Eine Workflow-Automatisierung ist in vielen Unternehmen ein sinnvolles Werkzeug, um Zeit zu sparen und zugleich die Arbeitseffizienz zu steigern. Dabei können eine Reihe von automatisierten Aktionen eingesetzt werden, um alltägliche Prozesse zu optimieren und die Zusammenarbeit verschiedener Akteur:innen innerhalb eines Unternehmens zu verbessern.
Wie sich die Arbeitseffizienz durch automatisierte Arbeitsabläufe steigern lässt und welche Prozesslösungen sich für besonders viele Unternehmen anbieten, zeigen wir hier.
Bei der Workflow Automation geht es nicht darum, Mitarbeiter:innen überflüssig werden oder Anwendungen durch die Nutzung von Low Code Plattformen von Laien erstellen zu lassen. Die Automation zielt nicht darauf ab, weniger Mitarbeiter:innen mehr Aufgaben – für die sie vielleicht gar nicht qualifiziert sind – zu übertragen.
Vielmehr geht es darum, eine Prozessoptimierung zu erreichen, die Mitarbeitenden mehr Zeit für wirklich wichtige Aufgaben und die Pflege von Geschäftsbeziehungen verschafft. So lassen sich Ressourcen und die Vorteile der Digitalisierung vollumfänglich nutzen und letztendlich höhere Einnahmen erzielen.
Eine der wichtigsten Aufgaben rund um die Workflow Automation besteht darin, Arbeitsaufgaben zu identifizieren, die sich mithilfe moderner Technologien, Softwarelösungen und digitaler Apps automatisieren lassen. Je nach Branche können die Möglichkeiten der Workflow Automation dabei ganz unterschiedlich aussehen und die Inanspruchnahme verschiedener digitaler Dienstleistungen einschließen.
Branchenübergreifend sind allerdings Automatisierung insbesondere rund um Lead Management, das Verfassen von Follow-up Mails, die Dateneingabe sowie Aufgaben des Marketings und der Personalabteilung besonders gut möglich.
Welche Aufgabenbereiche für Automationen besonders zugänglich sind und welche Vorteile Workflow Automationen dabei mit sich bringen, erfahren Sie im Folgenden.
Insbesondere in den Bereichen Finanzen, Marketing, Personalwesen und Kundenkorrespondenz können alltägliche Workflows leicht automatisiert werden. Als Verwender:in haben sie also die Möglichkeit, auf verschiedenen Wege von der Automation alltägliche Geschäftsabläufe zu profitieren. Besonders praktikable Automations-Möglichkeiten sind dabei Folgende:
Im Bereich des Marketings gibt es gleich mehrere Workflows, die sich problemlos automatisieren lassen. Ein besonders klassisches Beispiel hierfür ist das E-Mail-Marketing:
E-Mail-Marketing hat sich zur Gewinnung von neuen Kund:innen als besonders effektiv erwiesen. Experten zufolge ist die Marketingmethode sogar 40-mal effektiver als Werbebemühungen auf Twitter oder Facebook. Wird es manuell erledigt, ist E-Mail-Marketing zwar nach wie vor effektiv – gleichzeitig aber zeit- und personalintensiv.
Sinnvoll ist es darum, im Bereich des E-Mail-Marketings auf ein Automation-System zu setzen und den Marketing-Aufwand rund um den Versand von E-Mail-Angeboten an potenzielle Kund:innen sozusagen auf Autopilot zu stellen. Auf diese Weise lässt sich nicht nur viel Zeit sparen, sondern auch die Chance auf qualifizierte Leads deutlich erhöhen.
Im Bereich des Personalwesens nimmt insbesondere die Eingliederung neuer Mitarbeiter:innen viel Zeit in Anspruch. Allerdings muss die Integration neu eingestellter Personen nicht zwangsläufig zum Zeitfresser werden. Mithilfe automatisierter Abläufe kann ein Großteil der Integration neuer Mitarbeiter:innen in das Unternehmen zeitsparend erledigt werden.
