Haben Sie schon einmal vom Begriff Faksimile gehört? Möglicherweise ist Ihnen das Wort im Zusammenhang mit historischen Schriftstücken zu Ohren gekommen – oder Sie erinnern sich dunkel an den Lateinunterricht zur Schul- oder Studienzeit zurück. Faksimile hat weder etwas mit einer Fälschung (fake) noch etwas mit einem Buchstabendreher bei „smile“ zu tun.
Das Wort stammt aus dem Lateinischen und beschreibt Replikate gewisser Dokumenttypen. Heute gibt es auch Faksimile als Unterschriften. Was es damit auf sich hat, wie Sie eine solche Faksimile-Unterschrift erstellen und welche Alternative es dazu gibt, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel.
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Faksimile ist ein Begriff, der dem Lateinischen entspringt. Er geht auf den lateinischen Satz und Ausdruck „fac simile“ zurück – der bedeutet so viel wie: „Mache es ähnlich“. Damit ist heute die täuschend echte Nachbildung eines Dokuments, einer Unterschrift oder einer Schrift gemeint.
Die Besonderheit einer Faksimile ist ihre verblüffende Ähnlichkeit mit einem Original. Erst bei genauerer Betrachtung wird in der Regel ersichtlich, dass es sich um ein Replikat handelt. Historisch gesehen wurde ein Faksimile dann angefertigt, wenn beispielsweise bedeutsame Werke der Öffentlichkeit zugänglich gemacht wurden.
So wurden unter anderem im Mittelalter Bibeln, Lehrbücher oder Chroniken faksimiliert. Auch heute gibt es noch Verlage, die Faksimilen mit historischem Hintergrund herstellen.
Ein Bereich, in dem Faksimiles immer wieder zum Einsatz kommen, ist der Unterschriften. Eine Faksimile-Unterschrift ist ein exaktes Abbild Ihrer eigenen Unterschrift, die in der Regel mithilfe eines Stempels erstellt und dann verwendet wird. Anstatt jedes Dokument manuell zu unterschreiben, wird der Stempel verwendet.
Denken Sie an die letzten Werbebriefe und -schreiben oder Newsletter zurück, die Sie erhalten haben. Dort werden gerne Faksimiles verwendet, die dem Original das Wasser reichen können. Wer nur einen flüchtigen Blick auf so eine Unterschrift wirft, dem fällt möglicherweise gar nicht auf, dass es sich um einen Stempel handelt.
Doch Vorsicht: Im Geschäftsalltag sind Unternehmen häufig dazu gezwungen, die Schriftform einzuhalten. Dann wird es mit Faksimile-Unterschriften problematisch. Wichtig: Zwar erhalten Sie bei uns grundsätzlich keine Rechtsberatung, wir geben Ihnen jedoch im Verlauf des Artikels einen Einblick in die Besonderheiten dieses Bereichs.
Eine Faksimile-Unterschrift bringt losgelöst von der Schriftformerfordernis zahlreiche Vorteile mit sich:
Haben Sie im Büroalltag oft einen Stift in der Hand und signieren Verträge, Lieferscheine und sonstige wichtige Dokumente? Dann könnte eine Faksimile-Unterschrift Abhilfe schaffen. Es gibt zwei Möglichkeiten: analog und digital.
Wenn Sie ein Faksimile für den manuellen Einsatz benötigen, sollten Sie sich einen Faksimile-Stempel anschaffen. So sparen Sie sich das händische Unterzeichnen und stempeln lediglich die entsprechenden Dokumente.
Lassen Sie sich dafür einen Stempel mit Ihrer Unterschrift erstellen. Diesen können Sie theoretisch auch an Kolleg:innen oder Mitarbeiter:innen weitergeben, die so Dokumente unterzeichnen können. Wichtig: Sie sollten Ihre ausdrückliche Erlaubnis erteilen, sonst droht gegebenenfalls der Vorwurf der Urkundenfälschung.
In vielen Betrieben und Büros werden heute bereits die Vorteile digitaler Unterschriften genossen. Das verwundert nicht: Mit fortschreitender Digitalisierung ist es nur konsequent, auf digitale Unterschriften zu setzen.
Eine digitale Faksimile-Unterschrift ist nichts anderes als Ihre eingescannte Signatur, die Sie beispielsweise bei einem Word- oder PDF-Dokument anschließend einfügen. So sparen Sie sich das Ausdrucken, manuelle Unterzeichnen und anschließende Einscannen.
Elektronische Signaturen, Vertragsunterzeichnungen, Daten von Kund:innen, Mitarbeiter:innen und Kolleg:innen einholen, individuelle PDF-Dokumente in wenigen Minuten erstellen: Das alles kann Flixcheck – und digitalisiert damit viele manuelle Prozesse Ihres Geschäftsalltags. Probieren Sie es selbst aus und testen Sie Flixcheck jetzt 30 Tage kostenlos!
