4 Paperless Alternativen: Funktionen und Vorteile

Was macht Paperless aus?

Paperless ist ein Anbieter von Software-Lösungen, der den papierlosen Umgang mit Dokumenten und Verträgen ermöglicht. Dieses Tool zielt darauf ab, Unternehmen bei der Optimierung ihrer Prozesse zu unterstützen.

Features

Die Software von Paperless bietet eine Reihe von Funktionen, die sich auf das Vertragsmanagement und die Kundenkommunikation beziehen:

• Digitaler Vertragsabschluss: Erlaubt den digitalen Abschluss von Verträgen.
• Rechtssichere digitale Signaturen: Mit Paperless können Verträge digital unterzeichnen werden.
• Integrierte Kommunikationsplattform: Die Kommunikation zwischen den Vertragsparteien kann durch integrierte Messaging-Features und Notifications unterstützt werden.
• Automatisierte Workflows: Workflows für die Vertragsprüfung und -genehmigung können eingerichtet werden.
• Zentrales Vertragsarchiv: Alle Verträge werden zentral archiviert und sind abrufbar.
• Revisionssichere Aufbewahrung: Die Software bietet die revisionssichere Aufbewahrung von Verträgen an.
• Erinnerungsfunktionen: Automatische Erinnerungen an wichtige Termine wie Vertragsverlängerungen oder Kündigungsfristen sind möglich.
• Individualisierbare Vorlagen: Vorlagen für Verträge und andere Dokumente können angepasst werden.

Preise

Die Preise für Paperless sind abhängig von den Anforderungen und dem Umfang des gewählten Pakets:

Lite-Plan: ab 49 € / Nutzer:in pro Monat

Business-Plan: ab 149 € / Nutzer:in pro Monat

Enterprise-Plan: individuell angepasst

Alternative 1: Flixcheck

Flixcheck stellt eine Alternative zu Paperless dar. Es handelt sich um eine All-In-One Web-App, die für moderne Kundenkommunikation entwickelt wurde. Mit Features für digitale und rechtssichere Signaturen, einem PDF-Editor und dem Baukastenprinzip für eine breite Auswahl an Kundenabfragen, bietet Flixcheck Funktionen, die im Bereich des Vertragsmanagements nützlich sein können. Nutzer:innen können Formulare erstellen, signieren und versenden.

Features

Flixcheck bietet verschiedene Funktionen, die für das Vertragsmanagement und die Kundenkommunikation nützlich sind:

• No-Code-Tool: Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich.
• Baukastensystem: Ermöglicht unterschiedliche Use Cases im Bereich Kundenservice.
• Kundenkommunikation: Flixcheck zielt darauf ab, die Kundenkommunikation zu optimieren.
• PDF-Editor: Bestehende Formulare können verändert oder rechtssichere Unterschriften eingefügt werden.
• Web-App: Keine Installation oder Downloads notwendig.
• Vorlagen: Diverse Vorlagen für häufige Use Cases sind enthalten.
• DSGVO-Konform: Flixcheck erfüllt die Anforderungen der DSGVO.
• Hosting auf deutschen Servern: Die Daten werden auf Servern in Deutschland gehostet.
• Integration in interne Systeme: Durch eine API-Schnittstelle integrierbar.
• Whitelabellösung: Individuelles Corporate Design ist möglich.

Laut OMR-Reviews hat Flixcheck zudem einen hervorragenden Kundensupport – die Plattform vergibt 9,7 von 10 möglichen Punkten. Flixcheck wurde daher bereits mehrfach zum Leader in der Sparte Customer Service Software gekürt.

So funktioniert Flixcheck im Vertragsmanagement

Flixcheck ist eine 2015 entwickelte SaaS-Webanwendung des gleichnamigen Anbieters aus Essen im Ruhrgebiet. Die Plattform ermöglicht die digitale Abbildung verschiedenster Use Cases aus den Bereichen Kundenservice, Kundenkommunikation und Kundendialog.

Die Konfiguration einer digitalen Anfrage (des sogenannten „Checks“) erfolgt nach dem Baukastenprinzip. Innerhalb des Flixcheck-Portals stehen unterschiedliche vorgefertigte Bausteine (die Check-Elemente) zur Verfügung, zum Beispiel:

• Unterschriften-Anfrage: Hiermit können Sie bei Ihren Kund:innen Unterschriften anfordern, die rechtssicher abgewickelt werden können.
• PDF-Editor: Sie können PDFs hochladen und mit eigenen Interaktionsfeldern belegen. So können Kund:innen Dokumente direkt am Handy ausfüllen und sogar unterschreiben – ganz ohne Installation oder Download einer App.
• Datei Upload: Ihre Kund:innen können Ihnen so verschiedene Dateiformate zukommen lassen.
• Bildanfrage: Holen Sie Bilder von Ihren Kund:innen ein, beispielsweise Ausweiskopien.
• Bankverbindungsabfrage: Brauchen Sie ein SEPA-Lastschriftmandat eines oder einer Kund:in? Dank vorgefertigtem Check können Sie dieses mit wenigen Klicks einholen.
• Flix.Ai: Dank einer vom Anbieter entwickelten künstlichen Intelligenz können Sie diverse Checks schneller erstellen und senken damit Ihren Aufwand.

