Digitale Unterschriften sind solchen auf Papier heute in vielen Geschäfts- und Lebensbereichen gleichgestellt. So lassen sich Unterschriften mithilfe spezieller Tools und Programme sogar unterwegs am Smartphone in wichtige Dokumente einfügen. Wie Sie eine rechtssichere Unterschriften in Google Docs einfügen können, erfahren Sie hier.
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Google Docs ist ein praktisches und vollwertiges Textverarbeitungsprogramm, das Sie webbasiert und zu einem großen Teil kostenfrei nutzen können. In der Anwendung ist Google Docs dem bekannten Programm Microsoft Word sehr ähnlich, sodass Sie Google Docs etwa für Ihre digitale Kundenkommunikation einsetzen können. Genauso wie Microsoft Word ermöglicht es auch Google Docs, eine Online Unterschrift in erstellte Dokumente einzufügen.
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Das Einfügen von Unterschriften gelingt schnell und unkompliziert, sodass digitales Unterzeichnen leicht Teil Ihres Alltags und des digitalen Büros werden kann. Praktisch fügen Sie eine Unterschrift in Google Docs folgendermaßen ein:
Haben Sie eine Unterschrift auf Papier abfotografiert bzw. eingescannt, können Sie die Unterschrift als Bilddatei in Ihre Google Docs einfügen. Das geht so:
Prinzipiell sind digitale Unterschriften rechtsgültig. Das gilt auch für solche, die in ein Google Doc eingefügt worden sind. Zu bedenken ist allerdings, dass solche Unterschriften zwar gültig, aber leicht zu fälschen oder zu kopieren sind. Außerdem lässt sich im Nachhinein oft nicht mehr eindeutig nachvollziehen, wer Unterzeichner:in des Dokuments ist bzw. wer die Unterschrift eingefügt hat.
Das gilt zumindest dann, wenn die Google Doc-Datei in ihrem ursprünglichen Format an Dritte übermittelt oder als Word-Datei heruntergeladen und weiterversendet wird. Diese Dateitypen können nämlich nachträglich von Empfänger:innen bearbeitet oder Inhalte problemlos kopiert werden. Sicherer ist die digitale Signatur, wenn Sie die Unterschrift in ein PDF einfügen bzw. Ihre Google Docs-Datei später als PDF herunterladen und weiterversenden.
Haben Sie eine eigenhändig am Computer, Tablet oder Smartphone Unterschrift als Zeichnung in eine Google Docs-Datei eingefügt, handelt es sich um eine Signatur im Sinne der eIDAS-Verordnung. Anders verhält es sich jedoch, wenn Sie eine abfotografierte oder eingescannte Unterschrift als Bild in Ihr Google Docs einfügen.
Bei Letzteren handelt es sich nicht um Signaturen im Sinne der eIDAS-Verordnung. Vielmehr werden als Bild eingefügte Unterschriften lediglich als Abbildungen echter Signaturen verstanden. Sie besitzen daher nicht die gleiche Rechtsverbindlichkeit wie Signaturen, die etwa als Skizze eingefügt wurden.
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Möchten Sie digitale Unterschriften sicher und rechtsgültig verwenden, sollten Sie Ihre Signatur zum einen als Skizze in Ihre Google Docs einsetzen. Darüber hinaus sollten Sie die Datei, bevor sie an Dritte versendet wird, als PDF-Dokumente herunterladen. So stellen Sie sicher, dass Ihr Dokument nicht nachträglich durch Empfänger:innen verändert werden kann. Diese Vorgehensweise ist deutlich sicherer als das Versenden eines unterzeichneten Word-Dokuments.
Alternativ dazu können Sie Ihre Dokumente, die Sie selbst unterzeichnen oder unterzeichnen lassen möchten, mit dem All-in-One-Webtool Flixcheck bearbeiten. So sparen Sie gleich mehrere Arbeitsschritte ein und erstellen unterschreibbare PDFs einfach und sicher.
Flixcheck ist ein All-in-One-Webtool, das sich hervorragend als Signatur-Lösung eignet. Es ermöglicht Ihnen, Unterschriften ohne komplizierte Downloads oder Installationen von Dritten einzuholen oder Dokumente selbst zu unterzeichnen. Lassen Sie Partner:innen oder Kund:innen Ihre beispielsweise Angebote einfach mit Flixcheck bestätigen oder erstellte PDF-Formulare unterschreiben.
Der PDF-Editors von Flixcheck ermöglicht es Ihnen, vorhandene PDFs für Verträge oder Kundenkorrespondenz schnell und einfach mit Signaturzeilen zu versehen. Das gelingt ohne zeitraubendes Umwandeln oder Scannen vorhandener Dokumente.
Neben einer Signaturzeile können Sie mithilfe des PDF-Editors selbstverständlich auch weitere Felder in Ihre PDFs integrieren. So können Sie unproblematisch auch Kontaktdaten, Kundennummern und vieles mehr abfragen.
Ihre bearbeiteten PDFs können Sie anschließend als Vorlage speichern. So müssen Sie Ihre PDFs nicht bei jedem Geschäftsvorgang aufs neue bearbeiten.
Haben Sie eine Abfrage erstellt und von Kund:innen oder Geschäftspartner:innen unterzeichnen lassen, ist sie nach dem Unterschreiben unveränderbar. Das gibt Ihnen Sicherheit und macht das Dokument außerdem rechtsgültig.
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Haben Sie eine Google Docs-Datei erstellt, können Sie eine eigenhändige Unterschrift leicht als Skizze in Ihr Dokument einfügen. Beachten müssen Sie jedoch, dass Dritte die Datei nachträglich verändern können, wenn Sie ihnen Zugriff auf die Datei gewähren. Um sicherer mit Google Docs unterschreiben zu können, ist es erforderlich, die fertige und unterschriebene Datei als PDF herunterzuladen.
Einfacher und zeitsparender kann es sein, unterschreibbare PDFs mit dem All-in-One-Webtool Flixcheck zu erstellen. So ersparen Sie sich zeitraubendes Umwandeln Ihrer Dateien und versenden oder unterzeichnen Ihre Dokumente in nur einem einfachen Arbeitsschritt.
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