Das Bürgerliche Gesetzbuch (§ 126 BGB) regelt, wann bei einem Dokument eine Schriftform nötig ist und wann nicht. Eine Faksimile-Unterschrift verwenden Unternehmen in der Regel nur dann, wenn keine Schriftform erforderlich ist.
Gerade in stark digitalisierten Bereichen keimt das Thema der Rechtsgültigkeit digitaler Unterschriften und Faksimilen immer wieder auf. Um auf der sicheren Seite zu sein, verwenden viele Firmen für die Kommunikation mit Kund:innen Unterschriften, die dem Signaturgesetz und der eIDAS-Verordnung entsprechen.
Eine Unterschrift, die Sie auf einfachem Wege digital erstellen, ist maximal eine einfache elektronische Signatur. Das gilt auch für Faksimile-Unterschriften. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie die Unterschrift manuell schreiben, einscannen und abspeichern oder beispielsweise per Touchpad abspeichern.
Elektronische Signaturen, die Unternehmen zur Signatur von Dokumenten nutzen, die die Schriftform erfordern, sind:
Auf den verlinkten Seiten finden Sie ausführliche Erklärungen zu den einzelnen Arten der elektronischen Signatur.
In der Praxis haben sich nicht zuletzt aufgrund der Rechtslage Alternativen zu Faksimile-Unterschriften durchgesetzt. Zahlreiche Anbieter bieten intuitive und praktikable Software-Tools und Lösungen an, um das Signieren digitaler Dokumente zu erleichtern.
Das Beste daran: So sparen Sie sich nicht nur das Einscannen digitaler Unterschriften, sondern Ihren Faksimile-Stempel und alle analogen Signaturen ebenfalls. Prozessoptimierung, Arbeitserleichterung und zufriedene Kund:innen und Mitarbeitende sind die Folge. Eines dieser Tools: Flixcheck.
Ob Kund:innen, Kolleg:innen oder andere Geschäftspartner:innen: Mit allen arbeiten Sie eng zusammen. Niemand will heutzutage in langen analogen Prozessen feststecken. Am besten geht alles schnell, digital und ohne Umwege. Das tut nicht nur Ihnen gut – vor allem Ihre Kund:innen profitieren von einer effizienten Kommunikation.
Genau das hat sich Flixcheck zum Ziel gesetzt. Das All-in-One-Webtool bildet verschiedene Use-Cases aus den Bereichen Service und Kommunikation mit Ihrer Kundschaft digital ab. Das alles passiert in Echtzeit und in der Cloud. Im Baukastenprinzip bauen Sie sich ohne Programmierkenntnisse Ihre individuelle Wunschlösung zusammen – einfach und schnell.
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Die Alternative zur Faksimile-Unterschrift ist die elektronische Signatur von Flixcheck. Als eines der vielen Module können Sie damit Signaturen bei Kund:innen einholen und selbst Dokumente digital unterzeichnen. Wie genau das funktioniert, zeigen wir Ihnen.
Im ersten Schritt erstellen Sie einen „Check“. So werden bei Flixcheck Abfragen bei Kund:innen & Co. genannt. Möchten Sie beispielsweise einen Arbeitsvertrag unterschreiben lassen, können Sie das so bequem binnen weniger Minuten erledigen.
Im Check geben Sie alle erforderlichen Informationen ein, beispielsweise wie die Abfrage dem oder der Empfänger:in zugestellt werden soll und wo unterschrieben werden muss. So bekommt der oder die Adressat:in auf den ersten Blick alles Wissenswerte bereitgestellt.
Übrigens: Sie können auch andere Checks erstellen – beispielsweise Dokumente austauschen, SEPA-Lastschriftmandate anfordern, Zählerstände abfragen oder Daten von Kund:innen einholen.
Haben Sie den Check an Ihr Gegenüber verschickt? Jetzt heißt es Abwarten – aber nicht für den oder die Unterzeichner:in. Er oder sie erhält nämlich in Echtzeit die Aufforderung zur Unterschrift.
Dabei ist kein Login oder der Download eines Programms nötig: Alles wird unkompliziert und schnell über eine Weboberfläche abgewickelt. Nach der Unterschrift erhalten Sie diese wiederum in Echtzeit zurück. Deutlich einfacher als Faksimile-Stempel zu erstellen oder Dokumente analog unterschreiben zu lassen, oder?
Wem die Vorstellungskraft fehlt, empfehlen wir unser Videotutorial. Auf dem YouTube-Kanal finden Sie zudem weitere Erklärvideos zu den verschiedenen Funktionen von Flixcheck.
Unternehmen sind heute deutlich digitaler aufgestellt als noch vor zwanzig Jahren. Kaum vorstellbar, dass vor dreißig Jahren beinahe sämtlicher Dokumentenaustausch noch analog stattfand – und heute beinahe gänzlich digital ist.
Nicht umsonst sind Faksimile-Unterschriften und entsprechende Stempel früher gerne genutzt worden. So sparten sich Unterzeichner:innen wertvolle Zeit. Wer heute effizient arbeiten möchte, kann solch einen Stempel verwenden – oder er greift konsequenterweise zu digitalen Lösungen.
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