Automatisierungen sind dabei insbesondere folgendermaßen denkbar:
Werden neue Mitarbeiter:innen eingestellt, ist das Personalwesen dafür verantwortlich, relevante Details zur Arbeitnehmer:in (beispielsweise Adresse, persönliche Informationen, Steuernummern und Ähnliches) manuell in das Lohnabrechnungssystem einzutragen.
Außerdem müssen die Daten für Krankenkasse, Versicherungen oder Spesenabrechnung in weitere Systeme eingetragen werden. Diese Vorgänge sind oft zeitraubend und lassen außerdem viel Platz für menschliche Fehler.
Eine Automatisierung solcher Prozesse hilft Unternehmen dabei, Zeit zu sparen und Mitarbeiter:innen größere Zeitfenster für wirklich wichtige Aufgaben rund um das Personalmanagement zur Verfügung zu stellen. Außerdem stellt die Automation sicher, dass die Datenbankenpflege genauer und fehlerfreier erfolgt.
Das Rechnungswesen vieler Unternehmen sieht sich täglich mit vielen Anfragen rund um Auszahlungen, Rückerstattungen und Budgetbestätigungen konfrontiert. Die Bearbeitung, Genehmigung oder Bestätigung nimmt oft viel Zeit in Anspruch, die sich sinnvoller investieren ließe. Außerdem können menschliche Fehler gerade im Bereich des Rechnungswesens unangenehme Konsequenzen und noch mehr Zeitaufwand nach sich ziehen.
Insbesondere die Dateneingabe im Rahmen des Rechnungswesens lässt sich allerdings in vielen Unternehmen automatisieren. Das führt zu einer Reduktion menschlicher Fehler und im Ergebnis zu einem niedrigeren Zeit- und Kostenaufwand. Automatisierte Abläufe im Bereich des Rechnungswesens sind insbesondere folgendermaßen denkbar:
Oft bringen eingeübte Abläufe rund um Verträge, Angebote und allgemeine Korrespondenz mit Kund:innen und Geschäftspartner:innen Verbesserungspotential mit sich. Viele Abläufe können auf diesem Gebiet mittels Digitalisierung und dem Hinarbeiten auf das papierlose Büro deutlich vereinfacht und optimiert werden.
Optimierungen und Automatisierungen sind dabei insbesondere rund um die Erstellung von Dokumenten (beispielsweise Angebote oder Verträge) sowie die Signatur von wichtigen Unterlagen möglich. Das bedeutet:
Anstatt Dokumente für jeden Vorgang einzeln zu erstellen, kann mithilfe von Tools wie Flixcheck auf Vorlagen zurückgegriffen werden. Alternativ können individuelle Dokumente zeitsparend nach dem Baukastenprinzip “zusammengefügt” werden.
Anschließend können die erstellten sogenannten Checks einfach per Mail an Kund:innen und Partner:innen weitergeleitet und von ihnen direkt digital unterzeichnet werden.
Auf diese Weise lässt sich kompliziertes Ausdrucken von Dokumenten sowie der postalische Hin- und Rückversand vermeiden.
Möglich ist die Nutzung von digitalen Unterschriften mithilfe von Flixcheck dabei auch im Zusammenhang mit wichtigen, rechtlich relevanten Unterlagen. Schließlich erlaubt es das Tool, digitale Unterschriften sowohl als einfache elektronische Signatur (EES) als auch als fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) in Dokumente einzufügen.
Praktisch ist dabei außerdem: Liegen Dokumente allein in digitaler Form vor, lassen sie sich nicht nur leichter erstellen und unterzeichnen. Sie können anschließend auch leichter und automatisiert zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet werden.
