Laut einer Studie, die auf businesswire erschien und die auf Antworten von rund 200 Vertriebsmitarbeitern beruht, haben gerade Vertriebler Probleme mit dem Zeitmanagement. Der Umfrage zufolge haben nur 28 % der Mitarbeiter im Vertrieb ein besonderes Zeitmanagementsystem, das sie nutzen. Und gerade mal 35,2 % ihrer Zeit sind aufs Verkaufen ausgerichtet.
Natürlich gibt es jede Menge vorbereitender und administrativer Aufgaben, die Vertriebler erfüllen müssen, hinzu kommt kontinuierliche Weiterbildung. Präsentationen wollen vorbereitet und Adressen recherchiert werden. Dennoch – keine Zeit auf den eigentlichen Vertrieb verwendet – Gelegenheiten verschenkt – Umsatz verloren.
Zeit effektiv zu nutzen ist eine der wichtigsten Fähigkeiten im Vertrieb.
Für mehr Effizienz und Zeitersparnis im Vertrieb bietet Flixcheck Vertrieblern die Option, digitale und personalisierte Formulare für Bedarfs- und Datenerfassung direkt an Ihre (potenziellen) Kunden zu senden. Testen Sie 30 Tage kostenlos, wie Sie ganz unkompliziert digital Basisinfos bei Ihren Kund:innen einholen können.
Vertriebsmitarbeiter scheinen immer so viel zu tun zu haben und niemals genug Zeit, um mit allem fertig zu werden. Viele sagen sogar selbst, dass sie spezielles Training für Effizienz, Prioritäts- oder Zeitmanagement gebrauchen könnten. Effizientes Arbeiten ist eben gerade auch im Zeitalter der Technologie und allgegenwärtigen Kommunikation eine echte Herausforderung.
Halten Sie sich bestimmte Zeiten in der Woche für wichtige Aktivitäten wie Prospektierung, Angebote und Termine frei. Verpflichten Sie sich selbst dazu, in dieser Zeit nichts anderes zu tun – es sind keine Unterbrechungen erlaubt. Wenn Sie sich fokussieren müssen, gilt: Telefon und E-Mail aus. Auch ein „Nein“ kann manchmal Wunder wirken. Erledigen Sie administrative Aufgaben am Ende eines jeden Arbeitstags.
Wenn Sie einen Termin vor Ort haben, überlegen Sie, womit Sie diesen verbinden können. Klassische Außendienstler wissen um die Bedeutung von „Clustern“ – von gebietsweise konzentrierten Vertriebsreisen, um vor Ort (potenzielle) Kunden zu besuchen. Dies erfordert geografische Detail- und Streckenplanung, die sich aber auszahlt. Als Vertriebler sollten Sie mindestens zwei Termine in der gleichen Gegend vereinbaren, damit es sich lohnt, das Büro zu verlassen. Es gehen schließlich nicht nur Reisekosten für Außentermine drauf – sondern vor allem auch Zeit.
Apropos: Legen Sie bestimmte Zeiten fest, zu denen Sie E-Mails und ggf. Nachrichten auf dem Telefon checken. Sie müssen nicht in jeder Minute sofort reagieren. Zeitnah ist schnell genug. Erledigen Sie wichtige Aufgaben morgens sofort und checken Sie E-Mails erst anschließend, beispielsweise gegen 10 Uhr.
Falls Sie im Büro vor Ort arbeiten, lohnt es sich, vor anderen Kollegen da zu sein – um sich konzentrieren zu können. Beim Plaudern übern Kaffee geht viel Zeit verloren. Außerdem – der frühe Vogel und so. Manche erfahrene Vertriebler empfehlen sogar, möglichst früh am Morgen Personen anzurufen, die Sie sonst gar nicht oder nicht mit genug Zeit an deren Händen erreichen.
