dokumentenlenkung

Dokumentenlenkung: Definition & Aufgaben

Zum Erfolg eines Unternehmens tragen viele Komponenten bei. Vertrieb, Marketing, Buchhaltung, Produktentwicklung – und in erster Linie natürlich die Mitarbeiter:innen des Betriebs. Damit alle ihre Arbeit zielführend verrichten können, „bewegen“ sie im sprichwörtlichen Sinne jeden Tag dutzende bis hunderte Dokumente.

Wie ein Fahrzeug durch dichten Verkehr gelenkt wird, werden Dokumente durch ihren Lebenszyklus gelenkt. Sie werden erstellt, verändert, kopiert, abgelegt und im besten Falle verschwinden sie nicht spurlos. Der Fachbegriff für all diese Vorgänge ist Dokumentenlenkung. Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel, was genau hinter diesem Begriff steckt, welche Rolle die DIN-Norm ISO 9001 spielt und welche Tools bei der Dokumentenlenkung helfen.

Dokumentenlenkung: Definition & AufgabenDer Austausch von Dokumenten mit Kund:innen zählt ebenfalls teilweise zur Dokumentenlenkung. Oft ist der Prozess komplex, Schriftstücke werden hin- und hergeschickt, ausgedruckt, eingescannt – das geht einfacher: mit Flixcheck. Das All-in-One-Webtool erleichtert Ihre Kundenkommunikation. Wie das geht? Finden Sie es mit der 30-tägigen Testversion selbst heraus!

Inhaltsverzeichnis

Was ist Dokumentenlenkung?

Vereinfacht erklärt, beschreibt die Dokumentenlenkung die ganzheitliche Organisation von Dokumenten. Dazu zählen Praktiken, die sich der Erstellung, Prüfung, Verteilung und Entsorgung von Dokumenten widmen. Andere Begriffe für Dokumentenlenkung sind „Lenkung von Dokumenten“ oder „Lenkung von Aufzeichnungen“.

Dokumentenlenkung ist primär im Qualitätsmanagement anzutreffen, wo auch von „Lenkung dokumentierter Information“ gesprochen wird. Diese Umschreibung ist seit der DIN-Norm ISO 9001:2015 etabliert. Der Hintergrund: Unter diesem Sammelbegriff werden alle Formen von Dokumenten, Daten, Aufzeichnungen & Co. zusammengefasst.

Was zählt zur Lenkung dokumentierter Information?

Ein Blick in die entsprechende DIN-Norm verrät, welche Praktiken im Umgang mit Dokumenten im Unternehmen inbegriffen sind. Dazu zählen das

  • identifizieren,
  • aufbewahren,
  • schützen,
  • wiederauffinden,
  • aufbewahren,
  • überprüfen,
  • freigeben und
  • disponieren

 

von Dokumenten. Weiter werden im Sinne der Organisation eines dokumentierten Verfahrens auch die Lesbarkeit von Dokumenten sowie die Nachverfolgbarkeit bei Änderungen inkludiert.

Was ist das Ziel der Dokumentenlenkung?

Das übergeordnete Ziel der Dokumentenlenkung gemäß ISO 9001 ist eine hohe Zuverlässigkeit in der Aufbewahrung und Dokumentation wichtiger Informationen. Damit soll verhindert werden, dass Arbeitsanweisungen veränderbar oder Sicherheitshinweise im Notfall nicht auffindbar sind.

In der Praxis ergibt das für jedes Unternehmen Sinn: Diese Vorgaben und Normen tragen letztlich zur internen Qualitätssicherung und extern zur Kundenorientierung bei. Kund:innen profitieren unmittelbar davon. Niemand steckt beispielsweise gerne in der Warteschleife, während eine bestimmte Betriebsanleitung gesucht wird oder möchte hören, dass es diese aufgrund unsauberer Dokumentenlenkung und -ablage gar nicht mehr gibt.

Wie lenke ich ein Dokument?

Der Prozess der Dokumentenlenkung – losgelöst von der Art der gelenkten Dokumente – folgt dem immer gleichen Schema. Folgende Prozessschritte fallen an:

  • Dokumentierte Informationen werden erstellt.
  • Die entsprechenden Dokumente, Formulare oder Aufzeichnungen werden freigegeben und dokumentiert.
  • Der Freigabeprozess findet statt.
  • Die Dokumente werden in eine Liste dokumentierter Informationen aufgenommen – das erfolgt heute in der Regel digital über ein Dokumentenmanagementsystem (DMS).
  • Etwaige Änderungen oder Aktualisierungen werden an einem Dokument durchgeführt.
  • Der Freigabeprozess findet erneut statt.
  • Die Dokumente, Formulare oder Aufzeichnungen werden archiviert.
  • Die Dokumente, Formulare oder Aufzeichnungen werden vernichtet – hierbei müssen Archivierungsfristen beachtet werden. Prüfprotokolle müssen beispielsweise mindestens bis zum nächsten Prüfungszyklus aufbewahrt werden.

