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Was ist ein NDA-Vertrag?

Vertraulichkeit ist in der Geschäftswelt ein wichtiger Faktor. Leider gibt es immer wieder Fälle, in denen Geschäftspartner:innen oder Mitarbeiter:innen wichtige Geschäftsgeheimnisse ausplaudern – obwohl sie es nicht tun sollten.

Um sich zumindest rechtlich vor solchen Situationen abzusichern, können Verschwiegenheitserklärungen eingesetzt werden. Ein NDA-Vertrag verpflichtet die Beteiligten dazu, Stillschweigen zu wahren. Was genau hinter einem solchen Vertrag steckt, wofür er eingesetzt wird und welche Arten von NDA-Verträgen es gibt, erfahren Sie in diesem Artikel.

Verschwiegenheitserklärungen sind für viele Unternehmer:innen wichtig und gehören zum Alltag dazu. Um diese griffbereit zu haben und nicht jede einzeln analog ablegen zu müssen, bietet sich eine digitale Handhabe an. Wickeln Sie Ihre digitalen NDA-Verträge mit Flixcheck ab. Testen Sie das All-in-One-Tool jetzt 30 Tage lang kostenlos!

Inhaltsverzeichnis

Definition: Was ist ein NDA-Vertrag?

Ein NDA-Vertrag – die Abkürzung steht für „Non-Disclosure Agreement“, auch bekannt als Verschwiegenheitserklärung – ist eine rechtliche Vereinbarung zwischen zwei oder mehr Parteien. Im Zentrum der Erklärung steht, dass während einer Zusammenarbeit entstandene, vertrauliche Informationen nicht an Dritte weitergegeben werden dürfen.

Solche Verträge dienen in der Geschäftswelt dazu, Geschäftsgeheimnisse, aber auch Kunden- und Mitarbeiterdaten und andere sensible Informationen zu schützen. Vertragspartner sind meistens das Unternehmen selbst und seine Mitarbeiter:innen, Lieferanten, Dienstleistenden und auch Kund:innen.

Wofür wird eine Verschwiegenheitserklärung eingesetzt?

Verschwiegenheitserklärungen kommen in den unterschiedlichsten Situationen zum Einsatz. Nicht jedes Unternehmen setzt auf NDA-Verträge. Entweder, weil sie keine schützenswerten Informationen haben – oder weil sie allen Beteiligten trauen.

Ein NDA-Vertrag wird beispielsweise in folgenden Situationen eingesetzt:

  • Neue Produkte oder Dienstleistungen werden entwickelt. Die beteiligten Entwickler:innen und Dienstleistenden dürfen davon nichts nach außen zur Konkurrenz tragen.
  • Externe Mitarbeiter:innen wie Berater:innen oder Freelancer:innen (beispielsweise Werbeagenturen, Pressebüros) arbeiten an Projekten mit und erhalten Einblick in sensible Geschäftsgeheimnisse, die geschützt werden müssen.
  • Im intensiven Austausch mit potenziellen Kund:innen und Lieferanten, bei denen internes Wissen freigegeben werden muss.
  • In der Marktforschung, wenn Privatpersonen für ein Unternehmen Produkte oder Dienstleistungen vor dem Launch testen.

Zudem setzen viele Betriebe grundsätzlich auf „NDAs“ in der Zusammenarbeit mit den eigenen Angestellten. Dann ist eine Verschwiegenheitserklärung Teil des Arbeitsvertrags oder als Anlage beigefügt.

Arten von NDA-Verträgen

NDA-Vertrag ist nicht gleich NDA-Vertrag – es gibt in der Praxis verschiedene Arten von Verschwiegenheitserklärungen, die je nach Situation und den beteiligten Parteien eingesetzt werden.

Einseitige NDA-Verträge

Bei einem einseitigen NDA-Vertrag verpflichtet sich eine Partei, die Informationen der anderen unterzeichnenden Partei vertraulich zu behandeln.
Beispiel: Als Unternehmer:in beauftragen Sie eine:n Dienstleister:in, ein Mailing für Sie zu versenden. Sie setzen ein NDA auf, damit er die Adressinformationen nicht nach außen weiterträgt.

Zweiseitige NDA-Verträge

Bei zweiseitigen (bilateralen) NDA-Verträgen sind es beide Parteien, die sich zu gegenseitiger Verschwiegenheit verpflichten.
Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn zwei Unternehmen über eine Fusion verhandeln oder gemeinsam ein Produkt entwickeln.

Multilaterale NDA-Verträge

Das Wort „Multi“ verrät bereits, dass bei einem multilateralen NDA-Vertrag mehrere Seiten und Parteien beteiligt sind.
Ein Beispiel sind vier Unternehmen, die gemeinsam an einem Projekt arbeiten und forschen, von dem bewusst nichts an die Öffentlichkeit dringen soll.

Bestandteile eines NDA-Vertrags

Es gibt keine gesonderte gesetzliche Norm für einen NDA-Vertrag – jedoch klare Angaben, die jede Geheimhaltungsvereinbarung enthalten sollte. Dazu zählen:

  • Vertragsparteien: Wer ist beteiligt?
  • Definition der vertraulichen Informationen: Welche Informationen fallen unter die Vereinbarung? Welche nicht? Gibt es Ausnahmen?
  • Verpflichtungen der beteiligten Parteien: Was müssen die beteiligten Parteien tun oder unterlassen, um die Vertraulichkeit zu wahren?
  • Dauer und Gültigkeit: Wie lange gilt die Vereinbarung und wie lange müssen die definierten Informationen vertraulich behandelt werden?
  • Vertragsstrafe: Welche Sanktionen drohen bei Verstößen gegen die Vereinbarung?

