Wichtig: Je nach Word-Version kann die Funktion woanders platziert und möglicherweise nicht über den dargestellten Weg zugänglich sein. Die für unser Beispiel verwendeten Word-Versionen sind zum einen ein privates, zum anderen ein Office 365-Abonnement for Enterprise.
Es gibt nun zwei Wege, wie Sie Ihre Unterschrift in das Word-Dokument einfügen können. Entweder bereiten Sie die Unterschrift analog vor und scannen Sie ein oder Sie erstellen aus dem Word- ein PDF-Dokument, das Sie anschließend unterschreiben (lassen).
Wir erklären Ihnen beide Möglichkeiten. Egal, für welche Sie sich entscheiden: Mit dem digitalen Unterschreiben von Verträgen und anderen Dokumenten sparen Sie dank Prozessoptimierung wertvolle Zeit – und Ihre Kund:innen werden es Ihnen ebenfalls danken, wenn Sie keine ausgedruckten Papierberge von Ihnen erhalten.
Nehmen Sie sich ein weißes Blatt Papier sowie einen Stift zur Hand und unterschreiben Sie auf dem Papier. Achten Sie darauf, dass Sie rundherum ausreichend Platz lassen. So vermeiden Sie, dass beim anschließenden Einscannen etwas nicht korrekt erkannt wird.
Danach scannen Sie dieses Blatt Papier mit einem externen Scanner, einem Smartphone oder Tablet (per Scan-App) ein. Öffnen Sie nun Microsoft Word und folgen Sie diesen Schritten:
Tipp: Wenn Sie die Grafik zugeschnitten haben, können Sie sie erneut direkt aus Microsoft Word speichern. So können Sie beim nächsten Mal direkt die passende Größe verwenden.
Die EU-Verordnung eIDAS definiert, nach welchen Kriterien ein Dokument als rechtsgültig digital unterschrieben gilt. Ein Word-Dokument kann das nicht sein, da es veränderbar ist – daher sollten Sie stets ein PDF-Dokument von Ihren Kund:innen unterschreiben lassen.
Weiterlesen: Sie interessieren sich näher für rechtliche Vorgaben? Lesen Sie unseren Beitrag zu den rechtlichen Grundlagen der digitalen Unterschrift.
Entweder speichern Sie also Ihr Word als PDF-Dokument und lassen es so signieren oder noch einfacher: Sie nutzen den PDF-Editor von Flixcheck. Darüber erstellen Sie ausfüllbare PDFs bequem am Desktop und versenden sie an Kolleg:innen, Kund:innen oder nutzen sie selbst.
Mit dem Webtool – es ist keine Software-Installation notwendig – konvertieren Sie in Sekundenschnelle Word- in PDF-Dokumente, lassen Sie von Ihren Kund:innen unterschreiben oder platzieren selbst Ihre Unterschrift.
Flixcheck funktioniert nach einem einfachen Prinzip. Wenn Sie von einem oder einer Kund:in eine digitale Unterschrift benötigen, erstellen Sie einen „Check“. Diese Anfrage wird nun in Echtzeit per SMS, E-Mail oder Messengerdienst übermittelt.
Ohne ein Programm herunterzuladen oder einen Scanner suchen zu müssen, kann Ihr:e Geschäftspartner:in oder Kund:in jetzt etwa ein PDF-Dokument unterschreiben. Einfach und unkompliziert.
Sie wollen wissen, wie das genau funktioniert? In unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung erfahren Sie, wie Sie mit dem PDF-Editor eine Unterschrift in ein PDF-Dokument einfügen
Das ist längst nicht alles, was Sie mit Flixcheck machen können. Mit dem All-in-One-Webtool digitalisieren Sie Ihre komplette Kundenkommunikation.
Es gibt nicht nur die Möglichkeit, ein Word-Dokument unterschreiben zu lassen – ganz im Gegenteil. Wofür andere Unternehmen Low-Code-Plattformen zum Aufsetzen eigener Software nutzen, brauchen Sie lediglich ein einziges Tool.
Ob SEPA-Mandat, Bilderaustausch oder individuelle Formulare: Das Tool sorgt dafür, dass Sie nicht mehr tage- und wochenlang auf Rückmeldungen Ihrer Kund:innen per Post oder E-Mail-Adresse warten müssen. Check erstellen, versenden, abwarten – Kundenkommunikation war nie einfacher.
Solche Dinge kommen immer dann zum Tragen, wenn andere Dinge davon abhängen. Wie etwa, bei planungsintensiven Prozessen, rund um das Bewerbungsschreiben.
Wichtig: Wir bieten keinen Ersatz für eine verbindliche Rechtsberatung. Dennoch möchten wir auf die rechtlichen Risiken hinweisen, die mit der hier besprochenen Methode möglicherweise relevant sind.
Eingescannte Unterschriften mögen auf den ersten Blick praktisch erscheinen, doch sie bergen erhebliche rechtliche und sicherheitstechnische Fallstricke. In der Geschäftskommunikation oder bei Vertragsabschlüssen werden solche Unterschriften oft verwendet, um Prozesse zu beschleunigen – ein vermeintlicher Vorteil, der sich schnell als gefährlich erweisen kann. Da eingescannten Unterschriften jegliche Authentifizierungs- und Integritätsprüfung fehlt, sind sie besonders anfällig für Manipulationen und Missbrauch.
Einmal digital gespeichert, können sie problemlos kopiert und in anderen Dokumenten verwendet werden, ohne dass die ursprüngliche Urheberin oder der ursprüngliche Urheber das bemerkt. In einem Streitfall können eingescannte Unterschriften vor Gericht zudem kaum als Beweis dienen, da ihre Echtheit nicht zweifelsfrei nachgewiesen werden kann. Das stellt Unternehmen und Organisationen vor erhebliche Risiken, insbesondere bei hochsensiblen oder rechtlich bindenden Dokumenten.
Die Verwendung von eingescannten Unterschriften kann zu einer unerwünschten Anzahl von Problemen führen, vornehmlich im geschäftlichen und rechtlichen Kontext:
Wer rechtlich und sicherheitstechnisch auf der sicheren Seite sein möchte, sollte daher konsequent auf qualifizierte elektronische Signaturen setzen.
Kaum jemand druckt heute noch seine oder ihre Dokumente aus, unterschreibt sie und versendet sie per Post. Viel zu umständlich – es geht schließlich auch deutlich leichter. Gerade in der Kommunikation mit Ihren Kund:innen sind schnelle Nachrichten und die zügige Bereitstellung von Dokumenten zur Unterschrift Gold wert.
Um Word-Dokumente unterschreiben zu lassen, gibt es einige Möglichkeiten. Die meisten davon sind jedoch umständlich und dauern viel zu lange.
Mit Flixcheck geht das deutlich schneller. Wenige Klicks sind nötig, um Ihren Kund:innen ein zum PDF umgewandeltes Word-Dokument zur Unterschrift zukommen zu lassen.
Außerdem erhalten Sie mit dem Webtool einen modularen Baukasten und können neben Dokumenten auch SEPA-Lastschriftmandate, Bilder und Weiteres in Echtzeit anfordern. So wird Kundenkommunikation einfacher, schneller und schlanker.
Testen Sie Flixcheck selbst auf Herz und Nieren: In der Testversion nutzen Sie alle Funktionen 30 Tage lang kostenlos!
Navigieren Sie in der Registerkarte „Einfügen“ zur Gruppe „Text“. Dort finden Sie die Funktion „Signaturzeile“. Tragen Sie alle notwendigen Informationen ein, wählen Sie aus, ob das Datum angezeigt werden soll oder nicht und fügen Sie die Signatur anschließend dem Dokument hinzu.
Am einfachsten geht die digitale Unterschrift mit Online-Tools wie Flixcheck – vor allem, wenn Sie regelmäßig Dokumente von Ihren Kund:innen und Kolleg:innen unterschreiben lassen. Weitere Möglichkeiten sind die Verwendung von spezieller Software oder Online-Tools. Auch Programme wie der Acrobat Reader machen das Unterschreiben eines Dokuments am PC möglich.
