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5 nützliche Tools für Ihre digitale Transformation

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Spätestens seit Corona ist „Digital“ in aller Munde. Mussten doch in den vergangenen Jahren viele Prozesse und insbesondere die Kommunikation mit Kund:innen, Datenaustausch und sogar Vertragsabschlüsse online geschehen. Mitarbeiter in Unternehmen mussten von zu Hause aus arbeiten und dabei Teamplayer bleiben. Wer bereits digital gut aufgestellt war, hatte es da leicht – andere Unternehmen hatten zu kämpfen.

Der Trend zum Digitalen ist geblieben und die Nutzung automatisierter Prozesse und Online-Lösungen ist schon längst selbstverständlich.

Speziell auch kleine und mittlere Unternehmen können das Potenzial der digitalen Transformation zu ihrem Vorteil ausschöpfen. Dabei sollten digitale Tools herkömmliche Prozesse nicht ersetzen, sondern effizienter gestalten. Viele Unternehmen merken dabei jedoch – es ist Zeit, einiges von Grund auf neu zu strukturieren und Ressourcen zu sparen.

Dabei haben auch kleinere Unternehmen eine Vielzahl an Tools zur Auswahl, um in verschiedenen Geschäftsbereichen die digitale Transformation voranzutreiben – zum Wettbewerbsvorteil, um am Puls der Zeit zu bleiben, um in allen Lagen flexibel reagieren zu können und um effizienter gewinnbringend am Ball zu bleiben.

Für verschiedene geeignete Usecases bietet Flixcheck die Möglichkeit der elektronischen Signatur an. Testen Sie 30 Tage kostenlos, wie Sie ganz unkompliziert, schnell und digital Signaturen bei Ihren Kund:innen einholen können.

Inhaltsverzeichnis

Flixcheck

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Jetzt 30 Tage kostenlos testen!

Mit Flixcheck beispielsweise können Kundendaten abgefragt oder An- und Umfragen an Kund:innen via E-Mail, SMS oder als Link im Messenger versendet werden. Zu den Anwendungsfällen gehören Versicherungsfälle oder auch Unterschriften bei Verträgen.

Kund:innen und Unternehmen können alles direkt digital erledigen: alles passiert in einem All-in-one-Webtool, ohne Ausdrucken, Einscannen, etc.

Weitere Beispiele sind die Aktualisierung von Stammdaten der Kund:innen, das Einholen von Unterschriften für unterschiedliche Zwecke oder eine Support-Anfrage im Kundenservice.

Eine Anwendung wie Flixcheck lässt sich bequem mit dem bestehenden Unternehmens-Software-Set-Up verbinden. Kund:innen müssen keine App herunterladen oder eine Software installieren – vielmehr lassen sich Verträge und andere Dokumente auf dem Smartphone oder im Browser ganz einfach unterzeichnen. Die digitale Unterschrift oder Signatur ist ein digitaler Prozess, der dabei hilft, einen Vertrag oder ein Dokument zu unterschreiben.

Digitale Unterschrift

Besonders häufig wird Flixcheck für die digitale Signatur genutzt: Im Geschäftsalltag sind Unterschriften unerlässlich und häufig führen diese zu umständlichen Prozessen und nervenaufreibendem Aufwand auch bei Kund:innen, wenn diese Verträge ausdrucken, unterschreiben und dann einscannen oder gar per Post schicken sollen.

Signaturen finden sich überall, bei Empfangs- oder Auftragsbestätigungen, Vertragsabschlüsse oder Kündigungen, … Nach dem Hin und Her müssen Papiere lange Zeit aufgehoben werden.

Dafür gibt es Flixcheck, um auf digitale Weise den Unterzeichnungsprozess zu vereinfachen. Auch kleinere Betriebe und Unternehmen können dabei unkompliziert digitale Signaturen nutzen, wenn Unterschriften nötig werden.

Dabei können drei elektronische Signaturen unterschieden werden:

Bei einfachen elektronischen Signaturen (EES) kann es bei der Anerkennung im Ernstfall schwieriger werden, auf der anderen Seite sind diese im Alltag unkompliziert anzuwenden, beispielsweise bei der Paketzustellung.

Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) hingegen kann Unterzeichnenden eindeutig zugeordnet werden und ermöglicht die elektronische Identifizierung durch Zwei-Faktor-Authentifizierung. Nachträgliche Veränderung von Daten kann erkannt werden und die rechtliche Anerkennung liegt im mittleren bis hohen Bereich.

Höchste (Rechts-) Sicherheit bietet die sog. qualifizierte elektronische Signatur (QES) durch Zertifikatsanbieter – die Unterschrift basiert auf einem gültigen qualifizierten Zertifikat“. Die Identität der Unterzeichnenden wird überprüft, beispielsweise durch VideoIdent.

