Digitale Tools für Unternehmen: Tipps für Einführung und Nutzung

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Nie war die Anzahl an digitalen Tools für Unternehmen größer als aktuell. Zu keiner Zeit gab es mehr innovative Lösungen für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen.

Niemals zuvor konnten Unternehmen mehr von der Digitalisierung profitieren als heute. Wie können Sie das Potenzial der digitalen Anwendungen für sich nutzen?

Eine Antwort auf diese Frage erhalten Sie im folgenden Artikel. Wir unterstützen Sie dabei das passende digitale Tool für Ihr Unternehmen zu finden und geben Ihnen Tipps zur Einführung und Nutzung.

Sie sind auf der Suche nach einem digitalen Tool, um Ihr Unternehmen moderner und effizienter aufzustellen? Testen Sie 30 Tage kostenlos, wie Sie Flixcheck dabei unkompliziert und digital unterstützen kann.

Inhaltsverzeichnis

Was sind digitale Anwendungen?

Der Begriff  digitale Anwendung beziehungsweise digitales Tool bezeichnet Software, die Aufgaben realisiert.

In diesem Zusammenhang kann von digitaler Transformation oder Umwandlung gesprochen werden, da die digitalen Anwendungen bisher analoge Prozesse abbilden.

Ein Beispiel dafür ist das Unterzeichnen von Dokumenten. Durch digitale Tools wird das rechtgültige Signieren von Verträgen und Co. mittels der digitalen Unterschrift möglich.

Welche digitalen Tools gibt es?

Im Rahmen der voranschreitenden Digitalisierung entwickeln sich immer mehr digitale Tools, die ganz verschiedene Aufgaben erfüllen und Geschäftsprozesse automatisieren.

Diese digitalen Tools existieren für den privaten Bereich, für den geschäftlichen Bereich oder fungieren auch als Hybridlösung zwischen beiden Bereichen.

Hier fokussieren wir den geschäftlichen Bereich und fragen:

Was sind Business Tools?

Business Tools erfüllen die Aufgabe Geschäftsprozesse zu digitalisieren. 

  • Es gibt diverse interne Kommunikationslösungen und Organisationslösungen wie Microsoft Teams, Trello und Google meets.
  • Cloudlösungen wie Google Drive bilden dezentrale Ablagesysteme und ermöglichen so standort- und zeitübergreifendes Arbeiten.

 

Neben diesen generalistischen Lösungen existieren auch spezifische Lösungen für einzelne Geschäftsbereiche und -prozesse.

  • Für Buchhaltung und Co. gibt es digitale Anwendungen, wie Sevdesk.
  • Auch Bereiche wie HR können mittlerweile digital abgebildet werden.

 

Auf der anderen Seite etablieren sich zunehmend Tools, die sich auf Kernleistungen von Unternehmen fokussieren.

  • In vielen Unternehmen ist das etwa die Kundenkommunikation und der Kundenservice. Hier sind Sie bei Flixcheck an der richtigen Adresse.

Welche Software für mein Unternehmen? Wichtige Schritte bei Auswahl und Einführung des digitalen Tools:

Welche Software die richtige für Ihr Unternehmen ist, stellt gerade bei einer solch großen Auswahl die Hauptfrage dar.

Um entscheiden zu können, welche digitale Anwendung effektiv und effizient für Ihr Unternehmen ist, müssen Sie vorbereitend einige Aspekte klären. Nur so können Sie auch maximal von dem Tool profitieren.

Nachfolgend unterstützen wir Sie beim Auswahl- und Einführungsprozess mit ein paar hilfreichen Tipps:

Schritt 1: IST-Stand analysieren

Mit der Einführung eines digitalen Tools verfolgen Sie das Ziel Unternehmensprozesse zu optimieren.

Wie im Rahmen einer Prozessoptimierung üblich, müssen Sie zunächst aktuelle Prozesse analysieren, um eine passende digitale Anwendung für Ihr Unternehmen auswählen zu können.

