Unterschrift ist nicht gleich Unterschrift. Wer vor einem Dokument sitzt, ob digital oder analog, setzt mit seiner Unterschrift meist ein rechtsgültiges Zeichen. Doch es gibt Unterschiede, schon ein berühmtes Kürzel verändert die Sachlage.
Jede:r hat das Kürzel „i.A.“ oder „iA“ schon einmal gesehen. Die Abkürzung für „im Auftrag (unterschreiben)“ steht teilweise vor einer Unterschrift oder hilft dabei, im Namen einer Firma oder einer anderen Person zu unterschreiben. Doch was hat es damit eigentlich auf sich und wann ist die Verwendung des Kürzels erlaubt?
Neben der digitalen Kundenkommunikation kann Flixcheck auch im Vertragsmanagement einen Unterschied machen. Mit rechtssicheren Unterschriften und barrierefreien, blitzschnellen Check-Abfragen auf die mobilen Endgeräte Ihrer Kund:innen erschaffen Sie schlanke Prozesse und eine zufriedene Kundschaft, die Ihre Konkurrenz unter Zugzwang bringt. Testen Sie Flixcheck 30 Tage kostenlos!
Im hektischen Arbeitsalltag kommt es immer wieder vor, dass genau die Person, die Sie gerade für eine Unterschrift benötigen, nicht greifbar ist. Eine digitale Unterschrift ist auch nicht möglich. Doch es eilt – was also jetzt? Die Unterschrift zu fälschen, ist ein No-Go. Was bleibt: im Auftrag unterschreiben.
Das ist dann möglich, wenn Ihre Arbeitskolleg:innen oder Vorgesetzten sie dazu bevollmächtigt haben. Sie unterschreiben dann mit dem Kürzel „i.A.“ und Ihrer eigenen Signatur. Das bedeutet im Rechtskontext: Durch Ihre Unterschrift signalisieren Sie im Namen der dritten Person die Zustimmung oder Kenntnisnahme.
Wichtig: In unseren Beiträgen erhalten Sie einen ersten Überblick, aber grundsätzlich keine Rechtsberatung. Für eine solche wenden Sie sich bitte an eine Anwältin oder einen Anwalt.
Es gibt jedoch einen Haken bei dieser Form der Unterschrift. Prinzipiell darf jede:r im Namen eines Dritten unterschreiben – jedoch ist diese Unterschrift nur dann rechtsgültig, wenn eine schriftliche Vollmacht vorliegt.
Arbeiten Sie also beispielsweise regelmäßig und eng mit Vorgesetzten zusammen, für die Sie unterschreiben, ist eine solche Vollmacht unumgänglich. Wer als Prokurist:in oder Handlungbevollmächtigte:r aktiv wird, sollte das Kürzel ebenfalls verwenden. Das regelt Paragraf 57 des Handelsgesetzbuchs.
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Damit die Unterschrift „im Auftrag“ rechtsgültig ist, benötigen Sie also eine Vollmacht. Auch hier gibt es rechtliche Unterschiede, Vollmacht ist nicht gleich Vollmacht. Wir stellen Ihnen die drei relevanten Arten vor.
Wer in Einzelfällen ein wichtiges Dokument im Auftrag unterschreiben lassen muss, sollte dem oder der Unterzeichner:in eine Einzel- oder Sondervollmacht erteilen. Diese ist immer zweckgebunden. Das bedeutet nicht, dass sie nur für eine Unterschrift gilt.
Eine Einzel- oder Sondervollmacht gilt für alle Vorgänge, die mit einem bestimmten Zweck in Verbindung stehen. Das kann beispielsweise ein Gesamtprojekt sein, das in seinem Verlauf mehrere Unterschriften erfordert.
Eine Gattungs- oder Artvollmacht geht einen Schritt weiter. Sie berechtigt Sie als Inhaber:in dazu, bei allen Vorgängen einer bestimmten Gattung zu unterzeichnen. Das kann beispielsweise das regelmäßige Buchen von Hotels für Geschäftspartner:innen sein.
Mit einer Handlungsvollmacht wird eine Person berechtigt, bei sämtlichen Vorgängen eines Handelsgewerbes im Auftrag zu unterzeichnen. Innerhalb der Handlungsvollmacht wird zwischen den beiden bereits genannten Vollmachten und der Generalvollmacht unterschieden. Bei letzterer haben Sie alle Befugnisse.
Der Unterschied zu den anderen Vollmachten: Sie unterschreiben in diesem Fall nicht im Auftrag, sondern in Vollmacht (i. V.).
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Die Unterschrift „Im Auftrag“ (i.A.) zeigt also nur an, dass eine Person im Namen und mit der Erlaubnis eines Unternehmens oder einer Führungskraft handelt – in Vertretung. Wichtig zu wissen ist, dass „i.A.“ keine Prokura darstellt. Prokura ist eine weitreichende, formell erteilte Handlungsvollmacht, die in das Handelsregister eingetragen wird und der oder dem Prokurist:in erlaubt, fast alle geschäftlichen Entscheidungen zu treffen. Hier lautet das Kürzel: p.p.a – per procura autoritate.
Die „i.A.“-Unterschrift hingegen beschränkt sich auf klar definierte Aufgaben und ist oft nur für spezifische, kleinere Geschäftsvorgänge vorgesehen.