Mit Flixcheck fordern Sie einfach und schnell eine digitale Unterschrift an. Ihr Gegenüber wird in Echtzeit per SMS, E-Mail oder Messenger benachrichtigt und unterschreibt in wenigen Klicks. Schneller geht es mit keiner anderen Lösung.
" class="jet-listing-dynamic-link__link">Quelle: https://pixabay.com/de/photos/technologie-ger%C3%A4te-elektronik-6801334/
Diese Technologie hat sich in den vergangenen Jahren rasant entwickelt und ist heute ein entscheidender Bestandteil in vielen Geschäftsfeldern, insbesondere im Bereich der digitalen Kommunikation mit Kund:innen – zum Beispiel im Mailverkehr. Der Unterschied zu Standard-E-Mail-Signaturen (Schlussgrußformeln) liegt in der Rechtsverbindlichkeit und Sicherheit.
Während die E-Mail-Signatur lediglich eine Art digitale Visitenkarte am Ende einer E-Mail ist, sorgt die digitale Unterschrift für die rechtliche Anerkennung des Dokuments.
Dieser Unterschied ist wichtig, da er die Glaubwürdigkeit und Rechtskraft von Dokumenten im Geschäftsverkehr betrifft. Es ist daher entscheidend, dass Unternehmen verstehen, wie digitale Unterschriften rechtskonform und korrekt genutzt werden können, um die Professionalität und das Vertrauen in der Kommunikation mit ihren Kund:innen sicherzustellen.
Das digitale Signieren von Dokumenten erfordert mehr als nur das Einfügen einer eingescannten Unterschrift. Viele Menschen glauben, dass ein eingescanntes Bild ihrer Unterschrift als digitale Signatur ausreicht – doch das ist ein Irrtum. Solche Unterschriften sind in der Regel nicht rechtsverbindlich, da sie keine Sicherheit oder Authentizität garantieren.
Verwenden Sie daher zertifizierte digitale Signaturen, die den gesetzlichen Anforderungen, wie der eIDAS-Verordnung, entsprechen.
Weitere häufige Fehler beim digitalen Signieren sind:
Das Erstellen digitaler Unterschriften in Microsoft OneNote, Word, Adobe Acrobat oder Flixcheck ist ein unkomplizierter Prozess. Die folgenden Schritte helfen Ihnen, die Unterschrift in Ihren Dokumenten zu implementieren – in unserem Blog finden Sie zudem Anleitungen, wie Sie Unterschriften in Google Docs, Pages und Excel einfügen.
Fast jede Office-Software bietet Ihnen die Möglichkeit zur Freihandeingabe an. Das funktioniert zum Beispiel mit Outlook, aber am einfachsten geht es per OneNote:
Die folgende Kurzanleitung hilft Ihnen, ein Dokument mit digitaler Signatur in Word zu erstellen:
Adobe Acrobat bietet eine professionelle Lösung, um digitale Signaturen in PDFs einzufügen. Das Tool ist besonders hilfreich, wenn Sie häufig mit PDF-Dokumenten arbeiten. Hier ist eine detaillierte Anleitung:
Quelle: https://helpx.adobe.com/in/sign/using/create-electronic-signature.html
Flixcheck vereint Einfachheit mit Vielseitigkeit in der Welt digitaler Unterschriften. Es unterstützt sowohl einfache elektronische Signatur (EES) als auch fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES) gemäß eIDAS-Verordnung. Damit bietet Flixcheck eine umfassende und rechtskonforme Lösung für Unternehmen jeder Größe und Branche.
Kund:innen können bequem per Smartphone oder Tablet auf Signaturanfragen zugreifen, ohne zusätzliche Software oder Dateien herunterladen zu müssen. Ein einfacher Klick auf einen Link führt durch den Prozess, sodass der Vorgang für alle Beteiligten reibungslos verläuft.
Der PDF-Editor von Flixcheck erweitert die Möglichkeiten zur Integration von Unterschriften in bestehende PDF-Dokumente, wodurch ein nahtloser Ablauf gewährleistet wird. Ob es sich um
Flixcheck bietet eine umfangreiche Palette von Einsatzmöglichkeiten in der digitalen Kundenkommunikation.
Indem es etwa das Hin-und-her bei Vertragsunterzeichnungen durch eine sichere und benutzerfreundliche, smarte Lösung ersetzt, erleichtert Flixcheck unter anderem das Vertragsmanagement und macht die Kommunikation mit Ihren Kund:innen sicherer.
Digitale Unterschriften sind in der heutigen Geschäftswelt ein Symbol für Vertrauen und Professionalität. Die Implementierung digitaler Unterschriften in Ihrem Unternehmen stellt nicht nur die Authentizität und Rechtskraft von Dokumenten sicher, sondern fördert auch eine schlanke und sichere Kommunikation mit Ihren Kund:innen.
Es gibt zahlreiche digitale Tools, die den Prozess der Erstellung digitaler Unterschriften vereinfachen und automatisieren – beispielsweise Flixcheck. Diese Tools erleichtern nicht nur die Integration in verschiedene Dokumente, sondern bieten auch eine komfortable Lösung für moderne Unternehmen, die auf geringe Barrieren und Compliance achten.
Testen Sie Flixcheck noch heute und 30 Tage lang kostenlos!
" class="jet-listing-dynamic-link__link">Quelle: https://pixabay.com/de/photos/laptop-b%C3%BCro-hand-schreiben-3196481/
Die Vielfalt an Klauseln reicht von Vertraulichkeitsvereinbarungen, die sensible Informationen schützen, bis hin zu Regelungen, die den Umgang mit Streitigkeiten oder Vertragsverletzungen festlegen. Eine präzise Formulierung ist wichtig, um rechtliche Sicherheit zu gewährleisten und die Interessen aller Beteiligten zu schützen.
Moderne Tools im Bereich Vertragsmanagement bieten hier Unterstützung. Durch digitale Lösungen können Sie Verträge nicht nur erstellen, sondern auch nachhaltig verwalten und überwachen, um sicherzustellen, dass alle Vertragsklauseln eingehalten werden.
Wichtig: Dieser Artikel ist nur der Versuch einer ersten Einordnung ins Thema und ersetzt keine verbindliche Rechtsberatung.
Vertragsklauseln decken eine Vielzahl von Regelungen ab, die je nach Recht und Zweck variieren können. Um die wichtigsten Arten zu verstehen, lohnt es sich, typische Beispiele genauer zu betrachten. Jede dieser Klauseln erfüllt einen speziellen Zweck und trägt dazu bei, klare Vereinbarungen zwischen den Vertragsparteien zu schaffen. Hier sind einige gängige Vertragsklauseln, die in unterschiedlichen Kontexten von Bedeutung sind:
Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) bilden die Grundlage vieler Verträge, indem sie zentrale Regelungen standardisieren. In diesen Klauseln finden sich häufig Bestimmungen zu Zahlungsmodalitäten, Haftungsausschlüssen, Lieferbedingungen und den Rechten der Vertragspartner:innen bei Vertragsverletzungen.
Ein entscheidender Vorteil der AGB ist ihre Universalität: Sie sparen Unternehmen Zeit und vereinfachen Verhandlungen, da sie nicht für jede Vereinbarung individuell ausgearbeitet werden müssen. Allerdings sollten Unternehmen darauf achten, die AGB regelmäßig zu aktualisieren, um rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden und Missverständnissen vorzubeugen.
Der Schutz geistigen Eigentums ist in vielen Branchen unverzichtbar. IP-Klauseln (Intellectual Property) regeln die Rechte an immateriellen Gütern, wie
Sie bestimmen, wem die Rechte gehören und wie diese genutzt werden dürfen. Solche Klauseln sind besonders in technologiegetriebenen Unternehmen und kreativen Branchen unerlässlich, da sie unautorisierte Nutzung oder Diebstahl verhindern.
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Gut formulierte IP-Klauseln können auch festlegen, wie im Falle von Streitigkeiten über Rechte verfahren wird. So schützen Sie nicht nur Vermögenswerte, sondern schaffen auch klare Verantwortlichkeiten zwischen den Vertragsparteien.