Mit Flixcheck können die nötigen Schritte des Vertragsmanagements-Zyklus effizient gestaltet werden. Hier sind einige Vorteile, die sich durch die Nutzung von Flixcheck ergeben:

• Anfrage: Anfragen für Vertragsunterzeichnungen können mit dem Abfrage-Element leicht und barrierefrei erledigt werden.
• Anbahnung: Notwendige Kundendaten für einen Vertrag können über das Kontaktanfrage-Element eingeholt werden.
• Vertragsbestimmung: Flixcheck ermöglicht die Verfolgung und Überprüfung der Vertragsdetails.
• Vertragserstellung: Verträge können mit dem PDF-Editor von Flixcheck erstellt und bearbeitet werden.
• Vertragsverhandlung: Das Termin-Element ermöglicht eine kundennahe Kommunikation für den nächsten Termin.
• Vertragsunterschrift: Rechtssichere und DSGVO-konforme Unterschriften durch fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES) nach der eIDAS-Verordnung werden unterstützt.
• Vertragsarchivierungund -verwaltung: Verträge können über eine API und die passende Schnittstelle zu einem Drittprogramm sicher verwaltet werden.

Preise

Smart-Tarif: ab 19 € / Nutzer:in pro Monat

Flex-Tarif: ab 29 € / Nutzer:in pro Monat

Enterprise-Plan: nach Absprache

30-tägige kostenlose Testversion: verfügbar

Kostenlose Version:nicht verfügbar

Alternative 2: DocuSign

DocuSign ist eine der führenden Plattformen für elektronische Signaturen und Contract Lifecycle Management, die es ermöglicht, digitale Signaturen schnell zu erstellen, um elektronische Dokumente zu signieren. Diese Prozedur kann entweder das Scannen eines papierbasierten Dokuments in ein digitales Format, wie beispielsweise PDF, oder das völlige Neuerstellen eines digitalen Dokuments umfassen.

Features

DocuSign bietet eine breite Palette von Funktionen an. Hier sind einige der Hauptmerkmale aufgelistet:

• Digitale Signaturen: DocuSign ermöglicht das sichere Senden und Empfangen digitaler Signaturen auf Dokumenten und Vereinbarungen.
• Unterstützung verschiedener Dateiformate: Die Plattform unterstützt eine Vielzahl von Dateiformaten und ermöglicht die Konvertierung von PDF-Formularen sowie die Integration von Cloud-Speicherlösungen.
• Mehrparteien-Unterzeichnung und Vor-Ort-Unterzeichnung: Ermöglicht die Unterzeichnung durch mehrere Parteien sowie die Vor-Ort-Unterzeichnung von Dokumenten.
• Vorlagen und Audit-Berichte: Bietet Vorlagen für häufig verwendete Dokumenttypen und Audit-Berichte zur Überwachung der Dokumentbearbeitung.
• Automatisierung von Workflows: Ermöglicht die Automatisierung von Workflows im Zusammenhang mit dem Senden, Signieren und Verwalten von Vereinbarungen.
• Dokumentenanalyse: Bietet Funktionen zur Analyse von Dokumenten, um den Überblick über den Vertragsstatus und andere relevante Informationen zu behalten.
• Benutzer-, Rollen- und Zugriffsverwaltung: Ermöglicht die Verwaltung von Benutzerrechten und Rollen sowie den Zugriff auf Dokumente und Funktionen innerhalb der Plattform.
• Anpassbare Branding-Optionen: Bietet Optionen zur Anpassung des Brandings, um die Plattform an die Markenidentität des Unternehmens anzupassen.

Preise

Die Preise für DocuSign variieren je nach Plan und Nutzungsbedarf:

Individual: 10 $ /Nutzer:in pro Monat

Pro: 20 $ / Nutzer:in pro Monat

Business: 30 $ / Nutzer:in pro Monat

Angepasste Enterprise-Pläne sind nach Absprache möglich.

Alternative 3: PACTA

PACTA stellt eine intuitive Lösung für das Management des gesamten Vertragslebenszyklus dar, die von der BlockAxs GmbH entwickelt wurde. Mit dieser Plattform können Unternehmen, Anwaltskanzleien und Finanzinstitutionen nicht nur Verträge gemeinsam erstellen und verhandeln, sondern auch digital signieren, überprüfen und über verschiedene Organisationen hinweg austauschen.