Abschließend sollten Sie einen Gerichtsstand festlegen, falls es zu Verstößen und infolgedessen zu einer Verhandlung kommen sollte. Auch das anwendbare Recht sollte in diesem Zusammenhang genannt werden.

NDA-Vertrag: Vorteile und Nachteile

Der Vorteil eines NDA-Vertrags liegt in seiner Natur: Er schützt Sie als Unternehmer:in oder Verantwortliche:r davor, dass Informationen nach außen dringen, die im Unternehmen hätten verbleiben sollen.

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Foto von Kristina Flour auf Unsplash

Wie immer gibt es auch eine Kehrseite der Medaille. Verschwiegenheitserklärungen machen die Zusammenarbeit mehrerer Parteien nicht einfacher, da Informationen nicht oder nur aufwändig geteilt werden können. Falls ein NDA-Vertrag zudem komplex wird, weil er beispielsweise mit nicht nur zwei, sondern mehreren Parteien geschlossen wird, kann das Erstellen dauern und kostenintensiv werden.

Tipps: Darauf sollten Sie bei einem NDA-Vertrag achten

Wenn Sie einen NDA-Vertrag aufsetzen müssen, gibt es einige Punkte zu beachten, damit die Verschwiegenheitserklärung für beide Seiten sinnvoll ist und es rechtlich keine Bedenken gibt:

  • Verwenden Sie präzise und klare Formulierungen bei der Definition der vertraulichen Information, um Missverständnissen vorzubeugen.
  • Legen Sie eine angemessene Dauer und Gültigkeit fest – übertreiben Sie es weder in die eine, noch in die andere Richtung.
  • Definieren Sie abschreckende, aber angemessene Vertragsstrafen.
  • Lassen Sie den Vertrag von allen Parteien paraphieren, damit es später nicht zu Ungereimtheiten kommen kann.

Grundsätzlich gilt: Wägen Sie ab, ob in einer Geschäfts- oder Mitarbeiterbeziehung ein NDA unbedingt nötig ist. Auf manche Geschäftspartner:innen wirkt es möglicherweise abschreckend, wenn Sie vor einer möglichen Zusammenarbeit ein großes Vertragswerk zur Verschwiegenheit unterzeichnen müssen.

Kann eine Verschwiegenheitserklärung digital unterschrieben werden?

In Deutschland ist die digitale Unterschrift rechtlich anerkannt und zulässig – das Signaturgesetz respektive die EU-Verordnung eIDAS regeln die Vorschriften rund um digitale Signaturen.

Zeit- und Kostenersparnis

Durch die Digitalisierung der Unterschrift können Sie Zeit, Ressourcen und Kosten sparen. Schließlich müssen Sie einen NDA-Vertrag nicht mehr physisch ausdrucken, unterschreiben, versenden, zurückfordern und so weiter.

Eine smarte und digitale Vertragsverwaltung kann Ihnen dabei helfen, alle NDA-Verträge übersichtlich und sicher aufzubewahren. Mit den passenden Tools ist das möglich – beispielsweise mit Flixcheck. Mit dem cloudbasierten Tool lassen sich digitale Unterschriften umsetzen und das Vertragsmanagement digitalisieren.

Smarte Tools wie Flixcheck nutzen

Flixcheck unterstützt Sie bei allen Schritten des Vertragsmanagements. Dazu zählen unter anderem:

  • Einholen von Vertragsdaten für die Vertragserstellung: Die für einen Vertrag notwendigen Kontaktdaten können Sie mit dem Kontaktanfrage-Element des Tools einholen. Das integriert je nach Auswahl Anrede, Vor- und Nachname, Adresse, E-Mail Telefon- und Mobilfunknummer & Co. in einem interaktiven Formular, das Sie Ihren Geschäftspartner:innen in Echtzeit per SMS oder E-Mail zusenden können.
  • Vertragsbestimmung: Das Vertragswerk können Sie mit dem Datei-Element von Flixcheck zuvor zur Verfügung stellen. So ist es möglich, Änderungswünsche digital zu übermitteln und im Vorfeld zu integrieren.
  • Vertragserstellung: Mit dem PDF-Editor von Flixcheck erstellen Sie interaktive und ausfüllbare PDFs und fügen im Handumdrehen Unterschriften ein. So lassen sich auch bestehende Verträge binnen weniger Minuten individuell anpassen.
  • Vertragsverhandlung: Um Verträge noch einmal mündlich zu besprechen, können Sie allen Beteiligten über das Termin-Element einen Besprechungstermin zukommen lassen und diesen bei Bedarf direkt in deren Kalender eintragen.

Flixcheck erleichtert nicht nur Ihre Vertragsverwaltung, sondern die gesamte Kommunikation mit Kund:innen und Geschäftspartner:innen – bei NDA-Verträgen, aber auch in vielen anderen Anwendungsbereichen. Testen Sie die SaaS-Anwendung 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich!

Fazit: NDA-Verträge schützen Ihr Unternehmen

NDA-Verträge sind ein im Geschäftsalltag wichtiges Instrument, um vertrauliche Informationen zu wahren. Ob Mitarbeiter:innen, Dienstleistende oder Projektpartner:innen: Sie können sich in verschiedenen Situationen schützen und rechtlich absichern.

Eine Verschwiegenheitserklärung an sich ist bereits aufwändig genug – halten Sie sich also nicht länger mit dem Vertragsmanagement und einer analogen Signatur auf. Nutzen Sie Flixcheck, um den gesamten Prozess vom Einholen der Vertragsdaten bis zur Unterschrift digital abzubilden. Testen Sie das Tool mit allen Funktionen jetzt 30 Tage kostenlos!

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