Schnell noch die Anfrage des oder der Kolleg:in beantworten, dazwischen das Telefon abnehmen und Kundendaten manuell aufschreiben. Danach schnell ins nächste ausufernde Meeting und sich darüber ärgern, dass alles wieder einmal viel zu kompliziert abläuft. So sieht der Alltag vieler Mitarbeiter:innen aus. Arbeitsabläufe im Unternehmen sind nicht effizient, nicht klar kommuniziert oder zu komplex.
Doch wie kann es gelingen, immer wiederkehrende Prozesse und Arbeitsabläufe zu optimieren? Das Thema Prozessoptimierung schwebt seit Jahrzehnten über Betrieben, hat vor allem auch mit der Digitalisierung nochmals Fahrt aufgenommen. Wir geben Ihnen sieben konkrete Tipps an die Hand, wie Sie die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen optimieren können.
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Nach Ansicht vieler Expert:innen ist Prozessoptimierung ganz einfach: Arbeitsabläufe analysieren, Verbesserungspotenziale identifizieren, Prozesse optimieren, Zeit und Geld einsparen. Auch wenn das Rezept denkbar simpel ist, lauern in der Praxis viele Herausforderungen.
Wichtig ist, dass Mitarbeiter:innen aktiv in den Veränderungsprozess einbezogen werden. Sie bleiben sonst auf der Strecke und verschließen sich möglicherweise vielen Neuerungen, die eine solche Optimierung mit sich bringt. Klar ist auch: Vieles steht und fällt mit der Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen.
Wir stellen Ihnen daher sowohl konkrete Tipps für den Büroalltag als auch strategische Tipps für eine Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe vor, die auf digitalen Technologien basieren.
Um zu wissen, bei welchen Prozessen und Arbeitsabläufen es hakt, müssen Sie den Status Quo erfassen.
Elementar in diesem ersten Schritt: Lassen Sie alle Beteiligten zu Wort kommen, um die Arbeitsabläufe zu analysieren. Jeder einzelne Prozess sollte mit jedem Teilschritt aufgearbeitet werden. So identifizieren Sie – vor allem mit der letzten Frage im Hinblick auf die Digitalisierung – am einfachsten Optimierungspotenziale.
Mit der Kommunikation steht und fällt jede Menge. Das gilt für Kund:innen wie auch intern unter Kolleg:innen gleichermaßen. In vielen Unternehmen gibt es hier große Potenziale, was gleichbedeutend mit ineffizienten Arbeitsabläufen ist.
Ein Beispiel: In Deutschland erhält jede:r Berufstätige laut Bitkom im Schnitt mehr als 20 E-Mails pro Tag. Viele davon sind intern und nicht zwingend notwendig. Terminabstimmungen, kurze Absprachen, ewig weitergeleitete E-Mails – das muss alles nicht sein.
Stattdessen könnten Sie beispielsweise Kalendertools oder Kommunikations- und Kollaborationstools wie Microsoft Teams und Slack einsetzen. Das reduziert die E-Mail-Last, lässt viele Meetings überflüssig werden und optimiert so die Kommunikation innerhalb der Belegschaft.
Sie kennen diesen Fall bestimmt: Ein:e Mitarbeiter:in verlässt das Unternehmen. Mit ihr oder ihm geht gleichzeitig auch jede Menge Know-how – zu Kund:innen, Prozessen und Abläufen. Es ist daher entscheidend, dass Wissen im Unternehmen gesichert und festgehalten wird.
Das alleine reicht allerdings nicht aus. Was nützen lange Dokumente mit wertvollen Informationen, wenn niemand darauf zugreifen kann? Schaffen Sie eine Wissensdatenbank, die Relevantes über Prozesse, Arbeitsabläufe, Informationen zum Unternehmen und Kund:innen sowie alles weitere Wissenswerte enthält.
Übrigens: Das erleichtert auch das Onboarding neuer Kolleg:innen.
Anknüpfend an den vorherigen Tipp helfen auch Checklisten und One-Pager für bestimmte Arbeitsabläufe. Denken Sie an Pilot:innen – auch wenn diese bereits hunderte oder gar tausende Flüge hinter sich haben, gehen sie vor jedem Flug eine Checkliste durch.
