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Arbeitstag strukturieren: Mit diesen Methoden und Tipps klappt’s

Wer kennt es nicht: Das Telefon klingelt, das nächste Meeting wartet bereits und das E-Mail-Postfach quillt über. Wenn es stressig wird, wird es auch schnell unstrukturiert. Trotzdem die Ruhe zu bewahren, ist nicht einfach. In solchen Situationen hilft eine klare Struktur in der täglichen Arbeit.

Wer seinen Arbeitstag strukturieren möchte, sollte sich klare Ziele stecken und Methoden anwenden. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen die ALPEN-Methode, geben Ihnen praktische Tipps an die Hand und stellen einige Tools vor, die Ihnen helfen, Ihren Arbeitstag zu strukturieren.

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Inhaltsverzeichnis

Unstrukturierte Arbeitstage sind an der Tagesordnung

Haben Sie schon einmal das Gefühl gehabt, dass Ihre Arbeitstage nicht so produktiv sind, wie Sie sein sollten? Das ist nichts, womit Sie allein sind – viele Arbeitnehmer:innen klagen über fehlende Struktur in ihrem Arbeitsalltag.

Damit Sie diese Problematik in den Griff bekommen und stressfreier und strukturierter arbeiten können, helfen verschiedene Methoden und Tipps für ein besseres Zeitmanagement.

Was ist Zeitmanagement?

Zeitmanagement bezeichnet die Fähigkeit, die vorhandene Zeit optimal einzuteilen – in jeder Situation. Das heißt: Sie haben ein bestimmtes Zeitkontingent und verteilen alle anfallenden Aufgaben so, dass Sie nirgends in Verzug geraten.

Dass das nicht immer klappt, ist klar. Wer jedoch die Voraussetzungen dafür schafft und sich mit dem Thema Zeitmanagement auseinandersetzt, legt einen ersten Grundstein. So arbeiten Sie weniger stressfrei, sind selbstbestimmter und entspannter.

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Bild von Gerd Altmann auf Pixabay

In der Theorie gibt es viele Methoden für ein besseres Zeitmanagement und um seinen Arbeitstag zu strukturieren, beispielsweise

  • das Eisenhower-Prinzip,
  • die ALPEN-Methode,
  • die ABC-Analyse,
  • das Pareto-Prinzip,
  • die Pomodoro-Methode,
  • und viele mehr.

Alle im Detail vorzustellen, sprengt den Rahmen. Wir konzentrieren uns daher auf einen der beliebtesten Ansätze – die ALPEN-Methode. Zudem geben wir Ihnen zehn Tipps an die Hand, die Sie unabhängig von einer festgezurrten Methode oder einem starren Prinzip in der Praxis anwenden können.

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Die ALPEN-Methode: 5 Schritte zur optimalen Tagesplanung

Die ALPEN-Methode eignet sich hervorragend für die allgemeine Strukturierung Ihres Arbeitstages. Das Akronym steht für:

  • Aufgaben
  • Länge
  • Pufferzeit
  • Entscheidungen
  • Nachkontrolle

Im Folgenden erklären wir Ihnen jeden einzelnen Buchstaben und damit verbundenen Schritt der Zeitmanagement- und Selbstmanagement-Methode für einen strukturierteren Arbeitstag.

1. Aufgaben notieren

Erstellen Sie im ersten Schritt eine Liste aller anstehenden Aufgaben und notieren Sie auch kleinere Tätigkeiten, die oft vergessen werden. Eine vollständige Liste hilft Ihnen, den Überblick zu behalten und nichts Wichtiges zu übersehen.

Wichtig: Das Intervall, mit dem Sie die ALPEN-Methode durchführen, liegt bei Ihnen. Es ergibt jedoch Sinn, sie jeden Tag neu aufzusetzen. Wer lieber wöchentlich plant, kann auch das machen – allerdings kommt doch oft etwas dazwischen, weshalb ein Tagesplan sinnvoller ist.

2. Länge einschätzen

Schätzen Sie im zweiten Schritt, wie lange jede Aufgabe dauern wird. Seien Sie realistisch und berücksichtigen Sie mögliche Verzögerungen – nicht immer läuft alles glatt. Dadurch können Sie Ihre Zeit besser einteilen und verhindern, dass Sie sich überfordern und zu viele Aufgaben zuweisen.

3. Pufferzeit einberechnen

Das kurze Gespräch in der Kaffeeküche, Stau auf dem Weg zur Kundschaft: Planen Sie basierend auf Ihren Erfahrungen zusätzliche Zeit für unvorhergesehene Ereignisse ein. Solche Pufferzeiten helfen Ihnen dabei, flexibel auf Veränderungen zu reagieren und stressfreier zu arbeiten.

Die Faustregel besagt: Planen Sie 60 Prozent der Zeit für Ihre Arbeit ein und 40 Prozent als Zeitpuffer.