Die Workflow-Automatisierung erlaubt es, viele unterschiedliche Arbeitsprozesse effizienter und effektiver zu gestalten. Vorteilhaft ist dabei aber nicht allein, dass sich Mitarbeiter:innen und Geschäftsführer:innen seltener mit ungeliebten, zeitfressenden Aufgaben beschäftigen müssen. Vielmehr ergeben sich auch folgende weitere Vorteile:
Die klare Zuordnung von Verantwortlichkeiten ist wichtig für jedes Team und erleichtert die Zusammenarbeit. Wird die Zuweisung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten durch geeignete Maßnahmen automatisiert, verbessert das das interne Miteinander auf vielfache Weise.
Insbesondere verbessert sich durch die klare Verantwortlichkeitszuweisung meist die Leistung einzelner Mitarbeiter:innen. Das hängt insbesondere damit zusammen, dass durch klare Zuweisungen einerseits ein größeres Kompetenzgefühl, andererseits ein klarerer Anforderungsüberblick entsteht.
Mithilfe einer Workflow-Automatisierung lassen sich mehrere Schritte eines Prozesses standardisieren und folgen anschließend einem vordefinierten Aufgabenpfad. Ist der Pfad einmal festgelegt, stellt er einen verlässlichen Leitfaden für alle Mitarbeiter:innen des betreffenden Projekts dar. Alle beteiligten Personen haben so die Möglichkeit, sich am Design des Workflows zu orientieren und wissen, welcher Arbeitsschritt wann an der Reihe ist.
Diese Klarheit hilft vielbeschäftigten Teams dabei, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten. Darüber hinaus erleichtert sie außerdem die Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Vielen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern ist es besonders wichtig, einer sinnvollen Tätigkeit nachzugehen. Eine sinnvolle Arbeit ist daher ein entscheidender Aspekt für eine erfolgreiche Mitarbeiterbindung. Ein Weg, um Mitarbeiter:innen mit sinnvollen Aufgaben zu betrauen, ist das “Wegkürzen” eher banaler Aufgaben durch Automatisierung.
Die höhere Mitarbeiterzufriedenheit, die mit sinnvollen Aufgaben einhergeht, wirkt sich schnell auf Qualität und Arbeitseffizienz aus. Höhere Qualität und Arbeitseffizienz ihrerseits ziehen meist eine höhere Kundenzufriedenheit nach sich.
In allen Unternehmen ist die Anzahl der von Mitarbeiter:innen leistbaren Arbeitsstunden begrenzt. In Teams aller Größen ist es daher wichtig, die zur Verfügung stehende Arbeitszeit möglichst effizient zu nutzen und banale Aufgaben durch Workflow-Automatisierung zu beschleunigen. Gelingt Letzteres, macht sich das in einer deutlich verbesserten Produktivität eines jeden Teams und seiner Mitglieder bemerkbar.
Wie bereits gesehen, kann mehr Produktivität durch verschiedene Arten der Automatisierung und Prozessoptimierung erreicht werden. Regelmäßig erweist sich jedoch eine Kombination aus organisatorischen und technischen Mitteln als besonders zielführend. Eine solche Kombination ist beispielsweise in der Automatisierung von Geschäftsprozessen mithilfe von Tools wie Flixcheck zu sehen.
Flixcheck als effektives Automations-Tool ermöglicht es, Kund:innen individuelle, digitale Formulare automatisiert per SMS oder E-Mail auf ihr Smartphone zu senden. Dabei lassen sich digitale Dokumente, Unterschriften, Fotos oder Bankverbindungen mit nur wenigen Klicks automatisiert abfragen und einholen.
Ganz egal, wie gewissenhaft Ihre Mitarbeiter:innen arbeiten: Fehler unterlaufen jedem und sind menschlich. Dennoch kann die Korrektur von Flüchtigkeits- oder einfachen Tippfehlern viel Zeit in Anspruch nehmen und der kleinste Lapsus so oft ernste Konsequenzen haben.
Für Unternehmen ist es daher auch zur Vermeidung von menschlichen Fehlern sinnvoll, insbesondere repetitive Aufgaben zu automatisieren. So müssen sich Mitarbeiter:innen weniger häufig mit langweiligen und fehleranfälligen Aufgaben auseinandersetzen – und die Fehlerquote sinkt quasi automatisch.