Denken Sie über Ihre Vertriebs-Strategie nach. Manche Spitzenvertriebler sagen, man sollte niemals unter drei Kontaktversuchen aufgeben, schließlich sind durchschnittlich sieben Berührungspunkte nötig, bevor ein Kunde unterschreibt. Andere erfahrene Vertriebler sagen, dass man kein totes Pferd reiten sollte – verschwenden Sie keine Zeit an Personen, die ganz offensichtlich kein Interesse oder Budget haben – oder bereits bedient sind. In diesem Zusammenhang gilt auch: Sprechen Sie mit Entscheidern, nicht mit dem Praktikanten.
Ein Praxis-Tipp für Reisen, bzw. Außentermine: bereiten Sie eine Tasche mit wesentlichen Dingen fürs Auto vor – damit Sie unterwegs nicht für jede Kleinigkeit durch die Gegend rennen und viel suchen müssen. Das heißt, dass Sie alles, was Sie häufiger benötigen, immer dabei haben sollten. Dies reicht von einer Flasche Wasser, über den Kamm, einem sauberen Hemd, Schreibutensilien, einer Packung Nüsse oder Kekse bis hin zu Hygieneartikeln wie Desinfektions- und Reinigungstüchern oder Deo.
Arbeiten Sie bei E-Mails und anderer wiederkehrender schriftlicher Kommunikation mit Text-Snippets – mit vorgefertigten Antworten – sowie auch mit Templates. Für alle Texte, die sich immer aufs Neue wiederholen. Sie brauchen diese nicht jedes Mal neu zu schreiben: dies gilt für Angebote, Produkt-Informationen und Antworten auf immer wiederkehrende Fragen. Für Formulare und die Digitalisierung von Unterlagen bietet sich insbesondere auch eine Lösung wie die von Flixcheck an.
Lernen Sie außerdem die zeitsparenden Funktionen von Ihrem E-Mail- und Ihrem Textverarbeitungsprogramm sowie Ihrer Präsentationssoftware kennen. Es lohnt sich, sich damit einmal intensiv zu befassen, anstatt jedes Mal herumzusuchen.
Können Sie delegieren? Können Sie einen Assistenten nutzen? Insbesondere für zeitaufwändige Aufgaben, die gar nicht so anspruchsvoll sind, ist dies eine Überlegung wert.
Es sollte zu den Basisfähigkeiten zählen, jedoch … stellen Sie sicher, dass Ihr angepeilter Kunde Bedarf und Mittel hat. Bringen Sie das potenzielle Budget in Erfahrung, Anzahl der Mitarbeiter, usw. Planen Sie entsprechend, wem Sie die meiste Aufmerksamkeit schenken. Sie kennen das berühmte 80-20 Pareto-Prinzip – 20 Prozent Kunden bringen 80 Prozent des Umsatzes. 20 Prozent Ihrer Anstrengungen ebenfalls. Priorisieren Sie Accounts.
Nutzen Sie täglich eine To Do-Liste, die Sie direkt vor Feierabend erstellen. Nehmen Sie sich Zeit fürs Planen.
Transferieren Sie wichtige Notizen und Kundendaten aus Telefonaten usw. direkt ins CRM oder nutzen Sie eine Applikation wie Flixcheck, für die Erfassung von Kundendaten. Senden Sie digitale Fragebögen direkt an Ihre künftigen Kunden.
Bei Besprechungen und Team-Meetings ist weniger mehr. Setzen Sie Ziele und einen klaren Zeitrahmen für jedes Meeting, online und offline. Machen Sie klar, dass jeder pünktlich da zu sein hat und zwar vorbereitet und mit voller Aufmerksamkeit. Bereiten Sie eine Agenda vor, die stringent abgearbeitet wird.
Verlieren Sie keine Zeit, und bringen Sie Ihre vertrieblichen Bemühungen zum Abschluss – niet- und nagelfest unterzeichnet. Effiziente Softwarelösungen für alle Arten von Aufgaben bis hin zum Abschluss gibt es viele, von Trello bis hin zu Flixcheck für digitale Unterschriften – schnell, direkt und sicher.
Vertriebler verwenden zwölf Prozent ihrer Zeit auf die Recherche von Adressen und potenziellen Kunden. Diese Recherche sollte nach Ansicht von Experten jedoch nur ein paar Minuten dauern. Der erste Kaltanruf sollte nach ein paar Minuten Recherche erfolgen und nicht herausgezögert werden. Auch ist Recherche eine Aufgabe, die Sie gut outsourcen können.