4. Entscheidungen treffen

Nun haben Sie sowohl eine Liste aller Aufgaben als auch die entsprechenden Zeiten inklusive Puffer. Danach liegt es an Ihnen, Entscheidungen zu treffen – und zwar, welche Aufgabe wie wichtig ist. Priorisieren Sie die Aufgaben. Was ist dringlich? Was weniger wichtig? Was muss unbedingt heute vorbereitet werden? Eine Unterteilung in wichtig / unwichtig und dringend / nicht dringend hilft.

Die Kombination aus unwichtig / dringend delegieren Sie am besten. Alle anderen – außer nicht dringende Aufgaben – Tasks erledigen Sie an diesem Tag. Beginnen Sie danach also mit den wichtigsten Aufgaben und arbeiten Sie konsequent, ohne Ausnahmen, Ihre Liste ab.

Falls doch etwas Unvorhergesehenes passiert, passen Sie den Tagesplan bei Bedarf an und achten Sie darauf, dass Sie Ihre Prioritäten im Blick behalten.

5. Nachkontrolle durchführen

Im fünften und letzten Schritt der ALPEN-Methode steht die Kontrolle an – haben Sie alles geschafft, was auf Ihrer Liste stand? Am Ende des Tages sollten Sie einen sorgfältigen Check machen, welche Aufgaben Sie erledigt haben und welche noch offen sind.

Das hilft Ihnen, Ihre Leistung zu reflektieren und gegebenenfalls Ihre Planung am nächsten Tag anzupassen.

Tipp: Am Anfang kann es vorkommen, dass Sie nicht alles schaffen, was Sie sich vorgenommen haben. Das kann am Workload selbst, dem Puffer oder Unerwartetem liegen. Geben Sie der ALPEN-Methode mindestens zwei Wochen Zeit, um zu lernen und Ihre Vorgehensweise zu verfeinern.

10 allgemeine Tipps für ein besseres Zeitmanagement und mehr Struktur

Die ALPEN-Methode eignet sich nicht für jede:n. Möglicherweise möchten Sie keine derart strenge Vorgehensweise, um Ihren Arbeitstag strukturieren zu können. Wer nicht nach einer festen Methode, aber dennoch strukturiert arbeiten will, kann folgende Tipps beherzigen:

  1. Feste Zeiten für Aufgaben: Legen Sie feste Zeitfenster für einzelne Aufgaben fest und planen Sie regelmäßige Pausen ein, um Ihre Konzentration aufrechtzuerhalten. Das hilft dabei, fokussiert zu bleiben und Ihre Aufgaben effizient zu bearbeiten.
  2. Die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigen: Beginnen Sie Ihren Tag immer mit den anspruchsvollsten und wichtigsten Aufgaben – siehe ALPEN-Methode. Dadurch nutzen Sie Ihre Energie und Konzentration, die bei den meisten Menschen am Morgen am höchsten ist, am effektivsten. Später erledigen Sie dann die weniger wichtigen Aufgaben.
  3. Den Tag mit einer Morgenroutine beginnen: Eine Morgenroutine gibt Ihnen Struktur und hilft Ihnen, entspannt in den Tag beziehungsweise Arbeitstag zu starten. Beispiele für eine gute Morgenroutine bereits vor der Arbeit sind Meditation, Sport oder ein gesundes Frühstück. Im Büro kann es ein erster Kaffee oder das kurze Gespräch mit Kolleg:innen sein. Kurzum: Finden Sie heraus, was Ihnen am besten hilft, um motiviert und fokussiert in den Arbeitstag zu starten.
  4. Aufgaben bündeln und in thematische Blöcke unterteilen: Bündeln Sie ähnliche Aufgaben, um effizienter zu arbeiten. Zum Beispiel könnten Sie E-Mails bearbeiten, Telefonate führen und Recherchearbeiten in jeweils eigenen Zeitblöcken erledigen. Dies hilft Ihnen dabei, den Arbeitstag zu strukturieren – gleichzeitig halten Sie den Fokus auf eine Art von Aufgabe hoch und sparen Zeit.
  5. Zeitfresser erkennen und minimieren: Jede:r weiß, dass es die kleinen Zeitfresser gibt – doch wissen Sie auch, was genau an der Uhr nagt? Identifizieren Sie die Tätigkeiten, die Zeit verschwenden, und versuchen Sie, diese zu minimieren. Klassiker sind häufige Unterbrechungen durch Social Media, unnötige Meetings oder endlose E-Mail-Konversationen, die sich in einem kurzen Anruf erledigen lassen. Wer solche Zeitfresser reduziert, hat mehr Zeit für wichtige Aufgaben und die nötige Struktur.
  6. Realistische Ziele setzen und regelmäßig reflektieren: Setzen Sie sich realistische Ziele für Ihren Arbeitstag (zum Beispiel mit der SMART-Methode) und überprüfen Sie regelmäßig Ihren Fortschritt. Das hilft Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – passen Sie Ihre Arbeitsweise bei Bedarf an, wenn die Zielerreichung in Gefahr ist.
  7. Rituale und Routinen etablieren: Rituale wie eine Morgenroutine (siehe oben) können Ihnen helfen, Ihren Arbeitstag zu strukturieren und eine angenehme Arbeitsatmosphäre zu schaffen. Zum Beispiel könnten Sie auch eine bestimmte Playlist hören, während Sie arbeiten, oder eine Tasse Kaffee oder Tee trinken, bevor Sie eine neue Aufgabe beginnen.
  8. Die persönliche Leistungskurve berücksichtigen: Jeder Mensch hat unterschiedliche Leistungsphasen im Laufe des Tages. Berücksichtigen Sie Ihre persönliche Leistungskurve, wenn Sie Ihren Arbeitstag strukturieren. So können Sie Ihre Energie optimal nutzen und die Produktivität steigern.
  9. Zeit für Regeneration und Pausen einplanen: Vergessen Sie nicht, ausreichend Pausen und Regenerationsphasen in Ihren Arbeitstag einzubauen. Das fördert Ihre Konzentration, Kreativität und Leistungsfähigkeit.
  10. „Nein“ sagen und delegieren: Bei aller Planung und Struktur ist der Workload manchmal einfach zu hoch – dann hilft nur, „Nein“ zu sagen und Aufgaben abzulehnen oder zu delegieren. So vermeiden Sie Ärger, wenn eine Aufgabe nachher nicht geschafft wird.