Für Kund:innen und Geschäftspartner:innen ist es von größter Bedeutung, den Unterschied zu verstehen. Eine Unterschrift „i.A.“ signalisiert, dass die Verantwortung und Entscheidungsbefugnis begrenzt sind. Wer einen Vertrag mit „i.A.“ unterschreibt, kann keine weitreichenden oder unüblichen Geschäfte abschließen, die nur durch Prokura gedeckt wären.
Dadurch bleibt die Entscheidungs- und Handlungsfähigkeit im Unternehmen auf die wirklich zuständigen Personen konzentriert, was die Verantwortlichkeiten klar regelt.
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Wenn es hart auf hart kommt und infolge einer Unterschrift ein Rechtsstreit vom Zaun bricht, kommt schnell die Frage der Haftung auf.
Im Zweifelsfall haftet grundsätzlich die Person, die die Unterschrift „i.A.“ auf Verträgen geleistet hat, solange sie nicht klar außerhalb ihres Aufgabenbereichs gehandelt hat. Wenn Mitarbeiter:innen im Auftrag eines Unternehmens handeln, sind sie verpflichtet, die ihnen erteilten Vollmachten einzuhalten. Überschreiten sie diese Vollmacht, kann es zu einer persönlichen Haftung kommen.
Relevant ist hier vor allem das HGB (§ 54), welches die Handlungsvollmacht regelt, sowie das BGB (§ 179), das über die Haftung bei fehlender Vertretungsmacht informiert.
Für das Unternehmen bedeutet das, dass klare Absprachen und schriftlich festgelegte Vollmachten unerlässlich sind. Eine nicht korrekt ausgeführte Handlung durch eine Mitarbeiter:in kann erhebliche rechtliche und finanzielle Folgen nach sich ziehen. Daher sollte jedes Unternehmen darauf achten, dass Mitarbeiter:innen genau wissen, wie weit ihre Befugnisse reichen, um Fehler und mögliche Haftungen zu vermeiden.
Haben oder hatten Sie hingegen eine der oben genannten Vollmachten, haben Sie in der Regel nichts zu befürchten. Dennoch sollten Sie für die Unterzeichnung im Auftrag stets die Zuständigkeiten im Blick behalten, damit es nicht zu bösen Überraschungen kommt.
Böse Überraschungen gibt es mit dem digitalen Allrounder Flixcheck nicht – Unterschreiben im Auftrag wird hinfällig.
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Sich für jeden Vorgang eine Vollmacht auszustellen, die dann möglicherweise danach wieder erlischt, kann mühsam sein. Was, wenn spontan etwas aufkommt, dass die Vollmacht nicht abdeckt? Rechtssicher und verlässlich geht anders.
Abhilfe schaffen elektronische Unterschrifttypen. Davon gibt es dreierlei:
Um auf der sicheren Seite zu sein, sollten Sie mindestens die fortgeschrittene elektronische Signatur verwenden. Am einfachsten geht das mit Flixcheck. Mit dem All-in-One-Webtool erleichtern Sie Ihre gesamte Kundenkommunikation. Herz des Tools ist das System zum Einholen von Unterschriften.
Flixcheck ermöglicht die einfache und fortgeschrittene elektronische Signatur – letztere ist für fast alle Anlässe ausreichend. Damit ist Ihre digitale Unterschrift in beinahe allen Fällen rechtsgültig. Eine Vollmacht brauchen Sie dann nicht mehr, da jede:r von jedem Ort aus unterschreiben kann.
Die Funktionsweise unseres All-in-One-Webtools ist ganz einfach. Wenn Sie ein Dokument erhalten haben, das zum Beispiel von einem oder einer Kolleg:in unterzeichnet werden muss, erstellen Sie einen „Check“ zum Einholen der Unterschrift.
Dabei können Unterschriften direkt in bestehende PDF-Dateien integriert werden.
Das geht ganz einfach:
Ihr:e Kolleg:in erhält nun in Echtzeit eine Aufforderung zur Unterschrift. Ob im Zug, im Termin oder im Ausland unterwegs – ohne die Installation eines Programms kann er oder sie sofort unterschreiben. Übrigens: Sie können auch eine Vollmacht digital unterschreiben lassen, wenn Sie auf Nummer sicher und künftig weiter im Auftrag unterschreiben wollen.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Einfügen von Unterschriften in PDFs mit Flixcheck finden Sie in unserem verlinkten Beitrag.
Flixcheck ist aber mehr als nur Unterschrift. Sie können über das Tool, das komplett über eine Weboberfläche bedienbar ist, die gesamte Kommunikation mit Ihren Kund:innen, Mitarbeiter:innen oder Kolleg:innen abwickeln.
Ein PDF-Editor sorgt dafür, dass Ihre Dokumente im Handumdrehen im richtigen Format sind, Sie können SEPA-Lastschriftmandate einholen und Dateien austauschen. Nur drei der Funktionen von Flixcheck – in unserem Video erfahren Sie, was unser digitales Tool noch alles kann.
Wer im Auftrag (i.V.) oder in Vollmacht (i.V.) Verträge unterschreiben will, muss sich eine Vollmacht bei der Person besorgen, die vertreten wird. Andernfalls ist die Unterschrift nicht rechtsgültig.
Doch es geht einfacher. Mit Flixcheck unterschreiben Sie unkompliziert, schnell und rechtsgültig jede Art von Dokumenten. Sie brauchen dafür nichts weiter als einen Zugang zum All-in-One-Webtool. Keine Installation, keinen Drucker, keinen Stift. Im Handumdrehen unterschreibt so die Person, die unterschreiben soll.
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