Was bedeutet digitales Vertragsmanagement?

Was ist digitales Vertragsmanagement?

Mit dem Begriff des digitalem Vertragsmanagement ist ein Prozess gemeint, der es Unternehmen und Privatanwender:innen erlaubt, alle Aufgaben rund um Verträge – von der Erstellung eines Vertrages bis hin zur bis Unterzeichnung – digital abzuwickeln. Das bedeutet: Digitales Vertragsmanagement umfasst alle Aspekte des Vetragsprozesses: Vertragserstellung, -verhandlung, -anpassung, -unterzeichnung (durch digitale Unterschrift).

Hieraus ergibt sich zum einen, dass digitales Vertragsmanagement durch die Möglichkeit, Word Dokumente zu unterschreiben oder in Vertretung zu unterschreiben, viele Arbeitsprozesse vereinfacht. Zum anderen ebnet das digitale Vertragsmanagement aber auch den Weg zum papierlosen Büro und bringt auf diese Weise verschiedene andere positive Effekte mit sich:

• kein Postversand: Liegen Verträge in digitaler Form vor, müssen sie nicht mehr auf dem klassischen Postweg versendet werden.
• elektronische Aufbewahrung: Digital vorliegende Verträge müssen nicht in Papierform aufbewahrt werden. Lagerfläche und zeitaufwändiges Ordnen werden so entbehrlich.
• Keine Anfahrtswege oder Dienstreisen: Können Verträge aus dem Home-Office heraus digital unterzeichnet werden, fallen lange Anfahrtswege zu Kund:innen oder sogar Dienstreisen weg.
• Ressourcenersparnis: Egal, ob Kaufvertrag oder Jahresabschluss – Liegen Verträge und Dokumente digital vor, entfällt aufwändiges Ausdrucken und Scannen. Auf diese Weise sparen Sie an mehreren Stellen Ressourcen und damit auch Kosten ein.

Diese Vorteile hat digitales Vertragsmanagement

Digitales Vertragsmanagement hat unzählige Vorteile und kann von Unternehmen in quasi allen Branchen genutzt werden. Profitieren können dabei verschiedenste Unternehmensbereiche:

In der HR-Abteilungen können Arbeitsverträge digital unterzeichnet und elektronische abgelegt werden. Im Vertriebsbereich hilft die digitale Organisation dabei, Rechnungsdokumente an Kolleg:innen oder Kund:innen weiterzuleiten und sie jederzeit und überall zu bearbeiten. In quasi allen Unternehmensbereichen lässt sich der Arbeitsalltag so neu und unkomplizierter gestalten.

Die wichtigsten, branchenübergreifenden Vorteile eines digitalen Vertragsmanagements sind dabei folgende:

• Dokumente flexibel unterzeichnen und abrufen: Setzen Sie auf digitales Vertragsmanagement, können Sie selbst wichtige Verträge zeit- und ortsunabhängig unterzeichnen oder unterzeichnen lassen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, digital aufbewahrte Unterlagen jederzeit und von jedem Ort aus einzusehen.
• Konkurrenzfähigkeit erhalten: Digitales Vertragsmanagement ermöglicht es Ihnen, flexibler, schneller und professioneller zu arbeiten. In vielen Branchen sind das mittlerweile Grundvoraussetzungen, um konkurrenzfähig zu bleiben.
• Schnellerer Vertragsabschluss: Zeit ist in allen Branchen ein wertvolles Gut. Besonders vorteilhaft ist daher, dass langes Warten, bis Unterlagen geliefert und zurückgesendet werden, durch digitales Vertragsmanagement entfällt.
• Alles auf einen Blick: Setzen Sie auf eine verlässliche Vertragsmanagement-Software (anstatt auf über Low Code Plattformen erstellte Eigenproduktionen), behalten Sie stets den Überblick über all Ihre Dokumente. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass bei jedem Vertragsabschluss alle erforderlichen Schritte beachtet werden.
• Keine vergessenen Termine und Fristen mehr: Digitales Vertragsmanagement hilft Ihnen, stets den Überblick über laufende Verträge zu behalten. So laufen keine Zahlungsfrist oder sonstige Laufzeiten unbemerkt ab.
• Vertragsmanagement passend für Ihre Bedürfnisse: Setzen Sie auf eine moderne Software für Ihr digitales Vertragsmanagement, ist diese an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassbar und leicht zu bedienen. Eine individuelle Konfigurierbarkeit ist dabei wichtig, um die Software an die Anforderungen unterschiedlicher Abteilung anpassen zu können.