Vertraulichkeitsklauseln – häufig in der Form eines NDA-Vertrags (Non-Disclosure-Agreement) – gehören zu den wichtigsten Regelungen in Geschäftsverträgen. Sie sichern sensible Informationen wie Geschäftsgeheimnisse, Finanzdaten oder technologische Entwicklungen ab und legen fest, wer Zugang zu welchen Daten erhält.
Zudem definieren sie Sanktionen bei einem Verstoß. Besonders in Branchen mit hohem Innovationsgrad oder bei Fusionen und Übernahmen sind NDAs unverzichtbar. Unternehmen können mit solchen Klauseln vermeiden, dass Wettbewerbsvorteile durch unkontrollierte Informationsweitergabe verloren gehen.
Salvatorische Klauseln sind eine Art Sicherheitsnetz für Verträge. Sie greifen dann, wenn einzelne Klauseln unwirksam oder rechtswidrig sind, und verhindern, dass der gesamte Vertrag dadurch ungültig wird. Stattdessen bleibt der Vertrag in seinen anderen Teilen bestehen, und die ungültige Klausel wird durch eine wirksame Regelung ersetzt, die dem ursprünglichen Zweck möglichst nahekommt.
Salvatorische Klauseln sind besonders in komplexen Verträgen wichtig, da sie langfristige Stabilität und rechtliche Sicherheit bieten. So können Unternehmen flexibel auf Veränderungen reagieren, ohne bestehende Vereinbarungen komplett überarbeiten zu müssen.
Vertragsklauseln erfüllen eine Vielzahl an Funktionen. Sie bilden die Grundlage für verlässliche Geschäftsbeziehungen, schützen die Interessen aller Parteien und sorgen für rechtliche Klarheit. Um Ihnen einen besseren Überblick zu geben, haben wir die häufigsten Anwendungszwecke in einer Liste zusammengefasst:
Trotz ihrer zentralen Bedeutung bergen Vertragsklauseln auch Herausforderungen und Risiken. Fehlerhafte Formulierungen, unklare Regelungen oder rechtliche Lücken können schnell zu Konflikten führen.
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Ein häufiges Problem bei Vertragsklauseln ist die Verwendung von ungenauen Begriffen oder juristisch nicht präzisen Formulierungen. Das kann zu unterschiedlichen Interpretationen führen, die Konflikte zwischen den Parteien auslösen. Besonders Begriffe wie „zeitnah“ oder „angemessen“ sollten vermieden und durch konkrete Zeitangaben oder Werte ersetzt werden.
Gesetze und Vorschriften ändern sich regelmäßig. Verträge, die nicht an die aktuelle Gesetzeslage angepasst werden, können unwirksam werden. So besteht etwa das Risiko, dass Klauseln zu AGB oder Datenschutzbestimmungen gegen geltende Vorschriften verstoßen und deshalb rechtlich nicht haltbar sind.
Verträge, die keine Flexibilität bei unvorhergesehenen Ereignissen vorsehen, können schnell problematisch werden. Salvatorische Klauseln oder Regelungen zu höherer Gewalt fehlen oft und führen dazu, dass der Vertrag im Ernstfall keine tragfähige Lösung bietet.
Ein häufiger Fehler ist, dass Vertragsklauseln über die Laufzeit hinweg nicht aktualisiert werden. Wenn sich Bedingungen oder Anforderungen ändern, sollten Verträge regelmäßig überprüft und bei Bedarf nachverhandelt werden.
Ohne ein strukturiertes Vertragscontrolling können wichtige Klauseln übersehen oder fehlerhaft umgesetzt werden. Fehlt eine zentrale Übersicht, sind Fristen, Verpflichtungen und Anpassungen schwer nachzuverfolgen.
Die Anforderungen an eine sinnvolle Verwaltung von Vertragsklauseln steigen mit der zunehmenden Digitalisierung in Unternehmen. Digitale Vertragsmanagement-Tools bieten entscheidende Vorteile. Einerseits erleichtern sie die Organisation von Verträgen, andererseits sorgen sie für klare Strukturen und automatisierte Prozesse, die den Verwaltungsaufwand erheblich reduzieren.
Quelle: https://www.pexels.com/photo/photo-of-man-and-woman-talking-to-each-other-4065133/
Moderne Softwarelösungen helfen dabei, Fehler zu vermeiden, rechtliche Risiken zu minimieren und die Zusammenarbeit zwischen Teams zu verbessern. Insbesondere bei komplexen Vertragskonstruktionen oder in Unternehmen mit hohem Dokumentenvolumen bieten sie eine zentrale Plattform, die alle Beteiligten unterstützt.
Digitale Lösungen für das Vertragsmanagement zeichnen sich durch folgende Vorteile aus:
Diese Features machen Softwarelösungen zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Unternehmen, die ihre Vertragsverwaltung auf ein modernes Niveau heben wollen.
Flixcheck bietet darüber hinaus eine spezialisierte Plattform, die nicht nur auf Vertragsklauseln, sondern auf die gesamte Kundenkommunikation ausgerichtet ist. Mit einer Vielzahl an Funktionen hilft Flixcheck, Vertragsprozesse nachhaltiger zu gestalten:
Vertragsklauseln sind das Fundament rechtssicherer und nachhaltiger Geschäftsbeziehungen. Sie bieten die notwendige Struktur, um Rechte, Pflichten und Bedingungen präzise zu definieren und Konflikten vorzubeugen. Ein tiefes Verständnis der unterschiedlichen Klauselarten sowie ihrer Anwendungsbereiche ist für jedes Unternehmen unerlässlich, um mögliche Fallstricke zu vermeiden und Verträge verlässlich zu gestalten.
Die Digitalisierung eröffnet hier völlig neue Möglichkeiten. Mit innovativen Lösungen wie Vertragsmanagement-Tools können Sie Klauseln besser verwalten, Verträge flexibel anpassen und rechtliche Standards einfacher einhalten. Machen Sie es zur Regel: Eine durchdachte Vertragsstrategie kombiniert mit den passenden Werkzeugen sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen auch in komplexen Verhandlungssituationen bestens aufgestellt ist.
Testen Sie Flixcheck zur vereinfachten Verwaltung von Verträgen und Berücksichtigung sämtlicher Vertragsklauseln jetzt 30 Tage lang kostenlos!
" class="jet-listing-dynamic-link__link">Diese Software unterstützt Unternehmen dabei, ihre Vertriebsaktivitäten zu organisieren, zu automatisieren und zu synchronisieren, um eine zielführende Kundenansprache zu gewährleisten.
Sie beinhaltet typischerweise Funktionen wie
Die Integration von Vertriebstools in die Geschäftsprozesse ermöglicht es den Vertriebsteams, besser auf die Bedürfnisse der Kund:innen einzugehen und diese schneller zu bearbeiten. Durch die Automatisierung routinemäßiger Aufgaben können sich die Vertriebsmitarbeiter:innen auf komplexere und wertschöpfendere Aktivitäten konzentrieren.
Das optimale Resultat ist eine Optimierung des gesamten Vertriebszyklus, also bereits von der ersten Kundenkontaktaufnahme bis zum erfolgreichen Verkaufsabschluss.
Außerdem ermöglicht die Software eine detaillierte Analyse der Vertriebsdaten, was zur Identifikation von Verkaufstrends und -chancen sowie zur strategischen Planung und Entscheidungsfindung beiträgt. Im besten Falle steigern Sie dadurch nicht nur die Produktivität innerhalb des Vertriebsteams, sondern es werden zudem die Kundenbeziehungen durch gezielte und personalisierte Kommunikation verbessert.
Das Ziel ist also nicht nur eine reine Prozessoptimierung, sondern verbesserte Kundenbeziehungen als sekundärer Effekt.
Die Auswahl der richtigen Vertriebssoftware hat einen erheblichen Einfluss auf die Vertriebsaktivitäten.
Eine gut ausgewählte Vertriebssoftware kann Ihnen helfen, Ihre Vertriebsprozesse zu optimieren und die Vertriebsleistung zu steigern, indem sie folgende wichtige Eigenschaften bietet:
Moderne Vertriebssoftware ermöglicht es Ihnen, alle Interaktionen mit Ihren Kunden und Kundinnen zu verfolgen und zu analysieren. Durch das Sammeln von spezifischen Kennzahlen lassen sich so valide Aussagen treffen und Verbesserungen einführen.