 

Diese Prozessschritte können vielfältig und über diverse Systeme abgedeckt werden. Dazu zählen neben den bereits erwähnten Dokumentenmanagementsystemen auch Cloudspeicher, Netzwerklaufwerke oder Wiki-Systeme wie Confluence.

Smarte und digitale Softwarelösungen helfen bei der Dokumentenlenkung. Das können Dokumentenmanagementsysteme oder Tools wie Flixcheck sein. Flixcheck ermöglicht unter anderem den reibungslosen und digitalen Dokumentenaustausch mit Kund:innen. Zudem können Sie elektronische Signaturen, Vertragsunterzeichnungen und viele weitere Prozesse mit dem Webtool digitalisieren. Testen Sie Flixcheck jetzt 30 Tage kostenlos!

Warum ist Dokumentenlenkung wichtig?

Eine lückenlose Dokumentation der in einem Unternehmen auftretenden Prozesse ist elementar. So wird Wissen „gespeichert“ und festgehalten. Ist das nicht der Fall, verlassen Informationen und Know-how beispielsweise mit dem Austritt eines oder einer einzelnen Mitarbeiter:in den Betrieb automatisch.

Dokumente sind Teil jedes Prozesses. Daher ist die Dokumentenlenkung wichtig. Organisationen unterscheiden sich dabei in der Ausgestaltung, wie sie ihre Dokumente lenken. Eines haben jedoch alle gemeinsam: Sie müssen sich an die rechtlichen Vorgaben halten, die in einer DIN-Norm festgehalten sind.

Was muss laut ISO 9001 dokumentiert werden?

Die DIN ISO 9001:2015 regelt genau, welche Dokumenten und Aufzeichnungen gelenkt werden müssen. Sie basiert auf den in der DIN ISO 9000 festgehaltenen Grundsätzen des Qualitätsmanagements. Dazu zählen Kundenorientierung, Führung, Einbeziehung von Personen, prozessorientierte Ansätze, Beziehungsmanagement und faktengestützte Entscheidungsfindung.

Welche Dokumente und Aufzeichnungen müssen gelenkt werden?

Folgende Dokumente und Aufzeichnungen müssen laut ISO 9001 gelenkt werden:

  • Qualitätsmanagementhandbücher sowie daraus ausgelagerte Dokumente (Beispiel: Organigramm)
  • Verfahrens- und Prozessanweisungen
  • Prüfprotokolle
  • Schulungsnachweise
  • Festgehaltene Aufzeichnungen zu Audits, Managementbewertungen oder Besprechungen

 

Teil des Prozesses der Dokumentenlenkung der oben genannten Beispiele sind die Prüfung, die Freigabe, die Verteilung und die Archivierung (revisionssicher). In anderen Worten: der gesamte Lebenszyklus eines Dokuments wird abgedeckt.

ISO 9001: Die Grenzen

Darüber hinaus lässt die DIN-Norm einige Punkte offen. So ist dort nicht geregelt, wer Dokumente erstellen darf oder sie freigibt. Auch der Zeitpunkt der Dokumentenüberprüfung ist flexibel und obliegt dem Unternehmen.

Wann muss ein Dokument gelenkt werden?

Was die Norm ebenfalls offenlässt: welche Dokumente im Detail genau gelenkt werden müssen. Zwar gibt es die oben genannten Vorgaben – grundsätzlich müssen jedoch alle Dokumente gelenkt werden, die als wichtig erachtet werden.

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Foto von Dimitri Karastelev auf Unsplash

Welche das genau sind, liegt im Ermessen des Unternehmens.

Digitales Dokumentenmanagement

Rund um das Thema der Dokumentenlenkung schwebt der Begriff Dokumentenmanagement unweigerlich in der Luft – vereinfacht gesprochen ist die Dokumentenlenkung ein Teil des übergeordneten Dokumentenmanagements. Dass das heute die meisten Unternehmen digital abwickeln, ist hinlänglich bekannt.

Doch die meisten sind längst noch nicht alle. Immer wieder setzen Unternehmen die verschiedenen DIN-Normen noch mit analogen Lösungen um. Sie profitieren so nicht von den Vorteilen digitaler Organisation, die von der reinen Dokumentation von Dokumenten bis zu spezifischen Prozessen wie digitalen Unterschriften reichen.

Externe Informationen schnell austauschen

In speziellen Fällen müssen auch extern dokumentierte Informationen gelenkt werden. Dann ergibt es Sinn, solche Dokumente auf einfachem und schnellem Wege auszutauschen. Im besten Falle mit einem Prozess, der dem oder der Kund:in den Austausch möglichst einfach macht.