Die meisten Vorgänge sind mit der einfachen elektronischen Signatur (EES) und der fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) abgedeckt, weswegen wir zum aktuellen Zeitpunkt diese beiden Varianten bei Flixcheck anbieten. 

Digitale Signatur in Deutschland ganz normal

Bereits seit 2001 sind elektronische Signaturen in Deutschland rechtsgültig und die Anerkennung im Ernstfall hängt von der verwendeten Form ab. Ausnahmen sind zudem Grundstückskäufe und bestimmte handschriftliche Dokumente. Im Geschäftsbereich ist die digitale Unterschrift bei Verträgen aller Art gang und gäbe.

Auch für kleine Betriebe bedeutet die Verwendung der digitalen Signatur eindeutige Vorteile: das papierlose Büro ohne Archivierung von Papieren ist eine feine Sache, hinzu kommen handfeste Vorteile wie geringere Kosten und weniger Aufwand sowie der Wegfall von langen Wartezeiten und die Verzögerung von der Durchführung von Aufträgen. Material-, Porto- und Personalkosten können gesenkt werden, während die Prozesse optimiert und beschleunigt werden.

Längst muss nicht mehr alles im Geschäftsalltag persönlich und in Papierform erledigt werden. Digitale Prozesse und speziell auch Unterschriften erlauben es, dass von jedem beliebigen Ort aus Verträge geschlossen und unterzeichnet werden können und andere Abschlüsse möglich sind. End-Kund:innen nutzen zudem gerne das Smartphone, um alle möglichen Alltagsdinge zu erledigen, anstatt sich an den Computer zu setzen.

Digital unterschreiben Dank PDF-Editor

Auch der PDF-Editor wird gerne genutzt – denn so können mit dem Flixcheck-Tool PDF-Dokumente wie Verträge bei Flixcheck hochladen, mit ausfüllbaren Feldern versehen, in denen später die Informationen eingetragen wird oder die Unterzeichnung stattfindet. Auftragsbestätigungen oder Verträge können so oftmals innerhalb weniger Minuten signiert zurückgesendet werden – Vorgänge, die sonst häufig mehrere Wochen Zeit einnehmen.

Praktisches Anwendungsbeispiel: Der Versicherungsmakler kann im Video-Meeting Vertragsdetails besprechen und dann das fertige Dokument direkt versenden und digital unterzeichnen lassen. Das alles unmittelbar und in Minuten – und der Abschluss ist perfekt. Gleiches ist vor Ort möglich: Kund:innen unterzeichnen am Bildschirm.

Massenansprache

Manchmal ist es nötig oder einfach vorteilhaft, eine Abfrage an mehrere Kund:innen gleichzeitig zu versenden, anstatt jedes Mal individuell eine Vorlage anzupassen. Mit Flixcheck ist es möglich, eine Abfrage an mehrere Empfänger zu versenden: durch die Zusatzfunktion „Sammelcheck“. Empfänger-Daten werden aus einer Excel- bzw. CSV-Tabelle importiert und Abfragen automatisch an alle Empfänger der Liste gleichzeitig versendet.

Projektmanagement

Planen und managen Sie Ihre Prozesse und Projekte digital, speichern Sie die digital unterzeichneten Verträge direkt im Projekt, sodass Sie alles an Ort und Stelle haben. Dies geht mit einfachen Lean Projektmanagement-Tools wie Trello, welche Prozesse und Aufgaben in Form von Karten abbilden und sortieren können. Dokumente und andere Infos und Links können hier einer Karte zugeordnet werden – Ihrem Organisationstalent sind hier keine Grenzen gesetzt.

Komplexere Projektmanagement-Tools wie Mavenlink erlauben ebenfalls, einem Kunden alle vorhandenen Informationen und Projekte digital zuzuordnen, Gantt-Charts zu erstellen, Kontaktinformationen und Ansprechpartner, Prozesse, Aufgaben und Mitarbeiter zu speichern.

Kundendaten, die Sie abgefragt haben, Unterlagen mit digitaler Signatur, Kampagnen, geplante Umfragen, Feedback, etc. können übersichtlich getrackt werden. Weiterhin können im gleichen digitalen Projektmanagementprogramm Arbeitszeiten, Mitarbeiter, Aufgaben, Projekte, Marketing-Kampagnen – und alle zugehörigen Dokumente gespeichert werden.

Interne Kommunikation

Doch die digitale Kommunikation hat nicht nur bei der Kund:innen Kommunikation Sprünge gemacht: auch intern geht es digital. Interne Prozesse und in heutiger Zeit gerade auch Remote Teams benötigen digitale Prozesse zur internen Kommunikation. Das klassische Intranet allein ist nicht mehr genug, auch nicht ein „Wiki“ oder „Forum“.

Mit Microsoft Teams und den anderen integrierten Office-Lösungen inkl. Cloud-Lösungen zur Dokumentenspeicherung und –Teilen, gemeinsamer Dokumentenbearbeitung, etc. sind zum Teilen in Echtzeit ideal. Alles auch mobil möglich.