Solche klaren Listen oder One-Pager zu bestimmten Prozessen helfen dabei, Arbeitsabläufe zu optimieren. Im Idealfall liegen solche Dokumente digital in einer Wissensdatenbank, die für alle beteiligten Personen jederzeit verfügbar ist. Stichwort: digitales und papierloses Büro.
Sich auf eine Sache zu konzentrieren, fällt vielen schwer. Gerade im stressigen und hektischen Büroalltag ist Ablenkung an der Tagesordnung. Zwei kurze Meetings hier, dazwischen drei Anrufe, zehn E-Mails und Kolleg:innen, die plötzlich unangekündigt vor einem stehen und wichtige Fragen haben.
Je effizienter und strukturierter jede:r Mitarbeiter:in arbeiten kann, desto effizienter agiert das dahinterstehende Unternehmen. Legen Sie daher klare Regeln in der Zusammenarbeit fest. Begrenzen Sie beispielsweise Meetings mit klarem Zeitrahmen und gehen Sie nach einer zuvor festgelegten Agenda vor.
Was auch hilft: Fokus-Arbeitszeit, in der beispielsweise keine E-Mails beantwortet werden. Wer Kommunikationstools einsetzt, kann sich darüber bei Kolleg:innen kurz ankündigen, bevor er am Tisch steht.
Sie sehen: Es gibt jede Menge Stellschrauben, um die Arbeitsabläufe bei jedem und jeder Einzelnen zu optimieren.
Wer alle Aufgaben parallel jongliert und erledigt, kommt nicht schneller zum Ziel. Effizienter ist eine klare Priorisierung von Aufgaben (und Prozessen), die dann entsprechend abgearbeitet werden.
Eine mögliche Methode für die Priorisierung von Aufgaben: das Pareto-Prinzip. Es besagt, dass 20 Prozent Einsatz für 80 Prozent des Ergebnisses ausreichen. Übersetzt auf Aufgaben bedeutet das, dass 80 Prozent der Aufgaben mit 20 Prozent der Zeit erledigt werden können.
So lässt sich priorisieren und zeitintensive Aufgaben können beispielsweise bewusst an Tag x angesetzt werden.
Den größten Hebel für die Optimierung von Arbeitsabläufen kennen Sie mit Sicherheit. Es ist die Digitalisierung und Automatisierung manueller Prozesse. Das verschafft nicht nur Ihnen und Mitarbeiter:innen Zeit, sondern spart auch Prozesskosten.
Denken Sie an die Analyse aus dem ersten Tipp zurück: Welche Prozesse sind besonders zeitraubend, aber manuell, obwohl sie auch automatisiert werden könnten?
In der Digitalisierung und Automatisierung helfen Tools und Low-Code-Plattformen wie CRM-Systeme oder Self-Service-Automationen.
So lassen sich beispielsweise manuelle Prozesse zum Erfassen von Daten digitalisieren, die Kommunikation mit Kund:innen erleichtern oder – ein ganz konkretes Beispiel – Signaturprozesse digital abwickeln.
Gerade bei den letzten beiden Punkten helfen spezielle Tools, die sich der Digitalisierung und Automatisierung verschrieben haben. Eines davon ist Flixcheck. Die All-in-One-Webanwendung bildet Use Cases in den Bereichen Kundenservice, Kundendialog und Kundenkommunikation ab.
Arbeitsabläufe optimieren mit Flixcheck – das geht unter anderem in folgenden Bereichen:
Darüber hinaus bietet die SaaS-Webanwendung einen PDF-Editor, mit dem Sie im Handumdrehen unterschriftsfertige PDF-Dateien erstellen. Alle Funktionen erleichtern Ihre internen Arbeitsabläufe, kommen aber vor allem auch Ihren Kund:innen zugute. Diese erleben einen verbesserten Kundenservice und Kundenkommunikation in Echtzeit – einfach, schnell und unkompliziert.
Egal, ob Sie digitale Dienstleistungen oder haptische Produkte anbieten: Jedes Unternehmen sollte seine Arbeitsabläufe laufend optimieren. So sparen Sie Zeit und Geld – gleichzeitig sorgen Sie auch für zufriedenere Mitarbeiter:innen und Kund:innen.
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