Tipp: Berechnen Sie im Rahmen der Analyse anhand der aufgebrachten Zeit die aktuellen Personalkosten für die ausgewählten Prozesse, um diese später mit den Kosten für die digitalen Anwendungen zu vergleichen.

So können Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse anstellen und innerhalb der Evaluation bestimmen, ob die digitale Anwendung effizient für Ihr Unternehmen ist.

Zum Weiterlesen: Lernen Sie eine ganze Reihe von Methoden zur Analyse des IST-Standes kennen. Um sicher mit Ihrer Analyse starten zu können, erhalten Sie Erklärungen zu Techniken, wie Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse, Six-Sigma, die 5S-Methode und viele weitere. Erfahren Sie mehr über Prozessoptimierung

Schritt 2: Mitarbeiter:innen einbeziehen – Tooleinführung planen

Diverse Untersuchungen zeigen, wie wichtig es für Motivation und Bindung von Mitarbeitenden ist, sie in Analyse- und Planungsprozesse einzubeziehen.

Daneben sind es die Mitarbeitenden, die über wichtiges Wissen und Erfahrungen zu Arbeitsprozessen verfügen, das Sie dringend einbeziehen sollten.

Tipp: Fragen Sie zur Identifizierung von zu digitalisierenden Prozessen gezielt bei Ihren Mitarbeitenden nach. Nutzen Sie dafür beispielsweise die im Schritt 3 aufgeführten Fragen.

Binden Sie die Mitarbeitenden auch bei der Planung der Tooleinführung ein und fragen Sie gezielt nach, welche Wünsche und Vorstellungen sie bezogen auf Schulungen haben.

Schritt 3: Zu digitalisierende Prozesse identifizieren

Aus der vorangegangenen Analyse des IST-Standes lassen sich Abläufe und Prozesse ableiten, die künftig durch digitale Tools realisiert werden sollen.

Leitende Fragen dabei können sein:

  • Welche Arbeitsabläufe und -prozesse sollen sich ändern?
  • Welche Probleme könnten dadurch gelöst werden?
  • Wer wendet die Software an?
  • Welche monetären und personellen Unternehmensziele werden verfolgt?
  • Welche Art der Software ist die richtige? Desktopsoftware? SaaS-Lösungen?

 

Tipp: Haben Sie nicht den Anspruch sofort alle Prozesse auf einmal durch digitale Software realisieren zu wollen. Analysieren Sie, bei welchen es wirklich effektiv und effizient ist. Aber Achtung, es macht Sinn ganzheitlich zu denken!

Beispiele für geeignete Prozesse:

Häufig empfiehlt es sich mit Abläufen zu beginnen, die bereits hoch standardisiert sind, aber noch manuell durchgeführt werden.
Sie können einzelne Abläufe beziehungsweise Bestandteile oder ganze Prozesse digital abbilden. Am Beispiel von Flixcheck zeigen wir Ihnen zwei Möglichkeiten auf:

Beispiel 1:
Holen Sie beispielsweise SEPA-Mandate mit Flixcheck digital und automatisiert bei Ihren Kund:innen ein.

Beispiel 2:
Ein komplexerer Prozess ist die digitale Schadenmeldung für Versicherungskund:innen. Da unsere Kund:innen diesen Usecase sehr schätzen, haben wir Ihnen dafür innerhalb Ihres Flixcheck Portals eine Vorlage zur Verfügung gestellt.

Wenn Sie im Rahmen der Registrierung als Branche „Versicherung“ angeben, steht Ihnen die Vorlage „Schadenmeldung“ automatisch zur Verfügung. Sie können diese mit einem Klick unverändert nutzen oder einfach individuelle Anpassungen vornehmen.

 

Schritt 4: Tools auswählen

Nachdem Sie nun wissen, welche Prozesse und Abläufe digitalisiert werden sollen, müssen Sie das passende digitale Tool auswählen.

1.Art der Software
Soll es eine Desktopsoftware sein oder eine Software-as-a-Service-Anwendung (SaaS)?

Tipp: SaaS-Tools gelten als gute Lösungen für moderne Unternehmen. Sie sind flexibel, skalierbar und passen sich den Unternehmensbedürfnissen im Entwicklungsprozess an.