Features

Die Funktionalitäten von PACTA sind vielfältig und auf die effiziente Gestaltung des Vertragsmanagements ausgerichtet:

• Echtzeit-Bearbeitung: Änderungen an Verträgen können in Echtzeit vorgenommen und nachverfolgt werden.
• Verfolgung des Bearbeitungsstatus: Überwachung des Fortschritts von Verträgen im gesamten Lebenszyklus.
• E-Mail-Management: Verwaltung von E-Mail-Kommunikation in Bezug auf Vertragsentwürfe und -genehmigungen.
• Teamzusammenarbeit: Ermöglicht das gemeinsame Arbeiten an Verträgen und das Teilen von Feedback in einem zentralen System.
• Optische Zeichenerkennung(OCR): Erfassung von Text aus gescannten Dokumenten und Bildern für eine einfachere Bearbeitung und Indexierung.
• Vertragsanalyse: Nutzung von KI-Technologien zur Analyse und Bewertung von Vertragsinhalten.
• Digitale Signatur: Ermöglicht das rechtssichere elektronische Signieren von Verträgen.
• Dokumentenlieferung: Einfache Verteilung und Weitergabe von Verträgen an relevante Parteien.

Preise

Das Preismodell von PACTA basiert auf einem Abonnement-System. Für detaillierte Preisinformationen wird empfohlen, sich direkt an PACTA oder BlockAxs GmbH zu wenden. Es gibt keine direkte Einsicht in die Preise wie bei Flixcheck oder DocuSign.

Alternative 4: Contractbook

Contractbook ist eine Vertragsmanagement-Plattform, die den gesamten Lebenszyklus des Vertragsmanagements für kleine und mittlere Unternehmen erleichtert. Es wurde entwickelt, um Verträge auf organisierte und effiziente Weise zu verwalten, indem es ein zentrales Repository für alle Vertragsdokumente bereitstellt und so die Transparenz und Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern fördert.

Features

Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten Funktionen von Contractbook:

• Automatische Vorlagen: Rasche Erstellung von Verträgen mit automatisch ausgefüllten Entwürfen aus CRM oder anderen Tools und vorgeprüften Vorlagen für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen.
• Teamzusammenarbeit: Nahtlose Zusammenarbeit mit den Beteiligten, Verhandlung mit Vorschlägen und Kommentaren und Transparenz der Versionen.
• Rechtsverbindliche Unterschriften: Unterzeichnen Sie Verträge sicher von jedem Ort aus mit rechtsverbindlichen Unterschriften, Identitätsprüfung und Zwei-Faktor-Authentifizierung.
• Cloudbasierte Verwaltung: Zentralisierte Vertragsspeicherung und -verwaltung mit Massenimport/-export, organisiertem Repository und einfacher Berechtigungsverwaltung.
• Fristenmanagement: Mit automatisch generierten Erinnerungen und anpassbaren Aufgaben nach der Unterzeichnung.
• Synchronisation: Nahtloser Datenfluss mit Synchronisierung verschiedener Daten wie Onboarding, Rechnungsstellung und Verlängerungen mit anderen Tools und Autopilot für standardisierte Verträge wie NDAs.

Preise

Contractbook hat drei verschiedenen Preismodelle. Foundation, Growth und Enterprise. Die Preise für die Modelle sind nicht öffentlich ersichtlich und werden nur auf Rückfragen veröffentlicht.

Es gibt allerdings verschiedene Angaben zu den groben Preisen. Diese beginnen bei 400 $ pro Monat für den Foundation Plan, 1.499 $ für Growth und 2.499 $ für Enterprise. Wichtig: Diese Angaben sind nicht direkt vom Anbieter und daher nur eine (grobe) Schätzung. Holen Sie sich am besten selbst ein Angebot ein, wenn Sie an Contractbook interessiert sind.

Fazit: Schnelles und effizientes Formularmanagement

Die Digitalisierung hat das Vertragsmanagement grundlegend verändert und ermöglicht Unternehmen nun, den gesamten Vertragszyklus effizienter und strukturierter zu gestalten. In diesem Artikel wurden Paperless und vier Alternativen vorgestellt, die den Weg für moderne Vertragsmanagement-Lösungen ebnen.

Paperless, Flixcheck, DocuSign, PACTA und Contractbook bieten unterschiedliche Ansätze und Funktionen, um den Vertragszyklus zu automatisieren und zu verwalten. Die vorgestellten Plattformen ermöglichen eine breite Palette von Funktionen wie digitale Signaturen, Vertragsanalyse, Workflow-Automatisierung und vieles mehr. Jede dieser Plattformen hat ihre eigenen Stärken, und die Wahl hängt von den spezifischen Anforderungen und Prioritäten Ihres Unternehmens ab.

Hervorzuheben ist Flixcheck, das sich als All-In-One Webtool für moderne Kundenkommunikation positioniert und einen umfassenden Ansatz für das Vertragsmanagement bietet. Mit Flixcheck können Sie eine Vielzahl von Vertragsmanagement-Aufgaben effizient erledigen und gleichzeitig eine optimierte Kundenkommunikation gewährleisten.

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