So unterstützt Flixcheck beim digitalen Vertragsmanagement

Flixcheck präsentiert sich in Sachen digitales Vertragsmanagement als echtes All-in-One-Webtool. Schließlich können Sie das Tool rund um alle Schritte des digitalen Vertragsmanagements entsprechend Ihrer individuellen Bedürfnisse einsetzen. Insbesondere im Rahmen folgender Aufgaben ist Flixcheck ein verlässlicher Helfer:

• Einholen von Vertragsdaten für die Vertragserstellung: Die für einen Vertrag notwendigen Kundendaten können mit dem Kontaktanfrage-Element über Flixcheck eingeholt werden. Das Element integriert je nach Auswahl, Anrede, Vor- und Nachname, Adresse, E-Mail, Telefon- und Mobilfunknummer. Auf diese Weise gelingt die Vertragserstellung noch schneller und einfacher.
• Vertragsbestimmung: Ein vorbereitetes Vertragswerk kann Kund:innen mithilfe des Flixcheck-Datei-Elements vorab zur Verfügung gestellt werden. So erhalten Kund:innen die Möglichkeit, Änderungswünsche digital zu übermitteln oder sie sogar selbst Vorfeld zu integrieren.
• Vertragserstellung: Mithilfe des PDF-Editors von Flixcheck können Kund:innen Unterschriften in PDF einfügen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, bereits bestehende Verträge mithilfe des PDF-Editors schnell und individuell digital anzupassen.
• Vertragsverhandlung: Um Verträge noch einmal mündlich zu besprechen, können Sie Kund:innen über das Termin-Element von Flixcheck direkt einen Besprechungstermin zukommen lassen. Der Termin kann bei Bedarf direkt in den Kalender Ihrer Kund:innen eingetragen werden.
• Vertragsunterschrift: Mit Flixcheck können Sie DSGVO-konforme, einfache elektronische Signaturen (EES) und fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES) einholen beziehungsweise Verträge digital unterzeichnen lassen. Auch möglich ist es dabei, Verträge in Vertretung zu unterschreiben.

Datenschutz und Sicherheit

Digitales Vertragsmanagement mithilfe von Tools wie Flixcheck bringt viele Vorteile für Unternehmen verschiedenster Branchen mit sich. Damit Sie und Ihr Unternehmen vollumfänglich von diesen Vorteilen profitieren zu können, ist es jedoch wichtig, die Besonderheiten des digitalen Vertragsmanagements rund um Datenschutz und Sicherheit zu kennen.

Sicherheit

In puncto Datenschutz sind auch im Zusammenhang mit digitalem Vertragsmanagement die EU-weit geltende Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie das Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) relevant.

Setzen Sie bei Ihrer digitalen Vertragsverwaltung jedoch auf Flixcheck, können Sie sicher sein, dass Ihre eingeholten digitalen Unterschrift so erstellt werden, dass sie DSGVO- und DSG-konform sind. Das bedeutet: Mit Flixcheck erstellte Signaturen sind innerhalb der EU sowie schweizweit sicher einsetzbar

Datenschutz

Rund um das Thema Datenschutz und Datensicherheit spielt es eine Rolle, wo sich die Server Ihres für das digitale Vertragsmanagement verwendeten Tools befinden. Auch das Hosting ist in diesem Kontext relevant.

Setzen Sie auf Flixcheck, sind Sie auch hier auf der sicheren Seite. Für Flixcheck hat Sicherheit höchste Priorität. Kundendaten werden daher auf deutschen Servern und auf höchsten verfügbaren Standards gehostet.

Digitales Vertragsmanagement zusammengefasst

Selbstverständlich macht die digitale Transformation vor keiner Branche und auch vor Vertragsabschlüssen nicht Halt. Das ist allerdings alles andere als bedrohlich und bringt viele Chancen für Sie und Ihr Unternehmen mit sich:

Managen Sie Ihre Verträge nämlich digital, können Sie viele Schritte eines jeden Vertragsprozesses effizienter gestalten. Von der Unterzeichnung bis zur Aufbewahrung von Vertragswerken sparen Sie mit der passenden Softwarelösung so Zeit und bares Geld.

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