisse notwendig. Binnen weniger Minuten erstellen Sie so Abfragen, mit denen Sie Informationen Ihrer Wahl einholen:

  1. Melden Sie sich in Ihrem individuellen Flixcheck-Portal an
  2. Wählen Sie „Neuer Check“ aus
  3. Klicken Sie auf „Check-Element hinzufügen“
  4. Fügen Sie ein Element Ihrer Wahl hinzu
  5. Gestalten Sie das Element so, dass es alle Fragen und Elemente aufgreift, die Sie abfragen möchten
  6. Danach können Sie die Abfrage per Link via SMS oder E-Mail auf das Smartphone Ihrer Kund:innen senden
  7. Diese beantworten die Anfragen direkt auf ihrem Smartphone, ohne Download einer App oder Login
  8. Kund:innen senden die Antworten zurück

Tipp: Per Sammelcheck senden Sie Anfragen direkt als Massenversand an beliebig viele Kund:innen. Alle Antworten sehen Sie in Ihrem Flixcheck-Portal. So wickeln Sie Ihre Kundenabfragen einfach, smart und zuverlässig ab.

Fazit: Workflows verbessern leicht gemacht

Wenn Ihre Workflows oder die Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmen oft haken, dann hat das in vielen Fällen Auswirkungen auf große Teile Ihrer oder weiterer Abteilungen. Gut organisierte Prozesse bedeuten, dass das Unternehmen einen hohen Wirkungsgrad hinsichtlich Aufwand und Ertrag erreichen kann.

Im vorangegangenen Artikel haben wir Ihnen daher, neben einem negativen Beispiel, eine Reihe an Verbesserungen beschrieben, die Ihren Workflow nachhaltig optimieren können. Die Auswahl der Tools komplettiert den Leitfaden, der Sie zu einem produktiven Teil Ihres Unternehmens macht, und die Prozessstrukturen wesentlich verbessern kann.

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Flixcheck hilft, den Kundenservice zu entlasten!
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