Viele alltägliche Aufgaben im Vertrieb, wie die Erfassung von Kontaktdaten oder die Aktualisierung von Verkaufschancen, können automatisiert werden. Das spart zum einen Zeit und ermöglicht es Ihren Vertriebsmitarbeiter:innen zum anderen, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. Gute Prozesse vermeiden Wiederholungen und kommen dadurch schneller zum Ziel.
Mit der richtigen Software können Sie aus Ihren Vertriebsdaten wertvolle Erkenntnisse gewinnen. Das erleichtert die Prognose von Verkaufstrends, die Identifizierung erfolgreicher Vertriebsstrategien und die gezielte Ansprache von potenziellen Neukund:innen.
Ihr Vertriebsteam wird durch den Einsatz einer Vertriebssoftware erheblich verbessert, da weniger Zeit für administrative Aufgaben benötigt wird und mehr Zeit für den Verkauf selbst zur Verfügung steht.
Eine gute Vertriebslösung wächst mit Ihrem Unternehmen mit. Sie passt sich den sich ändernden Anforderungen an und kann leicht um neue Funktionen erweitert werden, um mit der Entwicklung Ihres Unternehmens Schritt zu halten.
Indem Sie eine Software wählen, die diese Eigenschaften bietet, stellen Sie sicher, dass Ihr Vertriebsteam die nötigen Tools hat, um in einem konkurrenzreichen Markt erfolgreich zu sein. Die richtige Vertriebssoftware wirkt dann fast wie ein strategischer Partner, mit dem Bestreben, den Vertrieb zu digitalisieren und die Vertriebsleistung zu optimieren.
Eine gute Vertriebsmanagement-Software zeichnet sich durch mehrere Schlüsselkomponenten aus, die wegweisend sind, um die Vertriebsziele Ihres Unternehmens zu erreichen.
Hier sind die wichtigsten Eckpfeiler, die bei der Auswahl einer solchen Software berücksichtigt werden sollten:
Eine zentrale Komponente jeder Vertriebsplattform ist das CRM-System, das dabei hilft, alle Informationen und Interaktionen mit den Kund:innen zu verwalten. Dies ermöglicht es Vertriebsteams, eine 360-Grad-Sicht auf die Kund:innen zu entwickeln und deren Bedürfnisse besser zu verstehen. Das gilt natürlich auch für den Zeitpunkt nach einem Kauf im After-Sales-Management.
Die Fähigkeit, Daten zu sammeln, zu analysieren und zu visualisieren, ist wegführend für das Verständnis von Verkaufstrends und Kundenverhalten. Eine gute Software bietet Vertriebsorganisationen leistungsstarke Analysetools, die präzise Berichte generieren und somit fundierte Entscheidungen ermöglichen.
Hier kommen gleich mehrere Aspekte zum Tragen. Die Lead-Generierung, die Kaltakquise im Außendienst, die Angebotserstellung sowie der Abschluss des Verkaufs. Die Automatisierungsfunktionen einer Vertriebssoftware können wesentliche Prozesse vereinfachen und beschleunigen, wodurch die Wirksamkeit des gesamten Workflows gesteigert wird.
Die beste Vertriebssoftware lässt sich nahtlos in andere Systeme und Softwarelösungen integrieren, die Ihr Unternehmen bereits nutzt. Das gewährleistet einen reibungslosen Informationsfluss und eine hohe Benutzerakzeptanz. Niemand mag sogenannte "Mikrohürden", eine barrierefreie Softwarelandschaft ist daher alternativlos.
Mit dem zunehmenden Trend zum mobilen Arbeiten ist es wichtig, dass eine Vertriebssoftware von überall und auf jedem Gerät zugänglich ist. Cloud-basierte Lösungen bieten diese Flexibilität und Sicherheit der Daten.
Eine intuitive Benutzeroberfläche und leicht verständliche Funktionen eines Vertriebstools erleichtern die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen und die tägliche Nutzung der Software. Zudem ist ein zuverlässiger Kundensupport für die Lösung etwaiger Probleme unerlässlich. Ohne Kundensupport degradieren Sie Ihr Unternehmen zu einem reinen Händler. Mit einem guten Kundensupport heben Sie sich stattdessen von Ihrer Konkurrenz ab und verhindern eine Kundenabwanderung.
Um Ihnen eine konkrete Vorstellung der verfügbaren Vertriebssoftwares zu geben, haben wir eine Auswahl an acht führenden Tools zusammengestellt, die verschiedene Bedürfnisse und Anforderungen eines Vertriebs abdecken.
Diese ungeordnete Übersicht soll Ihnen helfen, die Software zu finden, die am besten zu den spezifischen Herausforderungen Ihres Vertriebs passt. Die folgenden Tools der Übersicht werden wir im weiteren Verlauf noch detaillierter beschreiben:
CentralStationCRM ist besonders auf die Bedürfnisse kleiner bis mittelständischer Unternehmen ausgerichtet, die eine unkomplizierte Lösung für das Kundenbeziehungsmanagement suchen. Es unterstützt bei der Organisation von Kontakten und der Verfolgung von Kommunikationshistorien.
Die Software wartet mit Lösungen für Benutzerfreundlichkeit und die Fähigkeit auf, Vertriebsteams eine klare Übersicht über ihre Vertriebspipelines zu bieten. Das Ziel ist eine intuitive Steuerung der Vertriebsaktivitäten und erleichtert die Priorisierung von erfolgversprechenden Leads und Projekten.
Kosten: CentralStationCRM beginnt für kleine Teams bei 20 Euro pro Nutzerin pro Monat.
Pipedrive ist eine CRM-Software, die speziell darauf ausgelegt ist, den Vertriebsprozess durch eine intuitive Benutzeroberfläche und eine nachhaltige Verwaltung der Verkaufspipeline zu optimieren. Sie ist besonders bekannt für ihre Visualisierung von Verkaufsprozessen, mit der Vertriebsteams den Überblick über Deals und Kundeninteraktionen behalten.
Die Software bietet eine Vielzahl von Automatisierungsoptionen, die den Workflow verbessern, indem sie wiederkehrende Aufgaben reduzieren und dem Vertrieb ermöglichen, sich auf das Abschließen von Geschäften zu konzentrieren.
2023 hat Pipedrive seine Funktionen erweitert, um den sich ändernden Bedürfnissen der Vertriebsteams gerecht zu werden.
Seitdem gibt es eine verbesserte E-Mail-Synchronisation, die Möglichkeit, mehrere E-Mail-Konten zu verbinden sowie erweiterte Berichterstattungs- und Analysetools. Diese Updates zielen darauf ab, den Nutzer:innen eine noch tiefere und detailliertere Einsicht in ihre Verkaufsprozesse zu geben und die Zusammenarbeit innerhalb der Teams zu erleichtern.
Kosten: Pipedrive beginnt bei 14 Euro pro Nutzer:in und Monat im jährlichen Plan.
Weclapp ist eine vielseitige Cloud-basierte CRM- und ERP-Software, die besonders für kleine bis mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ist. Sie integriert CRM, Projektmanagement, Rechnungsstellung und weitere Funktionen in einer einheitlichen Plattform, mit dem Ziel Geschäftsprozesse zu vereinfachen und Barrieren zu reduzieren.
Weclapp bietet intelligente Automatisierungen und Workflow-Optimierungen, die dazu beitragen, die Lösungsrate im Kundenmanagement und anderen Geschäftsbereichen zu steigern.
Die Software zeichnet sich durch eine benutzerfreundliche Oberfläche aus, die eine schnelle Einarbeitung ermöglicht. Kund:innen und Kontakte können einfach verwaltet werden, wobei alle relevanten Kundeninformationen und digitale Korrespondenzen zentral gespeichert werden, um schnell auf Anfragen reagieren zu können.
