effizienz-steigern

Effizienz steigern: 15+ Tipps für Ihren Geschäftsalltag

Sie wollen ihre Arbeit reduzieren, Ihre Kund:innen zufriedener machen und mehr Ertrag generieren? Um alles gleichzeitig zu erreichen, müssen Sie effizienter arbeiten. Natürlich ist dieser offensichtliche Ratschlag nicht leicht in die Tat umzusetzen. Eine effiziente Arbeitsweise ist eine tragende Säule eines jeden Unternehmens, das in der freien Wirtschaft überleben will. Und genau dort liegt die Herausforderung: Nur wenn Sie effizient arbeiten, werden Sie bestehen.

Nicht nur die Produktivität, sondern auch ressourcenschonende Prozesse führen zum Prädikat „effizientes Arbeiten“. Um das zu erreichen, erwarten Sie in diesem Artikel eine Definition, generelle Handlungsempfehlungen, aber auch eine Liste mit fünfzehn konkreten Tipps, die Sie nutzen können, um eine Steigerung der Effizienz zu erreichen.

effizienz-steigern

Digitalisierung kann richtig gemacht werden.

Mit Flixcheck, dem All-in-One Tool für den praktischen Kundendialog, erreichen Sie effizientes Kundenmanagement, das für viele Anwendungsfälle die richtige Wahl darstellt. Schnell, unkompliziert, sicher und kundennah.

Inhaltsverzeichnis

Definition: Was ist Effizienz?

Der Begriff „Effizienz“ stammt von dem lateinischen Wort „efficientia“ ab, was so viel wie „Leistungsfähigkeit“ oder „Wirksamkeit“ bedeutet. In der Wirtschaft bezeichnet man Effizienz als das Verhältnis zwischen dem eingesetzten Aufwand und dem erzielten Nutzen einer Sache. Es meint also das wirkungsvollste Verhältnis von Aufwand und Ertrag.

Es ist auch ein Maß dafür, wie gut Ressourcen wie Zeit, Personal und Geld eingesetzt werden, um erwartete Ziele zu erreichen. Effektivität wird häufig in einem Atemzug damit genannt, beschreibt hingegen einen Prozess, der unabhängig der Ressourcen das richtige Ziel erreicht. Wie so häufig in der Wirtschaft, geht es also um ressourcendienliches Handeln, das durch Prozessoptimierung das Erreichen operativer Ziele ermöglicht.

Generelle Handlungsempfehlungen zur Steigerung der Effizienz

Neben konkreten Tipps gibt es bei der Suche nach effizienteren Prozessen auch generelle Handlungsempfehlungen, die mittel- und langfristig große Veränderungen in Ihren internen Abläufen ermöglichen.

Diese sind eine Art „Grundlage“ für praxisnahe Tipps, die wir Ihnen später vorstellen. Zu ihnen zählen:

  • Analyse bestehender Prozesse: Schaffen Sie sich einen Überblick über die Abläufe und Prozesse an jeder einzelnen Stelle im Unternehmen. Viele Prozesse sind noch immer kompliziert, springen zwischen der analogen und digitalen Welt oder verbrauchen zu viel Zeit. Fragen Sie sich: „Wie machen das andere Firmen?“, oder „Wie würde es den Mitarbeitenden besser gefallen?“ Eine Analyse kann diese Probleme offenlegen.
  • Ziele konkretisieren: Viele kennen es. Über die Jahre gab es kleine Anpassungen der Produkte oder Dienstleistungen, interne Software-Lösungen wurden eingeführt oder Kundenbelange überarbeitet. Die Strukturen sind langsam gewachsen, aber decken sie sich noch immer mit den Zielen? Zeit, sie zu überprüfen.
  • Implementierung von Cloud Lösungen: Für die meisten Unternehmen sollten Zugriff, Datenverarbeitung und Datensicherheit heutzutage nicht mehr lokal gelöst werden. „State of the art“ sind stattdessen bewährte Cloud-Anbietende, der die nötige Kragenweite haben, um diese wichtigen Themen zu übernehmen.
  • Schulungen der Mitarbeitenden: Wenn alle an einem Strang ziehen, jede:r den eigenen Job übernimmt und die anderen nicht eingrenzt (Ownership), wenn jede:r mit den internen Methoden und Prozessen bestens vertraut ist, kann das Team zu einem starken Team heranwachsen. Schulungen sind für diese Form der Verbesserung unabdingbar.
  • Datenanalyse und Monitoring: Um Flaschenhalseffekte bei der Informationsverarbeitung zu identifizieren, empfiehlt sich eine regelmäßige Datenanalyse und ein stetiges Monitoring aller Prozesse. Teamleiter:innen können identifizierte Probleme weitergeben und Prozesse optimieren.
  • Datensicherheit: In Zeiten von Hacks wie Ransomware-Attacken und anderen Angriffen gibt es wenig wichtigere Themen als die Datensicherheit und die Sicherheit der eigenen IT-Infrastruktur. Nur aktuelle Systeme und Softwarelösungen, als auch Schulungen für Mitarbeiter:innen verhindern, dass Ihr System gehackt wird.
  • Flexible Systeme (Microservices): Software, die alle Funktionen mit der gleichen Applikation übernimmt, wird „monolithische Applikation“ genannt. Bei einem Ausfall stoppt das gesamte Programm. Eine oft bessere Architektur stellen Microservices dar, die modulare Funktionen in einem unabhängigen Aufbau übernehmen und nicht alle gleichzeitig ausfallen können. Bei Problemen können Kund:innen also weiterhin den Großteil der Software benutzen und das Geschäft kann weiterlaufen.
  • Skalierbarkeit der IT-Backbone: Ein skalierbares System ist eine Umgebung, die auch bei höherer Anzahl an Nutzer:innen nicht langsamer wird. Alte Umgebungen sind häufig nicht skalierbar, daher empfiehlt es sich auf neue Systeme umzustellen, um eine effizientere IT-Struktur bereitstellen zu können.