Wer kein separates und großes Dokumentenmanagementsystem im Unternehmen etabliert hat, das diese Möglichkeit bietet, benötigt eine Alternative.

Flixcheck bietet als SaaS-Webanwendung zahlreiche Funktionen, die die Kundenkommunikation, den Kundenservice und den Kundendialog erleichtern. Unterschiedliche Elemente können von Endnutzer:innen zu einer individuellen Lösung kombiniert werden – einfach, schnell und unkompliziert.

So funktioniert der Dokumentenaustausch mit Flixcheck

Wenn Sie ein Dokument bei einem oder einer Kund:in oder auch Kolleg:innen und Geschäftspartner:innen anfragen möchten, nutzen Sie Flixcheck. Erstellen Sie mit wenigen Klicks einen „Check“. So fordern Sie ein Dokument der anderen Partei an. Ob das ein Foto, eine Ausweiskopie oder die Kopie eines Versicherungsscheins oder Prüfberichts ist, ist egal.

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Im weiteren Verlauf geben Sie die erforderlichen Daten ein, damit der Check dem Gegenüber übermittelt werden kann. Nun kommt die smarte Funktionsweise von Flixcheck ins Spiel: Ihr Gegenüber muss sich nirgends registrieren und auch kein Programm herunterladen. Er oder sie kann die Anfrage über die Weboberfläche abwickeln. Das Beste daran – das alles geschieht in Echtzeit. Einfach, smart, schnell.

Brauchen Sie etwas Inspiration für Ihre Vorstellungskraft? In unserem YouTube-Video zur Dateianfrage zeigen wir exemplarisch, wie einfach und schnell der Prozess abgewickelt wird. Das Video dauert nur 22 Sekunden – der Check ist sogar noch schneller beim Kunden oder der Kundin!

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Flixcheck kann noch mehr

Der Dokumentenaustausch und damit eine Unterstützung der Dokumentenlenkung ist nicht das einzige, was Flixcheck kann. Das Tool deckt auch den Kundenservice sowie die gesamte Kommunikation ab. Eine Lösung für die gesamte Kundenkommunikation – unter anderem können Sie mit Flixcheck…

  • …fast alle gängigen Signaturprozesse abwickeln und so die Vorteile digitaler Unterschriften nutzen.
  • …Kundenbewertungen und Online-Bewertungen abwickeln.
  • …Daten einholen, wie Zählerstände oder SEPA-Lastschriftmandate.
  • …mit einem smarten PDF-Editor individuelle und ausfüllbare PDF-Dokumente erstellen.
  • …fertige Vorlagen für die gängigsten Use-Cases nutzen.

 

Im Handumdrehen sparen Sie sich so beispielsweise das „im Auftrag unterschreiben“, da Sie innerhalb von Minuten eine digitale Unterschrift anfordern. Oder Sie erleichtern Ihren Kund:innen die Zahlungsabwicklung, indem Sie sie die Daten für das SEPA-Lastschriftmandat bequem über eine Onlinemaske eingeben lassen.

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Foto von Kelly Sikkema auf Unsplash

Dafür benötigen Sie als Anwendende, die den Check erstellen, keinerlei Programmierkenntnisse. Per Drag-and-Drop gestalten Sie Ihre Checks und Abfragen binnen kürzester Zeit nach Ihren Vorstellungen.

Fazit: Digitale Dokumentenlenkung

Alle Dokumente, die als wichtig eingestuft werden – also beispielsweise Prozessbeschreibungen oder Arbeitsanweisungen – müssen gelenkt werden. Grundlage bildet die DIN-Norm ISO 9001. Die Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen umfasst den gesamten Lebenszyklus. Erstellen, bearbeiten, freigeben, prüfen, archivieren, all das fällt in den Bereich der Dokumentenlenkung.

Um so wenig Fehler wie möglich in diesem Bereich zu machen, setzen viele Unternehmen auf Dokumentenmanagementsysteme (DMS) in der Dokumentenverwaltung. Gerade kleine Betriebe haben jedoch oft kein DMS im Einsatz. Dann empfiehlt sich für den Austausch von Dokumenten mit Geschäftspartner:innen zumindest ein smartes Tool, das diesen Prozess vereinfacht.

Mit Flixcheck steht eine intuitive Lösung parat. Nicht nur können Dokumente ausgetauscht, sondern auch PDF-Dokumente individualisiert erstellt werden. Darüber hinaus ermöglicht Flixcheck elektronische Signaturen und wahrt dabei die Rechtsgültigkeit digitaler Unterschriften. Testen Sie das All-in-One-Webtool jetzt 30 Tage lang kostenlos mit allen Funktionen!

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