Weclapp unterstützt auch die Erstellung und Verwaltung von Kampagnen zur Kundenakquise und bietet detaillierte Einblicke und Analysen zur Performance von Vertriebsaktivitäten.
Kosten: Das CRM Paket beginnt bei 39 Euro pro Nutzer:in und Monat.
TecArt ist eine webbasierte Management-Software für den Vertrieb, die speziell für kleine und mittlere Unternehmen konzipiert ist. Die Software bietet eine breite Palette an Funktionalitäten, darunter Kundenmanagement, Kommunikationsverwaltung und Projektzusammenarbeit, was sie zu einem zentralen Werkzeug für tägliche Geschäftsaktivitäten macht.
Die Anwendung zeichnet sich durch eine hohe Benutzerfreundlichkeit und eine umfangreiche Dokumentation aus, die es neuen Nutzer:innen erleichtert, die Software ohne große Einarbeitung zu nutzen.
Die Integration von E-Mails und die Möglichkeit der Automatisierung verschiedener Prozesse tragen weiterhin zur Optimierung der Vertriebsprozesse bei.
Kosten: TecArt beginnt im Cloud-Plan bei 28 Euro pro Nutzer:in und Monat bei 24 Monaten Laufzeit.
Microsoft Dynamics 365 Sales ist eine fortschrittliche Vertriebssoftware, die speziell darauf ausgelegt ist, die Vertriebseffizienz durch smartes Kontakt- und Account-Management zu maximieren. Die Plattform nutzt KI-gestützte Analysen, um Verkaufsprozesse zu optimieren und personalisierte Kundenerlebnisse zu schaffen.
Ein Hauptmerkmal der Software ist ihre Fähigkeit, Einblicke in Kundenbedürfnisse und Verhaltensweisen zu bieten, wodurch Vertriebsteams Prozesse und Entwicklungen genauer prognostizieren und so besser und schneller verkaufen können.
Ferner ermöglicht Microsoft Dynamics 365 Sales die Automatisierung von Routineaufgaben und bietet umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten, um spezifische Geschäftsprozesse zu unterstützen. Als Teil der Microsoft-Umgebung gibt es zudem viele Tools aus der gleichen Welt, die angebunden werden können.
Kosten: Microsoft Dynamics 365 Sales beginnt im Professional Plan bei 65 US-Dollar pro Nutzer:in und Monat.
SAP Sales Cloud ist eine große Vertriebssoftware innerhalb des SAP-Umfelds, die speziell darauf ausgerichtet ist, Verkaufsteams durch Automatisierung und intelligente Verkaufstools zu unterstützen. Die Plattform bietet Funktionen wie intelligente Verkaufsstrategien, digitales Verkaufen und umsetzbare Verkaufsanalysen, die Unternehmen dabei helfen, ihre Umsätze und Gewinnraten zu steigern.
Mit der Software können Anwender:innen im Vertrieb ihre Kund:innen über digitale Vertriebskanäle schneller erreichen und die Interaktionen auf Basis von tiefgreifenden Einblicken personalisieren.
Ein weiteres Hauptmerkmal der SAP Sales Cloud ist die Skalierbarkeit der Vertriebsautomatisierung. Sie trägt dazu bei, die Erfolgsrate im Verkaufsprozess zu verbessern und die Leistung an jedem Standort durch optimierte Feldverkaufs- und Einzelhandelsausführungsplanung zu steigern.
Kosten: Die SAP Sales Cloud der Standard Edition beginnt für fünf Nutzer:innen bei etwa 260 Euro pro Monat.
CAS genesisWorld ist eine CRM-Software, die sich besonders durch ihre Flexibilität und Anpassungsfähigkeit auszeichnet und auf die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Unternehmen zugeschnitten ist. Die Software unterstützt eine Vielzahl von Geschäftsprozessen, einschließlich Marketing, Vertrieb und Kundenservice. Damit ermöglicht es Nutzer:innen, Informationen zentral zu speichern und zu verwalten.
Ein besonderes Merkmal von CAS genesisWorld ist das SmartDesign®-Konzept, das eine intuitive Bedienung auf verschiedenen Geräten ermöglicht, was den Zugriff auf Daten jederzeit und überall erleichtert.
Optional bietet CAS genesisWorld Module und Schnittstellen, die nahezu unbegrenzt erweitert und angepasst werden können, um spezifische Unternehmensanforderungen zu erfüllen. Es positioniert sich daher besonders durch seine Flexibilität.
Kosten: Das kleinste verfügbare Paket beginnt für 30 Benutzer:innen im Jahr, mit Gesamtkosten im Bereich von 30.240 Euro, also 84 Euro pro Nutzer:in und Monat.
Salesforce Sales Cloud ist eine bekannte Vertriebssoftware, die darauf ausgerichtet ist, Vertriebsteams durch eine Vielzahl von Automatisierungs- und Analysewerkzeugen zu unterstützen. Die Software integriert fortgeschrittene KI-Funktionen, um die Effizienz der Vertriebsmitarbeiter und -mitarbeiterinnen zu steigern und hilft, Kundenbeziehungen besser zu verwalten durch eine tiefgehende Integration mit sozialen Medien und mobilen Zugriffsmöglichkeiten.
Ein Schlüsselmerkmal der Salesforce Sales Cloud ist die Vertriebsautomatisierung, die darauf abzielt, Verkaufsprozesse zu straffen und die Verwaltung von Leads und Chancen zu vereinfachen. Ebenfalls integriert sind umfangreiche Analysetools und Dashboards, die es Vertriebsleiter:innen ermöglichen, die Verkaufsleistung detailliert zu verfolgen und Prognosen in Echtzeit zu erstellen.
Die Plattform bietet auch erweiterte Funktionen für das Quoting und die Vertragsverwaltung, die die Deal-Abschlusszeiten verkürzen sollen. Die Zugänglichkeit über mobile Anwendungen und eine enge Integration mit anderen Business-Tools wie Slack fördern zudem eine flexible und vernetzte Arbeitsweise des Vertriebs.
Kosten: Salesforce Sales Cloud beginnt bei etwa 23 Euro pro Nutzer:in und Monat in der Starter Suite.
Flixcheck bietet als All-In-One-App eine ganzheitliche Lösung zur Digitalisierung Ihrer Kundenkommunikation, die für Unternehmen aller Größen geeignet ist, die ihre Papierarbeit reduzieren und Geschäftsprozesse automatisieren möchten. Abseits der reinen Tätigkeiten im Vertrieb nimmt Flixcheck dadurch eine Sonderstellung in diesem Vergleich ein - das Tool eignet sich perfekt als Ergänzung zu Ihrer gewählten Vertriebssoftware.
Zu den Hauptfunktionen gehören die Erstellung digitaler Formulare, Dateifreigabe, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Massenmailing, digitale Unterschrift und ein PDF-Editor, die zusammen eine intuitive und barrierefreie Umgebung für den Informationsaustausch schaffen.
Die Plattform ermöglicht es Unternehmen, benutzerdefinierte Formulare zu erstellen, um Informationen von Mitarbeiter:innen, Kund:innen und Geschäftspartner:innen ohne Hürden zu sammeln - Nutzer:innen müssen nichts installieren oder downloaden, um das Tool zu nutzen. Durch die Verringerung der Notwendigkeit für Druck und physische Speicherung trägt Flixcheck zur Effizienzsteigerung bei und unterstützt eine moderne und ansprechende Benutzerinteraktion mit Formularen und Dateien.
Die Auswahl der richtigen Vertriebssoftware hängt stark von den spezifischen Bedürfnissen Ihres Unternehmens und des Vertriebs ab. Jedes Tool bietet spezielle Funktionen, die für bestimmte Geschäftsanforderungen besser geeignet sind.
Es ist wichtig, dass Sie die folgenden Überlegungen berücksichtigen, um die Software auszuwählen, die Ihr Verkaufsteam am besten unterstützt:
Am Markt gibt es viele Anbieter von Software-Tools, die den Vertrieb optimieren - die oben genannten Punkte und Kriterien stellen nur eine individuelle Auswahl dar. Flixcheck hebt sich hierbei durch seine spezialisierten Funktionen in der digitalen Kundenkommunikation ab und ist somit ein logischer Zusatz zu einer reinen Vertriebssoftware. Das bietet klare Vorteile, besonders im Bereich der Kundeninteraktion und digitalen Unterschrift.