Diese Tools helfen, Ihren Arbeitstag zu strukturieren

In Zeiten der Prozessoptimierung und der Digitalisierung gibt es zahlreiche Tools, die Ihnen bei der Strukturierung Ihres Arbeitstages helfen können. Wir stellen Ihnen die wichtigsten von Kalenderapps über To-do-Listen bis digitale Signatur-Tools vor.

Kalender- und Planungsapps

Nutzen Sie Kalender- und Planungsapps, um Ihren Arbeitstag zu organisieren und den Überblick über Ihre Termine und Aufgaben zu behalten.
Das gilt nicht nur für interne, sondern auch externe Terminvereinbarungen. Ein passendes Tool ist Flixcheck. Mit der All-in-One-Webanwendung organisieren Sie Termine mit Kund:innen oder Kolleg:innen mit wenigen Klicks – von der Datumsabfrage über die Uhrzeitbestimmung bis hin zur Terminbestätigung.

To-do-Listen und Projektmanagement-Tools

Verwenden Sie To-do-Listen und Projektmanagement-Tools, um Ihre Aufgaben zu priorisieren, den Fortschritt zu verfolgen und mit Kolleg:innen zusammenzuarbeiten. Diese können auch Grundlage für verschiedene Methoden des Zeitmanagements wie die ALPEN-Methode sein.

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Screenshot – https://apps.microsoft.com/store/detail/microsoft-to-do-lists-tasks-reminders/

Nutzen Sie dazu digitale Tools – zwar ist auch eine handschriftliche To-do-Liste in Ordnung, sie trägt aber nicht gerade zum digitalen Büro bei.

Apps zur Fokussierung und Konzentration

Während manche sich leicht konzentrieren können, fällt es anderen deutlich schwerer. Auch hier gibt es digitale Hilfe: Apps, die Ihnen helfen, sich zu fokussieren und Ablenkungen zu minimieren.

Damit steigern Sie Ihre Produktivität – einige Beispiele sind Apps, die störende Benachrichtigungen blockieren oder dabei helfen, fokussiert zu arbeiten.

Tools für alle Fälle: Signaturen und mehr

Mit der zunehmenden Digitalisierung und in Zuge der Verbreitung künstlicher Intelligenz gibt es immer mehr Tools für verschiedenste Anwendungsfälle. Mit ChatGPT eine Gliederung erstellen, über eine Datenbank Informationen recherchieren oder digitale Vertriebstools und digitale Beratungstools für einen zielgerichteten Verkauf – nehmen Sie sich Zeit und prüfen Sie, welche Tools Ihnen dabei helfen können, Ihren Arbeitstag besser zu strukturieren.

Ein Beispiel sind digitale Signatur-Tools wie Flixcheck. Damit wickeln Sie elektronische Unterschriften im Handumdrehen ab. Der Vorteil: Durch den Wegfall solcher und ähnlicher manueller Abläufe erhalten Sie mehr Zeit für wichtigere Aufgaben – und können so Ihren Arbeitstag effizienter strukturieren.

Fazit: Es hilft, den eigenen Arbeitstag zu strukturieren

Die Strukturierung Ihres Arbeitstages ist ein wichtiger Schritt, um Ihre Produktivität zu steigern und das Beste aus jedem einzelnen Tag herauszuholen. Ansätze wie die ALPEN-Methode helfen dabei. Wer es lieber weniger streng hat, kann verwandte Ansätze ausprobieren.

Gerade digitale Tools sind ein großes Plus. Manche helfen ganz konkret dabei, Struktur in den Alltag zu bringen. Wieder andere erleichtern verschiedene Prozesse, was in mehr Zeit resultiert. Zur zweiten Kategorie zählt Flixcheck. Wir haben bereits einige Anwendungsfälle vorgestellt – das Tool kann aber noch weitaus mehr. Probieren Sie es selbst aus und testen Sie das Tool 30 Tage lang kostenlos!

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