 

Neben diesen strategischen Empfehlungen gibt es allerdings eine ganze Reihe an praktischen Wegen, die Effizienz in Ihrem Unternehmen zu verbessern und durch zielgerichtete Prozesse zu entwickeln.

Flixcheck ist eine SaaS-Lösung, die die Bereiche Kundenservice, Kundenkommunikation und Kundendialog vereinfacht. In einem modularen Baukastensystem erstellen Sie per Drag-and-drop Abfragen für Ihre Kund:innen – einfach, smart und zuverlässig. Testen Sie das Tool jetzt 30 Tage lang kostenlos testen!

Mit diesen fünfzehn konkreten Tipps steigern Sie Ihre Effizienz

Um Sie nicht mit allen fünfzehn Tipps zu erschlagen, teilen wir die konkreten Tipps in Geschäftsprozesse und persönliche Arbeitsweisen auf. Stöbern Sie in den Vorschlägen und lassen Sie sich für Ihre tägliche Arbeit inspirieren – Flixcheck hilft an der ein oder anderen Stelle und greift Ihnen als smarte digitale Lösung unter die Arme.

Geschäftsprozesse optimieren

Geschäftsprozesse sind zusammenhängende oder strukturierte Aufgaben, die ein Produkt oder eine Dienstleistung für eine Kund:in erzeugen soll. Viele dieser Prozesse entscheiden über die Serviceerfahrung der Kund:innen und haben direkten Einfluss auf den Ressourcenverbrauch eines Unternehmens.
Sie zu optimieren, ist ein großer Schritt in Richtung mehr Effizienz. Einige praktische Tipps für Ihren Unternehmensalltag:

1. Rückfragen vermindern: Eindeutige Handlungsanweisungen auf Webseiten oder in der Software leiten die Kund:innen durch die Anfragen. Alle notwendigen Infos stehen gebündelt zur Verfügung, sodass keine Fragen mehr aufkommen können. Dadurch reduziert Sie überflüssigen Austausch und Zeit.
2. Bearbeitungszeiten minimieren: Durch einen optimierten Workflow können Bearbeitungszeiten auf ein Minimum reduziert werden. Kund:innen erhalten Anfragen, die sie ad hoc beantworten können. Ohne postalischen Austausch reduzieren Sie die Wartezeit und die Nutzungserfahrung Ihrer Kund:innen fällt positiv aus – wie das Beispiel der Deutschen Telekom zeigt, die Flixcheck im Kundenservice einsetzt.
3. Kosten verringern: Im digitalen Büro muss kein Papier gekauft und gelagert werden. Es werden weder Drucker eingesetzt noch müssen sie gewartet. Die Zukunft des Büros ist papierlos. Das ist nicht nur günstiger und schneller, sondern auch nachhaltiger.
4. Unterschriften digital einholen: Termine vor Ort sind nicht mehr notwendig. Durch verschiedene rechtssichere Signaturtypen sparen Sie mit Flixcheck erheblich Zeit – und versenden nicht mehr lästig Verträge per Post oder laden zur Unterzeichnung.
5. Termine digital bestätigen: Wieso analog, wenn es auch digital geht? Kundentermine bestätigen ohne Mittelsmann und ohne Zeitverlust – das geht mit dem Flixcheck-Element „Termin“. Kund:innen kann so einfach digital ein Termin zugestellt werden. Der Termin kann direkt im Kalender gespeichert werden – so vergessen Ihre Kund:innen keine Meetings mehr.
6. Informationen, Daten und Dokumente mit einem Klick: Bei Mischung aus Mail, Telefon und Briefverkehr besteht die Gefahr, dass Kundeninformationen verloren gehen. Nicht bei Flixcheck. Alle abgefragten Infos werden zentral und sicher im Flixcheck-Portal gespeichert – zudem steht eine API-Schnittstelle für die Integration in interne Systeme bereit.
7. Skalierende Software-Lösungen (Massenanfragen): Guter Kundenservice kann und sollte auch bei größeren Kundenmengen ohne Probleme erledigt werden können. In Flixcheck ist das mit sogenannten „Massenabfragen“ im Handumdrehen möglich.

