Die digitale Vertragsunterzeichnung vereinfacht schon heute viele Arbeitsprozesse und macht den Weg zum papierlosen Büro frei. Um die digitale Unterschrift wirklich rechtssicher und effizient nutzen zu können, ist es allerdings wichtig, einige rechtliche sowie technische Hintergründe rund um die digitale Vertragsunterzeichnung zu kennen.
Welche Arten von digitalen Unterschriften es gibt, welche Verträge damit unterzeichnet werden können und wie digitales Signieren mit dem passenden Anbieter in wenigen einfachen Schritten gelingt, erfahren Sie hier.
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Prinzipiell sind Verträge, die Sie digital, persönlich oder im Auftrag unterschreiben, rechtsgültig. Das ergibt sich aus dem sogenannten eIDAS-Durchführungsgesetz aus dem Jahr 2017. Das Gesetz macht deutlich, dass alle Formen elektronischer Signaturen Rechtsgültigkeit besitzen. Damit ist eine digitale Unterschrift rechtsgültig, wenn sie auf einem digital vorliegenden Vertragsdokument eingefügt wurde.
Zu beachten ist lediglich: Es gibt bestimmte Vertragsarten, die kraft Gesetzes eine handschriftliche Unterschrift erfordern. Einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt sind allerdings nur besonders sichere Arten digitaler Unterschriften (sogenannte qualifizierte digitale Signaturen).
Digitales Unterzeichnen von Dokumenten – etwa indem Sie eine Unterschrift in Pages einfügen – ist einfach und lässt sich schnell erledigen. Außerdem gibt es besonders viele Anwendungsfälle für digitale Unterschriften, sodass die Methode der Vertragsunterzeichnung schon heute in verschiedenen Geschäftsbereichen zum Einsatz kommen kann.
Auf die Unterzeichnungsmethode zurückgreifen können Sie etwa, wenn Sie einen unbefristeten Arbeitsvertrag digital unterschreiben oder Ihren Kund:innen oder Partner:innen ein Angebot zukommen lassen möchten. Insgesamt können Sie sämtliche Verträge und Dokumente, für die Formfreiheit gilt, mit einer einfachen elektronischen Signatur unterzeichnen. Das sind etwa:
Für diese und vergleichbare Unterlagen sieht der Gesetzgeber keine besondere Form vor, sodass sie unproblematisch mit jeder Art von digitaler Signatur unterzeichnet werden können.
Allerdings gibt es auch Vertragsformen, für die gesetzlich die Schriftform vorgegeben ist. Hierzu zählen etwa:
Möchten Sie diese und ähnliche Dokumente digital unterschreiben, reicht es nicht aus, ein selbst erstelltes Word Dokument digital zu unterschreiben. Vielmehr müssen Sie eine sogenannte QES verwenden. Was das ist, erfahren Sie im Folgenden.
Die eIDAS-VO regelt elektronische Signaturen, Zertifikate, Siegel, Zeitstempel sowie die Zustellung elektronischer Einschreiben. Die Verordnung kennt drei Arten von digitalen Unterschriften, mit denen verschiedene Vertragsarten online unterschrieben werden können:
Hierbei handelt es sich um die einfachste Form digitaler Signaturen. Sie können Sie erzeugen, indem Sie etwa eine Unterschrift in PDF einfügen. Das ist in diesem Zusammenhang sogar mit einer eingescannten Unterschrift möglich.
Die Unterschriftslösung ist in vielen Unternehmen ausreichend, um damit alltägliche Dokumente wie Bestellungen, Protokolle oder Anträge zu unterzeichnen.
Die FES ist eine „strengere“ Form der digitalen Unterschrift. Sie lässt sich mithilfe spezialisierter Anbieter wie Flixcheck erstellen und lässt zweifelsfrei erkennen, wer ein Dokument unterzeichnet hat. Da die unterzeichnende Person identifizierbar ist, kann diese Art der digitalen Unterschrift auch für wichtige (geschäftliche) Unterlagen wie Arbeits- oder Mietverträge verwendet werden.
Die QES ist die sicherste und aufwändigste Form digitaler Unterschriften. Sie wird mithilfe eines vertrauenswürdigen Zertifizierungsanbieters und unter Verwendung eines einmaligen digitalen Schlüsselpaares erzeugt.
Diese sicherste Form der digitalen Unterschrift kann nur von Trustcentern erzeugt werden, die der Kontrolle der Bundesnetzagentur unterliegen. Die erzeugten Signaturen sind Unterschriften auf Papier allerdings rechtlich gleichgestellt und können auch zur Unterzeichnung besonders wichtiger Dokumente (wie etwa Vollmachten) verwendet werden.
Digitale Lösungen zur Vertragsunterzeichnung lassen sich mithilfe spezialisierter Anbieter wie Flixcheck so einfach wie nie anwenden. Möchten auch Sie digitale Signaturmöglichkeiten nutzen, geht das – so sicher ist wie auf Papier – in wenigen einfachen Schritten:
Damit Sie die Möglichkeit des digitalen Signierens nutzen können, müssen Ihre Vertragsunterlagen beziehungsweise die Dokumente, die digital unterschrieben werden sollen, ebenfalls in digitaler Form vorliegen.
DSGVO-konforme Vertragsdokumente – auch Checks genannt – können Sie dabei ganz einfach und unkompliziert mit Flixcheck erstellen. Bei der Erstellung Ihrer Checks können Sie alle Dokumente genau und individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen. Dazu können Sie eigene Dateien hochladen oder auf vorgefertigte Formularbausteine (Check-Elemente) zurückgreifen:
Die gewünschten Dokumenten-Bausteine setzen Sie einfach per Drag-and-Drop zu individuellen Vertragsdokumenten zusammen. So erhalten Sie mit Flixcheck eigene Verträge schnell, einfach und individuell.
Haben Sie Ihre Vertragsunterlagen mit Flixcheck erstellt, können Sie die Dokumente anschließend an Ihre Kund:innen oder Geschäftspartner:innen versenden. Mit Flixcheck gelingt der Dokumentenversand besonders schnell und unkompliziert per E-Mail oder sogar per SMS.
Haben Sie die mit Flixcheck erstellten Unterlagen an Ihre Vertragspartner:innen versendet, erhalten diese die entsprechenden Dokumente direkt auf digitalem Wege. Prinzipiell haben Empfänger:innen nun zwei Möglichkeiten:
In den meisten Fällen bietet es sich jedoch auch für Ihre Geschäftspartner:innen an, digitale Vertragsunterlagen direkt online per Flixcheck zu unterschreiben. Das hängt zum einen damit zusammen, dass sich hierdurch weiterer Aufwand vermeiden und Portokosten einsparen lassen. Zum anderen ist das digitale Unterschreiben mit Flixcheck aber auch besonders unkompliziert und ohne Softwareinstallation möglich. Kein Wunder, dass sich die meisten Ihrer Partner:innen für das Signieren mit Flixcheck entscheiden werden und Sie Ihre gewünschten Vertragsunterlagen so besonders schnell vorliegen haben.
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