Konzentrieren Sie sich zuerst auf die wichtigsten Aufgaben. Ob David Allen oder Brian Tracy – viele weltberühmte Effizienz-Trainer und –Experten lehren dies. Kümmern Sie sich um den Elefanten im Raum sofort.
Wenn Aufgaben wirklich sofort innerhalb von zwei Minuten erledigt werden können – so sollten Sie dies tun und nicht mehr als doppelt so viel Zeit darauf verwenden, diese Mini-Aufgaben zu planen, hin und herzuschieben und Notizen oder Listen zu schreiben. Wenn Sie die E-Mails oder sogar Briefpost zu einer bestimmten Zeit lesen, erledigen Sie Dinge sofort – und dann legen Sie Dokumente oder E-Mails, Downloads, … sofort direkt im richtigen Ordner ab. Erledigt. Unwichtige Aufgaben verdienen (fast) keine Aufmerksamkeit.
Administrative Aufgaben sollten erleichtert werden, wenn Sie eine bestimmte Software nutzen, gerade auch CRM Software – manchmal ist dies nicht der Fall und die Form, wie Daten gepflegt werden sollen, ist aufwändig. So wie bei der Digitalisierung der Versicherungsbranche kann Sie die Software Lösung von Flixcheck bei der Digitalisierung im Vertrieb nach vorne bringen.
Es scheint fast immer so, als sei nicht genug Zeit während des Tages vorhanden, um alle wichtigen Dinge zu erledigen. Über gute Tipps hinaus, brauchen Sie eine grundlegende Strategie. Und die richtige innere Einstellung.
Wie oben erwähnt: ein wirklich bewährter Tipp ist, vor dem Ende des Arbeitstages eine Liste zu schreiben – mit allen Aufgaben für den nächsten Tag und diese dann zu priorisieren.
Kennen Sie das ohnmächtige Gefühl, wenn andere Personen Ihre Zeit einfach verschwenden und Sie nicht sehen, wie Sie da im Moment rauskommen?
Manchmal hilft es, direkt zu sein, ein „Nein“ leicht rauszubringen oder Situationen zu vermeiden.
Lernen Sie deutliche Kommunikation und respektvoll Grenzen zu setzen. Bei Vertriebsgesprächen lernen Sie auch mit Erfahrung, auf Ihr Bauchgefühl zu hören, wenn Sie jemand nur „aushorchen“ möchte und niemals die Absicht hegte, mit Ihnen einen Vertrag abzuschließen.
Sie brauchen nicht jederzeit auf alles direkt zu reagieren – wenn Sie auf Anforderungen und Nachrichten von außen reagieren, wird Ihre Zeit fremdbestimmt. Sie arbeiten nicht im technischen Notfall-Kundenservice oder bei der Feuerwehr? Dann brauchen Sie nicht innerhalb von Minuten zu reagieren und zur Verfügung stehen.
Jemand denkt, Sie jederzeit in ein Gespräch verwickeln oder einfach in Ihr Büro kommen (oder via Videocall anrufen) zu können? Kommunizieren Sie klare Regeln, Zeiten und Abwesenheit. Speziell auch Kollegen, die fortlaufend Fragen haben zu Dingen, die sie selbst herausfinden könnten, … sind große Zeitverschwender. Versehen Sie Team Chats auch mal mit einer Abwesenheitsnotiz. Sie werden nichts Wichtiges verpassen. Vergessen Sie FOMO.
Mit Flixcheck können Sie direkt Kundendaten und Angaben zum Bedarf einholen, indem Sie digitale Formulare in wenigen Schritten mit Flixcheck erstellen und einfach via E-Mail oder Nachricht an Ihre Kunden senden.
Jetzt mehr Zeit im Vertrieb sparen – durch die Nutzung smarter Lösungen für die Kundenkommunikation: Probieren Sie Flixcheck 30 Tage kostenlos aus und optimieren Sie Ihr Zeitmanagement!