Die richtige Vertriebssoftware auszuwählen, bedeutet, den Nerv der Zeit zu treffen und die Weichen für zukünftigen Geschäftserfolg zu stellen. Salesforce Sales Cloud etwa bietet Ihrem Sales-Team die Möglichkeit, Vertriebsdaten in Echtzeit zu analysieren und auf dieser Basis Entscheidungen zu treffen, die nicht nur reaktiv, sondern proaktiv sind.
Auf der anderen Seite steht zum Beispiel CAS genesisWorld, das insbesondere kleinere und mittlere Unternehmen anspricht und mit seiner Flexibilität punktet, um sich nahtlos in bestehende Geschäftsprozesse zu integrieren. Wichtig: Die hier präsentierte Auswahl zeigt Ihnen eine mögliche Auswahl, aber keine Wertung.
Für Unternehmen, die ihre digitale Transformation vorantreiben wollen, bietet ein Tool wie Flixcheck eine interessante Möglichkeit, Kommunikationsprozesse zu vereinfachen und zu digitalisieren. Tipp: Testen Sie am besten die zur Auswahl stehenden Softwares, bevor Sie sich final entscheiden.
Viele Anbieter, darunter auch Flixcheck, bieten kostenlose Probephasen an, mit denen Sie alle Funktionalitäten der Software unter realen Bedingungen evaluieren können. Testen Sie Flixcheck jetzt 30 Tage lang kostenlos.
" class="jet-listing-dynamic-link__link">Quelle: https://pixabay.com/de/photos/blockchain-gesch%C3%A4ftsmann-mann-2853054/
Durch die Integration in bestehende IT-Infrastrukturen wie ERP- oder CRM-Systeme wird die Software oft zu einem unverzichtbaren Bestandteil der Unternehmenslandschaft. Moderne Lösungen setzen zunehmend auf Cloud-Ansätze, um noch mehr Flexibilität und Mobilität zu gewährleisten.
Eine smarte Dokumentenverwaltung ist längst kein Luxus mehr. Jedes Unternehmen mit vielen Kund:innen, Vorgängen und einer digitalisierten Abhandlung aller Ein- und Verkäufe hat jeden Tag zahllose Dokumente, die den jeweiligen Beteiligten zugeordnet werden müssen. Damit das funktioniert, bedarf es einer spezialisierten Software.
Die wichtigsten Vorteile im Überblick:
Dokumentenmanagement-Software (auch DMS-Software) übernimmt vielfältige Aufgaben, um Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Dokumente und Daten zu unterstützen.
Quelle: https://pixabay.com/de/photos/techniker-ingenieurwesen-software-4904883/
Sie ermöglicht eine strukturierte Dokumentenlenkung innerhalb der Organisation und sorgt dafür, dass Informationen jederzeit zugänglich, sicher und aktuell bleiben. Die wichtigsten Aufgaben umfassen:
Hier finden Sie eine detaillierte, aber ungeordnete Übersicht über die besten Dokumentenmanagement-Software-Lösungen für Unternehmen im Jahr 2025. Jede Software wird mit allgemeinen Informationen, ihrer Funktionsweise und den Preisen vorgestellt, damit Sie die passende Lösung für Ihr Unternehmen finden können. Die Art der Dokumentenverwaltung entscheidet dann über die Wahl der Software.
Quelle: https://start.docuware.com/de/
DocuWare ist eine umfassende Dokumentenmanagement-Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, papierbasierte Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Die Software ist sowohl als Cloud- als auch als On-Premises-Lösung verfügbar und eignet sich für Unternehmen jeder Größe.
DocuWare ermöglicht das Scannen, Speichern und Verwalten von Dokumenten in einem zentralen Repository. Mit integrierten Workflow-Funktionen können Geschäftsprozesse automatisiert werden, was die Effizienz steigert. Die Software bietet zudem Funktionen wie Versionierung, Zugriffskontrolle und Integration in bestehende Systeme wie ERP oder CRM.
Die Preisgestaltung von DocuWare variiert je nach Unternehmensgröße und spezifischen Anforderungen. Es wird empfohlen, direkt mit dem Anbieter Kontakt aufzunehmen, um ein individuelles Angebot zu erhalten.
Quelle: https://www.openkm.com/
OpenKM ist eine Open-Source-Dokumentenmanagement-Software, die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit bietet. Sie ist sowohl für kleine als auch für große Unternehmen geeignet und kann an spezifische Geschäftsanforderungen angepasst werden. Als Open-Source-Software bietet OpenKM höchste Transparenz.
OpenKM ermöglicht die zentrale Speicherung und Verwaltung von Dokumenten mit erweiterten Suchfunktionen. Die Software unterstützt die Automatisierung von Workflows und bietet Funktionen wie Versionierung, Zugriffskontrolle und Integration in andere Systeme.
Die Community-Edition von OpenKM ist kostenlos verfügbar. Für erweiterte Funktionen und professionellen Support bietet OpenKM eine Cloud sowie eine Professional-Version an, deren Preis je nach Anforderungen variiert und nur in Absprache und Anpassung an individuelle Bedürfnisse festgelegt wird.
Quelle: https://www.m-files.com/
M-Files ist ein Dokumentenmanagementsystem, das auf Metadaten basiert und Unternehmen hilft, Informationen nachhaltig zu organisieren und zu finden. Die Software ist für Unternehmen jeder Größe geeignet und bietet sowohl Cloud- als auch On-Premises-Optionen.
M-Files verwendet ein metadatenbasiertes System, das es ermöglicht, Dokumente unabhängig von ihrem Speicherort zu finden. Die Software bietet Funktionen wie Versionierung, Zugriffskontrolle, Workflow-Automatisierung und Integration in andere Geschäftsanwendungen.
Die Preisgestaltung von M-Files ist flexibel und hängt von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens ab. M-Files gibt darüber hinaus keine Preise an. M-Files bietet eine freie Testversion an.
Quelle: https://www.elo.com/en-de.html
ELO Professional ist eine leistungsstarke Dokumentenmanagement-Software aus Deutschland, die sich besonders für mittelständische und große Unternehmen eignet. Die Software bietet umfangreiche Funktionen zur Verwaltung von Dokumenten und zur Automatisierung von Geschäftsprozessen.
ELO Professional ermöglicht die zentrale Speicherung und Verwaltung von Dokumenten mit erweiterten Suchfunktionen. Die Software unterstützt die Automatisierung von Workflows, bietet Versionierung, Zugriffskontrolle und Integration in andere Systeme wie ERP oder CRM.
Die Preisgestaltung von ELO Professional variiert je nach Unternehmensgröße und spezifischen Anforderungen. Es wird empfohlen, direkt mit dem Anbieter Kontakt aufzunehmen, um ein individuelles Angebot zu erhalten.
Quelle: https://www.hyland.com/de
Hyland ist eine globale Content-Management-Plattform, die Unternehmen bei der Verwaltung von Dokumenten und Inhalten unterstützt. Die Software ist sowohl für kleine als auch für große Unternehmen geeignet und bietet flexible Anpassungsmöglichkeiten, KI-fähige Lösungen und eine proprietäre Cloud-Architektur.
Hyland ermöglicht die zentrale Speicherung und Verwaltung von Dokumenten mit erweiterten Suchfunktionen. Die Software unterstützt die intelligente Automatisierung von Workflows, bietet native Prozessoptimierung, sichere Zugriffskontrolle und Integration in andere Systeme.
Hyland teilt keine Preise mit und bittet um Kontaktaufnahme für eine Enterprise-Version an, deren Preis je nach Anforderungen variiert.
Quelle: https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/sharepoint/collaboration
Microsoft SharePoint ist eine webbasierte Plattform zur Zusammenarbeit und zum Dokumentenmanagement. Die Software ist besonders für Unternehmen geeignet, die bereits Microsoft-Produkte verwenden, und bietet nahtlose Integration in die Microsoft-Office-Suite. Besonders die Integration mit Microsoft 365 bietet eine barrierefreie Erfahrung für Nutzer:innen, die keine zusätzliche Software wollen.
