Elektronische Signaturen erleichtern heute viele alltägliche Arbeitsabläufe und helfen dabei, viele Aufgaben rein digital zu erledigen. Darüber hinaus sind sie besonders sicher und können mittlerweile sogar im Zusammenhang mit vielen wichtigen und rechtsverbindlichen Angelegenheiten eingesetzt werden. Letzteres gilt insbesondere aufgrund der Sicherheitsbestimmungen und Prüfungsverfahren, die im Zusammenhang mit digitalen Unterschriften gelten.
Wie Unternehmen und Konsument:innen digitale Signaturen leicht einsetzen können und welche Rolle die Signaturkarte in diesem Zusammenhang spielt, erfahren Sie jetzt.
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Die digitale Unterschrift wird im privaten sowie im Arbeitsalltag vieler Menschen immer wichtiger. Sie erlaubt es, Angebote, alltägliche Korrespondenz oder sogar Arbeitsverträge digital zu unterschreiben. Das beschleunigt viele Geschäftsvorgänge, sorgt für mehr Kundenzufriedenheit und macht das Büro weitestgehend papierlos – kurzum: die Vorteile digitaler Signaturen sind vielfältig.
Insgesamt gibt es drei Arten von digitalen Signaturen:
Die verschiedenen Arten digitaler Unterschriften unterscheiden sich bezüglich ihrer Sicherheit und ihres Erstellungsaufwands. Außerdem kann die gewählte Form einen Einfluss auf die Rechtsgültigkeit digitaler Unterschriften haben. Das bedeutet: In rechtlich besonders sensiblen Bereichen (etwa dem Ausstellen einer Vollmacht) müssen besonders sichere digitale Signaturen verwendet werden.
Die sicherste Form digitaler Unterschriften ist die QES (qualifizierte elektronische Signatur). Bei ihrer Erzeugung müssen die Prinzipien der Kryptographie beachtet werden. Das lässt sich mithilfe einer Signaturkarte erreichen.
Bisher wurde unter einer Signaturkarte eine Karte aus Kunststoff mit einem integrierten Mikrochip verstanden. Um die Signaturkarte auslesen zu können, waren ein Kartenlesegerät sowie die notwendige Software erforderlich. Mittlerweile ermöglicht die eIDAS-Verordnung jedoch auch eine cloudbasierte Signaturkarten-Variante. Das bedeutet: Die Signaturkarte zur Erstellung besonders sicherer elektronischer Signaturen muss heute nicht mehr physisch vorliegen, sondern lässt sich mit der entsprechenden Software von qualifizierten Ausgabestellen online erzeugen.
Eine Signaturkarte ist erforderlich, wenn Dokumente per qualifizierter elektronischer Signatur (QES) unterzeichnet werden müssen. In diesen Fällen wird eine Signaturkarte verwendet, um höchste Sicherheit zu gewährleisten.
Mit der Erstellung einer Signaturkarte ist die Integritätsprüfung besonders sicherer digitaler Signaturen gemeint. Sie gelingt folgendermaßen:
Signaturkarten zur Erstellung qualifizierter elektronischer Signaturen (QES-Signaturkarte) können Interessent:innen bei einem Trustcenter ihrer Wahl (etwa bei der Deutsche Post AG) beantragen. Die Beantragung der Karte kann online erfolgen. Das gilt auch dann, wenn eine physische Karte und ein entsprechendes Lesegerät gewünscht ist.
Unabhängig davon, ob eine physische oder digitale Signaturkarte angefordert werden soll, müssen sich Antragsteller:innen persönlich und mit einem gültigen Ausweisdokument identifizieren. Trustcenter, die Signaturkarten anbieten, ermöglichen es vielfach, auch diese Legitimation online durchzuführen. Möglich ist das etwa durch das Video-Ident-Verfahren.
Die Nutzung digitaler Signaturen muss nicht kompliziert sein. Schließlich lassen sich digitale Unterschriften von Kund:innen auch ganz einfach mithilfe des Webtools Flixcheck einholen. Ohne komplizierte Antragstellung oder Downloads ermöglicht es Flixcheck, digitale Formulare einfach per Mail oder als SMS auf das Smartphone von Kund:innen zu versenden. Kund:innen können die sogenannten Checks schnell und unkompliziert direkt am Smartphone beantworten und unterzeichnen.
Unternehmen erhalten digitale Unterschriften sowie Bankverbindungen, Fotos, SEPA Mandate oder andere Dokumente ihrer Kund:innen besonders schnell und sicher. Die mit Flixcheck erstellten DSGVO konformen Formulare können dabei ohne weiteren Aufwand mit Signaturen der Ebenen EES und FES versehen werden. Das ist für die allermeisten täglichen Geschäftsvorgänge ausreichend, rechtsverbindlich und sicher.
Die Nutzung von Flixcheck in Zusammenhang mit eSignaturen gelingt dabei in wenigen einfachen Schritten:
Individuelle Formulare für Kund:innen, die sogenannten Checks, lassen sich mit Flixcheck leicht nach dem Baukastenprinzip erstellen. Das Flixcheck-Portal stellt dafür verschiedene, vorgefertigte Formularbausteine (Check-Elemente) zur Verfügung. Wählen können Sie dabei etwa zwischen zum Beispiel:
Alle Bausteine lassen sich leicht per Drag-and-Drop zu Formularen zusammenfügen. Nutzer:innen können passende Formulare so schnell und einfach, aber auch für unterschiedlichste Anwendungsfällen zusammenstellen. Das ist unkompliziert, spart Zeit und macht das Einholen von eSignaturen noch schneller möglich.
Ist ein Check erstellt, kann er einfach per SMS oder Mail an Empfänger:innen versendet werden. Dabei besonders praktisch: Das Versenden der Formulare ist direkt auf das Smartphone, den Computer oder Tablets von Kund:innen möglich. Empfangen Adressat:innen einen Check, werden sie darüber per Textnachricht informiert. Anschließend können sie durch Anklicken eines enthaltenen Links zum Formular gelangen und es bearbeiten oder unterschreiben.
Hierzu ist es nicht erforderlich, dass Kund:innen Apps oder eine bestimmte Software herunterladen und auf ihrem Endgerät installieren. Auch die kundenseitige Auseinandersetzung mit Signaturkarten oder verwandten Themenkomplexen ist nicht erforderlich. Vielmehr gelingt das Bearbeiten und Unterzeichnen der Checks einfach und intuitiv – das beschleunigt Geschäftsprozesse, bietet aber dennoch Rechtssicherheit.
Für Sie als Verwender:in außerdem praktisch: Verwenden Sie Flixcheck, erhalten Sie Checks in der Regel sofort nach der Bearbeitung durch Ihre Kund:innen zurück. Hierüber werden Sie per Mail benachrichtigt und können über das Flixcheck-Portal direkt auf die bearbeiteten Formulare zugreifen.
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