Anders als bei starren Tools, müssen hier nicht ständig neue Investitionen vorgenommen werden, wenn das Unternehmen neue Prozesse digitalisieren möchte. Das spart neben Geld auch Zeit.

Ein weiterer Vorteil ist, dass häufig All-in-One-Lösungen angeboten werden. Somit gibt es kein „Tool-Chaos“, keine überforderten Mitarbeitenden und keine Unübersichtlichkeit.

2.Konkretes Tool auswählen
Nachdem Sie die Art der digitalen Anwendung bestimmt haben, geht es darum eine spezifische Lösung zu wählen. Eine Möglichkeit stellt die SaaS-Lösung „Flixcheck“ dar.

Das kann Flixcheck – 3 Beispiele

1. Digitale Unterschrift:

Mit Flixcheck digitalisieren Sie beispielsweise den Signierungsprozess von Dokumenten. Wir bieten verschiedene Arten digitaler Unterschriften an.

Der Signierungsprozess funktioniert intuitiv und ohne Download von Dokumenten mit wenigen Klicks und ganz ohne weitere Hilfsmittel, wie Drucker, Scanner und den Weg zum Briefkasten. Wartezeiten durch Versand entfallen.

2. Digitale Jahresgespräche:

Jahresgespräche digital führen? Kein Problem! Als Versicherungsanbietende fragen Sie jährlich automatisiert bei Kund:innen ab, inwiefern sich die persönliche Situation geändert hat. Das geht mit Flixcheck digital, schnell und sicher.

Tipp: Auch hier existiert nach der Registrierung für Versicherungsanbietende eine Vorlage innerhalb des Flixcheck Portals.

3. Digitale Ausweisanforderung:

Nutzen Sie Flixcheck, um Kundendaten automatisiert und digital anzufordern und zu erfassen. Möglich ist beispielsweise eine digitale Ausweisanforderung mit Flixcheck, wie sie die Deutsche Telekom nutzt.

Interessiert? Lesen Sie mehr über verschiedene Möglichkeiten und Anwendungsszenarien zur digitalen und automatisierten Kundendatenerfassung.

Schritt 5: Tools einführen, testen und nutzen

Probieren Sie das gewählte digitale Tool in Ihrem Unternehmen aus.

Tipp: Nutzen Sie dafür vom Anbietenden zur Verfügung stehende Unterstützungsangebote. Nur wenn Ihre Mitarbeitenden einen guten Start haben und den Mehrwert des Tools erkennen, werden Sie es in der Regel auch einsetzten!

Falls Sie sich für Flixcheck interessieren, stehen Ihnen eine Reihe von Unterstützungsangeboten für einen problemlosen und intuitiven Start zur Verfügung.

Je nach Bedarf und Vorliebe bieten wir Schulungen, Webinare, Klickanleitungen, Videotutorials, eine Hotline, einen Chat und FAQs an. So findet jede:r Anwendende die individuelle Unterstützung, die nötig ist.

Schritt 6: Evaluieren und weiterdenken

Nachdem Sie das ausgewählte digitale Tool eine bestimmte Zeit genutzt haben, sollten Sie eine Evaluationsphase starten.

Evaluieren Sie beispielsweise:

  • Konnten die fokussierten Arbeitsabläufe und -prozesse durch das Tool positiv beeinflusst werden? Wie? Warum nicht?
  • Welche Probleme entstanden bei der Anwendung? Wie könnten Sie diesen begegnen?
  • Wo hätte mehr „Schulung“ erfolgen müssen?
  • Welche monetären und personellen Auswirkungen hatte die Einführung des Tools?

Denken Sie weiter

  • Welche weiteren Anwendungsbereiche könnte das Tool haben? Welche Prozesse könnten damit sonst optimiert werden?

 

Tipp: Sollten Sie sich für Flixcheck als digitales Tool für Ihr Unternehmen entscheiden, unterstützen wir Sie gerne dabei weitere Usecases zu identifizieren. Der Clou – dafür benötigen Sie keine anderen Anwendungen und keine weitere Einarbeitung.

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