SharePoint ermöglicht die zentrale Speicherung und Verwaltung von Dokumenten, bietet erweiterte Suchfunktionen und unterstützt die Zusammenarbeit in Teams. Die Software bietet zudem Funktionen wie Versionierung, Zugriffskontrolle und Workflow-Automatisierung.
SharePoint beginnt im Einzelplan Plan1 bei 5 Dollar pro Nutzer:in und Monat, für SharePoint, OneDrive und Microsoft Lists. Das Microsoft 365 Business Standard-Modell für 12,50 Dollar pro Nutzer:in und Monat bietet das gesamte Microsoft-Angebot an, dazu zählen unter anderem Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, OneDrive, Lists und eben SharePoint.
Quelle: https://www.onlyoffice.com/de/
OnlyOffice ist eine Office-Suite, die Dokumentenmanagement mit kollaborativen Bearbeitungsfunktionen kombiniert. Die Software ist sowohl für kleine als auch für große Unternehmen geeignet und bietet flexible Bereitstellungsoptionen.
OnlyOffice ermöglicht die zentrale Speicherung und Verwaltung von Dokumenten und ermöglicht gleichzeitig, Dokumente in Echtzeit gemeinsam zu bearbeiten. Die Software bietet zudem Funktionen wie Versionierung, Zugriffskontrolle und Integration in andere Systeme.
OnlyOffice bietet verschiedene Preispläne an, die je nach Unternehmensgröße und Anforderungen variieren. Eine Startup-Cloud-Version gibt es kostenlos, allerdings mit eingeschränkten Funktionen. Die Business-Cloud beginnt bei 20 Euro pro Nutzer:in und Monat, die Enterprise-Lösung bei 6.550 Euro pro Server für eine lebenslange Nutzung.
Quelle: https://www.dropbox.com/business
Dropbox Business ist eine cloudbasierte Plattform, die bereits weitverbreitet ist. Sie bietet Funktionen für Teamarbeit, Sicherheit und Dokumentenmanagement, die sich ideal für Unternehmen eignen, die eine intuitive Lösung suchen. Besonders für dezentral arbeitende Teams ist die Plattform eine flexible Option.
Dropbox Business ermöglicht das zentrale Speichern und Organisieren von Dokumenten in einer sicheren Cloud-Umgebung. Neben der Synchronisierung über mehrere Geräte bietet die Software umfangreiche Berechtigungsfunktionen, Teamordner und Versionierung. Erweiterte Suchoptionen machen es einfach, auch große Datenmengen schnell zu durchforsten. Für das Dokumentenmanagement können Dateien automatisch kategorisiert und Workflows eingerichtet werden.
Die Teams-Pläne beginnen bei 12 Euro pro Benutzer:in pro Monat und insgesamt 9 TB an Speicherplatz. Für größere Teams oder spezifische Anforderungen gibt es erweiterte Pläne, deren Preise individuell angepasst werden. Ein Basis-Plan ist umsonst eingeschränkt nutzbar.
Quelle: https://docs.paperless-ngx.com/
Paperless-ngx ist eine Open-Source-Dokumentenmanagement-Software, die sich besonders für kleine Unternehmen und Einzelpersonen eignet. Die Community-basierte Software bietet eine einfache Möglichkeit, Dokumente zu digitalisieren und zu verwalten, ohne dabei auf umfangreiche Funktionen verzichten zu müssen. Durch die Tesseract-Engine kann es über 100 Sprachen erkennen.
Paperless-ngx ermöglicht das Scannen und Speichern von Dokumenten in einer zentralen Datenbank. Die Software bietet Funktionen wie Texterkennung (OCR), Kategorisierung und eine einfache Suchfunktion, um Dokumente schnell wiederzufinden. Durch die Open-Source-Natur kann die Software an spezifische Bedürfnisse angepasst werden. Daten werden auf lokalen Servern gespeichert.
Die Open-Source-Software Paperless-ngx ist kostenlos verfügbar.
Flixcheck ist eine SaaS-Webanwendung, die 2015 entwickelt wurde und ihren Sitz in Essen hat. Die Software richtet sich an Unternehmen jeder Größe und bietet eine innovative Lösung für digitale Kundenkommunikation.
Wichtig: Diese Plattform ist kein reines Dokumentenmanagement-System, sondern überzeugt mit flexiblen Einsatzmöglichkeiten, die darüber hinausgehen.
Flixchecks Anwendungsgebiet sind digitale Anfragen für Kund:innen, darunter:
Auf diese Weise deckt Flixcheck die gesamte digitale Kundenkommunikation ab und ermöglicht Unternehmen einen hürdenlosen Ablauf, der den Kund:innen Zeit und Stress erspart.
Das ist bereits für viele Großkunden der Fall: Die Deutsche Telekom in etwa setzt Flixcheck erfolgreich für über 30 Geschäftsvorfälle ein – sowohl im Privat- als auch im Geschäftskundenbereich.
Flixcheck basiert auf einem benutzerfreundlichen Baukastenprinzip, das es ermöglicht, ohne IT-Vorkenntnisse digitale Prozesse zu erstellen. Unternehmen können mit vorkonfigurierten Elementen flexible Workflows gestalten und diese an spezifische Anforderungen anpassen. Die Dokumentenerfassung ist dabei denkbar einfach.
Wichtige Funktionen im Überblick:
So funktioniert der Ablauf:
Die Preisgestaltung von Flixcheck richtet sich nach den individuellen Anforderungen und der Unternehmensgröße.
Im digitalen Zeitalter ist die Auswahl eines Dokumentenmanagement-Systems eine strategische Entscheidung. Doch nicht jede Lösung ist für jedes Unternehmen geeignet. Während manche Tools durch spezialisierte Funktionen glänzen, fehlt es ihnen möglicherweise an Flexibilität oder Benutzerfreundlichkeit. Andere bieten ein breites Funktionsspektrum, sind aber kostenintensiver oder weniger intuitiv in der Bedienung.
Unternehmen müssen sorgfältig prüfen, ob die Software ihren individuellen Anforderungen gerecht wird. Wenn Sie einen Schritt weitergehen möchten, sollten Sie Flixcheck in Betracht ziehen. Diese Software unterstützt nicht nur beim Dokumentenmanagement, sondern hebt auch die digitale Kundenkommunikation auf ein neues Level.
Durch innovative Flixcheck-Funktionen wie digitale Unterschriften, SEPA-Mandate und einfache Datenübermittlung per SMS oder E-Mail wird Ihr Unternehmen agiler und kundenfreundlicher. Testen Sie das Tool jetzt kostenlos und erleben Sie, wie digitale Prozesse neu gedacht werden können!
" class="jet-listing-dynamic-link__link">Quelle: https://pixabay.com/de/vectors/online-vertrag-zustimmung-7031414/
Die Grundlage eines Online-Vertrags bildet die klare Zustimmung aller beteiligten Parteien, die über digitale Kommunikationswege ausgetauscht wird. Elektronische Signaturen oder zertifizierte Identitätsprüfungen kommen häufig zum Einsatz, um die Rechtsgültigkeit zu sichern. Viele Unternehmen setzen Online-Verträge ein, um
Durch den Einsatz digitaler Verträge lassen sich administrative Aufgaben deutlich reduzieren. Unternehmen können Vertragsdaten leichter verwalten und besser in bestehende Systeme integrieren.
Das Internet ermöglicht globale Kommunikation und bewegt sich oft in verschiedenen Rechtskreisen. Die Europäische Union hat ein einheitliches Verbraucherschutzsystem geschaffen, um Problemen bei grenzüberschreitenden Verträgen entgegenzuwirken. Verträge im Internet werden daher grundsätzlich genauso geschlossen wie im Geschäftsverkehr, durch zwei übereinstimmende Willenserklärungen, die Angebot und Annahme darstellen.