Weitere Lösungen zur Kommunikation in Echtzeit, digital auf mobilen Endgeräten oder am Computer sind Slack (zu Salesforce gehörend), Skype, etc. Unternehmen, die komplexere Projekte in Teams digital bearbeiten, sollten auf Software setzen, welche eben auch Dokumentenbearbeitung und –Organisation integriert sowie Kunden- und Projektdaten bzw. Auftragsdaten und Bestellungen, auf einen Blick verbindet und bereithält.

CRM

CRM- und Projektmanagementsysteme können Hand in Hand gehen, wie bei Mavenlink, andere wie Salesforce sind wie der Name sagt, auf Kundenbeziehungen ausgerichtet. Häufig werden in größeren Unternehmen integrierte Lösungen verwendet, sodass Mitarbeiter im Kundenservice auf alle Kundendaten zugreifen können, mit Anbindung zum Beispiel an Lagersysteme. Dies passiert inzwischen seit Jahrzehnten ohnehin digital.

Doch auch Unternehmen, welche individueller arbeiten und bisher im persönlichen Kontakt Verträge ausgearbeitet und unterzeichnet haben, können mit einer CRM-Software wie Salesforce potenzielle und bestehende Kunden aufnehmen und alle zugehörigen Projekte, Kontaktdaten, Ansprechpartner und Status zuordnen und tracken – und natürlich auch Dokumente. Auch das Teilen im internen Team ist einfach und intuitiv und die interne schnelle digitale Kommunikation ist gesichert.

Buchhaltungs-Tools

Für kleine Unternehmen sollte die digitale Buchhaltung mittels Software heute ebenfalls selbstverständlich sein, schließlich ist auch die Übermittlung ans Finanzamt zwingend digital und mit verifizierter Signatur. Viele Softwarelösungen für die Buchhaltung und Lagerhaltung sind heute integriert und erstellen auch alles Nötige für die Steuerformulare.

Hier ist es wichtig, auf die in Deutschland geltenden Vorgaben zu achten, was die digitale Verifizierung betrifft. Manche intuitive Buchhaltungs-Tools können auch mobil funktionieren und sind intuitiv und einfach zu bedienen, erstellen Rechnungen und tracken Zahlungseingänge und können sogar mit dem Bankkonto verbunden werden.

Für Buchhaltungszwecke in Deutschland sollte die Software jedoch den Anforderungen und Gesetzen sowie auch Datenschutzanforderungen genügen und so programmiert sein, dass Daten nahtlos an Steuerberater und Buchhalter übermittelt werden können. sevDesk zum Beispiel ist eine solche Cloudlösung, welche Buchhaltung, Rechnungsstellung und Lagerhaltung vereint.

Marketingtools

Fürs Marketing gibt es für alle Zwecke eine Vielzahl an digitalen Tools, welche das Marketing bündeln, streamlinen und optimieren. Es gibt Lösungen fürs Posten auf diversen Social-Media-Plattformen, Verwaltung von Kampagnen mit „Paid Ads“ wie bei Google oder Bing sowie Tools für die Webseitenoptimierung, Inbound-Marketing und SEO, wie Ahrefs. Ahrefs z. B. optimiert Backlinks, Keywords, etc., und analysiert automatisch, was eine Webseite in Sachen SEO braucht.

Mit dem richtigen Marketingtool können Kampagnen und Grundlegendes über viele Monate im Voraus geplant, automatisiert ausgerollt und analysiert werden. Daten werden datenschutzkonform gespeichert und ausgewertet und entsprechend genutzt.

Fazit zur digitalen Transformation

Während viele digitale Tools im Geschäftsbereich nicht neu sind und die besten sich inzwischen seit Jahrzehnten bewährt haben, gibt es dennoch rapide Innovationen, Integrationen und mit dem Aufkommen von Web3 eben schnellere und prozessoptimierter und ganzheitlichere Lösungen, welche verschiedenste Funktionen vereinen und über alle Plattformen hinweg funktionieren.

Informationen und Prozesse laufen verbessert zusammen und ermöglichen schnellere Abläufe und das Zusammenlaufen von Informationen, sodass man alles im Blick hat.

Gerade auch in der Kundenkommunikation und beim Einholen von Kundendaten, Unterschriften, etc., was zuvor häufig noch im persönlichen Kontakt geschah, ist in den letzten Jahren vermehrt digitalisiert worden, parallel zur verbreiteten Nutzung von Online-Kommunikationstools, Video-Konferenzen, etc.

Mit Flixcheck können Sie direkt Unterschriften, Kundendaten und Kundenfeedback einholen, indem Sie digitale Umfragen und Feedbackformulare in wenigen Schritten digital erstellen und einfach via E-Mail oder Nachricht an Ihre Kunden senden.

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