Persönliche Arbeitsweisen optimieren

Für die persönliche Arbeitsweise gibt es viele Wege, um einen effizienteren Workflow zu erschaffen und Arbeitsabläufe zu optimieren. Die wichtigsten und ein paar mehr haben wir für Ihren persönlichen Arbeitsalltag aufgelistet:

8. Nur eine To-do-Liste führen: Priorisieren bedeutet seine Aufgaben geordnet abzuarbeiten. Das geht nur mit einer To-do-Liste.
9. Klares Zeitmanagement betreiben: Priorisieren, Pausen sinnvoll legen, Rückenwind mitnehmen, wenn nötig Smalltalk reduzieren.
10. Klares Datei- und Datenmanagement: Je länger ein Projekt vergangen ist, desto mehr vergessen Sie Kleinigkeiten und Zusammenhänge, ohne die keine Ordnung mehr möglich ist. Damit Sie auch noch in der Zukunft den Überblick behalten. Ist ein klares Datei- und Datenmanagement nötig.
11. Störquellen minimieren: Social Media, Radio, Web-Surfen nur in Pausen nutzen, um den Geist zu schonen und die Arbeit effizient durchführen zu können: Minimieren Sie Ihre Störquellen.
12. Arbeitsplatz aufgeräumt halten: Ein aufgeräumter Arbeitsplatz ermöglicht klare Gedanken für das Wesentliche und macht einen guten Eindruck.
13. Technische Schulden schnell abarbeiten: Software aktuell halten und auf diesem Wege Störfaktoren, Bugs und Kompatibilitätsprobleme reduzieren.
14. KISS-Prinzip – „Keep it simple, stupid!“: Manchmal ist es besser, viele einfache Schritte zu gehen als einen komplizierten. Das gilt für neue Methoden, Experimente als auch für etablierte Prozesse.
15. Pareto Prinzip: Die berühmte 80/20-Regel des Zeit- und Projektmanagements. Oft sind 20 Prozent des Aufwands für 80 Prozent des angepeilten Ergebnisses verantwortlich. Das trifft natürlich nicht immer zu – es folgt allerdings dem Prinzip, dass Sie sich den größten und am leichtesten zu erledigenden Aufgaben als Erstes zuwenden sollten.

Fazit: Effizient steigern ist auf vielfältige Weise möglich

Auf vielen verschiedenen Ebenen ist es wichtig und möglich, dass Prozesse effizienter gestaltet werden. “Konkurrenz belebt das Geschäft“- das stimmt, es zieht allerdings auch nach sich, dass alle beteiligten Unternehmen stetig an Optimierungen arbeiten, um konkurrenzfähig zu bleiben. Die hier gezeigten Handlungsempfehlungen und Leitfäden können erste Mittel sein, um Ihre Prozesse zu optimieren und schlussendlich die Effizienz zu steigern, damit Ihr Unternehmen bestehen kann.

Um viele der einzelnen Schritte effizient und digital umsetzen zu können, helfen smarte Tools wie Flixcheck. Mit den verschiedenen Abfrage-Elementen können Sie noch heute schnelle und effiziente Kundenservice-Abfragen durchführen und sich von der Konkurrenz abheben.

Möchten Sie das All-in-One-Tool für eine verbesserte Kundenzufriedenheit ausprobieren? Sichern Sie sich jetzt die 30-tägige Testversion – kostenlos und mit allen Funktionen!

Probieren Sie Flixcheck 30 Tage kostenlos aus.

Mit Flixcheck smarter sein

Testen Sie jetzt die Vorteile von Flixcheck und optimieren Sie Ihre Prozesse in wenigen Minuten

Flixcheck hilft, den Kundenservice zu entlasten!
Flixcheck hilft, den Kundenservice zu entlasten!