Eine der Herausforderungen bei Online-Verträgen besteht darin, dass fehlerhafte elektronische Willenserklärungen, wie die falsche Eingabe einer E-Mail oder deren versehentliche Versendung, zur Anfechtung berechtigen. Allerdings berechtigen Fehler, die bei der Verwendung von mangelhafter Software oder falschem Datenmaterial bei der Datenverarbeitung entstanden sind, nach überwiegender Meinung nicht zur Anfechtung.
Formbedürftige Rechtsgeschäfte, wie online unterschriebene Kreditverträge, Mieterhöhungen und Kündigungen von Wohnraum, Bürgschaften, Quittungen und viele mehr können nicht online geschlossen werden, da die eigenhändige Unterschrift fehlt. Das gilt jedoch nicht, wenn digitale Signaturen (EES, FES) verwendet werden, die nach den Bestimmungen des Signaturgesetzes als sicher gelten und die schriftlichen Formen ersetzen. Hier kann Flixcheck helfen.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob der Einsatz von Flixcheck für Ihre Zwecke rechtssicher ist, ziehen Sie am besten eine:n Expert:in hinzu. Wir geben Ihnen keine Rechtsberatung, sondern lediglich eine Hilfestellung.
Für den einfachen Vertragsschluss im Internet gibt es dezidierte Vertragsmanagement-Tools, die Ihnen dabei helfen können. Um Abo-Fallen im Online-Shopping zu vermeiden, nutzen Kund:innen ohnehin lieber vertrauenswürdige Anbieter, die die nötige Kragenweite mitbringen. Die folgenden Plattformen zählen dazu.
DocuSign ist eine führende Plattform für elektronische Signaturen und digitales Vertragsmanagement. Weltweit nutzen zahlreiche Unternehmen DocuSign, um Verträge sicher und rechtsverbindlich abzuschließen. Die Software erfüllt internationale Compliance-Standards und ist in über 180 Ländern im Einsatz.
Quelle: https://www.docusign.com/de-de
PandaDoc ist eine umfassende Plattform für die Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Geschäftsdokumenten wie Verträgen, Angeboten und Rechnungen. Die Software zeichnet sich durch eine benutzerfreundliche Bedienung aus und unterstützt Teams dabei, Dokumentenprozesse zu optimieren.
Quelle: https://www.pandadoc.com/de/
ContractWorks ist eine Vertragsmanagement-Software für größere Unternehmen. Mit einem zentralisierten, durchsuchbaren Repository bietet ContractWorks Funktionen wie Benachrichtigungen für wichtige Meilensteine und KI-gestützte Tools zur Vereinfachung des Vertragsmanagements.
Quelle: https://www.contractworks.com/
Wenn Sie lieber eine ganzheitliche Lösung anstreben, ist Flixcheck Ihre erste Wahl. Flixcheck ist ein digitales Kommunikationstool, das unter anderem Funktionen für das Vertragsmanagement und die digitale Vertragsunterzeichnung bietet. Mit Flixcheck können Sie mit sicheren digitalen Signaturen Ihre Verträge online unterzeichnen lassen. Dies erleichtert nicht nur den Prozess der Vertragsunterzeichnung, indem es den Bedarf an physischen Dokumenten und persönlichen Treffen eliminiert, sondern sorgt auch dafür, dass die Verträge in Übereinstimmung mit den DSGVO-Vorschriften unterzeichnet werden.
Kund:innen sparen auf diese Weise Zeit, Geld und erfreuen sich an einer barrierefreien Anwendung, die den meist komplizierten Umgang mit Online-Vertragssituationen auf einen bequemen Vorgang reduziert.
Verträge werden im gegenseitigen Einvernehmen zwischen den Parteien erstellt. Im digitalen Kontext kann das in Form eines interaktiven Dokuments, wie einem ausfüllbaren PDF, erfolgen.
Flixcheck ermöglicht, solche ausfüllbaren Formulare zu erstellen, in denen Sie Felder für Texteingaben, Daten, Kontrollkästchen und weitere Features individuell einfügen können. Der PDF-Editor wurde eigens in Flixcheck integriert, um alle Belange abzudecken.
Sobald der Vertrag erstellt ist, kann er von Ihren Kund:innen digital unterzeichnet werden. Hierfür gibt es verschiedene Methoden, etwa die Verwendung einer digitalen Darstellung Ihrer handschriftlichen Unterschrift, die Eingabe Ihres Namens in ein dafür vorgesehenes Feld und die Verwendung der passenden, sicheren digitalen Signatur (EES und FES).
Die gesammelten Informationen sind DSGVO-konform und sicher. Flixcheck ermöglicht so eine schnelle und barrierefreie Durchführung des Online-Vertragsabschlusses – Ihre Kund:innen werden es Ihnen danken.
Vertragsunterzeichnungen lassen sich mit Flixcheck zu einem kundenorientierten Vorgang machen. Doch neben diesen Funktionen bietet Flixcheck viele weitere, die Ihr digitales Vertragsmanagement zu einem routinierten Prozess machen, der Ihnen und Ihren Kund:innen hilft.
David Simons, CEO bei Flixcheck, sagt dazu: „Unser Tool kommt weit im Vorfeld von Vertragsunterschriften zum Einsatz.“ Was er damit meint: Flixcheck ist in der Lage, alle Schritte der modernen digitalen Vertragsverwaltung zu unterstützen und zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen.
Dazu verwendet das Tool ein praktisches Baukasten-System mit Check-Elementen, die Sie je nach Anwendungsfall sinnvoll und bedarfsgerecht zu verschiedenen Kundenabfragen zusammenstellen können. Schnell und leicht bedienbar - ganz im Sinne Ihrer Kund:innen. Wir zeigen Ihnen einige Anwendungsfälle.
Die für einen Vertrag notwendigen Kundendaten können mit dem Kontaktanfrage-Element über Flixcheck eingeholt werden. Die Abfrage integriert je nach Auswahl, Anrede, Vor- und Nachname, Adresse, E-Mail, Telefon- und Mobilfunknummer. Die gesamte Vertragsverwaltung ist so möglich.
Das Vertragswerk kann Kund:innen mit dem Datei-Element von Flixcheck zuvor zur Verfügung gestellt werden. So ist es möglich, Änderungswünsche digital zu übermitteln und im Vorfeld zu integrieren. So können Sie beispielsweise einen Mietvertrag digital unterschreiben lassen.
Der PDF-Editor hilft Ihnen bei der passgenauen Vertragserstellung – auch eine Unterschrift in ein PDF einfügen klappt binnen weniger Sekunden. Tipp: Bestehende Verträge lassen sich so einfach und schnell digital individuell anpassen. So lässt sich beispielsweise ein Aufhebungsvertrag digital unterschreiben.
Quelle: https://www.pexels.com/photo/excited-male-student-throwing-university-papers-in-air-4560148/
Um Verträge noch einmal mündlich zu besprechen, können Sie Kund:innen über das Termin-Element auch im Handumdrehen einen Besprechungstermin zukommen lassen und diesen bei Bedarf direkt in deren Kalender eintragen. Das geht natürlich auch während des Kundengesprächs, sodass keine Zeit verloren geht.
Verträge lassen sich heute bereits online auflegen und rechtssicher unterschreiben. Unklare Vertragssituationen bringen Kund:innen oder Dienstleister:innen bei dem Erwerb von Dienstleistungen oder Waren in Schwierigkeiten, die es zu vermeiden gilt. Nicht immer ist das möglich - etwa dann, wenn Verträge nicht gut verwaltet oder keine digitalen Tools für das Vertragsmanagement genutzt werden.
Mit einem smarten Tool wie Flixcheck erübrigt sich die Suche nach einem umfangreichen Werkzeugkasten, der von der Erstellung über die Unterzeichnung bis zur Vertragsverwaltung alle nötigen Mittel liefert, um kundenzentrierte Lösungen anzubieten und keinen Wunsch offenzulassen.
Mit Flixcheck wird jeder Vertragsabschluss zum komfortablen und sicheren Vorgang, der Ihre Kund:innen durch einen produktiven Workflow beeindruckt. Schnell, sicher, effizient: Testen Sie Flixcheck jetzt als All-In-One Webtool für Vertrags- und Kundenmanagement 30 Tage kostenfrei!
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